《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第號(hào)業(yè)務(wù)外包》

加強(qiáng)業(yè)務(wù)外包管理防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第13號(hào)》——業(yè)務(wù)外包》目錄Contents二、業(yè)務(wù)外包流程三、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施四、業(yè)務(wù)外包案例一、業(yè)務(wù)外包基本概念一、業(yè)務(wù)外包基本概念◆業(yè)務(wù)外包，是指企業(yè)利用專業(yè)化分工優(yōu)勢(shì)，將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給本企業(yè)以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織（以下簡(jiǎn)稱承包方）完成的經(jīng)營行為?！羝髽I(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理，通常劃分為重大外包業(yè)務(wù)和一般外包業(yè)務(wù)。重大外包業(yè)務(wù)是指對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響的外包業(yè)務(wù)?！敉獍鼧I(yè)務(wù)通常包括研發(fā)、資信調(diào)查、可行性研究、委托加工、物業(yè)管理、客戶服務(wù)等?！羝髽I(yè)應(yīng)當(dāng)建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，規(guī)定業(yè)務(wù)外包的范圍、方式、條件、程序和實(shí)施的相關(guān)內(nèi)容，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化業(yè)務(wù)外包全過程的監(jiān)控，防范外包風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)外包的優(yōu)勢(shì)◆企業(yè)業(yè)務(wù)外包應(yīng)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)①外包范圍和價(jià)格確定不合理，承包方選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致企業(yè)遭受損失②業(yè)務(wù)外包監(jiān)控不嚴(yán)、服務(wù)質(zhì)量低劣，可能導(dǎo)致企業(yè)難以發(fā)揮業(yè)務(wù)外包優(yōu)勢(shì)③業(yè)務(wù)外包存在商業(yè)賄賂等舞弊行為，可能導(dǎo)致企業(yè)相關(guān)人員涉案二、業(yè)務(wù)外包流程業(yè)務(wù)外包流程主要包括：制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案、審核批準(zhǔn)、選擇承包方、簽訂業(yè)務(wù)外包合同、組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包活動(dòng)、業(yè)務(wù)外包過程管理、驗(yàn)收、會(huì)計(jì)控制等環(huán)節(jié)。如下圖所示。該圖列示的業(yè)務(wù)外包流程適用于各類企業(yè)的一般業(yè)務(wù)外包，具有通用性。企業(yè)在實(shí)際開展業(yè)務(wù)外包時(shí)，可以參照此流程，并結(jié)合自身情況予以擴(kuò)充和具體化。業(yè)務(wù)外包基本流程圖三、各環(huán)節(jié)的主要風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及管控措施制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案1審核批準(zhǔn)2組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包5業(yè)務(wù)外包過程管理6驗(yàn)收7選擇承包方3簽訂業(yè)務(wù)外包合同4會(huì)計(jì)控制8（一）制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包管理制度，根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)度、對(duì)外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場(chǎng)成熟度等標(biāo)準(zhǔn)，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理，以突出管控重點(diǎn)，同時(shí)明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內(nèi)容。第二，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)外包管理制度規(guī)定的業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容制定實(shí)施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時(shí)確保方案的完整性。第三，根據(jù)企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，對(duì)實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評(píng)估以及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等，確保方案的可行性。第四，認(rèn)真聽取外部專業(yè)人員對(duì)業(yè)務(wù)外包的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實(shí)施方案。（二）審核批準(zhǔn)主要管控措施：第一，建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級(jí)人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批。同時(shí)加大對(duì)分公司重大業(yè)務(wù)外包的管控力度，避免因分公司越權(quán)進(jìn)行業(yè)務(wù)外包給企業(yè)帶來不利后果。第二，在對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)著重對(duì)比分析該業(yè)務(wù)項(xiàng)目在自營與外包情況下的風(fēng)險(xiǎn)和收益，確定外包的合理性和可行性。第三，總會(huì)計(jì)師或企業(yè)分管會(huì)計(jì)工作的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)參與重大業(yè)務(wù)外包的決策，對(duì)業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟(jì)效益做出合理評(píng)價(jià)。第四，對(duì)于重大業(yè)務(wù)外包方案，應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)審批。（三）選擇承包方主要管控措施：第一，充分調(diào)查候選承包方的合法性，即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織，是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場(chǎng)所。第二，調(diào)查候選承包方的專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及其從業(yè)人員的履歷和專業(yè)技能。第三，考察候選承包方從事類似項(xiàng)目的成功案例、業(yè)界評(píng)價(jià)和口碑。第四，綜合考慮企業(yè)內(nèi)外部因素，對(duì)業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進(jìn)行測(cè)算分析，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第五，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公正的原則，采用招標(biāo)方式等適當(dāng)方式，擇優(yōu)選擇承包方。第六，按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中做出選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。（四）簽訂業(yè)務(wù)外包合同主要管控措施：第一，在訂立外包合同前，充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識(shí)別出的重要風(fēng)險(xiǎn)因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。第二，在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時(shí)間、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)。第三，在合同的權(quán)利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法，承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對(duì)存在問題進(jìn)行有效溝通。第四，在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的補(bǔ)救措施。第五，在合同的保密事項(xiàng)方面，應(yīng)具體約定對(duì)于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。第六，在費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面，綜合考慮內(nèi)外部因素，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。第七，在違約責(zé)任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自身業(yè)務(wù)的變化。（五）組織實(shí)施業(yè)務(wù)外包主要管控措施：第一，按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，制定業(yè)務(wù)外包實(shí)施全過程的管控措施，包括落實(shí)與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全保密管理等機(jī)制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時(shí)有章可循。第二，做好與承包方的對(duì)接工作，通過培訓(xùn)等方式確保承包方充分了解企業(yè)的工作流程和質(zhì)量要求，從價(jià)值鏈的起點(diǎn)開始控制業(yè)務(wù)質(zhì)量。第三，與承包方建立并保持暢通的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并有效解決業(yè)務(wù)外包過程存在的問題。第四，梳理有關(guān)工作流程，提出每個(gè)環(huán)節(jié)上的崗位職責(zé)分工、運(yùn)營模式、管理機(jī)制、質(zhì)量水平等方面的要求，并建立對(duì)應(yīng)的即時(shí)監(jiān)控機(jī)制，及時(shí)檢查、收集和反饋業(yè)務(wù)外包實(shí)施過程的相關(guān)信息。（六）業(yè)務(wù)外包過程管理主要管控措施：第一，在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品的過程中，密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取承包方動(dòng)態(tài)管理方式，對(duì)承包方開展日常績(jī)效評(píng)價(jià)和定期考核。第二，對(duì)承包方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評(píng)估，包括承包方對(duì)該項(xiàng)目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達(dá)到企業(yè)預(yù)期目標(biāo)，承包方自身的財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項(xiàng)目的要求。第三，建立即時(shí)監(jiān)控機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況，應(yīng)及時(shí)要求承包方調(diào)整改進(jìn)。第四，對(duì)重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計(jì)，建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，制定臨時(shí)替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中斷。第五，有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合同，并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。第六，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。（七）驗(yàn)收主要管控措施：第一，根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點(diǎn)，制定不同的驗(yàn)收方式。一般而言，可以對(duì)最終產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行一次性驗(yàn)收，也可以在整個(gè)外包過程中分階段驗(yàn)收。第二，根據(jù)業(yè)務(wù)外包合同的約定，結(jié)合在日?？?jī)效評(píng)價(jià)基礎(chǔ)上對(duì)外包業(yè)務(wù)質(zhì)量是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的基本評(píng)價(jià)，確定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。第三，組織有關(guān)職能部門、財(cái)會(huì)部門、質(zhì)量控制部門等的相關(guān)人員，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審查和全面測(cè)試，確保產(chǎn)品或服務(wù)符合需求，并出具驗(yàn)收證明。第四，驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，查明原因，視問題的嚴(yán)重性與承包方協(xié)商采取恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施，并依法索賠。第五，根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果對(duì)業(yè)務(wù)外包是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)作出總體評(píng)價(jià)，據(jù)此對(duì)業(yè)務(wù)外包管理制度和流程進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化。（八）會(huì)計(jì)控制主要管控措施：第一，企業(yè)財(cái)會(huì)部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度，對(duì)業(yè)務(wù)外包過程中交由承包方使用的資產(chǎn)、涉及資產(chǎn)負(fù)債變動(dòng)的事項(xiàng)以及外包合同訴訟等加強(qiáng)核算與監(jiān)督。第二，根據(jù)企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度的規(guī)定，結(jié)合外包業(yè)務(wù)特點(diǎn)和企業(yè)管理機(jī)制，建立完善外包成本的會(huì)計(jì)核算方法，進(jìn)行有關(guān)會(huì)計(jì)處理，并在財(cái)務(wù)報(bào)告中進(jìn)行必要、充分的披露。第三，在向承包方結(jié)算費(fèi)用時(shí)，應(yīng)當(dāng)依據(jù)驗(yàn)收證明，嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算條件、方式和標(biāo)準(zhǔn)辦理支付。四、案例——通用公司的運(yùn)輸業(yè)務(wù)外包通用汽車公司是全球最大的制造公司，它在全球50多個(gè)國家擁有汽車制造、銷售、倉儲(chǔ)管理及技術(shù)服務(wù)中心。通用公司通過采用業(yè)務(wù)外包策略，把零部件的運(yùn)輸和物流業(yè)務(wù)外包給里斯維物流公司。里斯維物流公司負(fù)責(zé)通用汽車公司的零部件到幾個(gè)北美組裝廠的運(yùn)輸工作，通用汽車則集中力量于其核心業(yè)務(wù)上——轎車和卡車制造。通用汽車與里斯維物流公司的這種外包合作關(guān)系開始于1991年，節(jié)約了大約10%的運(yùn)輸成本，縮減了18%的運(yùn)輸時(shí)間，裁剪了一些不必要的物流職能部門，減少了整條供應(yīng)鏈上的庫存，并且在供應(yīng)鏈運(yùn)作中保持了高效的反應(yīng)能力。里斯維物流公司在克利烏蘭設(shè)有一個(gè)分銷中心，處理交叉復(fù)雜的運(yùn)輸路線，通過電子技術(shù)排列它與各通用汽車公司在北美工廠的路線，這樣可以動(dòng)態(tài)的跟蹤裝運(yùn)情況，并且根據(jù)實(shí)際需要實(shí)現(xiàn)JIT方式的運(yùn)輸。里斯維物流公司的衛(wèi)星系統(tǒng)可以保證運(yùn)輸路線組合的柔性化。如果一個(gè)供應(yīng)商的裝運(yùn)落后于計(jì)劃，里斯維公司可以迅速的調(diào)整運(yùn)輸路線的組合。里斯維物流公司采用的“精細(xì)可視路線”技術(shù)保證了通用汽車公司生產(chǎn)線上的低庫存水平。案例解析：