合約審查管理程序文件

名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S3-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第1頁(yè)共6頁(yè)一、目的確保合約簽訂之合理性、安全性與適用性，以確保公司與客戶之權(quán)益。二、范圍本公司對(duì)外銷售之產(chǎn)品適用之。三、定義1.規(guī)格品：本公司色卡上所有顏色的成品。2.非規(guī)格品：本公司色卡上所沒有之顏色的成品。3.打樣：客戶提供供應(yīng)品，打樣員需于化驗(yàn)室調(diào)配出相同顏色之色樣，供客戶確認(rèn)。4.Quotation：報(bào)價(jià)單。流程圖NNNN不異動(dòng)接單/取消查詢/答復(fù)無庫(kù)存Y審核不異動(dòng)接單/取消查詢/答復(fù)無庫(kù)存Y審核A詢價(jià)/答復(fù)訂單來源YY有庫(kù)存B有庫(kù)存BNNNN排期/重排生產(chǎn)制造不變更入庫(kù)/交貨記錄存查Y排期/重排生產(chǎn)制造不變更入庫(kù)/交貨記錄存查YY打樣非規(guī)格品AABB名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第2頁(yè)共6頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程客戶1訂單來源6.1訂單來源6.1.1口頭：如電話、親自拜訪方式下訂單時(shí)。6.1.2非口頭：如傳真、郵寄、電子郵件下訂單時(shí)。營(yíng)業(yè)部2詢價(jià)/答復(fù)6.2詢價(jià)/答復(fù)6.2.1業(yè)務(wù)員接獲客戶以口頭方式詢價(jià)時(shí)，應(yīng)先了解客戶性質(zhì)與要求及訂單內(nèi)容后，調(diào)閱相同性質(zhì)客戶之歷史交易數(shù)據(jù)作比較后，向客戶報(bào)價(jià)，若客戶接受報(bào)價(jià)，則填寫〝報(bào)價(jià)協(xié)議書〞(MS-S4-0301)如附件1，向營(yíng)業(yè)部主管報(bào)備后，先交由業(yè)務(wù)助理建立計(jì)算機(jī)檔案，再由營(yíng)業(yè)所主管存檔備查，若客戶不接受時(shí)，依本作業(yè)內(nèi)容6.2.3之規(guī)定處理。6.2.2業(yè)務(wù)員接獲客戶以非口頭方式詢價(jià)時(shí)或貿(mào)易組主管接獲國(guó)外客戶詢價(jià)時(shí)，應(yīng)先了解客戶性質(zhì)與要求及訂單內(nèi)容后，調(diào)閱相同性質(zhì)客戶之歷史交易數(shù)據(jù)作比較后，填寫〝報(bào)價(jià)協(xié)議書〞(MS-S4-0301)如附件1或〝Quotation〞(MS-S4-0302)如附件2，向營(yíng)業(yè)部主管報(bào)準(zhǔn)簽核后，以傳真或電子郵件方式向客戶報(bào)價(jià)，若客戶接受報(bào)價(jià)，請(qǐng)客戶于買方代表欄簽名后，以傳真或電子郵件方式回傳后，先交由業(yè)務(wù)助理建立計(jì)算機(jī)檔案，再由營(yíng)業(yè)所主管或貿(mào)易組主管存檔備查。6.2.3業(yè)務(wù)員遇以下狀況，無法直接報(bào)價(jià)時(shí)，須先以口頭方式向營(yíng)業(yè)部主管報(bào)備獲準(zhǔn)后，方可答復(fù)客戶，并填寫〝報(bào)價(jià)協(xié)議書〞(MS-S4-0301)如附件1，向營(yíng)業(yè)部主管報(bào)備后，先交由業(yè)務(wù)助理建立計(jì)算機(jī)檔案，再由營(yíng)業(yè)所主管存檔備查。6.2.3.1業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)，客戶無法接受時(shí)。報(bào)價(jià)協(xié)議書(MS-S4-0301)Quotation(MS-S4-0302)名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第3頁(yè)共6頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程6.2.3.2客戶訂單訂購(gòu)量較多。6.2.3.3同業(yè)競(jìng)價(jià)時(shí)。6.2.3.4新產(chǎn)品新規(guī)格。6.2.3.5單一顏色之規(guī)格品，一次訂購(gòu)60公斤時(shí)。營(yíng)業(yè)部3不異動(dòng)6.3不異動(dòng)6.3.1以下狀況出現(xiàn)異常時(shí)，業(yè)務(wù)員需判定價(jià)格與交易條件是否需要異動(dòng)，若不需要，進(jìn)入流程4，進(jìn)行接單，若需要，則進(jìn)入流程2，進(jìn)行本作業(yè)內(nèi)容6.2.3。6.3.1.1市場(chǎng)情形(如同業(yè)競(jìng)價(jià)時(shí))。6.3.1.2客戶付款及信用狀況。6.3.1.3訂單訂購(gòu)量較多時(shí)。營(yíng)業(yè)部4接單/取消6.4接單/取消6.4.1業(yè)務(wù)員或業(yè)務(wù)助理或貿(mào)易組主管接獲訂單時(shí)。6.4.2客戶以各種方式下訂單時(shí)，經(jīng)查詢目前無現(xiàn)品庫(kù)存，預(yù)定之交期又無法滿足客戶要求時(shí)，應(yīng)婉拒該訂單。營(yíng)業(yè)部5查詢/答復(fù)6.5查詢/答復(fù)6.5.1業(yè)務(wù)助理接獲訂單，或業(yè)務(wù)員與貿(mào)易組主管請(qǐng)業(yè)務(wù)助理協(xié)助查詢時(shí)，于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中查詢成品庫(kù)存或開立暫存之客戶訂購(gòu)單，若有庫(kù)存，直接回復(fù)客戶并于暫存之客戶訂購(gòu)單中輸入交貨日期，轉(zhuǎn)成〝送貨單〞(MS-S4-0304)如附件3，進(jìn)入流程12，進(jìn)行交貨，如無庫(kù)存，則不輸入交貨日期并請(qǐng)客戶待排定交期后回復(fù)，進(jìn)入流程6，進(jìn)行審核。送貨單(MS-S4-0304)名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第4頁(yè)共6頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程6.5.2營(yíng)業(yè)部助理確認(rèn)交期后，以電話或傳真方式聯(lián)絡(luò)告知客戶，或通知業(yè)務(wù)員與貿(mào)易組主管，以電話或傳真或電子郵件方式聯(lián)絡(luò)告知客戶。營(yíng)業(yè)部6審核6.6審核6.6.1業(yè)務(wù)助理每天早上打印前一天之〝業(yè)務(wù)(訂貨日)訂購(gòu)一覽表〞(MS-S4-0303)如附件4，分為已交貨與未交貨，呈營(yíng)業(yè)所主管或營(yíng)業(yè)部主管審核。6.6.2營(yíng)業(yè)所主管或營(yíng)業(yè)部主管判定客戶要求之交期或價(jià)格，無法接受者，則進(jìn)入流程4，婉拒該訂單，若可以接受，進(jìn)入流程7，進(jìn)行判定是否為規(guī)格品作業(yè)。業(yè)務(wù)(訂貨日)訂購(gòu)一覽表(MS-S4-0303)營(yíng)業(yè)部7非規(guī)格品6.7非規(guī)格品6.7.1業(yè)務(wù)員或貿(mào)易組主管判定是否為規(guī)格品，若為非規(guī)格品，則要求客戶提供供應(yīng)品，進(jìn)入流程8，進(jìn)行試樣，若為規(guī)格品，則進(jìn)入流程9，進(jìn)行排期生產(chǎn)。營(yíng)業(yè)部廠務(wù)部8打樣6.8打樣6.8.1業(yè)務(wù)員或貿(mào)易組主管依【客戶供應(yīng)品管制程序書】(MS-S2-0701)之相關(guān)規(guī)定要求客戶提供供應(yīng)品。6.8.2打樣員依【配方管理程序書】(MS-P2-0502)之相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行打樣?？蛻艄?yīng)品管制程序書(MS-S2-0701)配方管理程序書(MS-P2-0502)營(yíng)業(yè)部廠務(wù)部客戶9排期/重排6.9排期/重排6.9.1營(yíng)業(yè)部助理每天上午十點(diǎn)與下午三點(diǎn)時(shí)，匯集書面訂單并于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，以未交貨為查詢條件，查詢〝業(yè)務(wù)(訂貨日)訂購(gòu)一覽表〞(MS-S4-業(yè)務(wù)(訂貨日)訂購(gòu)一覽表(MS-S4-0303)名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第5頁(yè)共6頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程0303)如附件4，填寫〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，以傳真或電子郵件方式，將〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，交給技術(shù)組主管排定生產(chǎn)日期并將交期填入〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，以傳真或電子郵件方式回復(fù)給營(yíng)業(yè)部助理，營(yíng)業(yè)部助理分別以電話或傳真方式回復(fù)客戶交期。6.9.2若客戶同意交期，則進(jìn)入流程10，進(jìn)行生產(chǎn)制造作業(yè)，若客戶不滿意交期，營(yíng)業(yè)部助理先與客戶協(xié)商交期后，以電話聯(lián)絡(luò)技術(shù)組主管，協(xié)商重新排定交期，若可依客戶滿意之交期達(dá)成協(xié)議，營(yíng)業(yè)部助理于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中暫存之客戶訂購(gòu)單，輸入交貨日期，并以電話或傳真方式回復(fù)客戶，營(yíng)業(yè)部助理與技術(shù)組主管分別修改各自保管的〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，并分別由營(yíng)業(yè)部與廠務(wù)部主管簽核。6.9.3營(yíng)業(yè)部助理與技術(shù)組主管若無法達(dá)成協(xié)議，必要時(shí)分別由營(yíng)業(yè)部及廠務(wù)部主管與客戶三方進(jìn)行協(xié)商，議定客戶同意之交期后，則進(jìn)入流程10，進(jìn)行生產(chǎn)制造作業(yè)。6.9.4營(yíng)業(yè)部助理如接獲臨時(shí)插單或訂單變更或訂單取消時(shí)，須立即以電話通知技術(shù)組主管修改〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，營(yíng)業(yè)部助理與技術(shù)組主管分別修改各自保管的〝生產(chǎn)計(jì)劃排程表〞(MS-P4-0901)如附件5，并分別由營(yíng)業(yè)部與廠務(wù)部主管簽核，營(yíng)業(yè)部助理需修改計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中相關(guān)暫存之客戶訂購(gòu)單之交期。生產(chǎn)計(jì)劃排程表(MS-P4-0901)名翔恿線股份有限公司合約審查管理程序書文件編號(hào)MS-S2-0301制訂日期：89年11月1日修訂日期：89年12月1日版次：A.1版頁(yè)次第6頁(yè)共6頁(yè)四、權(quán)責(zé)單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程廠務(wù)部10生產(chǎn)制造6.10生產(chǎn)制造6.10.1廠務(wù)部所有相關(guān)人員依【生產(chǎn)計(jì)劃管理程序書】(MS-P2-0901)之相關(guān)規(guī)定辦理。生產(chǎn)計(jì)劃管理程序書(MS-P2-0901)營(yíng)業(yè)部廠務(wù)部客戶11不變更6.11不變更6.11.1客戶若因故通知營(yíng)業(yè)部相關(guān)人員，變更訂單或取消訂單，進(jìn)入流程9，通知廠務(wù)部修定生產(chǎn)計(jì)劃排程，若無，則進(jìn)入流程12，進(jìn)行入庫(kù)或交貨作業(yè)。廠務(wù)部營(yíng)業(yè)部12入庫(kù)/交貨6.12入庫(kù)/交貨6.12.1廠務(wù)部與營(yíng)業(yè)部所有相關(guān)人員依【成品搬運(yùn)、儲(chǔ)存、包裝、保存與交貨管理程序書】(MS-S2-1501)之相關(guān)規(guī)定，辦理入庫(kù)作業(yè)。6.12.2廠務(wù)部與營(yíng)業(yè)部所有相關(guān)人員依【成品搬運(yùn)