人事檔案歸檔制度范本

第頁共頁人事檔案歸檔制度范本第一部分：引言1.目的和背景本制度的目的是規(guī)范和管理公司的人事檔案，確保其完整、準確和安全。人事檔案是公司的重要資產(chǎn)，它包括員工的個人信息、工作記錄和其他與雇傭關(guān)系相關(guān)的文件。良好的人事檔案管理可幫助公司合規(guī)運營，提高勞動力管理效率，并便于進行績效評估和人力資源規(guī)劃。2.適用范圍本制度適用于公司的所有員工檔案管理工作，包括但不限于任職、離職、轉(zhuǎn)崗和晉升等情況下的檔案處理。所有相關(guān)人員必須遵守本制度的規(guī)定，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。第二部分：相關(guān)定義1.人事檔案指公司對所有員工的個人信息、工作記錄、考勤記錄、任職文件、培訓(xùn)記錄等進行整理和存檔的文件。2.檔案管理員指負責(zé)管理人事檔案的專門人員或部門，負責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和銷毀。3.歸檔指將員工的相關(guān)檔案文件按照一定的規(guī)范和流程進行整理和存儲的過程。歸檔必須確保文件的完整性、準確性和安全性。4.電子檔案指將紙質(zhì)檔案以電子形式進行存儲和管理。第三部分：檔案管理流程1.檔案收集（1）公司應(yīng)在員工入職時要求員工提交個人資料，包括身份證、學(xué)歷證書、工作經(jīng)驗證明等。員工應(yīng)如實提供相關(guān)資料。（2）公司應(yīng)在員工離職時收回員工的員工證件和相關(guān)文件，并進行整理和歸檔。2.檔案整理（1）檔案管理員負責(zé)對收集到的檔案文件進行分類、整理和標記，確保文件的清晰可辨認。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案，確保其完整性和準確性。3.檔案歸檔（1）對于紙質(zhì)檔案，檔案管理員應(yīng)按照編制的目錄和分類將檔案文件歸檔。（2）對于電子檔案，檔案管理員應(yīng)將文件以規(guī)范的格式和命名方式存儲在電子存儲設(shè)備上，并備份至安全的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器。4.檔案保管（1）檔案管理員應(yīng)對歸檔的檔案進行妥善保管，確保檔案的安全性和機密性。（2）檔案管理員應(yīng)定期檢查檔案存儲設(shè)備和服務(wù)器的運行狀況，確保其正常工作。5.檔案查詢和提?。?）員工或相關(guān)部門需要查詢或提取檔案時，應(yīng)向檔案管理員提出申請，提供相關(guān)證明文件。（2）檔案管理員應(yīng)按照申請人的要求，盡快查詢或提取檔案，并記錄查詢和提取的信息。6.檔案銷毀（1）對于不再需要保留的檔案，檔案管理員應(yīng)按照規(guī)定的時限和程序進行銷毀。（2）檔案管理員應(yīng)記錄檔案銷毀的時間、類型和數(shù)量，并保留相關(guān)記錄。第四部分：違反制度的處理1.違反制度的行為包括但不限于虛假填報個人資料、私自更改檔案、未經(jīng)授權(quán)查閱或提取檔案等。2.發(fā)現(xiàn)違反制度的行為，公司將采取相應(yīng)的處理措施，包括但不限于口頭警告、書面警告、停職、解雇等。第五部分：附則1.本制度需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效，并公告于全體員工。2.本制度的