某公司行政人事部工作手冊

重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--2作業(yè)規(guī)范行政人事部主要職職能版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁1.針對公司的經(jīng)營管管理目標和發(fā)發(fā)展規(guī)劃，提提出合理的機機構設置和職職位配置方案案，制定人力力資源開發(fā)和和管理計劃。2.負責實施員工的招招聘、培訓、轉轉正、考核和和人員調(diào)配等等工作，并建建立人事檔案案。3.健全公司內(nèi)部管理理規(guī)章制度和和崗位職責，制制定工作標準準和職業(yè)道德德規(guī)范，監(jiān)督督檢查實際執(zhí)執(zhí)行情況。4.對員工、業(yè)主、住住戶以及相關關方意識與技技能的培訓進進行有效策劃劃、實施和管管理。5.跟蹤公司的質(zhì)量方方針和目標適適時實施人力力資源管理。（含含建立公司人人才資源檔案案）。6.以公司名義向內(nèi)向向外發(fā)送的文文件的起草和和文印。7.安排各種會議，編編寫會議紀要要、決議、領領導講話等材材料。負責處處理日常行政政事務，協(xié)調(diào)調(diào)各部門的關關系，督促、檢檢查各項決策策、決議的實實施，反饋有有關信息。8.外部文件資料（含含開發(fā)商移交交的技術檔案案資料）的完完整收集和保保存及檔案管管理。9.公共關系事務的處處理。10.法律事務的的處理。11.本部日常管管理工作臺，以以及電腦、局局域網(wǎng)、清潔潔衛(wèi)生的管理理。12.公司各部門門對公司的相相關合同進行行評審。13.有關部門按按程序進行供供主評定，負負責在合格供供方名單規(guī)定定的單位中采采購物資/服務（含重重要設備的關關鍵備品配件件）。14.公司車輛、后后勤、保密、安安全等方面的的管理，保證證公司日常經(jīng)經(jīng)營活動的需需要。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--3作業(yè)規(guī)范行政人事部質(zhì)量目目標版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁根據(jù)公司20033年質(zhì)量目標標，結合本部部門實際工作作制訂2003年行政人事事部質(zhì)量目標標：1.公司各項行政管理理工作實現(xiàn)PDCA循環(huán)率100%2.員工培訓覆蓋率//合格率100%3.業(yè)主/租客培訓覆蓋率//培訓合格率≥80%4.內(nèi)外文件起草合格格率≥90%5.內(nèi)外部文件資料收收集完整率及及保存完好率率≥95%6.公司本部清潔衛(wèi)生生日檢查合格格率100%7.公司公共/法律關關系事務處理理及時率/滿意率≥90%8.完成公司領導交辦辦事務的成功功率/及時率100%9.合同評審率1000%10.內(nèi)外關系信信息傳遞準確確率/及時率100%重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--4作業(yè)規(guī)范行政人事部工作職職責版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.負責公司總部來電電、來訪、來來信等日常行行政接待工作作。2.負責草擬公司行政政公文（如通通知、請示、決決議等）和各各類文件的打打印工作。3.負責公司行政文件件的收集、發(fā)發(fā)放、傳閱、呈呈批、催辦、保保存、注銷及及文件檔案資資料的立卷歸歸檔工作。4.負責公司各類書籍籍報刊的購置置、分類、保保管、借閱、管管理工作。5.負責公司行政印鑒鑒及各服務中中心印章管理理工作。6.負責公司總部各部部門及各服務務中心的協(xié)調(diào)調(diào)工作，落實實上傳下達任任務。7.負責公司與萬怡公公司及其下屬屬各分公司、樓樓盤項目部，行行政人事主管管部門及其它它相關業(yè)務單單位的溝通、聯(lián)聯(lián)絡、協(xié)調(diào)工工作。8.負責辦理公司各種種業(yè)務招待活活動。9.負責公司車輛的調(diào)調(diào)度使用和維維修工作。10.負責公司各各部門/各服務中心心所有物資的的庫存、調(diào)度度及分配工作作。11.負責公司各各部門/各服務中心心固定資產(chǎn)的的建賬、登記記、領用等管管理工作。12.負責公司行行政人事部布布局規(guī)劃及辦辦公環(huán)境、辦辦公秩序的管管理與維護工工作。13.負責公司內(nèi)內(nèi)部文體娛樂樂活動和其它它各種對外活活動的策劃組組織及安排工工作。14.負責公司工工商營業(yè)執(zhí)照照、資質(zhì)證書書等各種證件件的管理及年年審工作。15.負責公司行行政人事部辦辦公設施設備備（計算機、復復印機、油印印機、傳真機機、飲水機、辦辦公桌椅、空空調(diào)機、文件件柜等）的管管理、維護、保保養(yǎng)。16.負責協(xié)助各各服務中心與與市物價局、地地房局、市公公安局相關部部門、物業(yè)服服務中心業(yè)務務聯(lián)系及溝通通工作。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--5作業(yè)規(guī)范行政人事部經(jīng)理崗崗位職責與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁行政人事部經(jīng)理崗崗位職責1.直接對總經(jīng)理助理理負責。2.按PDCA循環(huán)的方方式對行政人人事部工作實實施管理并指指導其員工的的工作。3.負責對本部門員工工進行職業(yè)意意識和職業(yè)技技能的培訓。4.負責主持初審公司司各項管理規(guī)規(guī)章制度并監(jiān)監(jiān)督實施。5.負責牽頭對分包方方、供方進行行評價。6.負責辦理公司工商商營業(yè)執(zhí)照、資資質(zhì)證書等各各種證件的年年審及變更工工作7.主持合同評審。8.負責采購計劃的審審核。9.負責組織對文件資資料收集準確確/完整率及保存存完好率，合合同評審率，合合格供方評定定率，物業(yè)管管理費收支公公告率，業(yè)主主/租客動態(tài)檔檔案建檔率，社社區(qū)服務滿意意率，組織利利潤盈虧率等等進行統(tǒng)計，并并將統(tǒng)計資料料和數(shù)據(jù)傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培培訓管理、行行政內(nèi)勤管理理、物資供應應管理、文件件資料管理、檔檔案管理等工工作內(nèi)容。3.具有較強的組織和和協(xié)調(diào)能力，能能調(diào)動思想政政治工作部門門員工積極性性并使其為實實現(xiàn)公司及本本部門質(zhì)量目目標而作出貢貢獻。4.具有很強的溝通能能力，能獨立立處理公司對對內(nèi)、對外各各種關系。5.具有以顧客為關注注焦點的意識識，確保顧客客及相關方的的需求得到滿滿足。6.其它要求：大專及及以上文化程程度，具有三三年以上物業(yè)業(yè)管理公司工工作經(jīng)驗，并并取得物業(yè)經(jīng)經(jīng)理上崗證，年齡28歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--6作業(yè)規(guī)范行政人事部經(jīng)理助助理崗位職責責與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事部經(jīng)理助助理崗位職責責1.直接對行政人事部部經(jīng)理負責。2.按PDCA循環(huán)的方方式協(xié)助行政政人事部經(jīng)理理對行政人事事部工作實施施管理。3.負責對本部門員工工進行職業(yè)意意識和職業(yè)技技能的培訓。4.負責初審公司各項項管理規(guī)章制制度并監(jiān)督實實施。5.負責采購計劃的初初審。6.負責協(xié)助行政人事事部經(jīng)理組織織對文件資料料收集準確/完整率及保存存完好率，合合同評審率，合合格供方評定定率，物業(yè)管管理費收支公公告率，業(yè)主主/租客動態(tài)檔檔案建檔率，社社區(qū)服務滿意意率，組織利利潤盈虧率等等進行統(tǒng)計，并并將統(tǒng)計資料料和數(shù)據(jù)傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培培訓管理、行行政內(nèi)勤管理理、文件資料料管理、檔案案管理等工作作內(nèi)容。3.具有較強的組織和和協(xié)調(diào)能力，能能調(diào)動思想政政治工作部門門員工積極性性并使其為實實現(xiàn)公司及本本部門質(zhì)量目目標而作出貢貢獻。4.具有很強的溝通能能力，能獨立立處理公司對對內(nèi)、對外各各種關系。5.具有以顧客為關注注焦點的意識識，確保顧客客及相關方的的需求得到滿滿足。6.其它要求：大專及及以上文化程程度，具有三三年以上物業(yè)業(yè)管理公司工工作經(jīng)驗，并并取得物業(yè)經(jīng)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--7作業(yè)規(guī)范行政人事部副經(jīng)理理崗位職責與與入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁行政人事部副經(jīng)理理崗位職責1.直接對行政人事部部經(jīng)理負責。2.按PDCA循環(huán)的方方式行政人事事部經(jīng)理對行行政人事部工工作實施管理理。3.負責對本部門員工工進行職業(yè)意意識和職業(yè)技技能的培訓。4.負責協(xié)助經(jīng)理對分分包方、供方方進行評價。并并作好相關記記錄。5.負責初審公司各項項管理規(guī)章制制度并監(jiān)督實實施。6.負責采購計劃的初初審。7.負責管理職工食堂堂和員工宿舍舍。8.管理車輛和車輛的的調(diào)度9.負責協(xié)助行政人事事部經(jīng)理組織織對文件資料料收集準確/完整率及保存存完好率，合合同評審率，合合格供方評定定率，物業(yè)管管理費收支公公告率，業(yè)主主/租客動態(tài)檔檔案建檔率，社社區(qū)服務滿意意率，組織利利潤盈虧率等等進行統(tǒng)計，并并將統(tǒng)計資料料和數(shù)據(jù)傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培培訓管理、行行政內(nèi)勤管理理、文件資料料管理、檔案案管理等工作作內(nèi)容。3.具有較強的組織和和協(xié)調(diào)能力，能能調(diào)動思想政政治工作部門門員工積極性性并使其為實實現(xiàn)公司及本本部門質(zhì)量目目標而作出貢貢獻。4.具有很強的溝通能能力，能獨立立處理公司對對內(nèi)、對外各各種關系。5.具有以顧客為關注注焦點的意識識，確保顧客客及相關方的的需求得到滿滿足。6.其它要求：大專及及以上文化程程度，具有三三年以上物業(yè)業(yè)管理公司工工作經(jīng)驗，并并取得物業(yè)經(jīng)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至35歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--8作業(yè)規(guī)范采購主管崗位職責責及入職要求求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁采購主管崗位職責責1.對行政人事部經(jīng)理理負責。2.負責對分包方、供供方進行評價價。3.負責具體實施合格格供方的評定定，負責采購購計劃的編制制。4.具體實施物品采購購工作，對合合格供方實施施動態(tài)管理。5.負責按采購控制程程序?qū)|(zhì)量目目標實現(xiàn)情況況的統(tǒng)計并將將統(tǒng)計結果及及時傳遞到品品質(zhì)管理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000內(nèi)容，公司司質(zhì)量管理體體系相關作業(yè)業(yè)程序和作業(yè)業(yè)規(guī)范。2.具有實施物品采購購工作，對合合格供方實施施動態(tài)管理的的能力。3.具有一定的社會關關系，并能及及時根據(jù)公司司的實際情況況建立供方關關系的能力。4.其它要求：大專及及以上學歷，具具有二年以上上相關工作經(jīng)經(jīng)驗，年齡25歲至45歲，性別不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--9作業(yè)規(guī)范采購專員理崗位職職責及入職要要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁采購專員崗位職責責1.對采購主管負責。2.負責對分包方、供供方進行評價價。3.負責具體實施合格格供方的評定定，負責采購購計劃的編制制。4.具體實施物品采購購工作，對合合格供方實施施動態(tài)管理。入職要求1.了解ISO9001：：2000內(nèi)容，公司司質(zhì)量管理體體系相關作業(yè)業(yè)程序和作業(yè)業(yè)規(guī)范。2.具有實施物品采購購工作，對合合格供方實施施動態(tài)管理的的能力。3.有一定社會關系，并并能及時根據(jù)據(jù)公司的實際際情況建立供供方關系的能能力。3.其它要求：大專及及以上學歷，具具有二年以上上相關工作經(jīng)經(jīng)驗，年齡25歲至45歲，性別不不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--10作業(yè)規(guī)范行政人事主管崗位位職責及入職職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁行政人事主管崗位位職責1.對行政人事部經(jīng)理理負責。2.負責公司對外外聯(lián)系事務。3.與政府相關職能主主管部門保持持聯(lián)系，及時時了解當?shù)匚镂飿I(yè)管理行業(yè)業(yè)動態(tài)及相關關政策，并將將所獲取的信信息及時向行行政人事部經(jīng)經(jīng)理報告4.負責公司規(guī)章制度度和對外文件件起草等和公公司部行政人人事事務的處處理。5.負責對本部門員工工進行職業(yè)意意識和職業(yè)技技能的培訓。6.負責協(xié)助行政人事事部經(jīng)理主持持初審公司各各項管理規(guī)章章制度并監(jiān)督督實施.。7.負責對分包方、供供方進行評價價。8.審核公司刊物。9.負責對社區(qū)服務活活動方案的審審定。10.協(xié)助行政人人事部經(jīng)理組組織對公司文文件資料收集集準確/完整率及保存存完好率，合合同評審率，合合格供方評定定率，物業(yè)管管理費收支公公告率，業(yè)主主/租客動態(tài)檔檔案建檔率，社社區(qū)服務滿意意率，組織利利潤盈虧率等等進行統(tǒng)計，并并將統(tǒng)計資料料和數(shù)據(jù)傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000原理、方法法和內(nèi)容。2.了解人力資源及培培訓管理、行行政內(nèi)勤管理理、物資供應應管理、文件件資料管理、檔檔案管理等工工作內(nèi)容。3.具有一定的組織和和協(xié)調(diào)能力，能能調(diào)動思想政政治工作部門門員工積極性性并使其為實實現(xiàn)公司及本本部門質(zhì)量目目標而作出貢貢獻。4.具有很強的溝通能能力，能處理理公司對內(nèi)、對對外各種關系系。5.具有以顧客為關注注焦點的意識識，確保顧客客及相關方的的需求得到滿滿足。6.其它要求：人力資資源管理、物物業(yè)管理專業(yè)業(yè)大專及以上上學歷，具有有三年以上物物業(yè)管理公司司工作經(jīng)驗，并并取得物業(yè)經(jīng)經(jīng)理上崗證，年齡25歲至45歲，性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--11作業(yè)規(guī)范行政人事專員崗位位職責及入職職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁行政人事專員崗位位職責1.對行政人事主管負負責。2.負責及時跟蹤公司司動態(tài)的質(zhì)量量方針和質(zhì)量量目標，按PDCA循環(huán)的方式式，對公司人人力資源實施施動態(tài)管理。3.負責根據(jù)員工的招招聘、錄用等等，并建立動動態(tài)管理。4.負責牽頭策劃組織織對相關方實實施考核、驗驗證，并保存存記錄。5.與各部門、各服務務中心保持密密切聯(lián)系，了了解其工作狀狀況及各項需需要，并做好好協(xié)調(diào)工作。6.及時傳達公司內(nèi)部部各種文件、通通知，落實好好上傳下達任任務。7.并將統(tǒng)計資料和數(shù)數(shù)據(jù)及時傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000內(nèi)容，深刻刻領悟人力資資源管理對于于本公司興衰衰存忘的重要要作用，能熟熟練掌握人力力資源管理技技能的能力。2.具有對人力資源實實施管理的能能力。3.具有對員工考核過過程按ISO90001：2000標準要求進進行策劃的能能力。4.具有較強的組織和和協(xié)調(diào)能力，確確保培訓的有有效實施。5.其它要求：人力資資源管理、物物業(yè)管理專業(yè)業(yè)大專以上學學歷，具有三三年以上相關關工作經(jīng)驗；；年齡25歲至35歲之間，性性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--12作業(yè)規(guī)范培訓專員崗位職責責及入職要求求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁培訓專員崗位職責責1.對行政人事主管負負責。2.負責及時跟蹤公司司動態(tài)的質(zhì)量量方針和質(zhì)量量目標，按PDCA循環(huán)的方式式，對公司人人力資源實施施動態(tài)管理。3.負責員工意識及技技能方面的培培訓策劃、組組織、實施和和驗證。4.負責牽頭策劃組織織對相關方實實施培訓、考考核、驗證與與演練，并保保存培訓/演練記錄。5.與各部門、各服務務中心保持密密切聯(lián)系，了了解其工作狀狀況及各項需需要，并做好好協(xié)調(diào)工作。6.并將統(tǒng)計資料和數(shù)數(shù)據(jù)及時傳遞遞至品質(zhì)管理理部。入職要求1.了解ISO9001：：2000內(nèi)容，深刻刻領悟人力資資源管理對于于本公司興衰衰存忘的重要要作用，熟練練掌握人力資資源管理技能能，熟悉員工工培訓程序、業(yè)業(yè)主/租客培訓程程序。2.具有對員工培訓和和業(yè)主/租客培訓過過程按ISO90001：2000標準要求進進行策劃的能能力。3.具有較強的組織和和協(xié)調(diào)能力，確確保培訓的有有效實施。4.其它要求：人力資資源管理、物物業(yè)管理專業(yè)業(yè)大專以上學學歷，具有三三年以上相關關工作經(jīng)驗；；年齡25歲至35歲之間，性性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--13作業(yè)規(guī)范文員崗位職責及入入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁文員崗位職責1.負責公司總部各部部門各類文件件的打字（印?。┕ぷ?，并并做好記錄。2.部做記預要相部對者相部再見3.負責公司總臺的長長途電話、傳傳真機、總臺臺電腦使用管管理，做好使使用記錄。4.政至門；公各函并至導員5.負責公司各種會議議會前準備工工作（如預訂訂會議室、通通知與會人員員）。6.負責公司中高層例例會、部門例例會的會議記記錄分發(fā)至各各有關部門。7.負責公司總部計算算機（除財務務專用外）、復復印機、傳真真機的關機管管理，聯(lián)系維維修，定期保保養(yǎng)及及時更更換墨粉、復復印紙等工作作。8.負責公司總部行政政人事部報刊刊書籍的裝訂訂、接收、分分類管理工作作。9.負責公司總部各部部門/各服務中心心文件資料的的復印、油印印工作，并做做好登記。10.負責按時開開啟、關閉公公司總部行政政人事部所有有門窗（簾）、空空調(diào)機及飲水水機。11.負責公司總總部行政人事事部員工飲用用水的訂購及及更換。12.負責給公司司重要來訪客客人端茶送水水，保持總臺臺接待物品擺擺放整齊。13.負責定期更更改和打印公公司通訊錄。14.負責公司總總部打孔機、裝裝訂機的管理理和使用。15.負責公司總總部人員考勤勤登記工作。16.完成上級領領導交辦的其其他工作。入職要求1.熟悉辦公室的工作作，接受過專專業(yè)的禮儀禮禮貌知識培訓訓，對物業(yè)管管理方面的知知識有一定的的了解。2.具有較強的計算機機操作技能，能能熟練的應用用辦公軟件進進行文字表格格處理。3.具有良好的語言表表達能力，應應變能力，親親和力強。4.其它要求：物業(yè)管管理、文秘專專業(yè)等相關專專業(yè)大專以上上學歷，有一一年以上相關關工作經(jīng)驗，工工作態(tài)度認真真、不卑不亢亢、踏實肯干干，年齡最好好在21歲至26歲之間，女女性為宜。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--14作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤崗位職責責及入職要求求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁資料內(nèi)勤員崗位職職責1.對行政人事主管負負責。2.負責公司行政人事事部各類行政政公文（除人人事任免）的的草擬、送審審、登記、保保存、歸檔工工作。3.負責公司外來文件件（特指政府府部門、上級級公司、同級級項目部）的的收集、傳閱閱、呈批、催催辦、保存、歸歸檔工作。4.負責公司總部行政政人事部各類類專業(yè)書籍、業(yè)業(yè)務資料的分分類、整理及及借閱登記按按期催還工作作。5.負責接收登記公司司內(nèi)部（各部部門/各服務中心心）來函，及及時分送各相相關領導和部部門處理并負負責催辦，最最后分類整理理歸檔。6.負責公司各部門//各服務中心心各種合同協(xié)協(xié)議送審、分分發(fā)、歸檔、保保存整理工作作。7.負責公司工商資料料、各類資質(zhì)質(zhì)證書等機密密資料的登記記、歸檔、保保管工作。8.負責公司總部行政政人事部所有有臺式計算機機、手提電腦腦、打印機、復復印機、空調(diào)調(diào)機等使用說說明書、保修修（維修）卡卡、驅(qū)動光盤盤等資料的登登記、分類、整整理、歸檔及及借用管理工工作。9.負責對公司各種活活動圖片、相相（影）片、圖圖表收集、分分類、整理歸歸檔工作。10..負責裝訂訂公司各類文文件資料。11.負責指導各各部門/服務中心資資料內(nèi)勤員進進行資料和檔檔案管理工作作。12.每月20日日定期對公司司所有檔案集集中系統(tǒng)整理理、盤查一次次。13.遵守公司保保密制度，不不散布、傳播播在工作中接接觸的公司資資料、決策等等屬保密的事事項。14.負責參與公公司擬接管物物業(yè)的標書或或物業(yè)方案的的策劃和制作作。15.完成上級領領導交辦的其其他工作。入職要求1.了解職ISO90001：2000內(nèi)容，熟悉悉公司各部門門職責及工作作程序，熱愛愛物業(yè)管理內(nèi)內(nèi)勤工作，熟熟悉文件資料料控制程序，熟熟悉檔案管理理工作及相關關的法律法規(guī)規(guī)。2.具有文印能力，檔檔案收集、分分整、歸檔、整整理和保管的的能力，實施施各種物業(yè)相相關中介服務務的能力。3.具備一定的計算機機操作技能，會會使用常用的的辦公軟件。4.其它要求：物業(yè)管管理、行政管管理、法律等等相關專業(yè)大大專以上學歷歷；接受過主主管部門正規(guī)的物業(yè)管理培訓訓，取得國家家建設部頒發(fā)發(fā)的物業(yè)管理理上崗證；具具有兩年以上上相關工作經(jīng)經(jīng)驗，年齡在在23歲至30歲之間，身身心健康，性性別不限。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--15作業(yè)規(guī)范庫管員崗位職責及及入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共11頁庫管員崗位職責1.對行政人事主管負負責。2.負責公司總部行政政人事部所有有物品、工具具、材料的驗驗收、入庫登登記并做好實實物賬的登記記工作，負責責各服務中心心物資物品的的調(diào)撥管理工工作。3.嚴格按照物物品領用制度度進行辦公用用品、材料、其其它物品的發(fā)發(fā)放、回收并并做好登記工工作。4.物品出入庫、調(diào)撥撥要及時登記記，做到入賬賬及時，入庫庫單、出庫單單、調(diào)撥單等等單據(jù)當日清清理。5.掌握物品庫存動態(tài)態(tài)，負責物品品申購計劃；；6.負責日常的倉庫檢檢查及每月月月底各服務中中心的盤點工工作，并編制制月度報表報報送公司財務務部；7.做好專用工具的借借用、歸還、登登記工作，嚴嚴禁私自借用用工具及用品品。8.負責倉庫環(huán)境清潔潔衛(wèi)生及安全全消防管理工工作；9.完成上級領導交辦辦的其他工作作。入職要求1.對ISO9001：：2000的內(nèi)容有一一定的了解。2.有一定財務知識和和計算機操作作能力，具備備倉庫物資管管理能力，熟熟悉財務盤點點、物品盤存存的相關流程程。3.其它要求：行政管管理、財經(jīng)等等相關專業(yè)中中專以上學歷歷，半年以上上物質(zhì)、倉庫庫管理工作經(jīng)經(jīng)驗，為人誠誠實，作風正正派，年齡在在23歲至30歲之間。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--16作業(yè)規(guī)范司機崗位職責及入入職要求版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁司機崗位職責1.負責公司的公務用用車。2.服從調(diào)度分配，根根據(jù)要求執(zhí)行行出車任務。3.負責車輛的日常維維護和保養(yǎng)，注注意保持車輛輛整潔。4.努力鉆研業(yè)務技術術，熟悉車輛輛性能，保證證車輛隨時處處于良好狀態(tài)態(tài)之中，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)不安全因素素，及時排除除。5.加強安全意識，自自覺遵守交通通規(guī)則，保證證行車安全。6.配合主管部部門做好車輛輛的維修保養(yǎng)養(yǎng)和年審工作作。7.嚴格執(zhí)行車輛管理理規(guī)定，節(jié)約約用油，降低低能量消耗。8.下班后按指定地點點停放車輛保保管，嚴禁公公車私用。9.完成公司領導交辦辦的其他工作作。入職要求1.熟悉各種機動車輛輛的駕駛技能能、交通規(guī)則則以及重慶交交通地形。2.熟悉車輛性能，保保證車輛隨時時處于良好狀狀態(tài)之中，發(fā)發(fā)現(xiàn)不安全因因素，及時排排除。3.其它要求：經(jīng)過駕駕駛培訓，取取得相應車輛輛駕駛證，三三年以上機動動車駕齡，高高中以上學歷歷，年齡最好好在23歲至40歲之間。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--17作業(yè)規(guī)范接待來訪管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的明確公司行行政人事部接接待來訪制度度，樹立企業(yè)業(yè)良好形象，提提高服務質(zhì)量量。2.適用范圍適用于公司司總部行政人人事部總臺接接待工作。3.職責公司行政人人事部負責來來人來訪接待待工作。4.工作規(guī)定 4.1保持接待待區(qū)域的整潔潔及待客用品品（紙杯、茶茶葉）齊全。4.2工作期間要要穿著工作制制服或職業(yè)裝裝，儀態(tài)端莊莊，保持良好好的精神面貌貌。4.3來訪人進入入行政人事部部，接待人員員應點頭示意意或起立，以以表示尊重。盡盡量少讓客人人久等，否則則，應誠懇表表示歉意。4.4及時、準確確地記錄來訪訪者姓名、單單位及來訪意意圖，能解決決的問題及時時解決。自己己不能解決的的，應向來訪訪者解釋清楚楚或說明找哪哪個部門解決決，杜絕說“不知道”。4.5有關人員不不在，應禮貌貌地代為約定定時間；如有有重要事情，應應在“接待記錄表”內(nèi)登記，并并及時聯(lián)系有有關人員。4.6給客人指示示方向或作介介紹時，不要要用一只手指指指點點，應應手臂伸直，手手指自然并攏攏，掌心向上上，身體前傾傾、眼睛兼顧顧對方并指示示目標。4.7接待人員不不得擅離崗位位；如遇特殊殊情況離崗，必必須請其他同同事替換。4.8行政人事部部接待的禮貌貌語言和禮貌貌動作：4.8.1客人進進門說：您好好、請坐、請請喝茶、您請請看。4.8.2客人走走時說：謝謝謝、對不起、這這是我應該做做的、您慢走走、再見。4.9迎接重要客客人時，相應應的領導、人人員要出門等等候，不能坐坐在室內(nèi)靜候候。4.10他人相互互交談時，不不要隨便去旁旁聽或隨意插插話。若須打打斷，應等對對方談話告一一段落時，說說聲“對不起，我我打斷一下可可以嗎？”得到允許后后再插話。4.11客人在過過道或樓梯間間，工作人員員不能從客人人中間穿過，應應先道一聲“對不起，請請讓一下”，待對方移移步后再從側側面通過。4.12送客時，應應等客人站起起來后同時起起身，親切道道別?？腿松焐焓种笤傥瘴談e。4.13對一般的的客人送到門門口，等待客客人提出“留步”后方可說：“原諒不遠送送，歡迎您再再來。”返身進門時時關門要輕，不不能重重一扣扣。對于重要要客人，領導導或長輩，應應扶送上車，待待到車子啟動動，面帶微笑笑揮手道別，目目送車子遠去去4.14接聽來電電時，應使用用禮貌用語，如如所找的有關關人員在場，應應及時通知；；如有關人員員不在，重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--17作業(yè)規(guī)范接待來訪管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁可在“接待記錄表”內(nèi)登登記主要內(nèi)容容，并負責跟跟進。5.質(zhì)量記錄5.1接待記錄表表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--18作業(yè)規(guī)范傳真復印打印油印印管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為規(guī)范傳真、復復印、打印、油油印工作制度度，明確工作作內(nèi)容，提高高工作效率。2.適用范圍適用于公司行行政人事部傳傳真、復印、打打印、油印工工作管理。3.職責3.1行政人事部部經(jīng)理負責監(jiān)監(jiān)督指導工作作。3.2行政人事部部文員負責傳傳真、復印、打打印、油印工工作。4.工作規(guī)定4.1受控文件與與機密文件資資料，必須持持有其領導簽簽字的申請單單及行政人事事部審批的手手續(xù)，方可復復印、油印。4.2公司員工復復印、油印、傳傳真材料，須須辦理登記手手續(xù)、審批手手續(xù)并妥善保保存?zhèn)洳椤?.3嚴格控制制復印和傳真真數(shù)量，非必必要材料不予予復印和傳真真。數(shù)量多，宜宜油印的材料料不復印。4.4行政人事部部不承接外單單位及私人委委托的打印、復復印、油印傳傳真文件。4.5打印機、復復印機、油印印機和傳真機機由專人保管管，定期維修修和保養(yǎng)。無無關人員未經(jīng)經(jīng)許可不得操操作。4.6打字、復印印室系機要重重地，非工作作人員未經(jīng)許許可不得入內(nèi)內(nèi)。4.7電除總經(jīng)經(jīng)理批準的電電話外，其它它電話均須取取消長途直撥撥功能，須打打長途電話的的部門/人均需填寫“長途電話登登記表”。5.質(zhì)量記錄5.1接收傳真登登記表5.2發(fā)送傳真登登記表5.3受控文件復復印申請表5.4復印油印記記錄表5.5長途電話登登記表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--19作業(yè)規(guī)范行政人事部文書處處理管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的為使公文處處理規(guī)范化、制制度化和科學學化，以提高高公文處理的的效率和質(zhì)量量。2.適用范圍公司行政人人事部的文書書管理工作。3.職責行政人事部部資料內(nèi)勤員員負責公司公公文處理的管管理工作。4.工作規(guī)定4.1公文處理4.1.公文處理理主要包括；；公文的形成成、辦理、立立卷、歸檔和和銷毀。4.1.2公文處處理的基本原原則是：及時時、準確、規(guī)規(guī)范、保密。4.1.3公文種種類：通知、通通報、報告、請請示、函、會會議記錄等。4.2公文格式發(fā)文機關標識在公公文正上方；；發(fā)文字號：包括發(fā)發(fā)文年度、發(fā)發(fā)文機關代號號和發(fā)文順序序號、按順序序標識下方，如“萬怡渝能字[2003]第001號”；4.2.3公文標標題應準確、簡簡要地概括公公文的主要內(nèi)內(nèi)容，標題在在發(fā)文機關標標識或發(fā)文字字號下方居正正文上端中央央位置書寫；；4.2.4公文署署名，分為機機關署名和領領導署名，標標注在正文或或附件說明右右下方，印章章必須與署名名相符，蓋在在單位名稱的的正中位置。4.2.5成文日日期，一般以以領導簽發(fā)或或會議通知的的日期為準，亦亦可以印發(fā)時時間為準，成成文日期要完完整寫出年、月月、日。公公標位及4.3公文的起草草和審批簽發(fā)發(fā)4.3.1公文文起草的基本本要求是：a)重點要突出出，觀點要鮮鮮明，論理要要清楚，文字字要精練，用用詞要準確，篇篇幅要簡短、結結構要嚴謹，層層次要分明；；b)擬稿人必須用方格格稿紙擬寫，要要按公文的文文種格式行文文，用鋼筆或或毛筆書寫，不不得用圓珠筆筆或紅筆書寫寫；c)文稿在呈送領導審審批簽發(fā)之前前，負責擬稿稿的人員要對對公文進行認認真核對。4.3.2公文的的審批簽發(fā)程程序為：行文稿先由行文部部門負責人審審核簽名，再再送行政人事事部核稿，不不屬急件，一一般不得將文文稿重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--19作業(yè)規(guī)范行政人事部文書處處理管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁呈送領導；如需會會簽的，送會會簽部門審稿稿，然后由行行政人事部將將符合要求的的文稿送有關關領導簽發(fā)。“請求”、“報告”和對外行文文由公司總經(jīng)經(jīng)理簽發(fā)，一一般例行事務務性公文，由由分管領導簽簽發(fā)，最后由由行政人事部部編號簽字并并交打字室打打印、其它各各部門均不得得直接安排打打字員打印。4.4公文處理4.4.1公文處處理主要包括括公文的登記記、分發(fā)、承承辦、印制、傳傳遞等環(huán)節(jié)。4.4.2登記公公文，應將公公文的標題、密密級、發(fā)文字字號、來文機機關、發(fā)往機機關、份數(shù)、收收發(fā)時間及辦辦理情況等逐逐項記載清楚楚，以便今后后回收和銷毀毀。4.5分發(fā)公文4.5.1一切外外來公函，統(tǒng)統(tǒng)一由行政人人事部資料員員簽收、登記記并及時分送送；4.5.2根據(jù)公公文性質(zhì)和內(nèi)內(nèi)容，由行政政人事部經(jīng)理理提出處理意意見，送領導導閱示，或根根據(jù)需要交有有關業(yè)務部門門辦理；4.5.3凡需需業(yè)務部門經(jīng)經(jīng)辦的公文，由由行政人事部部負責催辦，并并將落實結果果報告主管領領導。4.6承辦公文是是指接受下級級單位請示的的公文和其它它需要批復的的公文，以及及轉發(fā)翻印的的公文等，承承辦請示的公公文，凡屬本本公司權限范范圍內(nèi)能批復復的事項，一一般先由業(yè)務務部門提出意意見，經(jīng)領導導審批或會議議決定后再批批復呈文單位位，時限一般般不得超過一一周，重要事事項和重要問問題的請示、可可直接送領導導審閱后批復復、時限不得得超過三天，承承辦公文部門門要提高辦事事效率，及時時催辦和跟蹤蹤，避免延誤誤。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--20作業(yè)規(guī)范行政人事部書籍管管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范書籍管理工作作，使書籍管管理工作有序序。2.適用范圍適用公司所所購書籍的管管理工作。3.職責3.1行政人事部部經(jīng)理負責對對書籍管理工工作的檢查指指導。3.2行政人事部部資料內(nèi)勤員員負責對書籍籍編號、歸類類、登記、保保管、借閱等等管理工作。4.0工作規(guī)定4.1書籍的日常常管理工作由由資料內(nèi)勤員員負責，行政政人事部經(jīng)理理負責監(jiān)管。4.2資料內(nèi)勤員員將所有書籍籍進行編號，然然后登記在“書籍目錄”中，內(nèi)容包包括：編號、書書目名稱、類類別、冊數(shù)、單單價、購買時時間、備注等等欄目。每次次購進新書，需需進行編號登登記，再辦理理借閱手續(xù)。4.3資料內(nèi)勤員員按編號順序序?qū)来未闻欧旁诎踩攸c，并注注意防潮、防防霉、防腐蝕蝕防蟲蛀、防防火、防盜工工作。4.4資料內(nèi)勤員員每月對書籍籍進行一次清清點，每季度度將清點結果果記錄在“書籍目錄”內(nèi)報行政人人事部經(jīng)理審審核參閱。4.5行政人事部部每月底末將將“書籍目錄”提供給各個個部門，供各各部門選擇借借閱。4.6書籍出庫一一律辦理借閱閱手續(xù)，否則則不準出庫。4.7借閱人員到到資料內(nèi)勤員員處查閱“書籍目錄”，按需要選選擇書籍，每每一次一般不不得超過兩本本，并在“公司資料文文件/借閱登記表表”中簽名并注注明借閱時間間。4.8書籍借閱一一般不超過15天，超過15天的需要辦辦理續(xù)借手續(xù)續(xù)(己被預約借借閱的書籍除除外)。4.9借閱人發(fā)現(xiàn)現(xiàn)欲借閱的書書籍已被他人人借走，可向向資料內(nèi)勤員員預約借閱。4.10書籍借閱閱工作必須經(jīng)經(jīng)資料內(nèi)勤員員辦理，同事事之間不可相相互轉借。4.11借閱人應應愛惜公司財財產(chǎn)，在書籍籍中勾畫、涂涂改、撕毀、損損壞或因不慎慎丟失書籍，照照價賠償。4.12借閱人人應在歸還日日期前主動將將書籍歸還行行政人事部。經(jīng)經(jīng)行政人事部部兩次催交不不還的，視為為丟失，由行行政人事部將將扣款項目報報財務部，在在員工當月工工資內(nèi)按書籍籍原價的兩倍倍價款予以扣扣除。4.13借閱人人將書籍歸還還，資料內(nèi)勤勤員應注銷借借閱人簽名。5.質(zhì)量記錄5.1書籍目錄5.2行政人事部部資料文件/書籍借閱登登記表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--21作業(yè)規(guī)范辦公用品使用管理理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共22頁1.目的為明確員工領領用辦公用品品制度，節(jié)約約辦公用品成成本。2.適用范圍公司總部行政政人事部領用用辦公用品的的管理工作。3.職責3.1行政人事部部經(jīng)理負責對對辦公用品領領用管理工作作的監(jiān)督檢查查。3.2庫管員負責責辦公用品領領用管理工作作。4.工作規(guī)定4.1辦公用品供供應采取集中中管理、分部部門申請、定定期供應、盡盡量選配實用用、低中檔價價格用品的原原則。4.2辦公用品的的使用應本著著節(jié)約實用的的原則，各部部門/各服務中心心要按實際工工作需要申報報，不得夸大大，不得虛報報，庫管員應應認真嚴格審審核，避免浪浪費和虛報。4.3庫管員要經(jīng)經(jīng)常深入各部部門/各服務中心心，了解辦公公用品使用情情況，做出合合理規(guī)定，保保障供給。4.4辦公用品定定義：辦公用用品主要包括括各種文具、清清潔用具等。辦辦公用品的發(fā)發(fā)放由行政人人事部具體負負責實施。4.5辦公用品的的申請領用4.5.1公司各各部門/服務中心全全體員工必須須本著“節(jié)約第一，按按需領用”的原則使用用和領用辦公公用品，不得得以任何形式式和借口多占占多領。4.5.2個人常常用辦公用品品的領用方法法原則上采用用按職務及工工作性質(zhì)按月月領用。領用用時需在辦公公用品領用登登記本上簽名名，注明辦公公用品的名稱稱、數(shù)量等。公用常用辦公用品品在領用時需需在“辦公用品領領用登記表”上簽名，注注明辦公用品品的品名、數(shù)數(shù)量，并注明明“公用”。4.5.4非常辦辦公用品的領領用按照申請請購入多少、領領用多少的原原則發(fā)放，領領用時必須在在辦公用品領領用登記本上上簽名，并注注明用途。各部門主管/服務務中心主管須須建立辦公用用品實物賬，進進出物品要登登記入賬，領領用人要簽名名，以備倉庫庫專管員查驗驗。月的進并公上4.5.7辦公用用品每月按部部門的工作需需要進行預算算，月末進行行盤點。4.5.8各部門門應本著節(jié)約約、節(jié)儉的原原則申領辦公公用品。如未未經(jīng)部門主管管同意，發(fā)放放領用辦公用用品超過規(guī)定定數(shù)量的，從從工資中扣除除多領取用品品的費用；發(fā)發(fā)現(xiàn)挪用、貪貪污和浪費辦辦公用品行為為嚴重的，行行政人事部將將予以嚴肅處處理。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--21作業(yè)規(guī)范辦公用品使用管理理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁5.質(zhì)量記錄5.1.物品領用用登記表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--22作業(yè)規(guī)范公司物資物品盤點點管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范公司所所購物資物品品的清查、盤盤點工作，掌掌握物資物品品分配動態(tài)。2.適用范圍適用于對公公司物資物品品的盤點工作作。3.職責行政人事部部庫管員負責責對公司物資資物品的盤點點。4.0工作規(guī)定4.1行政人事部部物資物品盤盤點4.1.1每月底底庫管員會同同財務人員共共同清點行政政人事部庫存存物資物品。4.1.2盤點對對象為庫存的的辦公用品、日日用品、服裝裝等物品。4.1.3庫管員員根據(jù)本月出出入庫單、調(diào)調(diào)撥單等單據(jù)據(jù)核對庫存物物資物品的數(shù)數(shù)量。將庫存物資物品區(qū)區(qū)分為物料用用品、低值易易耗品及固定定資產(chǎn)，制作作月盤點表，一一式貳份，交交財務一份，自自備一份。4.2各部門/服服務中心物資資物品的盤點點庫管員員每月定時應應到各服務中中心清點庫存存的辦公用品品、工程用品品、保潔用品品和服裝等物物資物品。庫管員員應會同各服服務中心庫管管員共同清點點。各物資物品的數(shù)量量清點完畢，行行政人事部庫庫管員與服務務中心庫管員員應在盤點表表上簽字確認認。庫管員員自留一份，以以核對下月各各服務中心采采購申請單。5.質(zhì)量記錄5.1入庫單5.2出庫單5.3盤點報告表表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--23作業(yè)規(guī)范公司倉庫管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范倉庫庫管理制度，確確保倉庫物品品完好。2.適用范圍適用于公公司辦公用品品、工裝的倉倉庫管理。3.職責行政人事事部庫管員負負責入庫物資資物品的驗收收、出入庫和和調(diào)撥工作。4.工作規(guī)定4.1入庫4.1.1對公司司采購部采買買的物料，庫庫管員根據(jù)各各部門/服務中心“采購申請”的要求對采采購部采購回回的物品會同同相關人員按按常用物料檢檢驗標準進行行驗證。驗收無誤，辦理入入庫手續(xù)，并并填寫“入庫單”。4.2標識、貯存存和防護：入庫物品分類擺放放，進行標識識工作，并登登記實物保管管帳。倉庫實行規(guī)范管理理，明確設立立“合格區(qū)”、“待檢區(qū)”、“不合格區(qū)”，并有相應應標識牌。經(jīng)檢驗合格入庫的的物料放入“合格區(qū)”；已進庫但但還未檢驗的的物料放入“待檢區(qū)”；不合格物物品放入“不合格區(qū)”。庫管管員應經(jīng)常對對庫房進行清清掃，保持庫庫房內(nèi)干凈、整整潔。4.3出庫4.3.1庫管員員按“先進先出”的原則發(fā)放放物資物品，緊緊急情況下可可先行發(fā)放，但但事后必須補補辦出庫手續(xù)續(xù)，出庫時應應填寫“出庫單”。4.4調(diào)撥：4.4.1庫管員員按各服務中中心交上的“采購申請單”內(nèi)采購回的的物資物品，填填寫調(diào)撥單，并并交各服務中中心倉庫理管管員進行核對對簽收。4.5物資盤存：：4.5.1庫管員員每月底匯總總出入庫、調(diào)調(diào)撥物料的數(shù)數(shù)量、單價及及結存數(shù)量，并并作出實物盤盤點表，一式式二份，交公公司財務部一一份，自留一一份。庫管員依據(jù)結存數(shù)數(shù)量，做出下下月采購計劃劃。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦腦網(wǎng)絡管理規(guī)規(guī)定版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共共4頁簽發(fā)日期編制1.目的規(guī)范公司物資采購購、公司各種種車輛及電腦腦網(wǎng)絡系統(tǒng)的的管理，確保保公司物資采采購來自合格格供方，各種種車輛及電腦腦網(wǎng)絡系統(tǒng)運運行正常。2.適用范圍公司所有物品采購購、材料、車車輛、電腦等等固定資產(chǎn)或或流動資產(chǎn)的的管理。3.職責3.1庫管員負責責按庫存物資資狀況和物品品質(zhì)量監(jiān)控情情況核對各部部門于每月底底提交的《采采購申請表》，并并及時將核對對、增刪后的的《采購申請請表》交上級級主管或總經(jīng)經(jīng)理審批。同同時做好公司司材料庫房的的入庫、保管管、發(fā)放等工工作。3.2公司采購專專員負責按批批準后的《采采購申請表》及及時采購相應應的物資，并并負責實施合合格供方的適適時增刪。3.3工程管理部部經(jīng)理負責審審批與工程相相關的各種工工具、材料物物資的領用和和零星急用物物資的采購，并并負責監(jiān)督、管管理。3.4行政人事部部經(jīng)理負責審審批辦公室物物資的領用、車車輛安排以及及本規(guī)定執(zhí)行行情況的監(jiān)督督。3.5總經(jīng)理負責責審批車輛重重大維修、保保險辦理以及及重大事故的的解決方案。3.6各部門經(jīng)理理或其指定的的電腦操作員員負責本部門門所有電腦、網(wǎng)網(wǎng)絡設備的管管理。行政人人事部負責公公司所有電腦腦的系統(tǒng)的維維護、管理和和相關人員的的電腦知識的的培訓。4.管理規(guī)定4.1計劃內(nèi)采購購申請每月25——30日，各服服務中心、各各部門填寫《采采購申請表》交交庫管員按庫庫存物資狀況況和物品質(zhì)量量情況及時核核對、增刪，并并報上級主管管或總經(jīng)理審審批。經(jīng)過審審批后，由采采購專員負責責在每月100日以前采購購入庫。然后后將《采購申申請表》交庫庫作為領用物物質(zhì)的依據(jù)。計劃外采購申請1)、服務中心在在工程維修或或施工中急需需用的特殊或或零星計劃外外物資，經(jīng)庫庫管員簽字確確認公司庫房房無存貨，應應填寫《采購購申請表》，其其總價在1000元以內(nèi)，可可由工程管理理部經(jīng)理直接接購買，經(jīng)庫庫管員驗證、登登記后投入使使用。2)、如總價在1100元及以以上的急用物物資，應該由由需用部門經(jīng)經(jīng)理電話告知知分管領導或或總經(jīng)理，征征得同意后，由由采購專員及及時采購，辦辦理驗證入庫庫手續(xù)，方可可通知需用部部門領出。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦腦網(wǎng)絡管理規(guī)規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共4頁3)、若因客觀原原因，采購需需要時間較長長，采購專員員應及時向物物資需用部門門反映情況。需需用部門協(xié)助助采購、提供供采購信息或或選用替代物物品，并及時時通知因此受受到影響的業(yè)業(yè)主或客戶，向向其說明原因因。4.2材料庫房管管理庫管員認真做好物物資入庫驗收收工作，確認認賬、物相符符合后在《實實物入庫單》上上簽字。庫房內(nèi)保管物品要要分類擺放，編編號上架，建建立物品保管管卡片。各保管處，各部門門材料領用人人根據(jù)《采購購申請表》所所列計劃，分分類填寫《實實物出庫單》，必必須有工程管管理部經(jīng)理簽簽字認可，方方能發(fā)放。否否則，一切后后果由庫管員員承擔。各服務中心，各部部門無特殊情情況，辦公用用品采取一個個月一次領取取。辦公用品品類物資的領領用必須有行行政人事部經(jīng)經(jīng)理簽字認可可，并如實登登記后，方可可發(fā)放。否則則，一切后果果由庫管員承承擔。個人工具的領用，除除按材料的領領用程序辦理理領用手續(xù)外外，庫管員及及時將個人領領用工具填入入其《個人工工具臺帳》，并并定期盤查。未未到使用年限限擅自發(fā)放工工具，造成的的一切損失由由庫管員承擔擔。庫房應每月清庫一一次，做可到到帳、卡、物物相符合，并并嚴格實施防防火、防盜、防防爆、防潮、防防霉等防護措措施。由行政政人事部負責責抽查。各樓盤工程管理主主管負責對每每次領用的工工程維修材料料及時填入《材材料領用臺帳帳》，暫時未未使用的材料料存入本組材材料柜。同時時，將派工單單及時交回服服務中心負責責人。各服務務中心負責人人負責對派工工單所列的材材料使用情況況建立《材料料使用臺帳》。庫庫管員負責對對各樓盤材料料，物質(zhì)的領領、用、庫存存情況進行隨隨機抽查核對對。每月255—28日，各服服務中心將本本月《物質(zhì)耗耗用匯總表》交交庫管員進行行核對匯總。并并如實清退各各工程組暫未未使用的物質(zhì)質(zhì)。每月末，由庫管員員編制公司總總的本月物質(zhì)質(zhì)領用匯總表表、領用物品品總帳、庫存存狀況、合格格供方所提供供物品使用質(zhì)質(zhì)量狀況等分分別交財務部部建帳和行政政人事部審查查，篩選合格格供方。4.3車輛管理一切業(yè)務用車由行行政人事部安安排和管理，駕駕駛員不得私私自出車。公司車輛由指定司司機駕駛，換換人駕駛必須須經(jīng)過行政人人事部經(jīng)理同同意。各種車車原則上不外外借，確需外外借，須車況況良好，并征征得行政人事事部經(jīng)理的同同意，并由車車輛指定司機機駕駛。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦腦網(wǎng)絡管理規(guī)規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第3頁共4頁公司車輛的使用、維維護、保養(yǎng)、清清潔、送修、加加油、辦理保保險費、養(yǎng)路路費、年檢、隨隨車工具及車車輛證件等由由指定的司機機負責。如遇到下列特殊情情況，司機可可直接出車，但但事后應及時時向行政人事事部經(jīng)理說明明原因。1)工程設備維護護搶修、故障障排除、事故故處理、救災災搶險是急需需用車。2)員工搶救業(yè)主主或業(yè)主以外外受傷、危險險、重病情等等急需用車。每次出車駕駛員必必須填寫《出出車記錄表》，寫寫明出車事由由、用車人、往往返區(qū)域（含含公里數(shù)）、批批準人等，以以便月底檢查查、考核。公司車輛的維修、保保養(yǎng)、年審等等預計金額超超過200元的，必必須先填寫書書面報告（包包括維修項目目、維修地點點、預計費用用等），經(jīng)總總經(jīng)理批準后后由專職司機機負責實施。公司車輛，每天必必須回公司車車庫統(tǒng)一停放放，未經(jīng)批準準不得在外過過夜停放。司機應嚴格遵守交交通規(guī)則，牢牢固樹立安全全第一的思想想。嚴禁酒后后開車、過度度疲勞開車，嚴嚴禁“三超一越”（超車、超超速、超載、越越紅線駕駛），防防止事故發(fā)生生，維護車輛輛的完整、完完好。如因駕駕駛員違規(guī)造造成的賠款、罰罰款，由駕駛駛員自行負責責。4.4電腦網(wǎng)絡管管理電腦、網(wǎng)絡的所有有設備屬于公公司財產(chǎn)，僅僅限于公司日日常管理工作作，任何人不不得私自開啟啟計算機處理理個人的事務務或隨意上網(wǎng)網(wǎng)，更不允許許玩電腦游戲戲。否則，發(fā)發(fā)現(xiàn)一次處以以20元以上的的罰款。公司電腦設備實行行專機專用制制。每臺電腦腦、網(wǎng)絡設備備在領用前均均由行政人事事部對其配置置進行全面登登記注冊，建建立臺帳，并并將電腦貼上上封條。由使使用人在行政政人事部《電電腦、網(wǎng)絡設設備臺帳》上上簽字認可后后方可使用，并并負責日常管管理。發(fā)現(xiàn)人人為損壞或丟丟失，由負責責人根據(jù)情節(jié)節(jié)輕重，承擔擔相應賠償責責任。電腦、網(wǎng)絡設備在在正常使用中中出現(xiàn)問題或或需要維護、維維修，由使用用人書面向行行政人事部提提請報修。維維修時如電腦腦、網(wǎng)絡設備備及配件被確確認無法修復復，其變更后后的配置應重重新登記，并并由使用人簽簽字認可。凡擅自開封設備，造造成設備損壞壞者，將予以以嚴肅處理，并并照價賠償。因工作需要，增購購電腦或網(wǎng)絡絡設備，由需需要部門將增增購原因和電電腦配置的大大致要求書面面重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--24作業(yè)規(guī)范物資、車輛及電腦腦網(wǎng)絡管理規(guī)規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第4頁共4頁報告行政人事部，由由行政人事部部在公司各部部門現(xiàn)有設備備中予以調(diào)配配。無法調(diào)配配時，經(jīng)總經(jīng)經(jīng)理批準后由由行政人事部部購買，并登登記、建帳，由由使用人簽字字領用。5.質(zhì)量記錄5.1采購申請表表5.2出車登記表表5.3電腦、網(wǎng)絡絡設備臺帳重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--25作業(yè)規(guī)范行政人事部工作檢檢查考核管理理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的查項符求過斷改2.適用范圍適用于行行政人事部本本部門各崗位位員工。3.職責行政人事事部經(jīng)理負責責對相關人員員進行檢查指指導工作。4.工作規(guī)定4.1行政人事部部經(jīng)理對各崗崗位的工作檢檢查包括周檢檢及單項檢查查，每次檢查查應填寫“工作檢查記記錄表”。4.2行政人事部部經(jīng)理每周檢檢查各崗位的的工作，并及及時了解本部部門的工作動動態(tài)。4.3行政人事事部經(jīng)理進行行單項檢查時時，應將檢查查中發(fā)現(xiàn)的問問題及時告知知各崗位員工工。4.4檢查方法可可采用查閱質(zhì)質(zhì)量記錄、提提問、觀察、向向其它部門人人員了解情況況等方法；檢檢查方法還應應包括檢查的的數(shù)量，每次次檢查應注意意對檢查內(nèi)容容做循環(huán)安排排。4.5單項檢查為為不定期抽檢檢。4.6行政人事部部經(jīng)理應每月月對行政人事事部各崗位員員工進行一次次評分考核，考考核依據(jù)為各各崗位工作標標準，填寫《員員工工作考核核評分表》。4.7行政人事部部應每年對公公司員工進行行一次平次綜綜合評分考核核，考核依據(jù)據(jù)為員工每月月工作考試得得分，并詳細細填寫《員工工年度考核評評分匯總表》。4.8對每年度工工作成績突出出的員工，可可推薦進行年年度優(yōu)秀員工工評選,被提名評選選年度優(yōu)秀員員工的人員需需填寫《優(yōu)秀秀員工推薦審審批表》經(jīng)逐逐級審批后，才才能參加評選選。5.質(zhì)量記錄5.1工作檢查記記錄表5.2員工工作考考核評分表5.3員工年度考考核評分匯總總表5.4優(yōu)秀員工推推薦審批表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--26作業(yè)規(guī)范行政人事部接待人人員工作標準準版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.0目的樹立企業(yè)業(yè)形象，提高高員工素質(zhì)。2.0適用范圍圍適用公司司行政人事部部各項接待工工作。3.0職責行政人事事部主管負責責對接待人員員工作進行監(jiān)監(jiān)督檢查。4.0工作規(guī)定4.1接聽電話標標準：4.1.1所有電電話，在鈴響響3聲之內(nèi)接答答。4.1.2拿起電電話后，先說說“你好，重慶慶萬怡渝能物物業(yè)管理有限限公司”，語氣親切切柔和。4.1.3認真傾傾聽對方講話話，需要時應應作詳細記錄錄，并向?qū)Ψ椒綇褪鲆槐椤?.1.4通話完完畢后，向?qū)Ψ奖硎靖兄x謝，等對方放放下電話后，再再輕輕放下電電話。允人殊制內(nèi)4.2來往信函接接收，發(fā)放傳傳真標準：4.2.1接收公公司各種來往往信函，應當當天分發(fā)至各各相關領導或或人員處。4.2.2收到傳傳真件后，將將傳真內(nèi)容登登記在“接收傳真登登記表”內(nèi)，10分鐘內(nèi)連復復印件一同發(fā)發(fā)送至接收部部門/人，并在此此表內(nèi)簽收。4.2.3傳真件件發(fā)送完畢后后，應確認傳傳真件是否準準確、清晰地地傳到對方，并并將傳真內(nèi)容容記錄在“發(fā)送傳真登登記表”內(nèi)。4.3來訪接待標標準：4.3.1使用文文明禮貌用語語及專業(yè)服務務語言。4.3.2儀態(tài)端端莊，保持微微笑，迎來送送往間，充分分體現(xiàn)公司服服務水平。4.3.3不準推推、拉或指著著來訪者說話話。4.4公文文件資資料轉呈、發(fā)發(fā)放管理標準準：4.4.1需上傳傳下達的公文文文件，應當當天傳達，并并在“公文文件發(fā)發(fā)放轉呈登記記表”內(nèi)做詳盡記記錄，要求接接收人簽字。4.4.2各部門門/服務中心需需領取的文件件資料，應在在三日內(nèi)發(fā)放放完畢，并在在“部門/服務中心領領取資料文件件登記表”內(nèi)做詳盡記記錄，要求領領取人簽字。4.5復印機、油油印機管理標標準4.5.1正確使使用復印機、油油印機。4.5.2節(jié)約紙紙張，每次復復印或油印時時作廢的紙張張不得超過5張。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--26作業(yè)規(guī)范行政人事部接待人人員工作標準準版本：A修改狀態(tài):0第2頁共2頁4.5.3非必要要材料不予復復印。4.5.4數(shù)量多多的資料，不不復印。4.5.5每次復復印、油印文文件應在“復印油印記記錄表”中做詳盡記記錄。4.5.6對復印印機、油印機機應每周進行行清潔、保養(yǎng)養(yǎng)，并及時添添加墨粉、油油墨及更換配配件。4.6打印文件管管理標準4.6.1正確使使用電腦及打打印機的詳細細程序，并按按有關操作說說明書的指導導進行操作。4.6.2打印前前應對文件進進行校對，每每次打印文件件應做到及時時、準確。4.6.3打印文文件應按相應應的規(guī)范、標標準格式打印印。4.7內(nèi)務管理標標準4.7.1保持行行政人事部內(nèi)內(nèi)清潔，物品品擺放整齊。4.7.2每天接接收的報刊應應當天裝訂、分分類。4.7.3保持復復印室、油印印室內(nèi)清潔，每每次復印或油油印文件后應應將各類紙張張擺放有序。5.0質(zhì)量記錄5.1公文文件發(fā)發(fā)放轉呈登記記表5.2部門/服務務中心領取資資料文件登記記表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--27作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤員崗位工工作標準版本：A修改狀態(tài):0第1頁共2頁1.目的規(guī)范各類文文件的系統(tǒng)管管理，提高工工作效率和質(zhì)質(zhì)量。2.適用范圍公司行政人事事部文件管理理各項工作。3.職責行政人事部部經(jīng)理負責對對文件管理工工作進行監(jiān)督督檢查。4.工作規(guī)定4.1各類文件管管理標準4.1.1外來文文件：4.1.1.1外外來文件分為為：區(qū)政府各各部門發(fā)文、市市政府各部門門發(fā)文、及各各服務中心外外來文件。4.1.1.2收收到外來文件件送至相關部部門領導看閱閱后，按時間間順序分類編編號。4.1.1.3按按編號依次入入檔。4.1.1.4清清楚編寫文件件目錄。4.1.2內(nèi)部文文件：4.1.2.1內(nèi)內(nèi)部文件分為為：總公司發(fā)發(fā)文、公司內(nèi)內(nèi)部運作制度度、公司內(nèi)部部發(fā)文、行政政人事部內(nèi)部部發(fā)文、行政政人事部上報報文件、各服服務中心內(nèi)部部文件，會議議記錄。4.1.2.2各各部門發(fā)文分分類登記歸檔檔，各服務中中心上報的文文件應在10分鐘內(nèi)分送送相關領導及及部門處理，最最后分類、編編號、登記歸歸檔。4.1.3合同協(xié)協(xié)議：4.1.3.1合合同協(xié)議分為為：公司對外外協(xié)議（工程程、商務）、公公司對外協(xié)議議（服裝）、公公司對外協(xié)議議（經(jīng)營部）、各各服務中心對對外協(xié)議。4.1.3.2合合同協(xié)議按其其性質(zhì)分類，有有關各服務中中心的合同協(xié)協(xié)議分別歸入入相應部門檔檔案，編號、登登記入檔。4.2工商資料、各各類資質(zhì)證書書管理標準：：4.2.1將公司司的工商資料料、資質(zhì)證書書分別建檔。4.2.2清楚編編寫文件目錄錄。4.3各種書籍、投投標書及物業(yè)業(yè)管理方案管管理標準4.3.1購回的的書籍應當日日編號，在“書籍目錄”中做詳盡記記錄，并按編編號順序依次次放好。4.3.2資料內(nèi)內(nèi)勤員應每個個月對書籍清清點一次。4.3.3各種投投標書及物業(yè)業(yè)管理方案應應記錄名稱、份份數(shù)和入檔時時間。4.4其它資料管管理標準重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--27作業(yè)規(guī)范資料內(nèi)勤員崗位工工作標準版本：A修改狀態(tài):0第2頁共22頁4.4.1電腦、打打印機、復印印機、油印機機、空調(diào)、吸吸塵器等使用用說明書資料料分類放置。4.4.2做好分分類記錄。4.5借閱文件資資料管理4.5.1資料內(nèi)內(nèi)勤員應在“公司資料文文件/書籍借閱登登記表”中對借閱的的書籍、投標標書、物業(yè)管管理方案、各各種文件資料料及其他資料料做詳盡記錄錄。4.5.2資料內(nèi)內(nèi)勤員有告知知借閱人各項項注意的義務務。4.5.3借閱重重要文件資料料時，資料內(nèi)內(nèi)勤員應憑總總經(jīng)理的批準準簽字，方可可借出。4.5.4借閱人人未主動歸還還書籍、投標標書、物業(yè)管管理方案、各各種文件資料料及其他資料料的資料內(nèi)勤勤員應在借閱閱期滿之日向向借閱人催還還或辦理續(xù)借借手續(xù)。4.5.55借閱人歸還還各類書籍或或其它文件資資料，資料內(nèi)內(nèi)勤員應在歸歸還時注銷借借閱人簽名。5.質(zhì)量記錄5.1檔案材料目目錄表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--28作業(yè)規(guī)范庫管員崗位工作標標準版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為規(guī)范倉庫管管理工作制度度，使各種物物資物品調(diào)配配有序。2.適用范圍公司行政人事事部庫管員。3.職責行政人事部主主任負責對庫庫管員工作進進行監(jiān)督檢查查。4.工作規(guī)定4.1物品倉庫保保持清潔，各各類物品擺放放整齊，標識識清晰。4.2每次購回的的物品、工具具、材料應當當天與采購員員共同驗收數(shù)數(shù)量及規(guī)格。4.3購回的物品品、工具、材材料應當天入入庫，填寫入入庫單。4.4配合采購員員將各服務中中心所需的物物品、工具、材材料分類整理理并包裝好。4.5當日填寫調(diào)調(diào)撥單，并交交給采購員。4.6要求采購員員送貨后，將將調(diào)撥單交給給各服務中心心庫管員進行行核對驗收，并并要求其填好好調(diào)撥單第二二、四聯(lián)。4.7庫管員憑返返回的調(diào)撥單單分類入賬。4.8行政人事部部人員需領用用物品、工具具、材料時，庫庫管員應在其其領用時寫好好出庫單，并并入賬。4.9每月底應在在28日前做完各各項物品、工工具、材料的的清點工作，并并將月盤點表表及各種單據(jù)據(jù)同時交于財財務。4.10每月244日至26日應到各服服務中心清點點各種物品、工工具、材料，清清點報告交財財務一份，采采購部一份，自自存一份。4.11每月賬物物應相符，發(fā)發(fā)現(xiàn)問題應在在三日內(nèi)查明明。4.12每年底結結清本年物品品清點后，應應在第二年一一月十日前建建好新賬。4.13庫管員應應每周對倉庫庫清理一次，保保持倉庫清潔潔。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--29作業(yè)規(guī)范司機崗位工作標準準版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的為明確司機的的工作制度，加加強司機工作作的規(guī)范性。2.適用范圍行政人事部司司機各項工作作。3.職責行政人事部主主任負責對司司機工作的檢檢查監(jiān)督。4.工作規(guī)定4.1敬業(yè)守業(yè)，服服從分配，盡盡職盡責做好好本職工作。4.2樹立良好的的職業(yè)道德，嚴嚴格遵守交通通規(guī)則，不準準違章行車、超超速行駛、強強行超車，嚴嚴禁酒后開車車。4.3嚴守紀律，準準時到達預定定開車地點，不不準擅自改變變行車路線。4.4正常情況下下每半個月清清洗車輛1次。4.5按要求維修修保養(yǎng)車輛，保保證正常出車車，發(fā)現(xiàn)不安安全因素，一一天內(nèi)排除。4.6認真遵守公公司規(guī)章制度度，嚴禁公車車私用。重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--30作業(yè)規(guī)范文書資料發(fā)放登記記管理規(guī)定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共1頁1.目的規(guī)范公司公公文、資料的的分發(fā)、登記記管理制度。2.適用范圍適用于公司司文書資料發(fā)發(fā)放管理工作作。3.職責行政人事部部接待人員負負責公司文書書資料的分發(fā)發(fā)、登記管理理工作。4.工作規(guī)定4.1公文的發(fā)放放登記4.1.1由高層層領導部門簽簽發(fā)的公文，應應憑總經(jīng)理、分分管副總、主主管經(jīng)理簽字字確認的“文件審批表”，方可下發(fā)發(fā)公文。4.1.2如無特特殊情況，需需下發(fā)的公文文應在當天發(fā)發(fā)至各部門或或服務中心。4.1.3行政人人事部接待人人員應在“公文文書轉轉呈發(fā)放登記記表”內(nèi)，分別登登記題目、文文件編號、發(fā)發(fā)文單位、制制文時間、轉轉呈的各部門門和服務中心心及發(fā)放人。公司下發(fā)的公文，應應直接發(fā)至各各部門經(jīng)理或或主管、各服服務中心主任任，并讓其在在“公文文書轉轉呈發(fā)放登記記表”的簽收人及及簽收日期欄欄內(nèi)簽字確認認。4.2文件資料的的發(fā)放登記4.2.1正常情情況下，在收收到應分發(fā)文文件資料的兩兩天內(nèi)將文件件資料分發(fā)至至各部門或服服務中心，或或通知各部門門、服務中心心派人來領取取。行政人事部行政人人事部接待人人員在收到應應分發(fā)的各類類文件資料時時，如無特殊殊情況，經(jīng)審審批人簽字后后，應在十五五分鐘內(nèi)在“部門/服務中心領領取文件資料料登記表”內(nèi)，分別登登記領取日期期、領取部門門、領取文件件資料的名稱稱、編號、頁頁數(shù)、及發(fā)放放人，并分類類整理。4.2.3分發(fā)文文件資料時，各各部門或服務務中心的領取取人只有在“部門/服務中心領領取文件資料料登記表”內(nèi)的領取人人一欄中簽收收后，方可領領取文件資料料。5.相關記錄5.1文件審批表表重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--31作業(yè)規(guī)范公司檔案管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第1頁共5頁1.目的規(guī)范檔案的的編號、分類類、整理及借借閱工作。2.適用范圍適用于公司司各類檔案的的管理。3.職責3.1由總經(jīng)理審審批檔案的借借閱申請及清清單。3.2行政人事部部經(jīng)理監(jiān)督管管理的實施工工作。3.3行政人事部部資料內(nèi)勤員員負責對檔案案文件的分類類、登記、編編號、保存等等管理工作。4.工作規(guī)定4.1檔案的編號號4.1.1公司編編號為公司英英文縮寫；4.1.2部門編編號：a)行政人事事部編號為：BG；b)客戶服務務部編號為：KH；c)企劃部編號為：QH；d)物業(yè)管理理部編號為：WG；e)協(xié)管部編號為：XG；f)經(jīng)營發(fā)展展部編編號為：JY；g)賣場服務務中心編號為：MC；h)品質(zhì)管理理部編號為：PZ；i)工程管理理部編號為：GC；4.1.3年份編編號：引用年年份—2000、2001、2002……。4.1.4檔案順順序號：采用用阿拉伯數(shù)字字取3位有效數(shù)字—001、002、003……。4.1.5檔案編編號舉例：※※—※※—※※※※—※※※※檔案編號類別編號部門/服務中心編號物業(yè)管理公司編號號重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--31作業(yè)規(guī)范公司檔案管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第2頁共55頁4.2檔案的分類類必須按檔案案分類項目進進行檔案的整整理和歸檔。4.2.1區(qū)分全全宗，按物業(yè)業(yè)管理的組織織機構劃分，全全宗可分為以以下幾類：a)行政、人人事類；b)財務類；；c)公共事務務類；d)保潔類；；e)園林綠化化類；f)工程維修修類；g)經(jīng)營類；；品質(zhì)類；客戶服務檔案全宗檔案的分類：：要從檔案形形成的特點和和規(guī)律出發(fā)，符符合檔案形成成的實際情況況，保持檔案案之間的歷史史聯(lián)系，它應應具有思想性性、科學性、排排它性和伸縮縮性。根據(jù)物物業(yè)管理的特特性，我們采采用組織機構構——問題分類法法，如：———收文類——合同類a)行政人事部部———員工人事檔檔案——圖紙類——后勤類———收文類b))財務部————————發(fā)文類———報表類———賬冊類———憑證類———合同類重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--31作業(yè)規(guī)范公司檔案管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第3頁共5頁——工程圖紙類類——合同類——收文類c）服務中心——————發(fā)文類——業(yè)主檔案類類——維修類——投訴類——回訪類——有償服務與與多種經(jīng)營類類——計劃總結類類4.3立卷與編編制目錄立卷：就是按照單單份文件相互互之間的聯(lián)系系和價值大小小組合成卷。資資料內(nèi)勤員按按以上分類方方法，用檔案案盒（或文件件夾）將檔案案分別立卷：：a)根據(jù)檔案（或或文件夾）的的規(guī)格準備相相應的檔案標標貼紙；b)在檔案標貼貼紙上打印出出標準黑一號號字體的檔案案類別名稱，其其格式一般是是由組織機構構、名稱組成成，如：——公司行政人事部收收文：※※※-B·R-收文；——公司財務部報表：：※※※-C·W-報表；——物業(yè)服務中心管理理組業(yè)主檔案案：※※※-※※※-G·L-業(yè)主檔案。c)將制作好的的檔案標貼紙紙貼在檔案盒盒（或文件夾夾）左側立面面距頂部3CM位置處，并并排列在檔案案柜中；d)將將需歸檔的資資料按其所屬屬類別及入檔檔時間先后順順序存放在相相應檔案盒（或或文件夾）內(nèi)內(nèi)。4.3.2編制目目錄：a)資料員在檔檔案盒內(nèi)首頁頁位置準備活活頁“檔案目錄”；b)每一份檔案案在歸檔時，均均需將該份檔檔案登記在“檔案目錄”（內(nèi)容包括括：序號、文文件編號、文文件標題、頁頁數(shù)、發(fā)文單單位、發(fā)文日日期、接收日日期、歸檔編編號、備注項項目）中，以以便查閱。4.3.3正式歸歸檔材料一般般指已經(jīng)處理理完畢的材料料。對歸類界界限不明確的的材料，可根根據(jù)材料與類類目的密切程程度進行歸類類。4.4檔案的保管管期限4.4.1檔案的的保管期限分分為永久保存存、定期保存存兩種，確定定檔案材料的的保管年限。一一般檔案重慶萬怡渝能物業(yè)業(yè)管理公司文件名稱編號：CWBG--31作業(yè)規(guī)范公司檔案管理規(guī)定定版本：A修改狀態(tài):0第4頁共55頁分為永久保管、長長期保管（15年以上）、中中期保管（5—15年）、短期期保管（5年以下等）。4.4.2各部門門負責人應依依據(jù)部門工作作情況及其部部門有關標準準作業(yè)規(guī)程，對對檔案的保存存價值進行鑒鑒定及標注。4.5檔案的保管管4.5.1檔案保保管的工作任任務是：a)便于查閱；；b)保證檔案的的安全；c)防止檔案的的損壞；d)采取修復技技術、延長檔檔案壽命。檔案的保管程序：：a)各職能部門門將需保管的的資料經(jīng)文書書處理程序后后，移交給資資料內(nèi)勤員；；b)資料內(nèi)勤員員將該資料登登記在“檔案目錄”中，歸入相相應案卷并統(tǒng)統(tǒng)一編號；c)資料內(nèi)勤員員定期將“檔案目錄”輸入電腦，以以便查詢；d)檔案原則上上保管原件。4.5.3檔案應應集中指定地地點保存，并并按類上架進進柜，注意防防盜、防火、防防潮、防蟲、防防泄密等事件件的發(fā)生，要要經(jīng)常對檔案案材料進行檢檢查。發(fā)現(xiàn)異異?；虮槐I，丟丟失等情況，及及時向領導反反映，妥善處處理。如系人人為造成，要要追究有關人人員的責任。4.5.4各部門門/服務中心代代表公司參加加各種會議帶帶回的文件，均均不得自行保保管和銷毀，必必須向行政人人事部移交，實實行統(tǒng)一管理理。4.5.5檔案工工作應統(tǒng)一領領導，分級管管理。公司行行政人事部負負責公司的主主體檔案，對對各職能部門門的檔案管理理工作進行指指導和檢查，各各職能部門分分層管理本部部門的檔案工工作。4.5.6公司行行政人事部應應保存的基本本材料有：會會議記錄、上上下行文、政政府文件、工工作計劃、總總結、報告、規(guī)規(guī)章制度、物物業(yè)管理委托托合同、物業(yè)業(yè)管理各項分分承包合同、協(xié)協(xié)議。4.6檔案的密級級檔案的密級分為三三級：絕密、機機密、普通：：a)絕密檔案包括：員員工人事檔案案、合同、業(yè)業(yè)主檔案，公公司重大經(jīng)營營、管理、決決策形成的檔檔案，財務類類檔案及其它它屬絕密的檔檔案；b)機密檔案包包括：ISO90000質(zhì)量體系文文件、重要的的會議記錄（紀紀要）、公司司收發(fā)文件（通通知、通告除除外）、工程程圖紙、維修修、回訪記