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計(jì)量檔案管理制度計(jì)量檔案管理制度一、前言計(jì)量檔案是計(jì)量法律法規(guī)規(guī)定的緊要構(gòu)成部分,也是標(biāo)準(zhǔn)化工作的重要依據(jù)之一、計(jì)量檔案管理是計(jì)量工作的緊要環(huán)節(jié),是保證計(jì)量結(jié)果真實(shí)精準(zhǔn)的緊要保障。為了規(guī)范計(jì)量檔案管理行為,保證計(jì)量檔案的完整性、真實(shí)性和可信度,訂立本管理制度。二、適用范圍本制度適用于計(jì)量機(jī)構(gòu)內(nèi)部的計(jì)量檔案管理,包括計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器具檔案、計(jì)量器具檔案、計(jì)量工程檔案、計(jì)量檢測(cè)報(bào)告及證明檔案等計(jì)量檔案。三、計(jì)量檔案管理原則1.完整性原則:對(duì)于全部的計(jì)量檔案,應(yīng)當(dāng)完整記錄計(jì)量活動(dòng)的各個(gè)階段和結(jié)果,包括計(jì)量目的、計(jì)量技術(shù)和方法、計(jì)量器具、計(jì)量環(huán)境、計(jì)量過(guò)程等。2.真實(shí)性原則:計(jì)量檔案中的信息應(yīng)當(dāng)真實(shí)精準(zhǔn),符合客觀事實(shí),并保證不經(jīng)篡改。3.可追溯性原則:計(jì)量檔案中的信息應(yīng)當(dāng)具有可追溯性,即應(yīng)當(dāng)記錄計(jì)量活動(dòng)的來(lái)源和各級(jí)授權(quán)依據(jù),保證計(jì)量結(jié)果可溯源。4.保密性原則:計(jì)量檔案中的信息應(yīng)當(dāng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和計(jì)量機(jī)構(gòu)的保密要求保密,防止泄露。四、計(jì)量檔案管理制度1.檔案建立計(jì)量機(jī)構(gòu)應(yīng)建立計(jì)量檔案,對(duì)每項(xiàng)計(jì)量活動(dòng)建立檔案,要求檔案有計(jì)量活動(dòng)的認(rèn)真記錄,包括計(jì)量目的、計(jì)量技術(shù)和方法、計(jì)量器具、計(jì)量環(huán)境和計(jì)量過(guò)程等。2.檔案管理計(jì)量機(jī)構(gòu)應(yīng)明確計(jì)量檔案的存放管理制度,實(shí)行責(zé)任制,負(fù)責(zé)保管、管理和使用計(jì)量檔案。計(jì)量檔案應(yīng)依照業(yè)務(wù)類型、模板和內(nèi)容分類存儲(chǔ),依照時(shí)間、檔案號(hào)排序,建檔立卡,并分類管理,每一個(gè)檔案都要有實(shí)在負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理和監(jiān)控。3.檔案查詢計(jì)量機(jī)構(gòu)應(yīng)設(shè)置專門的檔案查詢窗口,供用戶及其他利益相關(guān)方查詢計(jì)量檔案。如有需要,應(yīng)依據(jù)相關(guān)規(guī)定向利益相關(guān)方開放計(jì)量檔案。4.檔案保管計(jì)量機(jī)構(gòu)應(yīng)按國(guó)家相關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)范要求,對(duì)計(jì)量檔案進(jìn)行保管,實(shí)行物理和電子兩種方式并存。計(jì)量檔案應(yīng)放置在有鎖的柜子里,防潮、防火、防盜。計(jì)量機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)計(jì)量檔案?jìng)浞菰瓌t,并實(shí)施定期的驗(yàn)證和檢查。5.檔案撤銷對(duì)于已失效、丟失、亂標(biāo)、過(guò)期、備份后的計(jì)量檔案應(yīng)撤銷。對(duì)于取消、申請(qǐng)儀器改名等問(wèn)題,建議將原檔案注銷或調(diào)整存儲(chǔ)位置,并在檔案上進(jìn)行相關(guān)記錄。6.檔案歸檔計(jì)量檔案達(dá)到歸檔條件時(shí),應(yīng)依照要求歸檔,建立收藏品級(jí)別,形成計(jì)量檔案的完整歷史。歸檔的計(jì)量檔案應(yīng)標(biāo)明相關(guān)的存儲(chǔ)位置、檢索方式和歸檔日期,以便利查找和取用。五、計(jì)量檔案管理流程計(jì)量檔案管理流程重要包括檔案建立、檔案管理、檔案查詢、檔案保管、檔案撤銷和檔案歸檔六個(gè)環(huán)節(jié)。實(shí)在流程如下:1.檔案建立:建立計(jì)量檔案,對(duì)每項(xiàng)計(jì)量活動(dòng)建立檔案,將計(jì)量過(guò)程記錄清楚。2.檔案管理:依照要求分類存儲(chǔ)并編號(hào),責(zé)任人對(duì)檔案進(jìn)行定期管理和監(jiān)控。3.檔案查詢:設(shè)置檔案查詢窗口,有利益相關(guān)方的計(jì)量檔案實(shí)行開放政策。4.檔案保管:依據(jù)有關(guān)法律法規(guī)加強(qiáng)計(jì)量檔案保密工作,實(shí)行物理和電子兩種方式進(jìn)行存儲(chǔ)保管。5.檔案撤銷:對(duì)于失效、丟失等情況,應(yīng)適時(shí)進(jìn)行撤銷。6.檔案歸檔:對(duì)于達(dá)到歸檔條件的計(jì)量檔案進(jìn)行歸檔處理,建立收藏品級(jí)別,記錄存儲(chǔ)位置和歸檔日期等信息。六、計(jì)量檔案管理的實(shí)在要求1.統(tǒng)一存儲(chǔ):各類計(jì)量檔案應(yīng)在計(jì)量委員會(huì)統(tǒng)一管理,建立計(jì)量檔案管理系統(tǒng)及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù),并通過(guò)實(shí)施電子檔案管理系統(tǒng),做到檔案信息全面、便捷。2.完全記錄:對(duì)每項(xiàng)計(jì)量活動(dòng)進(jìn)行全過(guò)程記錄,包括計(jì)量目的、方法、技術(shù)、器具、環(huán)境、質(zhì)控、數(shù)據(jù)計(jì)算等相關(guān)信息。3.檔案授權(quán):對(duì)于計(jì)量檔案的使用授權(quán)應(yīng)進(jìn)行制度規(guī)范化,嚴(yán)格掌控誰(shuí)可以看、看什么和什么時(shí)間段看。4.定期審核和更新:對(duì)計(jì)量檔案中的信息應(yīng)適時(shí)審核和更新,確保檔案信息的精準(zhǔn)性和適時(shí)性。5.檔案?jìng)浞荩簩?duì)計(jì)量檔案進(jìn)行備份,并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)驗(yàn)證與檢查。6.安全保密:對(duì)緊要計(jì)量檔案,應(yīng)實(shí)行物理和電子結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)和保管,確保計(jì)量檔案的安全保密。七、結(jié)論本制度對(duì)計(jì)量檔案管理
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