CESA-2021-1-034 電子會計檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求 征求意見稿

ICS

團(tuán)體標(biāo)準(zhǔn)

T/CESAXXXX—20XX

電子會計檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求

RequirementsforElectronicAccountingArchivesManagementSystem

征求意見稿

在提交反饋意見時，請將您知道的相關(guān)專利連同支持性文件一并附上。

已授權(quán)的專利證明材料為專利證書復(fù)印件或扉頁，已公開但尚未授權(quán)的專利申

請證明材料為專利公開通知書復(fù)印件或扉頁，未公開的專利申請的證明材料為專利

申請?zhí)柡蜕暾埲掌凇?/p>

20XX--發(fā)布20XX-XX-實施

中國電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會發(fā)布

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前??言

本文件按照GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起

草。

請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識別這些專利的責(zé)任。

本標(biāo)準(zhǔn)由XXXXXX提出。

本標(biāo)準(zhǔn)歸口中國電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會。

本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：

本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：

III

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引??言

會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有

保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會

計檔案。電子會計檔案是以計算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息，包括歸檔的電子

會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告、其他電子會計資料等。電子會計檔案記錄了經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活

動的過程和結(jié)果，其真實性、完整性、可用性和安全性必須得到維護(hù)和保障。

IV

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電子會計檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求

1范圍

本文件描述了電子會計檔案管理系統(tǒng)的組成、接口和業(yè)務(wù)流程，規(guī)范了電子會計檔案管理系統(tǒng)的功

能要求。

本文件適用于電子會計檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，電子會計檔案管理系統(tǒng)的測試、管理也可參照

使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T20271信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)通用安全技術(shù)要求

GB/T22239信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求

GB/T29194ERMS電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

3術(shù)語、定義和縮略語

3.1術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1.1

電子會計檔案ElectronicAccountingArchives

會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有

保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會

計檔案。電子會計檔案是以計算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息，包括歸檔的電子

會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告、其他電子會計資料等。

3.1.2

會計憑證accountingvoucher

在會計核算活動中，經(jīng)整理后作為記賬根據(jù)的各類書面憑據(jù)。

3.1.3

原始憑證originalvoucher

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的會計憑

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證。

3.1.4

記賬憑證accountingvoucher

記賬憑證是根據(jù)審核后的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，用來確定會計

分錄而填制的直接作為登記賬簿依據(jù)的會計憑證。

3.1.5

會計賬簿Bookofaccounts

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經(jīng)過審核的會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄

各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的簿籍。賬簿按其不同的用途，可分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他

輔助性賬簿。

3.1.6

財務(wù)會計報告FinancialAccountingReport

財務(wù)會計報告，是單位對外提供的反映單位某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、

現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括會計報表和其他應(yīng)當(dāng)在會計報告中披露的相關(guān)信息和資料。

3.1.7

其他會計資料

其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔

案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

3.1.8

電子文件electronicdocument

國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦

理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。[GB/T18894-2016]

注：本規(guī)定中的電子文件特指電子會計資料。

3.1.9

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。[GB/T18894-2016]

3.1.10

真實性authenticity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。

[GB/T18894-2016]

3.1.11

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完整性integrity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失的性質(zhì)。

[GB/T18894-2016]

3.1.12

可用性useability

電子文件、電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)或理解的性質(zhì)。[GB/T18894-2016]

3.1.13

安全性safety

電子文件、電子檔案的管理過程可控、數(shù)據(jù)存儲可靠，未被破壞、未被非法訪問的性質(zhì)。

3.1.14

業(yè)務(wù)系統(tǒng)businesssystem

形成或管理機(jī)構(gòu)活動數(shù)據(jù)的計算機(jī)信息系統(tǒng)。[GB/T18894-2016]

示例：辦公自動化系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)站系統(tǒng)、

電子郵件系統(tǒng)等促進(jìn)機(jī)構(gòu)事務(wù)處理的應(yīng)用系統(tǒng)。

3.1.15

歸檔archiving

將具有憑證、查考和保存價值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)按管理權(quán)限向檔案部

門提交的過程。[GB/T18894-2016]

3.1.16

移交transfer

按照國家規(guī)定將電子檔案保管權(quán)交給國家檔案館的過程。[GB/T18894-2016]

3.1.17

轉(zhuǎn)換conversion

在維護(hù)真實性、完整性和可用性前提下，將電子檔案從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體或從一種格式轉(zhuǎn)

換成另一種格式的過程。[GB/T18894-2016]

3.1.18

遷移migration

在維護(hù)真實性、完整性和可用性的前提下，將電子檔案從一個系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到另一個系統(tǒng)的過程。

——[GB/T18894-2016]

——

3.2縮略語

下列縮略語適用于本文件。

3

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EAAMS：電子會計檔案管理系統(tǒng)（ElectronicAccountingArchivesManagementSystem）

4系統(tǒng)概述

4.1系統(tǒng)組成

圖1電子會計檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

本要求，所稱電子會計檔案管理系統(tǒng)（以下簡稱EAAMS），是指會計部門及檔案管理部門或機(jī)構(gòu)運

用信息技術(shù)手段對會計核算系統(tǒng)及其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子會計資料（包含會計憑證、會計賬簿、會計

報告，及其他會計資料）進(jìn)行收集、整理、保管和利用等操作的計算機(jī)軟件系統(tǒng)。該系統(tǒng)不僅能滿足并

符合“會計檔案管理辦法”中對會計檔案管理的一般要求和規(guī)定，同時具備在檔案系統(tǒng)中提供與會計核

算系統(tǒng)類似的檔案檢索方式，以滿足會計審計和會計監(jiān)察的要求。系統(tǒng)能支持并保障電子會計檔案數(shù)據(jù)

傳輸、利用、存儲等各個環(huán)節(jié)的真實性、完整性、可用性和安全性。

電子會計檔案管理系統(tǒng)主要由以下幾部分組成，如圖1所示：

a)檔案數(shù)據(jù)來源

會計核算系統(tǒng)、其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)；

b)檔案系統(tǒng)組成

1)會計檔案收集整理模塊：用來接收會計憑證、會計賬簿、會計報告、其他會計資料的數(shù)據(jù)，并

對其進(jìn)行組卷、裝盒，本過程支持電子檔案與紙質(zhì)實體檔案共存；

2)會計檔案管理模塊：提供會計檔案的歸檔移交、接收、實體檔案入出庫管理、會計檔案的鑒定

銷毀等功能；

3)會計檔案利用模塊：提供會計檔案檢索、借閱、編研、檔案統(tǒng)計等功能。

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4.2業(yè)務(wù)流程

圖2電子會計資料歸檔與檔案管理業(yè)務(wù)流程

流程說明：

a)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子發(fā)票、電子憑證、電子影像、其他電子文件，進(jìn)入會計核算系統(tǒng)用以編制

記賬憑證，需要歸檔時，通過檔案接口調(diào)度進(jìn)入電子會計檔案管理系統(tǒng)；

b)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子發(fā)票、電子憑證、電子影像、其他電子文件，如果在業(yè)務(wù)系統(tǒng)及會計核算

系統(tǒng)中已建立了電子原始憑證和記賬憑證的對應(yīng)關(guān)系的，可直接通過檔案接口調(diào)度，進(jìn)入電子會計

檔案管理系統(tǒng)；

c)電子會計檔案管理系統(tǒng)根據(jù)記賬憑證及原始電子憑證上記錄的關(guān)聯(lián)關(guān)系，自動完成數(shù)據(jù)匹配；

d)會計核算系統(tǒng)通過接口調(diào)度（組織文件元數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)四性檢測、數(shù)據(jù)加密等）形成版式文件加上電

子簽名后經(jīng)歸檔流程進(jìn)入電子會計檔案庫，并構(gòu)建檔案索引；

e)電子會計資料完成收集操作后，可由系統(tǒng)自動組卷、裝盒。實體紙質(zhì)會計資料可根據(jù)與電子會計資

料的關(guān)聯(lián)關(guān)系，完成系統(tǒng)內(nèi)手工匹配，并可根據(jù)實體紙質(zhì)資料的大小、數(shù)量等實際情況，在系統(tǒng)內(nèi)

操作組卷、裝盒；

f)電子會計檔案按規(guī)定由財務(wù)部檔案管理人員移交給檔案部門管理人員，完成會計檔案的最終移交歸

檔，如有實體紙質(zhì)檔案，需要辦理相應(yīng)的出入庫手續(xù)；

g)歸檔后的會計檔案支持檔案檢索、借閱、鑒定銷毀等操作，同時可根據(jù)會計檔案的存檔情況和檔案

利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計。

5系統(tǒng)要求

5.1歸檔范圍要求

a)EAAMS應(yīng)能完成下列電子會計資料的歸檔：

4)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證；

5

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5)會計賬簿，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿；

6)財務(wù)會計報告，包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告；

7)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會

計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

b)系統(tǒng)應(yīng)能將電子文件元數(shù)據(jù)與電子文件一并收集、歸檔，元數(shù)據(jù)應(yīng)包含下列內(nèi)容；

1)原始憑證元數(shù)據(jù)應(yīng)包括但不限于：單據(jù)名稱、單據(jù)編號、日期、金額、責(zé)任者、審核信息、業(yè)

務(wù)描述等；

2)記賬憑證元數(shù)據(jù)應(yīng)包括但不限于：憑證名稱、憑證字號、日期、借貸方金額、摘要、制單人、

審核人、復(fù)核人等；

3)會計賬簿、會計報告元數(shù)據(jù)應(yīng)包括但不限于：賬簿或報告名稱、所屬會計期間、制單人、審核

信息等；

c)其他會計資料的元數(shù)據(jù)可參照文書類電子文件歸檔元數(shù)據(jù)DA/T46-2009標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

5.2會計資料收集要求

a)系統(tǒng)應(yīng)能按歸檔范圍要求，收集歸檔電子文件及其組件與元數(shù)據(jù)，并保持電子文件內(nèi)容信息與其形

成時一致；

b)系統(tǒng)支持以推送或捕獲方式從會計核算系統(tǒng)或其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線收集會計憑證、會計賬簿、會計報

告及其他會計資料數(shù)據(jù)；

c)系統(tǒng)支持離線方式導(dǎo)入數(shù)據(jù)；

d)系統(tǒng)能接收采取加密等安全保護(hù)措施的數(shù)據(jù)；

e)系統(tǒng)在接收檔案完畢后，應(yīng)能自動或手動生成會計資料交接單。

5.3會計資料整理要求

a)系統(tǒng)應(yīng)具有電子會計資料的歸類與排序的功能，支持分類與排序的處理；

b)系統(tǒng)應(yīng)能建立記賬憑證和原始憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系；

c)系統(tǒng)應(yīng)能建立紙質(zhì)資料和電子資料（如紙質(zhì)原始憑證和電子記賬憑證）的關(guān)聯(lián)關(guān)系；

d)系統(tǒng)應(yīng)能建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系；

e)系統(tǒng)應(yīng)支持電子會計資料元數(shù)據(jù)補錄等功能，形成電子會計檔案目錄，并與電子會計檔案相關(guān)聯(lián)；

f)系統(tǒng)應(yīng)支持對紙質(zhì)會計資料進(jìn)行編號、登記、記錄保管位置等輔助管理；

g)系統(tǒng)應(yīng)支持將待歸檔電子會計資料及其元數(shù)據(jù)按規(guī)定格式封裝成電子檔案數(shù)據(jù)包。

5.4會計檔案移交要求

a)系統(tǒng)應(yīng)支持對移交的電子會計檔案進(jìn)行真實性、完整性、可用性、安全性的檢測；

b)系統(tǒng)應(yīng)提供電子會計檔案數(shù)據(jù)包的移交功能（含離線），支持將電子會計檔案由財務(wù)部門移交至檔

案部門；

c)系統(tǒng)應(yīng)能對移交的檔案形成會計檔案移交清冊。

5.5會計檔案存儲要求

a)系統(tǒng)應(yīng)支持在計算機(jī)存儲器中集中有序地存儲電子會計檔案，并在元數(shù)據(jù)中自動記錄電子會計檔案

在線存儲路徑的功能；

b)系統(tǒng)應(yīng)具有在線存儲容錯功能；

c)系統(tǒng)應(yīng)能定期掃描、診斷硬磁盤，發(fā)現(xiàn)問題及時提示或警告；

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d)系統(tǒng)應(yīng)支持設(shè)置數(shù)據(jù)備份方案和策略，并根據(jù)備份方案和策略對電子會計檔案進(jìn)行有序備份；

e)系統(tǒng)應(yīng)具有下列輔助管理紙質(zhì)會計檔案的功能：

1)提供錄入紙質(zhì)檔案入庫登記功能；

2)生成入庫單及庫位碼；

3)出具會計檔案保管清冊。

5.6會計檔案利用要求

a)系統(tǒng)應(yīng)支持對會計檔案的檢索功能，檢索方式包括但不限于：

1)按會計分類精確檢索：會計分類精確檢索主要包含按照會計一級分類（會計憑證、會計賬簿、

會計報告、會計其他）或是二級分類（按照業(yè)務(wù)類型）進(jìn)行檢索；

2)模糊檢索：支持用戶輸入任意會計關(guān)鍵詞的同義詞進(jìn)行模糊檢索。

3)全文檢索：支持對全部會計信息及元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索。

b)系統(tǒng)的條件檢索功能應(yīng)能使用下列檢索條件（不限于）進(jìn)行檢索：

1)記賬憑證編號；

2)會計科目；

3)會計期間；

4)關(guān)聯(lián)單據(jù)信息，如單據(jù)編號、單據(jù)名稱、客戶、供應(yīng)商、物品、項目、發(fā)票信息等；

5)固定資產(chǎn)信息，如固定資產(chǎn)編號、固定資產(chǎn)名稱、固定資產(chǎn)類別編號、固定資產(chǎn)類別名稱等；

6)報表信息，如報表編號、報表名稱、報表報告日、報表報告期等；

7)單據(jù)、報表所屬人、所屬單位信息；

8)單據(jù)、報表審核信息；

9)備注或摘要信息。

c)系統(tǒng)應(yīng)具有在線查看電子會計檔案版式文件和相關(guān)的電子會計信息的功能，包括但不限于會計科目

表和輔助核算分類分級結(jié)構(gòu)、記賬憑證借貸分錄明細(xì)、會計報表與記賬憑證和原始憑證的金額追溯

關(guān)系等；

d)系統(tǒng)應(yīng)具有電子會計檔案在線借閱服務(wù)功能，包括在線申請、在線審批、在線閱覽、授權(quán)下載與打

印等，并能記錄用戶使用電子檔案的意見和效果等信息；

e)系統(tǒng)應(yīng)具有統(tǒng)計功能，能對電子會計檔案的接收、保管、借閱、鑒定銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計。

5.7會計檔案審計要求

a)系統(tǒng)應(yīng)具有由系統(tǒng)管理員設(shè)定需要審計跟蹤的財務(wù)行為對象的功能，設(shè)定對象包括會計分類、會計

資料、會計檔案、元數(shù)據(jù)等；

b)系統(tǒng)應(yīng)支持生成并離線導(dǎo)出指定時間的、符合監(jiān)督檢查要求的審計文件；

c)系統(tǒng)應(yīng)支持從會計記賬憑證文件中加載恢復(fù)會計核算關(guān)鍵數(shù)據(jù)和場景，支持按會計核算場景查詢和

統(tǒng)計會計檔案，支持導(dǎo)出符合監(jiān)督檢查要求的文件和數(shù)據(jù)。

5.8會計檔案銷毀鑒定及銷毀要求

a)系統(tǒng)應(yīng)提供下列輔助銷毀鑒定的功能：

1)檔案保存到期提醒；

2)記錄鑒定與處置過程信息，如責(zé)任人員、時間、鑒定意見等。

b)系統(tǒng)應(yīng)從在線存儲設(shè)備、異地容災(zāi)備份系統(tǒng)中徹底刪除被授權(quán)銷毀的電子會計檔案的所有備份

和相關(guān)版本；

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c)系統(tǒng)應(yīng)將被銷毀電子會計檔案的元數(shù)據(jù)移入銷毀數(shù)據(jù)庫；

d)應(yīng)對銷毀存儲電子會計檔案的離線介質(zhì)實施物理銷毀；

e)系統(tǒng)應(yīng)能生成會計檔案銷毀清冊。

5.9會計檔案通用功能要求

a)EAAMS應(yīng)具有安全管理功能，參照電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T29194-2012標(biāo)準(zhǔn)中

5.3安全管理功能要求。

b)EAAMS應(yīng)具有系統(tǒng)管理功能，參照電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求GB/T29194-2012標(biāo)準(zhǔn)中

5.4系統(tǒng)管理功能要求。

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參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國會計法》

[2]《中華人民共和國檔案法》

[3]財政部、國家檔案局令第79號《會計檔案管理辦法》

[4]DA/T39/2008會計檔案案卷格式

_________________________________

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T/CESAXXXX-20XX

目??次

前言...................................................................................................................................................................III

引言.....................................................................................................................................................................IV

電子會計檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求.......................................................................................................................1

1范圍...................................................................................................................................................................1

2規(guī)范性引用文件...............................................................................................................................................1

3術(shù)語、定義和縮略語.......................................................................................................................................1

3.1術(shù)語和定義...............................................................................................................................................1

3.2縮略語.......................................................................................................................................................3

4系統(tǒng)概述...........................................................................................................................................................4

4.1系統(tǒng)組成...................................................................................................................................................4

4.2業(yè)務(wù)流程...................................................................................................................................................5

5系統(tǒng)要求...........................................................................................................................................................5

5.1歸檔范圍要求...........................................................................................................................................5

5.2會計資料收集要求...................................................................................................................................6

5.3會計資料整理要求...................................................................................................................................6

5.4會計檔案移交要求...................................................................................................................................6

5.5會計檔案存儲要求...................................................................................................................................6

5.6會計檔案利用要求...................................................................................................................................7

5.7會計檔案審計要求...................................................................................................................................7

5.8會計檔案銷毀鑒定及銷毀要求...............................................................................................................7

5.9會計檔案通用功能要求...........................................................................................................................8

附錄A參考文獻(xiàn)...........................................................................................................................................9

II

T/CESAXXXX—20XX

電子會計檔案管理系統(tǒng)技術(shù)要求

1范圍

本文件描述了電子會計檔案管理系統(tǒng)的組成、接口和業(yè)務(wù)流程，規(guī)范了電子會計檔案管理系統(tǒng)的功

能要求。

本文件適用于電子會計檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)，電子會計檔案管理系統(tǒng)的測試、管理也可參照

使用。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

GB/T20271信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)通用安全技術(shù)要求

GB/T22239信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級保護(hù)基本要求

GB/T29194ERMS電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求

3術(shù)語、定義和縮略語

3.1術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本文件。

3.1.1

電子會計檔案ElectronicAccountingArchives

會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有

保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會

計檔案。電子會計檔案是以計算機(jī)等電子信息設(shè)備為載體形成和處理的電子會計信息，包括歸檔的電子

會計憑證、電子會計賬簿、電子財務(wù)會計報告、其他電子會計資料等。

3.1.2

會計憑證accountingvoucher

在會計核算活動中，經(jīng)整理后作為記賬根據(jù)的各類書面憑據(jù)。

3.1.3

原始憑證originalvoucher

原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的會計憑

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T/CESAXXXX-20XX

證。

3.1.4

記賬憑證accountingvoucher

記賬憑證是根據(jù)審核后的原始憑證或匯總原始憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類，用來確定會計

分錄而填制的直接作為登記賬簿依據(jù)的會計憑證。

3.1.5

會計賬簿Bookofaccounts

會計賬簿，是指由一定格式賬頁組成的，以經(jīng)過審核的會計憑證為依據(jù)，全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄

各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的簿籍。賬簿按其不同的用途，可分為總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他

輔助性賬簿。

3.1.6

財務(wù)會計報告FinancialAccountingReport

財務(wù)會計報告，是單位對外提供的反映單位某一特定日期的財務(wù)狀況和某一會計期間的經(jīng)營成果、

現(xiàn)金流量等會計信息的文件，包括會計報表和其他應(yīng)當(dāng)在會計報告中披露的相關(guān)信息和資料。

3.1.7

其他會計資料

其他會計資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔

案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

3.1.8

電子文件electronicdocument

國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在履行其法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦

理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄。電子文件由內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景組成。[GB/T18894-2016]

注：本規(guī)定中的電子文件特指電子會計資料。

3.1.9

元數(shù)據(jù)metadata

描述電子文件和電子檔案的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。[GB/T18894-2016]

3.1.10

真實性authenticity

電子文件、電子檔案的內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和形成背景與形成時的原始狀況相一致的性質(zhì)。

[GB/T18894-2016]

3.1.11

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