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文檔簡(jiǎn)介
行政秘書(shū)學(xué)
第九講接待工作
第一節(jié)日常接待
第二節(jié)宴請(qǐng)接待1.以相應(yīng)規(guī)格接待國(guó)內(nèi)外來(lái)訪的賓客
2.安排主賓間的洽談、簽約、工作交流等具體事宜3.組織來(lái)賓的參觀、考察、拜訪等活動(dòng)
4.為來(lái)賓其他的合理要求提供服務(wù)等
日常接待接待內(nèi)容1、按來(lái)訪對(duì)象的國(guó)別分類①內(nèi)賓接待②外賓接待2、按來(lái)訪對(duì)象的組織關(guān)系分類①上級(jí)來(lái)訪接待②平級(jí)來(lái)訪接待③下級(jí)來(lái)訪接待④群眾來(lái)訪接待3、按來(lái)訪者有無(wú)預(yù)約分類①預(yù)約來(lái)訪者接待②未預(yù)約來(lái)訪者接待
日常接待接待類型某公司的小萌是一個(gè)新員工,與同事小石一起在前臺(tái)負(fù)責(zé)接待來(lái)訪的客人和轉(zhuǎn)接電話。一天,有一位與人力資源部何部長(zhǎng)預(yù)約好的客人提前20分鐘到達(dá)。小萌馬上通知人力資源部,部長(zhǎng)說(shuō)正在接待一位重要的客人,請(qǐng)對(duì)方稍等。小萌轉(zhuǎn)告客人說(shuō):“何部長(zhǎng)正在接待一位重要的客人,請(qǐng)您等一下。請(qǐng)坐?!闭f(shuō)著電話鈴又響了,小萌匆匆用手指了一下椅子,趕快接電話。客人面有不悅。小石趕快為客人送上一杯水,與客人閑聊了幾句,以緩解客人的情緒。請(qǐng)問(wèn)小萌有什么不妥的地方?日常接待1.心理準(zhǔn)備2.物質(zhì)準(zhǔn)備①環(huán)境準(zhǔn)備②辦公用品的準(zhǔn)備3.業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備4.了解來(lái)賓的基本情況。5.確定接待規(guī)格
日常接待接待前準(zhǔn)備工作6.制定接待工作計(jì)劃1)主要陪同人員;
2)主要工作人員;
3)住宿地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、房間數(shù)量;
4)用餐時(shí)間、地點(diǎn)、標(biāo)準(zhǔn)、人數(shù);
5)會(huì)見(jiàn)、會(huì)談時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員日常接待接待前準(zhǔn)備工作日常接待形成的文件:
1.人員安排表2.日程安排表
3.接待經(jīng)費(fèi)列支:1)工作經(jīng)費(fèi)
2)住宿費(fèi)
3)餐飲費(fèi)
4)勞務(wù)費(fèi)
5)交通費(fèi)
6)參觀、游覽、娛樂(lè)費(fèi)用
7)紀(jì)念品費(fèi)
8)宣傳、公關(guān)費(fèi)用
9)其他費(fèi)用接待前準(zhǔn)備工作日常接待工作流程布置接待環(huán)境迎候來(lái)訪者了解來(lái)訪意圖向領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)來(lái)訪情況引導(dǎo)客人介紹主賓雙方處理臨時(shí)失約必要時(shí)幫助上司中斷來(lái)訪做好來(lái)訪記錄送客日常接待團(tuán)體接待程序接受任務(wù)了解來(lái)賓確定接待規(guī)格制訂計(jì)劃準(zhǔn)備工作會(huì)見(jiàn)、會(huì)談?dòng)觼?lái)賓宴請(qǐng)娛樂(lè)送客接待小結(jié)參觀游覽日常接待宴請(qǐng):盛情約請(qǐng)貴賓宴飲的聚會(huì)宴請(qǐng)的目的:主要在于應(yīng)酬答謝,祝賀共勉、增進(jìn)友誼,協(xié)調(diào)溝通,聯(lián)絡(luò)感情,結(jié)交朋友以及討論共同感興趣的問(wèn)題等國(guó)際上通用的宴請(qǐng)形式:宴會(huì)、招待會(huì)、茶會(huì)、工作進(jìn)餐等
宴請(qǐng)的含義宴請(qǐng)接待宴會(huì):指比較正式,隆重的設(shè)宴招待,一般為正餐。主賓在一起入坐進(jìn)食,由招待員順序上菜。宴請(qǐng)的形式與規(guī)格1宴請(qǐng)接待宴會(huì)的四種形式宴會(huì)正式宴會(huì)便宴家宴國(guó)宴宴請(qǐng)接待招待會(huì):不備正餐,較為靈活的宴請(qǐng)形式,備有食品、煙、飲料,不排席位,可以自由活動(dòng)招待會(huì)的兩種形式招待會(huì)冷餐會(huì)酒會(huì)宴請(qǐng)的形式與規(guī)格2宴請(qǐng)接待茶會(huì):一般在早、午茶時(shí)間(上午10時(shí)下午4時(shí)左右),請(qǐng)客人品茶為主。茶會(huì)通常設(shè)在客廳,設(shè)茶幾、座椅、不排席位,如有貴賓參加,可將其和主人安排坐在一起,其他人隨意而坐。工作進(jìn)餐:現(xiàn)代國(guó)際交流中經(jīng)常采用的一種非正式宴請(qǐng)形式。這類進(jìn)餐只請(qǐng)與工作直接相關(guān)的人參加,不請(qǐng)配偶。34宴請(qǐng)的形式與規(guī)格宴請(qǐng)接待確定宴請(qǐng)的對(duì)象、范圍和規(guī)格確定宴請(qǐng)的時(shí)間確定宴請(qǐng)的地點(diǎn)印制分發(fā)請(qǐng)柬布置宴會(huì)廳確定菜譜安排席次和座次宴請(qǐng)的籌劃與組織宴請(qǐng)接待安排菜譜的原則排菜原則主隨客好搭配合理營(yíng)養(yǎng)平衡量力而行宴請(qǐng)接待席次:以主人的桌為基準(zhǔn),右高左低,近高遠(yuǎn)低座次:以主人(女主人)為中心,近高遠(yuǎn)低,右上左下。宴請(qǐng)接待宴請(qǐng)的籌劃與組織主人125643第二主人常見(jiàn)的宴請(qǐng)座次安排主人1234567較大型宴請(qǐng)的兩種席次安排12456397812456397810111213宴請(qǐng)接待迎客——入席——致辭、敬酒——交談——散席
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