檢測(cè)檔案管理制度

檢測(cè)檔案管理制度

成的其他形式的記錄。5.3歸檔的資料應(yīng)按照制度規(guī)定的分類(lèi)、編號(hào)、盒號(hào)等要求，整理好裝訂，并在封面上標(biāo)明歸檔時(shí)間、歸檔人員、歸檔號(hào)等信息。5.4歸檔的資料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交公司檔案室，交接時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，并在移交清單和檔案盒上簽字蓋章，確保資料的安全和完整性。6.檔案利用6.1公司檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行查詢、借閱、復(fù)制等利用工作，并及時(shí)記錄檔案利用情況。6.2檔案利用應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，不得泄露涉及國(guó)家秘密、商業(yè)機(jī)密和個(gè)人隱私等內(nèi)容。6.3檔案利用應(yīng)當(dāng)注重保護(hù)檔案的原始性和完整性，不得隨意涂改、刪減、篡改檔案內(nèi)容。7.檔案鑒定7.1公司檔案管理員應(yīng)當(dāng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。7.2檔案鑒定應(yīng)當(dāng)由具有相應(yīng)資格的人員進(jìn)行，鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)記錄并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。7.3檔案鑒定結(jié)果應(yīng)當(dāng)作為檔案利用和管理的重要依據(jù)，對(duì)于不符合規(guī)定的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以整理、補(bǔ)充或銷(xiāo)毀。以上是青島市建筑工程質(zhì)量檢測(cè)中心有限公司的檢測(cè)檔案管理制度，旨在規(guī)范和加強(qiáng)公司檢測(cè)檔案的管理工作，保護(hù)和利用檢測(cè)檔案。檔案管理應(yīng)當(dāng)實(shí)行綜合管理、分級(jí)實(shí)施的原則，由公司檔案管理員、各部門(mén)檔案管理員和出具報(bào)告人員共同負(fù)責(zé)。歸檔的資料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并按照規(guī)定的分類(lèi)、編號(hào)、盒號(hào)等要求整理好裝訂。檔案利用和鑒定應(yīng)當(dāng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)于不符合規(guī)定的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理、補(bǔ)充或銷(xiāo)毀。5.3歸檔材料應(yīng)按照紙質(zhì)和電子兩種載體形式分別歸檔，電子文件的歸檔需要同時(shí)保存相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料。5.4所有需要?dú)w檔的文件材料，必須審查手續(xù)完備，格式統(tǒng)一，字跡工整，圖樣清晰。文件書(shū)寫(xiě)和載體應(yīng)使用耐久保存的材料，如鋼筆或碳素筆，禁止使用鉛筆等字跡不牢固的書(shū)寫(xiě)工具。6.整理要求6.1組卷6.1.1合同、委托單、原始記錄和檢測(cè)報(bào)告應(yīng)按照年度統(tǒng)一組卷。檢測(cè)報(bào)告編號(hào)必須連續(xù)，不得隨意抽撤或涂改。如果發(fā)生空號(hào)，必須附上原廢頁(yè)或者經(jīng)手人簽字、科室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的情況說(shuō)明。6.1.2見(jiàn)證送樣的建筑材料檢測(cè)報(bào)告必須按照?qǐng)?bào)告編號(hào)和時(shí)間順序整理，順序?yàn)闄z測(cè)報(bào)告封面、檢測(cè)報(bào)告、原始記錄、委托單和其他附加材料。同一單位同一時(shí)間或同一份委托單的同類(lèi)檢測(cè)報(bào)告可以合并整理，每100號(hào)或50號(hào)（厚度在3～4厘米之間）為一件。6.1.3涉及結(jié)構(gòu)安全的混凝土、砂漿試件抗壓強(qiáng)度檢測(cè)報(bào)告、水泥物理性能檢測(cè)報(bào)告、鋼筋材料的各項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告需要單獨(dú)組卷，按年度裝訂成冊(cè)。6.1.4涉及建筑結(jié)構(gòu)的工程檢測(cè)檔案以每一報(bào)告編號(hào)為一件，每件按照檢測(cè)報(bào)告、原始記錄和其他附加材料的順序排列。6.1.5所有簽訂的檢測(cè)合同應(yīng)以年度為單位，按照檢測(cè)范圍單獨(dú)組卷，并建立詳細(xì)的檢測(cè)合同臺(tái)賬（附件5）以備查閱。6.1.6實(shí)施檢測(cè)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的電子文件，即由計(jì)算機(jī)生成和讀取，并用數(shù)字代碼記錄的報(bào)告、臺(tái)賬等信息，必須以年度為單位刻成光盤(pán)（一式兩份）。6.2裝訂6.2.1歸檔文件裝訂前必須去除易銹蝕的金屬物。裝訂成冊(cè)的檔案必須以文件左、下側(cè)對(duì)齊，并保持整體的整潔。6.2.2見(jiàn)證送樣的建筑材料檢測(cè)報(bào)告必須使用“三孔一線”的線繩裝訂法，在案卷左側(cè)中部裝訂成冊(cè)。裝訂成冊(cè)的合格檢測(cè)報(bào)告首頁(yè)應(yīng)附上該冊(cè)的“撤出不合格檢測(cè)報(bào)告清單”（附件2）；不合格檢測(cè)報(bào)告首頁(yè)應(yīng)附上“不合格檢測(cè)報(bào)告目錄”（附件3），最后一頁(yè)必須附上統(tǒng)一的報(bào)告封底，并在有文字的紙張的右下角編寫(xiě)頁(yè)碼。6.2.3地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)等工程檢測(cè)的檔案必須以件為單位，用三角袋套裝或者不銹鋼釘書(shū)針裝訂。6.3移交6.3.1各部門(mén)必須在第二年度第一個(gè)季度內(nèi)將整理好的檢測(cè)檔案填寫(xiě)“檔案交接登記表（附件4）”一式兩份，移交公司檔案室。6.3.2電子文件刻錄成光盤(pán)后，一份留在科室備查，一份移交公司檔案室，并填寫(xiě)“歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表”（附件6）一式兩份后進(jìn)行封存。7.保管要求7.1公司檔案室將接收的檢測(cè)檔案按照年度－機(jī)構(gòu)分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)立檔，并編制檢測(cè)檔案目錄，進(jìn)行統(tǒng)一保管。7.2檔案資料的保管期限分為長(zhǎng)期和短期兩種。長(zhǎng)期的實(shí)際保管期限不得少于10年，而短期的實(shí)際保管期限不得少于5年。7.2.1見(jiàn)證送樣的建筑材料檢測(cè)報(bào)告和合格檢測(cè)報(bào)告的保管期限為短期，而涉及結(jié)構(gòu)安全的不合格檢測(cè)報(bào)告的保管期限為長(zhǎng)期。7.2.2地基基礎(chǔ)、主體結(jié)構(gòu)、鋼結(jié)構(gòu)、建筑幕墻等涉及建筑結(jié)構(gòu)的工程檢測(cè)的檔案均需長(zhǎng)期保存。7.2.3其他列入施工技術(shù)資料的檢測(cè)項(xiàng)目檔案應(yīng)短期保存。7.2.4法律、法規(guī)另有規(guī)定的，應(yīng)依據(jù)法律法規(guī)執(zhí)行。8.管理要求8.1本公司人員確因工作需要，查閱有關(guān)保密性的資料，需經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同意后在指定地點(diǎn)查閱，不得對(duì)檔案有損毀、丟失、涂抹、改寫(xiě)、倒賣(mài)、侵權(quán)（知識(shí)產(chǎn)權(quán)）等行為。用完后應(yīng)及時(shí)歸還，損壞要追查責(zé)任。其它資料按規(guī)定登記查閱。8.2外單位人員查閱公司文件資料時(shí)，須持單位介紹信并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，只限在指定地點(diǎn)查閱，未經(jīng)允許不準(zhǔn)摘錄、拍照和復(fù)印。8.3為保護(hù)受檢企業(yè)的權(quán)益，對(duì)受檢單位提供檢驗(yàn)用的技術(shù)資料和文件公司應(yīng)負(fù)責(zé)保密，任何人不得復(fù)制或擴(kuò)散。文件資料應(yīng)按規(guī)定范圍傳閱和處理，不許將文件帶到公共場(chǎng)所和家里。不允許在電話中或傳真中泄露被檢單位的資料及檢驗(yàn)數(shù)據(jù)。8.4對(duì)不按規(guī)定歸檔、查閱而造成文件材料損失的，或?qū)n案進(jìn)行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷(xiāo)毀而造成檔案丟失或損壞的直接責(zé)任者，視情節(jié)輕重，追究當(dāng)事人責(zé)任，并給予必要的處分。8.5對(duì)保管期限已滿的檔案，成立由技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)的鑒定小組進(jìn)行鑒定。對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理人編制“檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)”，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查，法定代表人批準(zhǔn)后進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。9.記錄序號(hào)123記錄名稱(chēng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖，不合格檢測(cè)報(bào)告目錄，檔案交接登記表記錄編號(hào)QJZ/ZD14.1:2009，QJZ/ZD14.2:2009，QJZ/ZD14.3:2009收集部門(mén)各檢測(cè)室，各檢測(cè)室，檔案室保存部門(mén)檔案室，檔案室，檔案室保存期限短期，長(zhǎng)期，長(zhǎng)期，長(zhǎng)期，長(zhǎng)期。QJZ/ZD14.4:2009規(guī)定了各個(gè)檢測(cè)室的檢測(cè)合同臺(tái)賬，用于記錄合同簽訂、委托單位、工程項(xiàng)目名稱(chēng)、檢測(cè)業(yè)務(wù)號(hào)、日期等信息。此外，還有歸檔電子文件移交、接收的規(guī)定。檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖中列出了公司檔案室管理人、各個(gè)檢測(cè)室的檔案管理員和主要負(fù)責(zé)人的名字和職責(zé)。附件2是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測(cè)中心有限公司撤出不合格檢測(cè)報(bào)告清單》，記錄了不合格檢測(cè)報(bào)告的編號(hào)、工程名稱(chēng)、委托單位等信息。附件3是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測(cè)中心有限公司年度不合格檢測(cè)報(bào)告目錄》，用于記錄每年的不合格檢測(cè)報(bào)告的編號(hào)、工程名稱(chēng)、委托單位等信息。附件4是《青島市建筑工程質(zhì)量檢測(cè)中心有限公司檔案交接登記表》，用于記錄檔案的交接日期、文（圖）號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、密級(jí)等信息，并且需要交接人和接收人簽字確認(rèn)。附件5