各種會(huì)議管理制度

年4月19日各種會(huì)議管理制度文檔僅供參考，不當(dāng)之處，請(qǐng)聯(lián)系改正。各種會(huì)議管理制度為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量和效率，實(shí)現(xiàn)會(huì)議的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。一、早例會(huì)1、每周一至周五正常工作日內(nèi)，早8：20，各部門負(fù)責(zé)人須準(zhǔn)時(shí)到四樓會(huì)議室開會(huì)；2、因公事不能參加會(huì)議者，報(bào)請(qǐng)公司相關(guān)主管經(jīng)理批準(zhǔn)并找代理人按時(shí)參加的，不予處罰；未經(jīng)批準(zhǔn)或未找代理人按時(shí)參加者，記為曠工一次；當(dāng)天因私臨時(shí)不能按時(shí)參加會(huì)議者，需報(bào)請(qǐng)主管經(jīng)理批準(zhǔn)并找代理人按時(shí)參加，但記為遲到一次；未經(jīng)批準(zhǔn)或未找代理人參加者，記為曠工一次；3、辦公室文秘每月初統(tǒng)計(jì)上月早例會(huì)部門負(fù)責(zé)人遲到、曠工情況，并按以下規(guī)定進(jìn)行處罰：當(dāng)月內(nèi)遲到一次罰款10元，遲到第二次罰款20元，以此類推。曠工一次罰款50元，曠工第二次罰款100元，以此類推。4、會(huì)議內(nèi)容由辦公室主任進(jìn)行記錄，特殊情況由辦公室文秘記錄，不可出現(xiàn)無記錄現(xiàn)象。二、周例會(huì)：1、按公司規(guī)定，每周六上午9：30，公司中層以上領(lǐng)導(dǎo)須準(zhǔn)時(shí)到四樓會(huì)議室開會(huì)。遲到、曠工情況按早例會(huì)規(guī)定的第2、3條執(zhí)行；如開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)等變化，辦公室將另行通知。（通知能夠郵箱、QQ、短信、電話等方式進(jìn)行告知）。2、會(huì)議內(nèi)容由辦公室主任記錄，特殊情況由辦公室文秘記錄，不可出現(xiàn)無記錄現(xiàn)象。三、業(yè)務(wù)員會(huì)1、每周六上午中層以上會(huì)議結(jié)束后，全體業(yè)務(wù)員將根據(jù)辦公室的通知到四樓會(huì)議室開會(huì)。業(yè)務(wù)員因公事或私事不能參加者，須向所在區(qū)域的主管經(jīng)理請(qǐng)假，無故缺勤或遲到者，將按早例會(huì)規(guī)定的第3條進(jìn)行處罰。2、會(huì)議內(nèi)容由辦公室文秘記錄，特殊情況由她人代替，不可出現(xiàn)無記錄現(xiàn)象。四、臨時(shí)性會(huì)議：1、公司組織的臨時(shí)性會(huì)議，辦公室文秘接到通知后，應(yīng)立即以書面通知、電話、短信等方式告知須參加會(huì)議人員，內(nèi)容含：會(huì)議主持、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參加人員等。2、因公事或私事不能參加者，由各部門負(fù)責(zé)人匯總名單，之后上報(bào)辦公室備案。無故缺勤者，扣除其當(dāng)日全部工資。3、所有會(huì)議均應(yīng)有會(huì)議記錄。跟據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，來決定記錄人員。五、大型會(huì)議（含公司組織的各種技術(shù)交流會(huì)、公司年會(huì)等）公司組織的大型會(huì)議，須與公司領(lǐng)導(dǎo)商議后，由主管經(jīng)理指導(dǎo)，辦公室全體員工協(xié)助完成會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。部門內(nèi)部會(huì)議各部門內(nèi)部工作或培訓(xùn)性會(huì)議，由部門自行組織，并按公司要求做好相關(guān)會(huì)議記錄。記錄按公司相關(guān)要求報(bào)綜合辦備案。七、生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議會(huì)議時(shí)間定為每周五下午一點(diǎn)在三樓審圖室舉行（特殊情況有變動(dòng)，會(huì)另行通知）。1、會(huì)前要求1）工程部、商務(wù)部、采購部、質(zhì)管部均要安排相關(guān)人員參加會(huì)議。參加會(huì)議人員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)入會(huì)，不得無故遲到早退，遲到、曠工情況按早例會(huì)規(guī)定的第2、3條執(zhí)行；2）因特殊情況確實(shí)無法參會(huì)的人員，應(yīng)提前向會(huì)議負(fù)責(zé)人報(bào)批；3）要求商務(wù)部配合及時(shí)反饋業(yè)務(wù)實(shí)際發(fā)貨情況；2、會(huì)中要求1)會(huì)議期間要求大家認(rèn)真聽取她人發(fā)言，踴躍參入討論；2)會(huì)議期間嚴(yán)禁吸煙；3)會(huì)議主持部門要注意“精”、“短”、“實(shí)”；4)入會(huì)人員要做好會(huì)議記錄3、會(huì)后要求1）生產(chǎn)調(diào)度員根據(jù)會(huì)議記錄，落實(shí)會(huì)議內(nèi)容并及時(shí)安排次周生產(chǎn)計(jì)劃；2）要求采購部協(xié)助核實(shí)次周確定生產(chǎn)項(xiàng)目的元器件到貨情況；3）要求工程部根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃及時(shí)歸檔，并下發(fā)圖紙；4）要求工程辦及時(shí)落實(shí)柜體到貨情況；5）要求質(zhì)管部及時(shí)抽檢所到元器件，不能耽誤車間使用。八、會(huì)議內(nèi)容的跟蹤、統(tǒng)計(jì)、分析、上報(bào)。1、早例會(huì)、周例會(huì)和業(yè)務(wù)員會(huì)議結(jié)束后，由相關(guān)會(huì)議記錄人員做好會(huì)議記錄，并及時(shí)在工作流上發(fā)布。2、對(duì)于早例會(huì)、周例會(huì)和業(yè)務(wù)員會(huì)議要求和協(xié)調(diào)的問題，辦公室文秘須在會(huì)議商定的完成時(shí)間前進(jìn)行跟蹤落實(shí)，以確保問題落實(shí)的時(shí)效性。對(duì)于會(huì)議協(xié)調(diào)問題未確定時(shí)間要求的，則在會(huì)議結(jié)束后的一周內(nèi)進(jìn)行跟蹤落實(shí)。會(huì)議問題未及時(shí)得到解決的，必須要求問題執(zhí)行部門給出解決辦法，超過時(shí)限者，月末報(bào)體系運(yùn)行部和人力資源部，計(jì)入部門的月度和季度考核中。3、會(huì)議內(nèi)容的跟蹤、統(tǒng)計(jì)、分析做完后，依次報(bào)管理者代表和主管副總經(jīng)理審核，審核完畢后，辦公室將記錄上傳工作流上，供各部門負(fù)責(zé)人查看。九、會(huì)議紀(jì)律：1、所有參會(huì)人員需提前五分鐘到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，并在會(huì)議簽到表上進(jìn)行簽到、簽退，未按要求簽到、簽退者記為遲到或早退。2、會(huì)議前須將手機(jī)調(diào)成振動(dòng)或靜音狀態(tài)，確因工作需要接聽電話時(shí)，必須得到會(huì)議主管者批準(zhǔn)到會(huì)議室外接聽，違規(guī)者當(dāng)月內(nèi)第一次處罰50元，第二次罰款100元，以此類推。3、參會(huì)人員開會(huì)時(shí)不得隨意走動(dòng)，私下交頭接耳或做其它與會(huì)議無關(guān)的事情，違規(guī)者每次處罰