檔案管理工作現(xiàn)代化的新方向

檔案管理工作現(xiàn)代化的新方向檔案管理工作現(xiàn)代化的新方向

0引言

檔案管理是記錄以及存儲(chǔ)各類(lèi)技術(shù)信息與生產(chǎn)知識(shí)的重要伎倆。隨著社會(huì)的不斷開(kāi)展，以及實(shí)現(xiàn)了信息化，越《碓蕉嗟母嚦萍際侄偽揮米《a>檔案的管理工作《推動(dòng)了檔案管理行業(yè)的飛速開(kāi)展。這些先進(jìn)的方式辦法對(duì)檔案管理工作起到了很大的影響，不斷推動(dòng)著檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)步，并同時(shí)，在這個(gè)過(guò)程當(dāng)中的檔案管理工作開(kāi)展還出現(xiàn)了許多新的方向，重點(diǎn)的幾個(gè)方面如下文所示。

1無(wú)紙?zhí)摂M化開(kāi)展方向

隨著社會(huì)的進(jìn)步，信息技術(shù)的不斷開(kāi)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域之中。就檔案管理這個(gè)行業(yè)來(lái)說(shuō)，引入先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，辦公方式實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，以往使用多年的紙質(zhì)管理檔案的辦法已經(jīng)跟不上時(shí)代的開(kāi)展，需要被摒棄。雖然檔案管理中一些最原始的記錄方式已經(jīng)傳承了好幾千年，但是對(duì)于如今的時(shí)代來(lái)說(shuō)，已經(jīng)合乎不了人們的需求，計(jì)算機(jī)技術(shù)的開(kāi)展，僅僅經(jīng)過(guò)了數(shù)十年的時(shí)間就替代了舊有檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)了辦公的無(wú)紙化，并從基本上改變了檔案管理工作的模式。檔案管理這項(xiàng)工作具有很重要的作用，可以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，前提根底是檔案館的藏量應(yīng)該足夠多，與此同時(shí)，采用虛擬化的管理模式就是根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)全球范圍內(nèi)的檔案資源的共享，從而對(duì)檔案的信息資源進(jìn)行豐盛。假設(shè)是把整個(gè)人類(lèi)所有的檔案全部在互聯(lián)網(wǎng)中輸入，則可以發(fā)現(xiàn)，此時(shí)的資源儲(chǔ)存量快要接近于無(wú)限大，不論你身在何地，都可以在第一時(shí)間內(nèi)獲取到想要了解的資源信息，從而將傳統(tǒng)檔案管理中所出現(xiàn)的基本性問(wèn)題進(jìn)行了解決。資金投入少、可存儲(chǔ)容量大、資源占用的面積較小，同時(shí)管理工作也會(huì)更方便，用戶對(duì)資源的查找工作將會(huì)變得很方便、快捷。因此可知，檔案管理工作未來(lái)的開(kāi)展方向應(yīng)該朝著上文所提到的趨勢(shì)進(jìn)行。

2微縮數(shù)字化開(kāi)展方向

通過(guò)將微縮攝影與數(shù)碼影像等技術(shù)伎倆應(yīng)用在檔案管理工作中，可以更直接的推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展越來(lái)越數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化從本質(zhì)層面來(lái)看就是利用一些現(xiàn)代化伎倆，對(duì)所有的檔案館的信息資源進(jìn)行處理，將其直接轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案信息，在完成微縮數(shù)字化的處理之后，便能夠利用計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)實(shí)現(xiàn)智能化的搜索，并且具有極高的搜索效率，這樣覆蓋的范圍會(huì)更寬。數(shù)碼縮微技術(shù)運(yùn)用的好處為：面對(duì)舊有的文件資源的數(shù)量極多，難以處理的特點(diǎn)，將其進(jìn)行占用面積的縮小直到它們成為不能再小的微縮品，接著將其轉(zhuǎn)化成電子文件，而數(shù)碼影像技術(shù)那么是指處理影像時(shí)，使用光磁轉(zhuǎn)換以及數(shù)碼相機(jī)可以實(shí)現(xiàn)高清晰度的特點(diǎn)，上述的所有技術(shù)伎倆共同的特點(diǎn)就是利用計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)電子化文件資源進(jìn)行存儲(chǔ)、甄別和管理，通過(guò)對(duì)一定數(shù)量的電子文件資源進(jìn)行積累就能產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。由此將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件過(guò)多時(shí)會(huì)形成實(shí)體空間的極大占用問(wèn)題進(jìn)行了有效的改善。應(yīng)用數(shù)碼影像技術(shù)和縮微攝影技術(shù)可以對(duì)影像信息進(jìn)行精確的拷貝以及較長(zhǎng)時(shí)間的存儲(chǔ)，這樣的方式還可以更好的實(shí)現(xiàn)人們使用計(jì)算機(jī)對(duì)這些信息進(jìn)行查找與使用。隨著上述技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理的工作開(kāi)展朝著數(shù)字化方向的腳步逐漸加快，有相當(dāng)大的增長(zhǎng)空間。電子文件資源具有較為顯著的可塑性和高效性，這種優(yōu)勢(shì)特性是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件沒(méi)有方法相比較的。傳統(tǒng)文件收發(fā)的相關(guān)流程也被電子文件所改變。借助于先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)有形的信息資源進(jìn)行登記并存儲(chǔ)時(shí)，不需要重復(fù)的進(jìn)行，只需要輸入一次就可以不限次數(shù)、形式的進(jìn)行輸出，方便了用戶的使用，便捷性的特點(diǎn)顯而易見(jiàn)，促進(jìn)了檔案管理的開(kāi)展的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3信息網(wǎng)絡(luò)化開(kāi)展方向

目前，我國(guó)的開(kāi)展特點(diǎn)為高信息化，不斷開(kāi)展并應(yīng)用的一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)伎倆已經(jīng)深深的融入了人們的工作、生活以及學(xué)習(xí)之中，同樣的還能夠幫忙檔案管理工作開(kāi)展更好、更快、更方便，為其奠定了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)根底。

目前，不論是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位或者是民營(yíng)企業(yè)之中都形成了完善的局域網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為了愛(ài)護(hù)公司機(jī)密，一些單位加強(qiáng)了管理，直接規(guī)定本單位的網(wǎng)絡(luò)是不能接入至互聯(lián)網(wǎng)中去的，有些單位那么直接與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行了物理隔離。然而，技術(shù)是不斷的更新的，示例密碼技術(shù)、語(yǔ)音辨認(rèn)以及指紋辨認(rèn)的廣泛應(yīng)用，將文件資料信息的平安性得到了極大的增強(qiáng)。對(duì)于文件信息真假的區(qū)分，也因?yàn)橛糜诤炇痣娮游募募夹g(shù)被各單位大量的應(yīng)用，而建立了十分好的口碑根底。簽署電子類(lèi)型的文件時(shí)，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，方式更為特殊，具有很鮮明的“印記〞特征，能夠很容易的對(duì)簽署人的身份進(jìn)行認(rèn)證，有效預(yù)防了文件被不法人員盜竊、修改等。文件接收者還可以根據(jù)“印記〞進(jìn)行簽署人的判別，避免捏造簽名，保證了文件內(nèi)容的真實(shí)性。網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奶攸c(diǎn)為本錢(qián)低、真實(shí)準(zhǔn)確、范圍廣、傳輸效率高等，同時(shí)隨著網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷開(kāi)展和電子文件工作的不斷完善，人們將不同類(lèi)別的信息資源進(jìn)行了更快捷的分享以及存儲(chǔ)，提高了檔案資源的利用程度。

4多元智能化開(kāi)展

時(shí)代進(jìn)步的進(jìn)程中，許多新技術(shù)不斷的涌現(xiàn)，檔案資源的載體呈現(xiàn)出了多元化開(kāi)展的趨勢(shì)特征。相較于傳統(tǒng)的檔案資源中的紙質(zhì)以及圖片的形式，存儲(chǔ)方式已經(jīng)演變出了磁盤(pán)、光盤(pán)等各種存儲(chǔ)方式，同時(shí)資源種類(lèi)也不僅僅限制為圖片與文字，視頻、音頻也可以被列入存儲(chǔ)的資源中，同時(shí)也將用以存儲(chǔ)檔案的方式辦法進(jìn)行了補(bǔ)充。檔案載體方式演變的多樣化還可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案館藏資源的種類(lèi)更加多元化，使館藏的數(shù)量越來(lái)越多，以往的獲取信息資源的方式只是簡(jiǎn)單的進(jìn)行紙質(zhì)的查閱，對(duì)其管理也有很多缺點(diǎn)，因此對(duì)于新時(shí)代的開(kāi)展需要來(lái)說(shuō)，已經(jīng)無(wú)法再適應(yīng)人們的需求，因此，用于管理檔案的相關(guān)設(shè)備應(yīng)該不斷的進(jìn)行更新，緊跟社會(huì)的開(kāi)展。在先進(jìn)的一些計(jì)算機(jī)技術(shù)中，示例最為高端的語(yǔ)音辨認(rèn)技術(shù)，它的開(kāi)發(fā)以及廣泛應(yīng)用可以推動(dòng)檔案管理工作朝著智能化的方向來(lái)開(kāi)展，在未來(lái)還可以構(gòu)想，管理檔案時(shí)，通過(guò)使用人工智能技術(shù)，可以記錄各個(gè)用戶的索引習(xí)慣，并對(duì)資源進(jìn)行分析與處理，從而為用戶提供更為方便、合理、快捷的效勞，輔助以大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作開(kāi)展的跨越式，為有相關(guān)需求用戶提供更優(yōu)質(zhì)的效勞，保證參考信息的準(zhǔn)確性，促進(jìn)管理檔案伎倆的智能化。

5社會(huì)市場(chǎng)化開(kāi)展方向

隨著檔案管理工作方式的不斷改良，管理檔案的工作將進(jìn)一步與新時(shí)代的開(kāi)展接軌，有