檔案室檔案數(shù)字化工作指南

檔案數(shù)字化跟我學(xué)常州市檔案局制作1

為進一步推進我市檔案現(xiàn)代化建設(shè)整體進程，方便廣大檔案工作者快速準確地掌握實用的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)技能，我局根據(jù)實際工作經(jīng)驗并借鑒有關(guān)資料，特將兩種主要檔案數(shù)字化的技術(shù)規(guī)范、操作方法、步驟等，制成操作實務(wù)幻燈片。由于我們首次嘗試，時間倉促，不足之處，敬請指正，以便更臻完善。前言常州市檔案局

23第一部分技術(shù)規(guī)范……4一、范圍二、紙質(zhì)和照片檔案數(shù)字化基本要求三、檔案整理四、目錄建庫五、全文數(shù)字化技術(shù)指標六、圖像處理七、數(shù)據(jù)驗收八、數(shù)據(jù)掛接九、數(shù)據(jù)備份十、數(shù)據(jù)管理、使用注意事項第二部分操作指南……21一、全文數(shù)字化掃描二、全文和永樂內(nèi)目錄的掛接目錄第一部分技術(shù)規(guī)范概述

一、范圍本標準規(guī)定了紙質(zhì)檔案和照片檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求，提供了相應(yīng)的操作指南。本標準適用于采用各種設(shè)備對紙質(zhì)檔案和照片檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的管理。二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求

1.基本原則紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準確方便快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會對檔案利用的需求。

2.數(shù)字化對象的確定原則應(yīng)當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和利用方法進行確認，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻才能進行數(shù)字化。4第一部分技術(shù)規(guī)范概述

(1)符合國家法律法規(guī)的原則紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家法律以及有關(guān)規(guī)定。

(2)價值性原則屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

3.基本環(huán)節(jié)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

4.過程管理

(1)應(yīng)加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機制，確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

(2)紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。5第一部分技術(shù)規(guī)范概述三、檔案整理在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，并視需要作出標識，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。

1.目錄數(shù)據(jù)準備按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號和頁數(shù)等，應(yīng)進行修改。

2.拆除裝訂在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時應(yīng)注意保護檔案不受損害。

6第一部分技術(shù)規(guī)范概述

3.區(qū)分掃描件和非掃描件按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正件的文件可以不掃描原稿。

4.頁面修整破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應(yīng)先進行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進行掃描。

5.檔案整理登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。

6.裝訂掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。7第一部分技術(shù)規(guī)范概述四、目錄建庫

1.檔案著錄按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)的要求進行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

2.目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對或軟件自動校對的方式，對目錄數(shù)據(jù)庫的建庫質(zhì)量進行檢查。核對著錄項目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進行修改或重錄。

3.目錄密級確定在開展全文數(shù)字化掃描前，有密級的檔案應(yīng)當在對應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)的備注欄注明密級。8第一部分技術(shù)規(guī)范概述五、全文數(shù)字化技術(shù)指標★所有全文數(shù)字化的成品規(guī)定保存在非系統(tǒng)盤的固定目錄下，例如“D:\全文\文書\文件級”。

1.紙質(zhì)文件掃描文件格式：PDF格式

文件命名：以對應(yīng)文件檔號命名例如：A001200900100010001.pdf

掃描分辨率：300×300掃描類型：黑白

2.電子文件轉(zhuǎn)換文件格式：PDF格式文件命名：以對應(yīng)文件檔號命名

9第一部分技術(shù)規(guī)范概述

3.照片檔案處理

(1)實體照片掃描文件格式：JPEG格式文件命名：以對應(yīng)文件檔號命名掃描分辨率：300×300掃描類型：彩色

(2)電子照片文件格式：JPEG或TIFF格式文件命名：以對應(yīng)文件檔號命名

4.掃描登記認真填寫全文數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。10第一部分技術(shù)規(guī)范概述六、圖像處理

1.圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢驗

(1)對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進行圖像的處理。

(2)由于操作不當，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。

(3)發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補掃并正確插入圖像。

(4)發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進行調(diào)整。

(5)認真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。

2.糾偏對出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。對方向不正確的圖像應(yīng)進行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣。11第一部分技術(shù)規(guī)范概述

3.去污對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點、黑線、黑框、黑邊等應(yīng)進行去污處理。處理過程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。

4.圖像拼接對大幅面檔案進行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進行拼接處理，合并為一個完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。

5.裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容量，節(jié)省存儲空間。12第一部分技術(shù)規(guī)范概述七、數(shù)據(jù)驗收

1.數(shù)據(jù)抽檢

(1)以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。

(2)一個全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗收時抽檢的比率不得低于5%。

2.驗收指標

(1)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標記為"不合格"。

(2)一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達到95%以上（含95%）時，給予以驗收“通過”。合格率=抽檢合格的文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%13第一部分技術(shù)規(guī)范概述

3.驗收審核驗收"通過"的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

4.驗收登記認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單。14第一部分技術(shù)規(guī)范概述八、數(shù)據(jù)掛接

1.匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫與圖像數(shù)據(jù)庫，通過質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認為“合格”后，應(yīng)及時匯總。

2.數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以目錄數(shù)據(jù)庫為依據(jù)，認真核查每一份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號是否相同，頁數(shù)是否一致，文件的總數(shù)是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該份文件的檔號的一致性和唯一性。最后通過掛接手段實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)的批量、快速掛接。

3.登記核對認真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁數(shù)與檔案整理、掃描時填寫的頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。15第一部分技術(shù)規(guī)范概述九、數(shù)據(jù)備份

1.備份范圍經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時進行備份。

2.備份方式為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。

3.數(shù)據(jù)檢驗備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗的內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

4.備份標簽數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

5.備份登記填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化備份管理登記表單。16第一部分技術(shù)規(guī)范概述十、數(shù)據(jù)管理、使用注意事項

1.各單位應(yīng)當建立健全信息安全保密制度，確保數(shù)字檔案室內(nèi)數(shù)據(jù)和計算機系統(tǒng)的安全，做到專人專機，責(zé)任到人。

2.數(shù)字檔案室內(nèi)用于管理檔案的計算機系統(tǒng)禁止接入國際互聯(lián)網(wǎng)及其它公共信息網(wǎng)，禁止未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批的情況下使用U盤等移動存儲介質(zhì)。

3.數(shù)字檔案室內(nèi)所有檔案數(shù)據(jù)應(yīng)當定期脫機復(fù)制備份，可采用移動硬盤和刻錄光盤結(jié)合使用備份，光盤建議刻錄兩套避光干燥保存。

17第一部分技術(shù)規(guī)范概述

4.檔案管理相關(guān)計算機及其外部設(shè)備如需維修，須在維修前將存儲器內(nèi)所有數(shù)據(jù)剪切至專用移動存儲設(shè)備中，并將原存儲器進行數(shù)據(jù)的安全銷毀處理，確保計算機及與外部設(shè)備內(nèi)無任何信息后方可交由行政中心指定維修地點進行維修。維修過程中，存儲有數(shù)據(jù)的移動存儲設(shè)備由專人保管。維修完成后，須將數(shù)據(jù)還原并清空移動設(shè)備。如相關(guān)計算機及外部設(shè)備老化，需要更換新型機器，須將舊計算機中的硬盤、內(nèi)存條等存儲設(shè)備拆卸清點登記編號，存放于安全地點，并由處理人向相關(guān)職能處室出具詳細申請報廢說明。

5.嚴禁將打印、傳真多功能一體機既用于檔案打印，又用于普通電話傳真。18第二部分操作指南★檔案數(shù)字化并不限于使用本指南演示所用軟件，本指南僅作參考。在開始檔案數(shù)字化前，檔案室應(yīng)該安裝并調(diào)試好相關(guān)計算機設(shè)備，包括計算機，掃描儀，大容量存儲設(shè)備，光盤刻錄機等。本指南所使用軟件：映象程序（ImagingforWindows2.8）

PDE影像加工系統(tǒng)V6.0

AllOfficeConverterPlatinumV6.1

SybaseSQLAnywhere5.019第二部分操作指南一、全文數(shù)字化掃描

1.紙質(zhì)檔案的掃描和處理

(1)安裝并打開映象程序(2)點擊“掃描新文檔”20第二部分操作指南(３)在掃描儀上放入文件(４)設(shè)置掃描參數(shù)并點擊“掃描”點擊“掃描”根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)各項參數(shù)21第二部分操作指南(５)等待掃描完成(６)掃描完成后進行圖像處理頁面放大縮小按鈕顯示當前為文件的第幾頁，左右按鈕分別為翻頁按鈕此處為需要清除的黑邊此處為需要清除的黑點22第二部分操作指南用鼠標框選需要清除的區(qū)域按“Delete”鍵23第二部分操作指南

(7)處理完文件內(nèi)所有頁面后點擊“保存”，命名文件，以TIF格式保存注意，選擇正確的保存位置點擊“保存”按鈕以對應(yīng)檔號命名，此時以“TIF”格式保存24第二部分操作指南(８)安裝并使用PDE影像加工系統(tǒng)進行批量傾斜校正和轉(zhuǎn)換１.打開PDE影像加工系統(tǒng)，并在“工具”菜單中選擇“批量處理”25第二部分操作指南２.點擊“選擇”按鈕選定全文所在目錄３.然后點擊“加載”按鈕加載所選目錄４.

【注意】點擊“TIF傾斜邊界”按鈕進行圖像批量傾斜校正，若處理對象包含灰度或者彩色圖像，建議不執(zhí)行該功能５.點擊“生成PDF”按鈕進行最終PDF輸出26第二部分操作指南６.三份TIF文件被轉(zhuǎn)換成PDF格式，紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程結(jié)束。27第二部分操作指南2.照片檔案的掃描和處理

(１)安裝并打開映象程序(２)點擊“掃描新文檔”28第二部分操作指南(３)在掃描儀上放入文件(４)設(shè)置掃描參數(shù)并點擊“預(yù)覽”1.分辨率選擇300*3002.圖像模式選擇“彩色”3.點擊“預(yù)覽”按鈕后觀察照片大小29第二部分操作指南4.在預(yù)覽窗口內(nèi)鼠標變?yōu)椤笆弊郑卣掌吘壙蜻x整張照片5.最后點擊“掃描”按鈕開始掃描30第二部分操作指南6.等待掃描結(jié)束7.點擊“保存”按鈕8.選擇照片保存位置9.以對應(yīng)檔號命名10.以jpg格式保存31第二部分操作指南

3.電子文件轉(zhuǎn)換

(1)安裝并打開AllOfficeConverterPlatinumV6.1

軟件首次啟動會提示輸入注冊信息，請使用如下信息注冊

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－用戶名czdaj注冊碼75011162191391210808

－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－

32第二部分操作指南

然后重新打開軟件，修改語言為簡體中文，默認輸出目錄為全文保存目錄。語言設(shè)置為簡體中文默認輸出目錄設(shè)置為全文保存目錄33第二部分操作指南(2)轉(zhuǎn)換1.點擊“添加文件夾”按鈕2.選擇電子文件所在文件夾3.點擊“確定”按鈕4.點擊“轉(zhuǎn)換”按鈕開始轉(zhuǎn)換34第二部分操作指南5.選擇最終PDF文件保存位置6.在彈出的另存為窗口中，命名PDF文件（刪除默認文件名前的多余文字）7.點擊“保存”按鈕35第二部分操作指南二、全文和永樂內(nèi)目錄的掛接1.單個文件掛接(1)檢索出需要進行掛接的檔案目錄。使用檢索工具進行檢索以新裝永樂內(nèi)自帶演示數(shù)據(jù)作為例子36第二部分操作指南檢索出0204全宗所有目錄準備掛接37第二部分操作指南(2)選中一條需要進行掛接的目錄。即確保手形圖標指向需要掛接的條目在掛接有密級的文件時，應(yīng)該在目錄的備注欄注明密級(3)點擊工具欄上的“全文”按鈕。38第二部分操作指南4）在彈出的對話框中找到并選中對應(yīng)的全文文件，點擊“打開”。選中對應(yīng)的全文文件點擊“打開”按鈕39第二部分操作指南

(5)依次操作所有需要掛接的目錄即完成永樂文檔一體化通用軟件內(nèi)的全文掛接。

(6)如發(fā)生誤操作需要重新掛接該條目，請點擊工具欄上的“轉(zhuǎn)成卡片式”按鈕，然后使用檢索工具檢索到該條目。1.2.檢索需要重新掛接的條目40第二部分操作指南最后，點擊“轉(zhuǎn)成條目式”最后，清空“全文標識”字段內(nèi)的內(nèi)容，點擊“保存”，再次點擊“轉(zhuǎn)成條目式”，即可回到第一步進行重新操作掛接。3.清空此處內(nèi)容4.點擊“保存”按鈕5.點擊“轉(zhuǎn)成條目式”41第二部分操作指南

2.批量文件掛接★在掛接有密級的文件時，應(yīng)該在目錄的備注欄注明密級，且在批量掛接前,做好永樂數(shù)據(jù)庫文件的備份(安裝目錄\Data\lams.db)

(1)安裝數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（以下簡稱DBMS）打開軟件安裝盤，找到DBMS的安裝程序，如圖所示：雙擊開始安裝42第二部分操作指南運行該安裝程序：運行過程中一直按“OK”命令按鈕，直到安裝完成。1234543第二部分操作指南(2)運行DBMS運行DBMS的ISQL，如圖所示：(3)連接數(shù)據(jù)庫點擊菜單命令connect…，如圖所示：運行ISQL展開Command菜單，點擊Connect...或者直接按F1144第二部分操作指南輸入?yún)?shù)，包括永樂數(shù)據(jù)庫文件lam