電子文件和電子記錄管理規(guī)定

北變電氣(上海)有限公司電子文件和電子記錄管理規(guī)定QZ/BD.0版本狀態(tài)：A編制：日期：審核：日期：批準(zhǔn)：日期：2010年1月8日北變電氣(上海)有限公司發(fā)布第一條為進(jìn)一步規(guī)范我公司電子文件的歸檔及管理工作，保障歸檔的電子文件安全有效地利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)，特制訂本暫行辦法。第二條電子文件，是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。第三條行政部對(duì)電子文件歸檔及管理工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條凡有保存價(jià)值的電子文件，形成單位均必須歸檔。電子文件的歸檔范圍、保管期限和密級(jí)劃分，參照國家有關(guān)紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第五條電子文件一般應(yīng)在辦理完畢后，即時(shí)向行政部傳遞并歸檔。第六條電子文件物理歸檔的基本要求：1．辦理完畢的電子文件應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)進(jìn)行物理歸檔；2．電子文件應(yīng)按照本單位紙質(zhì)文件的分類方案和整理方法進(jìn)行分類、整理，下載到耐久性的載體上，（按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、硬盤等）；3．經(jīng)過過程中的情況隨時(shí)記錄在相應(yīng)的文件中；4．專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為通用型電子文件；5．歸檔的電子文件載體應(yīng)標(biāo)明載體編號(hào)、類別、密級(jí)及保管期限；第七條電子文件歸檔時(shí)，《電子文件登記表》、機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等應(yīng)與相對(duì)應(yīng)的電子文件一同歸檔保存。第八條電子文件形成部門必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件制成紙質(zhì)文件，與原電子文件的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者互聯(lián)。第九條電子文件在無紙化辦公過程中，應(yīng)采取安全措施，保證不會(huì)非正常改動(dòng)。第十條各電子文件形成部門應(yīng)在運(yùn)行電子文件處理系統(tǒng)的硬件環(huán)境中設(shè)置足夠容量，安全的專用存儲(chǔ)器，存放處理完畢應(yīng)當(dāng)歸檔保存的電子文件，以保證歸檔電子文件的完整與安全。第十一條歸檔電子文件移交前，文件形成部門必須認(rèn)真檢測(cè)電子文件，并填寫《歸檔電子文件移交接收檢驗(yàn)登記表》，檢驗(yàn)表一式兩份，一份隨電子文件移交給行政部，一份由電子文件形成部門保存。第十二條電子文件的檢驗(yàn)應(yīng)包括以下項(xiàng)目：（1）載體有無劃痕、是否清潔等；（2）有無病毒；（3）核實(shí)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及審核手續(xù)；（4）核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；（5）對(duì)特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)軟件、版本、操作手冊(cè)等是否完整；第十三條行政部按照檢驗(yàn)要求對(duì)電子文件逐一驗(yàn)收，對(duì)檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成部門重新制作。第十四條移交行政部的電子文件應(yīng)一式三套，一套封存保管，一套異地封存保管，一套提供利用。第十五條歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：（1）歸檔載體應(yīng)作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；（2）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓；（3）存放時(shí)應(yīng)防磁、防光、防潮、防有害氣體；（4）環(huán)境溫度控制范圍為17℃-20℃，相對(duì)濕度控制范圍為35%-45%。第十六條電子文件歸檔每滿1年對(duì)涉及的電子文件形成部門和設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時(shí)間不少于3年。第十七條行政部保管的電子文件應(yīng)定期進(jìn)行檢驗(yàn)、轉(zhuǎn)存并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》。（1）對(duì)磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于20%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施；（2）磁性載體上的電子文件，每4年轉(zhuǎn)存一次，原載體同時(shí)保留不少于4年。第十八條歸檔電子文件的封存載體不得外借，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何部門和個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。第十九條利用歸檔的電子文件，應(yīng)使用拷貝件。對(duì)具有保密要求的歸檔電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用時(shí)，應(yīng)遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施。第二十條歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，在辦理審批手續(xù)后實(shí)施屬于保密范圍的歸檔電子文件的銷毀，