公文寫作基本知識

-.z公文寫作根本知識〔陳學軍〕發(fā)布者：系統(tǒng)管理員

發(fā)布時間:2009-10-1419:05

一、公文根本知識〔一〕公文的分類1、不同材料有不同文種。●公文從內容性質及其作用看，大致可分為三類：①專用公文。如外交部門的照會、護照等；司法部門的起訴書、筆錄、開庭通知書、判決書、調解書等；經濟部門的經濟合同、商品廣告等。②技術公文。如說明書、圖紙、圖表等。③通用公文。?中國共產黨機關公文處理條例?則列出了14種，即：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規(guī)定、函和會議紀要。●公文按行文方向分，也大致分作三類：①下行文。如命令、決定、通知、批復。②平行文。如函。③上行文。如報告、請示。2、一個材料只能用一個文種。公文最講究的是“對號入座〞。如平級機關、不相隸屬的機關溝通情況、商洽工作，應該用“函〞，有的為了表示尊敬而用請示是錯誤的。3、幾種常見文種?！?〕通知。通知是最常用文種之一。①通知的特點。通知*圍廣；發(fā)布方式靈活。②通報與通知的區(qū)別?！駜热?圍不同。通知可以發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，批轉和轉發(fā)公文，告知需辦理和周知的事項；通報只是表揚先進，批評錯誤，傳達交流重要情況。●表現方法不同。通知的寫作主要是直敘式，語言平實；通報的表現方法則常常兼用表達、說明和議論，有較強的感情色彩?！?〕請示。請示是機關單位經常使用的一種請求性上行文。①請示的寫法?！駱祟}要注意不要將“請示〞寫成“報告〞或是“請示報告〞；原由中不要重復出現“申請〞、“請求〞之類的詞語?！裾陌ㄕ埵驹?、請示事項、請示要求三個局部?！窠Y尾一般有如下寫法：“以上請示，請批復〞，“以上意見當否，請指示〞，“以上請示，請審批〞等等。這是請示中必不可少的一項內容，不能遺漏，更不能模糊其辭。②請示的寫作要求。●一文一事。●單頭請示?！癫坏迷郊壵埵尽！癫坏猛瑫r發(fā)下級機關。③請示與報告的區(qū)別。報告是向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關詢問的公文。它是一種經常使用的上行文?！裥形膬热萦袩o請求性。●行文目的有無求復性?！裾埱笫马検欠駟我恍??！?〕函。是指不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項的公文。函也叫信函，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機關權限決定的法定效力。①函的特點。●適用*圍廣泛。可用于相互商洽工作，詢問答復問題，又可用于向主管部門請求批準事項，也可用于答復審批事項?！裥形亩嘞蛐?，既可平行，又可以上行、下行，但其根本性質，應看作平行文?！穸绦【?，簡便靈活。一般的函是很短小的，內容單一，語言簡潔，簡單明了，有的便函只有三言兩語。②函的寫作要求?！裼械暮梢詻]有標題，有的函可以不打印，不編號，不蓋印，這種函叫便函。因為聯系的事情比擬簡單，三言兩語便可以說清楚?！駥懞脑蓵r，指發(fā)出本函的原因，一般簡明扼要。如復函的原由一般寫：“你單位****年**月**日關于****的來函收悉。〞●寫函的結語時，指函的結尾。一般使用公文術語，如“特此函告〞，“特此函達〞，“請復〞，“特此函復〞，“此復〞，等等。〔二〕公文的格式公文具有規(guī)*的格式是其一大特點。?國家機關公文處理方法?對公文格式作出明確規(guī)定：“公文一般由秘密等級和**期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人//標題、主送機關、正文、說明、成文日期、印章//附注、、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等局部組成。〞這18個局部分屬在文頭、主文、文尾三大塊里。①發(fā)文機關標識。由發(fā)文機關稱謂加“文件〞二字組成。如“中共中央文件〞。它處于文頭局部的中心位置，多用紅色宋體大號字印刷。發(fā)文機關標識中發(fā)文機關的稱謂，一般應用全稱。如是特指且不易混淆，則可用簡稱，如“中國共產黨**市委員會〞可簡稱為“中共**市委〞。如是聯合行文，則聯合發(fā)文機關并排，主辦機關排列在前。不同類型的文件，必須由相應的發(fā)文機關發(fā)文，不能搞錯。②發(fā)文字號。簡稱文號，是指*一公文在發(fā)文機關一個年度內發(fā)文總號中的實際順序號。由發(fā)文機關代定、年份、序號三局部組成。如“中發(fā)[2009]30號〞，表示中共中央在2009年度內發(fā)的第30號文。機關代字的字數一般不超過3個；發(fā)文機關的年份要用阿拉伯數字完整書寫，不要把“2009〞簡化成“09〞；年份要用方括號括住，不要用半圓括號。聯合發(fā)文的發(fā)文字號，只標明主辦機關的發(fā)文字號則可。③公文成文日期。是指公文生效的法定時間，一律用漢字小寫數字寫全稱，如“二OO九年十月九日〞，不能與阿拉伯數字交織使用。一般以實際發(fā)出的日期為準，具體說本單位單獨制發(fā)的公文，以本單位領導人簽發(fā)的日期為準；聯合行文的，以最后一個機關負責人的簽發(fā)日期為準。④印章。指壓蓋于署時之上的機關公章。它是機關最權威的代表形式，是公文效力的最權威的憑證。聯合上報的非法規(guī)性文件，由主辦機關加蓋印章。聯合下發(fā)的公文，聯合發(fā)文的機關都應當加蓋印章。印章必須蓋得端正、清晰。其位置上沿不壓正文，下沿要騎年蓋月。⑤主題詞。是經過規(guī)*處理的用來標引公文主題內容的詞語。主要作用在于方便電腦儲存幫檢索文件。其位置在抄送機關上方。一份文件的主題詞一般不超過5個。注意使用主題詞表。二、公文寫作根本要求〔一〕思路要清晰。1、針對性。公文寫作與應試作文、文學創(chuàng)作不同。要把寫作要求搞明確；把領導意圖搞清楚；把具體情況搞明白。2、邏輯性。要清晰、簡單、易懂。3、鮮明性。要有觀點、有深度。要善于思考，學會借鑒，注重修改?！叭远抹?。“三言〞：言之有物、言之成理〔60分〕，言人之所未言〔80分〕；“二拍〞：領導拍案驚起、看后拍案叫絕〔100分〕?！捕澄淖忠蓛簟?、要流暢。無病句、少長句；要規(guī)*、順口。2、要簡潔。不能過于拉雜，拖泥帶水。特別是舉例三五句話就行。字，書寫要規(guī)*。不用錯字、別字、異體字，包括不用胡亂簡化的字。詞，不要生造詞頭，注意正確運用現代高科技新術語；用書面語，少用口語；用現代漢語，除通用的個別文言句式外，一般不用文言句式。即使運用文言詞語，也要注意不得生吞活剝，要適當、活用、自然、流暢，不要文白夾雜，成心簡古。句，遣詞造句也要規(guī)*，重視“約定俗成〞的習慣，少用世俗俚語，不用網絡新語〔火星文〕。點，標點符號也要使用正確。3、要有起伏。善于運用各種句式，不能過于平淡、干巴巴的。注重起承轉合?！扒Ч耪路ǎ怀銎鸪修D合之外；雖千變萬化，其宗不變〞。4、要準確無誤。一是準確；二是正確。校對是關鍵，校對是根本功，是寫作能力的表達。細節(jié)決定成敗。①先通讀，看有沒有重復的、錯誤的、標點、數字不準確的等等，這個過程要多看幾遍〔特別是**、職稱職務、級別等〕。如有的只引文號，不引標題，或標題文號倒引；層次序數混亂；計量單位習慣于用“斤〞，而不用“公斤〞；數字應用前后不一，或該用阿拉伯數碼的卻用漢字。②再看構造，塊數差不差，有沒有順序顛倒的、缺塊的；③然后檢查標題、日期、作者有沒有錯誤；④最后在成稿印刷后，出手前再看看有沒有漏頁、錯頁、空白頁的。⑤交稿后，要有備份稿，以防意外。〔三〕文風要清新。2007年12月31日，國務院辦公廳下發(fā)?關于國務院辦公廳精簡會議文件，改良會風文風的意見?，要求從上到下精簡會議和文件，精簡會議文件、改良會風文風。1、關于精簡會議、改良會風。一是控制會議規(guī)格。從嚴控制以國務院名義召開會議，能由部門召開的會議，不以國務院名義召開。二是控制會議數量。已經發(fā)文部署的工作，原則上不再以國務院名義召開會議進展部署。全國性工作會議每部門每年不超過1次。三是控制會議規(guī)模。國務院召開的會議，只安排與會議內容密切相關的部門參加，會議代表最多不超過260人。四是控制會期。國務院召開的會議一般不超過1天半，部門召開的會議一般不超過2天；電視會議一般不超過2小時，各類專題會議一般不超過半天。五是改良會議形式。提倡召開電視會議和網絡視頻會議；不涉密的會議特別是直接開到基層的電視會議。六是簡化會議程序。盡量少安排大會發(fā)言，確需安排的，原則上每次全體會議不超過5個，每個發(fā)言時間不超過8分鐘。一般不在國務院召開的會議上安排部門的表彰、頒獎等活動。七是提高會議效率。會議安排的匯報，匯報時間原則上不超過15分鐘；其他與會人員發(fā)言一般每位不超過5分鐘。八是降低會議本錢。2、關于精簡文件、改良文風一是控制文件規(guī)格。能以國務院辦公廳名義印發(fā)的，不以國務院名義印發(fā)；能以函的形式印發(fā)的，不以文件形式印發(fā)；能以“白頭〞文件印發(fā)的，不印發(fā)紅頭文件；屬于部門職責*圍的，原則上由部門發(fā)文。二是減少文件數量。凡能通過、、政府專網解決問題的不印發(fā)文件。要控制文件發(fā)送*圍，減少發(fā)文份數。國務院領導同志的講話，不宜公開發(fā)布的，以?內部情況通報?形式印發(fā)；可公開發(fā)布的，應在中國政府網及時發(fā)布，并即由新華社公開報道；已在中國政府網發(fā)布的，一般不再印發(fā)?內部情況通報?。凡已及時公開發(fā)布的文件，各地區(qū)、各部門不得層層發(fā)文轉發(fā)。三是壓縮文件篇幅。國務院印發(fā)的普發(fā)類文件一般不超過5000字，國務院辦公廳印發(fā)的普發(fā)類文件一般不超過4000字。起草國務院領導同志在全國性工作會議上的講話稿，一般不超過8000字；在其他會議上的講話稿，一般不超過5000字。領導同志講話印發(fā)?內部情況通報?時應視情做必要的精簡，原則上不超過5000字。四是提高文件質量。起草文件和講話稿要注重針對性、指導性和可操作性，突出主題，不搞“穿靴戴帽〞，盡量減少關于重要性或意義的一般性論述。五是精簡簡報。國務院召開的會議一般不出簡報、快報。國務院辦公廳各司局一般不再增加新的簡報種類；簡報一般不超過1500字，調研報告一般不超過4000字。六