藥廠采購管理信息系統(tǒng)分析與設計

管理信息系統(tǒng)課程設計藥廠采購管理信息系統(tǒng)分析與設計可行性分析系統(tǒng)背景此次系統(tǒng)開發(fā)的對象是吉林長春藥廠。21世紀以來，信息科技快速發(fā)展，社會各個領域發(fā)生日新月異的變化，尤其是計算機的應用及普及，已經(jīng)深入到政治、經(jīng)濟、生活的各個領域，使人們從過去繁復的手工勞動中得以解脫。采購管理系統(tǒng)軟件為藥廠管理部門帶來了極大方便，因此，開發(fā)一套完善的采購管理系統(tǒng)顯得尤為必要。要建立長效機制，最科學而行之有效的方法就是導入科學的管理思路，借助先進的信息化管理方法，這樣不僅可以使工作中的問題迎刃而解，更可以提升政府執(zhí)法部門的管理水平，達到事半功倍的結(jié)果。利用信息化使專項行動變成長效機制計算機與互聯(lián)網(wǎng)的普及程度越來越高，絕大多數(shù)的被監(jiān)管單位均有計算機可連接互聯(lián)網(wǎng)。如果利用互聯(lián)網(wǎng)互聯(lián)互通的特點使每個被監(jiān)管單位的臺帳信息通過互聯(lián)網(wǎng)及時傳送到監(jiān)管單位的服務器上，這樣監(jiān)管單位就可以隨時隨地的掌握每家被監(jiān)管單位的藥品采購信息，所有問題藥品也可以在第一時間查出在哪一家單位購進，便于第一時間追根溯源，采取有效行動控制局面。（二）可行性分析1.管理可行性分析本系統(tǒng)安全性和可靠性都極強，相關部門的管理人員可以通過相關密碼設定對采購系統(tǒng)進行管理，所以說在管理上是可行的。隨著藥廠的管理水平不斷提高，該校在管理方面已積累了豐富的管理經(jīng)驗與方法，并建立了成熟的管理制度、齊全的規(guī)章制度，匯集了正確的原始數(shù)據(jù)，使管理工作有了制度支持與信息支持。2.技術(shù)可行性分析在IT行業(yè)中從業(yè)的工作人員一般都要求掌握計算機技術(shù)，具有一定的軟硬件基礎，會使用各種管理軟件，熟悉IT產(chǎn)品。因為，藥廠對員工的素質(zhì)要求比較高，從管理層到下面的銷售人員，都要求具有一定的計算機基礎，所以在新系統(tǒng)投入使用時，只要對員工進行少量的培訓，系統(tǒng)的功能和使用方法就基本上能夠是系統(tǒng)順利運行。3.經(jīng)濟可行性分析本方案由于采用網(wǎng)絡方式，因此投入較多，但此系統(tǒng)建成后，可以實現(xiàn)資源共享。相關信息均可以在網(wǎng)上進行交換，減少了許多相關人員的工資，從經(jīng)濟上來說是可行的。管理系統(tǒng)是一個信息化、智能化和先進管理理念的集合體。而管理是一個動態(tài)過程，在其運行過程中要采取多項措施。所以在管理中獲得經(jīng)濟效益是一個綜合效益，要對它進行直接定量的分析是比較困難的。一般新系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟效益是簡介的，其最主要的表現(xiàn)就是減少了企業(yè)管理費用和人力開支。而其它一些繁瑣的食物都通過新系統(tǒng)來加以分析解決，不僅節(jié)省了大量的時間，還為企業(yè)的各項決策提供了寶貴的資料，為企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟效益。系統(tǒng)分析組織與功能分析1.組織結(jié)構(gòu)分析長春藥廠的組織結(jié)構(gòu)可分為三個主要結(jié)構(gòu)層次，廠長作為最高管理者管理學院四大部門：采購部，生產(chǎn)部，銷售部，財務部，倉庫；其中采購部負責材料采購和統(tǒng)計，生產(chǎn)部負責管理生產(chǎn)與關公管理，銷售部負責銷售與銷售；財務部負責計算成本與管理賬務；該管理系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)具體為以下幾個方面，具體如圖1所示：采購部采購部生產(chǎn)部財務部采購部統(tǒng)計組倉庫生產(chǎn)組管理組銷售部銷售組計劃組成本組會計組統(tǒng)計組管理組廠長圖1藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖

2.功能結(jié)構(gòu)分析首先，系統(tǒng)管理的主要功能為對該系統(tǒng)用戶進行管理，對其登錄密碼、類別、權(quán)限進行設置；其次，采購合同對合同進行統(tǒng)一管理，包含合同有效性審查合同執(zhí)行情況分析合同登記變更三項功能，對合同具有安全保障；再次采購核算與統(tǒng)計對采購有著決定權(quán)，它包含采購收入核算，采購利潤核算，采購統(tǒng)計分析三個方面。該學生信息管理系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)應包含以下幾個方面，具體如圖2所示：采購系統(tǒng)管理采購系統(tǒng)管理采購核算與統(tǒng)計采購合同管理采購核算與統(tǒng)計采購合同管理采購統(tǒng)計分析采購利潤核算采購收入核算合同登記變更合同有效性審查合同執(zhí)行情況分析采購統(tǒng)計分析采購利潤核算采購收入核算合同登記變更合同有效性審查合同執(zhí)行情況分析圖圖2藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖3.組織/功能結(jié)構(gòu)分析功能序號組織聯(lián)系的程度業(yè)務采購部生產(chǎn)部銷售部倉庫財務部功能與業(yè)務1基礎數(shù)據(jù)管理√√√√√2生產(chǎn)計劃管理＠&&&3車間管理＠4采購業(yè)務管理＠&&√&5庫存管理&&＠√&6財務管理&&√√＠說明：“√”表示該項業(yè)務是對應組織的主要業(yè)務（即主持工作的單位）；“&”表示該單位是該項業(yè)務的相關單位（或稱有關單位）；“＠”表示該單位是該項業(yè)務的間接聯(lián)系單位?？崭瘢罕硎驹搯挝慌c對應業(yè)務無關。業(yè)務流程調(diào)查與分析業(yè)務流程分析該藥廠管理主要業(yè)務流程為：采購部進行采購統(tǒng)計，然后進行賬務核算，核算完成后于記賬員進行賬務核對；記賬員盤點賬目核對成功后存入到庫存臺帳，然后報告給統(tǒng)計員，統(tǒng)計員進行貨物盤點，如果需要核對可以再統(tǒng)計員那里進行查詢功能。記賬員記完帳之后就可進行出庫了，填寫完出庫單，然后出庫，消費者就可以通過購買單進行購買。該系統(tǒng)具體的業(yè)務流程及在該業(yè)務流程中表格的分配如下圖圖3、圖4所示：記賬員記賬員采購統(tǒng)計合同臺帳采購部盤點賬目消費者消費者購買單出庫單購買單出庫單統(tǒng)計員統(tǒng)計員庫存臺帳庫存臺帳貨物盤點查詢貨物盤點查詢圖圖3藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖2．表格分配圖銷售人員采購計劃單訂購單銷售人員采購計劃單訂購單應付款處理應付賬款產(chǎn)品入庫產(chǎn)品登記訂購單取貨通知買方買方圖圖4藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖（三）數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)流程分析1.數(shù)據(jù)流程分析該學生信息管理系統(tǒng)主要的使用者為財務人員、招生辦工作人員、教學管理處、實驗室管理人員、系統(tǒng)管理工作人員，具體數(shù)據(jù)流程如下圖5所示：SS1財務部SS3消費者P4P4出庫處理P2采購訂單計劃P3銷售分配處理P1生產(chǎn)統(tǒng)計F1F2采購審核庫存處理D2購買單D1采購數(shù)據(jù)廠長S2采購人員圖5藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖2.數(shù)據(jù)字典（1）數(shù)據(jù)項的定義編號名稱別名類型及寬度取值范圍I1采購產(chǎn)品名稱NAME字符型00009I2采購產(chǎn)品價格PRICE字符型00009I3采購產(chǎn)品產(chǎn)地ADDRESS字符型00009（2）外部實體的定義編號名稱簡述輸入的數(shù)據(jù)流輸出的數(shù)據(jù)流S1采購人員各采購點的采購人員各種信息訂單S2消費者消費者所需商品匯總各種信息消費數(shù)量統(tǒng)計(3)數(shù)據(jù)存儲的定義編號名稱簡述組成關鍵字相關處理F1采購數(shù)據(jù)存儲采購數(shù)據(jù)表產(chǎn)品序號+產(chǎn)品名稱+數(shù)量+日期產(chǎn)品采購數(shù)量P1,P2F2庫存處理核算采購數(shù)量產(chǎn)品序號+產(chǎn)品名稱+數(shù)量+日期采購數(shù)量金額P3,P4（4）數(shù)據(jù)流的定義編號名稱簡述來源去向組成D1采購審批單審核人員審核的采購數(shù)據(jù)審核人員采購人員產(chǎn)品序號+產(chǎn)品名稱+價格+數(shù)量D2購買單消費者購買商品消費者庫存處理產(chǎn)品序號+產(chǎn)品名稱+價格+數(shù)量+日期（5）處理邏輯的定義編號名稱簡述輸入輸出處理處理頻率P1采購審核審核訂單是否合格采購員采購單產(chǎn)品序號+產(chǎn)品名稱+價格+數(shù)量+日期15次/天P2庫存處理審核出庫單是否有誤與是否合格出庫單查詢數(shù)據(jù)審核出庫單，確認后交給審核部15次/天（四）確定新系統(tǒng)的邏輯處理方案1.確定合理的業(yè)務流程新系統(tǒng)結(jié)合了實際的需要，增加了打印系統(tǒng)報表的功能，使新系統(tǒng)更加符合系統(tǒng)應用，方便系統(tǒng)使用者使用報表的信息。具體流程入下圖圖6所示：記賬員記賬員采購統(tǒng)計合同臺帳采購部盤點賬目消費者消費者購買單出庫單購買單出庫單統(tǒng)計員統(tǒng)計員打印庫存臺帳打印庫存臺帳貨物盤點查詢貨物盤點查詢圖圖6藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖2.確定合理的數(shù)據(jù)流程根據(jù)新系統(tǒng)的業(yè)務流程，其新的業(yè)務數(shù)據(jù)處理流程圖如下圖圖7所示：添加的數(shù)據(jù)處理邏輯的定義為：處理邏輯編號：P2處理邏輯名稱：打印報表輸入的數(shù)據(jù)流：采購信息處理：根據(jù)總的采購信息，進行信息報表打印。輸出的數(shù)據(jù)流：信息報表處理頻率：10次/日SS1財務部P4P4出庫處理P2采購訂單計劃P3銷售分配處理P1生產(chǎn)統(tǒng)計F1F2采購審核庫存處理D2購買單D1采購數(shù)據(jù)廠長S2采購人員圖7藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖S3消費者P2打印系統(tǒng)設計（一）系統(tǒng)總體功能結(jié)構(gòu)設計該管理系統(tǒng)的總體功能結(jié)構(gòu)可分為訂貨管理、到貨管理、查詢管理、三個具體功能模塊圖圖8藥廠信息管理系統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)圖（二）代碼設計產(chǎn)品代碼：代碼共九位，前三位為所需采購產(chǎn)品的分類，第四位到第五位為采購產(chǎn)品的名稱，第六位到九為產(chǎn)品的產(chǎn)地。例：XXXXXXXXX產(chǎn)品產(chǎn)地產(chǎn)品名稱產(chǎn)品的分類（三）輸入輸出設計輸入設計下圖為該系統(tǒng)的管理界面，采購管理員可以通過此界面登陸到系統(tǒng)，以便進行各種采購信息的查詢。圖圖9藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸入圖下圖為管理員登陸后界面，采購管理員可以在此界面選擇自己所需要的功能，包括采購信息查詢和入庫查詢。圖圖10藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸入圖下圖為采購記錄查詢，采購管理員可以在此界面查詢到采購信息，采購管理員根據(jù)條件輸入想查詢的信息便可以方便的查詢到采購記錄。實現(xiàn)對采購的系統(tǒng)管理，提高工作效益，并對采購的信息進行合理的分析，是采購審核人員能夠及時準確的制定相關的采購數(shù)量。采購采購記錄查詢根據(jù)名稱根據(jù)種類查詢根據(jù)產(chǎn)地注釋退出圖圖11藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸入圖下圖為入庫記錄查詢，采購管理員可以在此界面查詢到入庫信息，采購管理員根據(jù)條件輸入想查詢的信息便可以方便的查詢到采購記錄入庫入庫記錄查詢根據(jù)名稱根據(jù)種類查詢根據(jù)產(chǎn)地注釋退出圖圖12藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸入圖2．輸出設計輸出是系統(tǒng)產(chǎn)生的結(jié)果或提供的信息，是系統(tǒng)開發(fā)的目的與評價系統(tǒng)開發(fā)成功與否的標準，并結(jié)合系統(tǒng)輸出設計的標準與原則，方便快捷地查詢采購信息。 圖圖13藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸出圖上圖可以快速方便的查詢到各種采購信息。圖圖14藥廠信息采購管理系統(tǒng)輸出圖上圖可以方便的看到入庫的時間，以便管理。3．菜單系統(tǒng)設計（四）處理流程設計信息系統(tǒng)的處理流程圖是系統(tǒng)流程圖的展開和具體化，內(nèi)容更為詳細，從圖中可清晰地看出系統(tǒng)的采購編號，采購信息等具體內(nèi)容。圖15圖15藥廠信息采購管理系統(tǒng)IPO圖系統(tǒng)：某藥廠采購管理系統(tǒng)模塊：查詢采購信息設計人：*日期：200上層調(diào)用模塊:處理模塊可調(diào)用的下層模塊:無輸入:采購編號輸出:采購具體信息處理:開始采購編號具體采購信息結(jié)束NY局部注釋項注釋在上圖采購管理模塊IPO圖中，可調(diào)用上層層模塊為處理模塊，輸入采購編號的信息，具有的功能為確定是否采購，輸出的信