正規(guī)采購控制作業(yè)流程及操作詳解課件

重慶XXX有限公司《采購流程》及操作詳解文件編號：版本：發(fā)布日期：編制：魏澤安

審批：抄送：受控文件重慶XXX有限公司文件編號：1SX-002采購作業(yè)之－－－預算作業(yè)流程圖供應商管理作業(yè)

SX-015請購作業(yè)

SX-007預算作業(yè)

SX-006采購作業(yè)

SX-008驗收作業(yè)

SX-009與合約不符作業(yè)

SX-010差異分析

SX-014記帳作業(yè)

SX-011對帳作業(yè)

SX-012付款作業(yè)

SX-013SX-002采購作業(yè)之－－－預算作業(yè)流程圖供應商管理作業(yè)請購2SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購交期報告臨時需求生產用材料經常用材料專用備品配件檢查庫存是否編制采購預算調整預算核準部門審核核準退回需求單位采購作業(yè)否準不

準

不準準是需求單位財務單位副總/總經理SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購臨時需3SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應商記錄進行采購物料需求接單審核處理國內/國外報關進口作業(yè)議價長期合約采購決定采購方式決定采購事項權責核準發(fā)出訂單跟催管制通知收貨驗收作業(yè)更新供應商資料需求單位采購單位報關/采購/質檢SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應商記錄進行采4SX-004采購作業(yè)之－－驗收作業(yè)流程圖核對物品供應商交貨檢驗否核對數(shù)量與合約不符合作業(yè)需求單位收貨單位財務/采購門衛(wèi)質檢門衛(wèi)登記檢驗否檢驗入庫核對數(shù)量是否合格不合格SX-004采購作業(yè)之－－驗收作業(yè)流程圖核對物品供應商交貨檢5SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準簽章核對總經理采購單位財務相符否請款付款計劃核對單據(jù)付匯否國內付匯財務處理是通知供應商開立支票請款是否SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準簽章核對總經理6內部控制制度—SX-006預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購部門一、作業(yè)程序1.收集整理：1.1收集公司相關部門的年度、季度、月度計劃需求量.2.分類匯總：2.1按照物料別分類匯總各部門的年度、季度、月度計劃需求量，制作采購需求預算表。2.2根據(jù)歷史和行業(yè)供銷規(guī)律審核匯總的采購需求量是否合理、經濟.3.制定目標成本：3.1制定目標成本應考慮的因素：歷史價格、需求量、公司經營策略、采購途徑、法律政策等影響因素。使用窗體：1.成本變動分析比較表；2.部門需求.內部控制制度—SX-006預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重7負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購部門3.2確定單位目標成本：結合影響價格的相關因素制定通過努力可實現(xiàn)的分月目標成本或加權平均目標成本。4.編制預算表：4.1采購承辦人依據(jù)確定的目標成本、采購需求編制年度、季度、月度預算表、預算表應反映采購單價、采購數(shù)量、采購金額。且分月、季預算采購額、采購量匯總應與年度預算相等。4.2編制的預算表經單位主管審核后一份留存，一份送財務部門。二、控制重點1.需求量的制訂是否經濟合理。2.目標成本的設定是否切合實際。記住，編制預算是公司資金運用計劃中很重要的哦！預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購8內部控制制度—SX007請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點請購單位／生產、辦公行政一．作業(yè)程序：1、依據(jù)資料：1.請購管理：1.1存貨管理辦法1.1采購范圍：2、使用窗體：（1）生產用材料采購：耗用量大的原材料、包裝材料采購2.1物料需求/請購交期報告（2）經常用材料采購：用量不大或用量大但可即購即得的辦公用品、生活用品采購2.2預算表（3）專用備品配件采購：模具專用材料、制造等設備維護、保養(yǎng)用材料采購1.2請購需求提出的權限（1）生產用物料請購：生產部門（2）經常用物料請購：行政（3）專用備品配件請購：技術人員等請購作業(yè)內部控制制度—SX007請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點9負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料請購單位／生產、辦公行政2.檢查庫存：2.1安全庫存是否經濟、合理，是否考慮采購時間2.2現(xiàn)有庫存量是否達請購點2.3請購量是否達到經濟采購量2.4所請購物品庫存內有無替代品或尚有庫存，是否需要緊急采購3.是否已編列預算：3.1申請人確定庫存再與本部門編制的預算核對。若超預算采購，財務部門可能無此預算，應知會財務部門能否調整預算，若能調整預算，尚須總經理核準.4.物料需求/請購交期報告之核準：4.1預算內或核準的超預算請購，請購單位填寫物料需求/請購交期報告送部門主管審核后依核決權限依次核準后送采購單位辦理；請購單位填制物料需求/請購交期報告需注明申購部門、到貨日期、名稱規(guī)格、數(shù)量、購買類別、申請理由、采購途徑，以利于審核和提高采購工作效率。請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2.檢查庫存：2.1安全10負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料請購單位／生產、辦公行政5.臨時性請購：5.1臨時性請購仍應填寫物料需求/請購交期報告經部門主管審核后送權責主管核準后方得交采購單位辦理采購作業(yè)。二．控制重點：1.請購是否合乎經濟采購批量。2.物料需求/請購交期報告上到貨期是否明確，有無應特別注意事項3.庫存存量不足或達采購點時有無主動提出購物申請單。4.安全庫存量是否標準及合理5.物料需求/請購交期報告之請購核決權限是否符合規(guī)定。請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料5.臨時性請購：5.1臨11內部控制制度—SX008采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點采購單位一．作業(yè)程序：1.接單審核處理：1.1采購承辦人接受物料需求/請購交期報告時應檢查其是否依權責核準、內容是否完備、到貨時間是否合理等，物料需求/請購交期報告。未經核準采購單位不得受理。1.2采購單位在無法按要求到貨的情況下為保證正常生產，應采取替代方案并及時通知請購單位。2．查詢供貨商資料：2.1準備采購2.2調閱合格供貨商資料，了解過去采購及詢價紀錄2.3向廠商詢價1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序；1.2供貨商管理程序。2.使用窗體：2.1合格供貨商一覽表；2.2物料需求/請購交期報告；內部控制制度—SX008采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點12負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點采購單位3.決定購買方式：3.1詢價：先以本公司合格供貨商為優(yōu)先，以電話、傳真等方式至少向二家供應商詢價。3.2比價：對同一采購事項，采購承辦人從供應商報價單中最少選擇二家進行比價。比價應從以下幾個方面考慮：A、付款期間長短：相同條件下，付款期間越長價格越優(yōu)。B、報價是否含稅：相同條件下，報價越低價格越優(yōu)。C、發(fā)票類型：價格相同，含抵扣聯(lián)的發(fā)票優(yōu)于普通發(fā)票，一般納稅人優(yōu)于小規(guī)模納稅人；價格不同時，若取得含抵扣聯(lián)發(fā)票應先把含稅價格還原成不含稅后進行比較，不含稅價格低者優(yōu)之；不同發(fā)票之間考慮可抵扣的價格后進行比價。D、送貨方式：相同條件下，送貨到廠優(yōu)于自取。2.3采購合約；2.4物料詢比價表；2.5報價單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點3.決定購買方式：3.113負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位3.3若有以下特殊情形，可不必執(zhí)行比價作業(yè)：A．獨家制造B．獨家代理C.原廠牌配件無法替代E．采購金額較?。?00元以下）不需比價，但仍以詢價方式向最低價供應廠商采購之，并以采購合約向供貨商訂貨F.客戶指定3.4議價：經詢價、比價再選擇品質穩(wěn)定價格較低之廠商進行議價采購。3.5長期合約采購：向品質穩(wěn)定簽訂長期供應合約的供應商采購。4.決定訂購事項：4.1承辦人備妥資料制作采購合約，經部門主管審核后送權責主管簽核。2.3采購合約；2.4物料詢比價表；2.5報價單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3.3若有以下特殊情形14負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位4.2采購合約應注明供應商名稱、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、送貨方式、保質期、允收范圍、違約處理及金額等合約要素。5.發(fā)出采購合約：5.1經權責主管核準的采購合約由承辦人發(fā)單采購，并要求供應商簽章回傳存檔。5.2采購承辦人依據(jù)供應商回傳的采購合約制作三聯(lián)式“廠商進貨通知單”分發(fā)給收貨單位、品管及相關部門。6.跟催管制：6.1采購承辦人發(fā)出采購合約后填寫“物料跟催管制表”對采購物料進行跟催，以免延遲交貨而影響正常的生產經營。7.通知收貨：7.1與供應商確定交貨時間后采購承辦人應及時通知收貨單位作好收貨的準備工作。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料4.2采購合約應注明供應15負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位二、控制重點：1.物料需求/請購交期報告是否確實經請購流程且經權責主管核準。2.詢價、比價、議價分析是否適當。3.長期采購合約的價格在市場行情發(fā)生變動時有無與供應商協(xié)調根據(jù)市場價格進行調整。4.采購合約的各項要素是否齊全完備。5.物料跟催管制是否確實執(zhí)行?？刂浦攸c的要素您清楚了嗎？采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料二、控制重點：1.物料需16內部控制制度—SX009驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料收貨單位&質檢單位一.作業(yè)程序：1.收料準備：1.1請購單位在接到“廠商進貨通知單”，應依采購類別、數(shù)量及約定交貨日期，預留倉位及卸料工具作好卸貨的準備工作。2.廠商交貨：2.1國內供應商交貨時，應備妥送貨單、檢驗報告（有要求時）于指定地點交貨，現(xiàn)金結算的供應商隨貨附帶發(fā)票。2.2如有涉及國外進口交貨時，應取得廠商之裝運文件，以便辦理報關手續(xù)。3.保安檢查登記：3.1供應商送貨車輛進廠時，保安在“車輛登記簿”上登記，并通知請單位收料，同時指示廠商卸貨地點。1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序1.2進料檢驗程序1.3特采作業(yè)程序內部控制制度—SX009驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點17負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點收貨單位&質檢單位4.倉庫收料：4.1卸貨前，收貨員應先依《廠商進貨通知單》核對所送物品是否相符，核對無誤再行卸貨，并清點數(shù)量辦理簽收手續(xù)。4.2屬計重或液體材料入廠時，收貨單位應過磅或其他合理的方法進行計量并履行簽收手續(xù)。4.3收貨員在簽收供應商送貨單時，如果送貨數(shù)量與《廠商進貨通知單》上采購量不符時，少交部分應據(jù)實簽收；超交部分應首先核對是否超過允收范圍，未超出允收范圍的按實際數(shù)量簽收，超出允收范圍部分，按照合約規(guī)定處理。5.檢驗及入庫：5.1收料后，收貨員應依進料檢驗程序相關規(guī)定處理：5.1.1特殊材料可依進料檢驗程序相關規(guī)定予以免檢，平時收貨單位直接把簽收的送貨單送材料會計制作進貨單后辦理入庫手續(xù)；但為加強進料品質，每半年應進行一次品質抽檢。2.使用窗體：2.1物料需求/請購交期報告2.2進貨單2.3車輛登記簿驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點4.倉庫收料：4.1卸貨18負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點收貨單位&質檢單位5.1.2包裝紙箱、五金件、色母、等依進料檢驗程序規(guī)定必檢的物料，收貨員通知品管部門取樣檢驗，未接到《進料檢驗報告單》前不得辦理入庫手續(xù)。5.1.3生活用品、辦公用品等依進料檢驗程序規(guī)定未列入檢驗范圍的物料，收貨單位直接驗收辦理入庫手續(xù)。5.2品管部收到《廠商進貨通知單》及收貨單位的通知，依據(jù)物料標準的規(guī)定及判定標準，采取隨機抽樣的方法，務必使所取樣品具代表性，再按驗收項目逐項檢驗并填制《進料檢驗報告單》?！哆M料檢驗報告單》一聯(lián)存檔，一聯(lián)送生產，另一聯(lián)在隨同送貨單轉采購單位。5.3若IQC檢驗判定來料合格，品管IQC檢驗員在供應商送貨單上簽收，并隨同《進料檢驗報告單》交給收貨單位；檢驗記錄判定來料不合格按照退貨、特采作業(yè)方式處理。5.4收貨員把《進料檢驗報告單》會同送貨單送材料會計。2.4進料檢驗報告單2.5特采申請單2.6廠商進貨通知單2.7物料標示卡驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點5.1.2包裝紙箱、五金19負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料收貨單位&質檢單位5.5材料會計復核《送貨單》、《進料檢驗報告單》制作《進貨單》并登記庫存材料收/發(fā)/存明細帳?！哆M貨單》采用三聯(lián)式，一聯(lián)存底，其余二聯(lián)隨同《送貨單》、《進料檢驗報告單》送采購單位。5.6收貨員依據(jù)《進貨單》把檢驗合格的物料登入計算機，由計算機自動更新存貨資料。待物料進倉位后，填制「物料標示卡」標識于物料處，「物料標示卡」應注明物料的數(shù)量、規(guī)格、產地、生產時間及進貨時間。6.退貨作業(yè)：6.1若IQC檢驗判定物料不合格，品管部主管應在進料檢驗報告單上簽示“退換”或“拒收”的處理決定，并送生產、采購單位主管簽收。6.2如判定為退換或拒收，則6.2.1采購單位根據(jù)《進料檢驗報告單》通知廠商處理退貨事宜。驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料5.5材料會計復核《送20負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點6.2.2收貨單位根據(jù)進料檢驗報告單制作《物品攜出管制單》，經部門主管簽核后辦理退貨事宜，值班保安依《物品攜出管制單》核實貨物無誤后給予放進。若已入庫或已在生產線生產，生產和收貨應單位辦理退倉、退庫手續(xù)。6.2.3廠商取回退貨后，重新交新貨，作業(yè)程序同上。6.2.4如因急需的物料，請購單位開立《特采申請單》給采購、生產、業(yè)務部門主管簽示送總（副）經理核準，并按特采程序作業(yè)。7.更新記錄：7.1合格供應廠商每季度評價一次，如評價結果不合格者注銷其資格，但平時對交期、品質嚴重影響公司生產經營的供應商，可隨時注銷其資格。驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點6.2.2收貨單位根據(jù)進21負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點二．控制重點：1.收貨點驗是否確實執(zhí)行，驗收之品質、數(shù)量是否確實。2.相關人員是否依規(guī)定簽章以明責任。3.入庫的貨品是否均記入帳。4.檢驗不合格物料是否按作業(yè)程序處理。有無違規(guī)辦理入倉。驗收的所有程序及控制重點，通過講解您清楚了嗎？想一想為什么要這樣做？驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點二．控制重點：1.收貨點22內部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位&財務部門一．作業(yè)程序：1.逾期未交貨的交易，采購承辦人記錄跟催管制表以電話或傳真方式催辦。2.供應商未按約交貨，或超過寬展期仍不能按期交貨，依照合約規(guī)定處理；若情況特殊，擬訂處理方案報請權責人核準后執(zhí)行。3.違約造成公司損失，首先雙方協(xié)商解決，如果無法通過協(xié)商達成一致，則由采購單位負責收集整理資料委請律師提請訴訟通過法律解決。4．所交物料的品質、規(guī)范不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因生產急需，不能等候更換，改以減價收貨者，由采購承辦人將計算處理方式填入《品質異常聯(lián)絡＆矯正單》呈請核準后執(zhí)行。5.將違合約情形、公司損失及處理過程,列入供貨商往來記錄。1.使用窗體1.1特采申請單1.2品質異常聯(lián)通絡＆矯正單內部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控23負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位&財務部門6.索賠退換有影響到應付帳款金額者，采購單位應以內部連絡單通知財務部更正帳款金額二．控制重點：1.各項違約是否依供貨商管理辦法及合約之規(guī)定處理。2.逾期罰款按逾期天數(shù)依合約規(guī)定計算扣除。3.所交貨品如因檢驗不合格退貨更換者，其交貨日期應以掉換補送到達日期為準。4.如因不可抗力而申請逾期免罰者，是否有事后出具的相關資料。5.廠商違約不交貨品，因而另行采購造成的價差原則得由原訂約供貨商負擔。6.違約案件是否依合約規(guī)定執(zhí)行，處理方式呈權責主管批準。與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料6.索賠退換有影響到應付24內部控制制度—SX011對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：

1.資料整理：

1.1采購承辦人收集材料會計及生計、品管單位送交的“送貨單”、“進貨單”、“進料檢驗報告單”、“特采申請單”等單據(jù)依供應商別按用途整理歸檔?！斑M貨單”、“送貨單”、“物料需求/請購交期報告”、“采購合約”作為對帳及記帳、付款的資料，“進料檢驗報告單”、“特采申請單”作為供應商考評管理的資料。1.2采購承辦人依據(jù)已整理的資料按供應商別自制對帳單。1.3采購承辦人收集整理各供應商按規(guī)定要求制作的對帳單。1.3.1對帳的時間：當月28日。1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財務制度2.使用窗體2.1供應商對帳單2.2自制對帳單內部控制制度—SX011對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點25負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位1.3.2送達的時間：當月28日前送達，逾期順延。1.3.3規(guī)定的格式：注明采購合約和送貨單號碼、數(shù)量、價格等內容。2.對帳：2.1月結方式的供應商每月核對，現(xiàn)金結算方式的供應商每筆核對。2.2供應商對帳單和自制對帳單進行核對，復核無誤采購承辦人應通知供應商開具發(fā)票（含抵扣聯(lián)發(fā)票）于次月5日前送達；有異議應及時查找原因。2.3若未按期送達帳單或發(fā)票者，則對帳、記帳自動順延至實際收到帳單的次月。2.4如果供應商不能提供增值稅抵扣聯(lián)發(fā)票，應作扣稅處理。3.提交資料：2.3進貨單2.4采購合約2.5發(fā)票2.6B/L

對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.3.2送達的時間：當26負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位3.1采用月結方式的供應商，采購單位月末將供應商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進貨單送財務應付會計作記帳處理。3.2采用現(xiàn)金結算方式的供應商，每次收貨采購承辦人將供應商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進貨單提交財務部。3.3如涉及有國外供應商采用月結或現(xiàn)結方式的，應提供Packing、invoice、B/L、進貨單、報關單給財務部；如果安排別的公司代付款時應另外復印一份給代理公司。二．控制重點：1.送貨單所載物品、數(shù)量是否與采購合約一致。2.少交的部分是否扣除，超交部分是否按照合約處理。3.記帳單價是否與采購合約記載的一致。4.發(fā)票金額與實際采購金額是否一致，品質異常狀況是否履行扣款手續(xù)。5.未取得抵扣聯(lián)發(fā)票的供應商是否扣除稅款部分。對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3.1采用月結方式的27內部控制制度—SX012記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位一、作業(yè)程序：1.受理：1.1采用月結方式的供應商，采購單位應于每月23日前將全部對帳資料提交財務部，但提供增值稅發(fā)票的供應商可延長至當月25日。1.2采用現(xiàn)金結算方式的供應商，采購單位應每單提交資料給財務部。1.3財務應付會計受理采購單位提交的資料清單。為避免貨款未及時記帳或付款引起的爭議，財務應付款會計應在采購承辦人提交供應商資料上履行簽收手續(xù)。

2.復核：2.1財務應付會計詳盡復核資料單據(jù)間的勾稽關系。如有不符事項應及時通知采購單位1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財務制度

1.2企業(yè)會計制度2.使用窗體

2.1供應法商對帳單2.2報價單

2.3進貨單2.4采購合約2.5發(fā)票內部控制制度—SX012記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點28負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位2.2財務部支付貨款結算時點之規(guī)定，現(xiàn)金結算方式的供應商以發(fā)票日作結算點；用月結方式的供應商以月末最后一日為結算點。3.登記帳簿：3.1財務應付會計復核資料清單無誤后登記應付帳款總帳、應付帳款明細帳，并制作付款計劃書按照結算方式的不同呈總經理室。二、控制重點：1.單據(jù)有無修改，是否簽章以明晰責任。2.單價是否與采購合約記載的一致。3.取得的發(fā)票是否真實、合法、有效。記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2.2財務部支付貨款結算29內部控制制度—SX013付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位一．作業(yè)程序：1.國內付款：1.1提請付款：1.1.1采購單位將到期應付款填制“請款單”提前一周呈總經理辦公室辦理請款。1.1.2“請款單”依核決權限依次核準后送交財務部付款。1.2開立支票：1.2.1出納收到付款資料應注意其所附單據(jù)是否已齊備、大小寫是否一致，無異議開立支票1.2.2除1000元以下可用現(xiàn)金支付外，其貨款原則上通過銀行辦理轉帳結算。1.2.3收款人名稱應與采購合約一致，沒有委托授權書，不得通過第三人或第三地支付貨款。1.依據(jù)資料；1.1企業(yè)會計制度2.使用窗體；2.1采購合約2.2進貨單2.3送貨單內部控制制度—SX013付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點30負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位1.2.4支票送蓋印鑒時應在付款計劃書上注明銀行帳號、支票號碼及日期。1.2.5支（本）票之到期日應與付款條件相符。1.3蓋印：1.3.1將填妥支票送權責主管審核、蓋章。1.3.2須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章。1.4轉帳付款：1.4.1出納人員到銀行辦理轉帳付款手續(xù)。1.4.2轉帳手續(xù)完畢，如有需要出納人員把付款底單復印一份給采購單位以備供應商查詢。1.4.3有需要時采購單位承辦人通知供應商貨款支付情況，供應商在收到貨款后應復印一份簽章回傳交財務部。2.4請款單2.5對帳單2.6進口報關單2.7進口付匯核銷單付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.2.4支票送蓋印鑒時31負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位1.5登記帳簿：1.5.1出納人員把已付款的資料單證加蓋付訖章。1.5.2財務人員根據(jù)銀行付款回單等單據(jù)登記帳簿。2.國外付款：2.1國外付款由公司財務部在依核決權限依次核準后予以辦理。3.國內付匯：3.1公司首先向外匯管理局申請列入“對外付匯進口單位名錄”中。3.2付匯時在付匯銀行填寫“貿易進口付匯核銷單”（一式二聯(lián)），銀行辦理付匯手續(xù)后將第二聯(lián)留存。3.3貨物進口后按照規(guī)定在1個月內將“貿易進口付匯核銷單”（第一聯(lián)）、進口報關單付匯核銷聯(lián)等相關資料單證向外匯管理局辦理核銷報審手續(xù)。付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.5登記帳簿：1.5.32負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位二.控制重點：1.付款時，是否經過審核條件相符后簽付并入帳。2.對采購案交貨延期罰款暨品質不良扣罰之列計，是否經過詳細核對，確認合理。3．應付款項如有借方余額時，應予追查其原因。4．應付帳款的支付一律規(guī)定以支票，如以現(xiàn)金方式支付須符合現(xiàn)金管理規(guī)定。5．是否及時向外匯管理局辦理核銷報審手續(xù)。付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料二.控制重點：1.付款33內部控制制度—SX014差異分析作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：1.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計當月物料的實際采購量并與預算需求量進行比對，分析兩者間數(shù)量差異產生的合理性、可控性及對策。2.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計當月各物料的實際采購金額與預算需求價值的差異，分析差異是因采購量的變動還是目標成本未達成等因素引起。3.每月終了將本月實際采購額、采購量同上月進行差異分析，查找引起差異的原因及改善對策。4．采購承辦人每季末統(tǒng)計當季實際采購額、采購量跟預算進行比較，分析差異產生是在合理控制范圍內，還是超出預算范圍，如差異過大要根據(jù)生產實際提請財務調整預算。5.當年度預算結束后，采購承辦人應及時統(tǒng)計年度預算的實際執(zhí)行情況，綜合分析差異的原因和解決的方法，為編制下年度預算提供合理的建議。1.使用窗體1.1預算表1.2實際采購匯總表1.3成本分析比較表內部控制制度—SX014差異34

負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位6.訂立長期采購合約的采購價是否隨市場供求的變化而變化，是否更優(yōu)惠。7.采購數(shù)量及運輸方式是否符合最佳經濟效益。8.針對差異原因，提出改善的方法，其目的在于評估預算的可行性及實現(xiàn)的可能性。從而進一步降低采購成本。二．控制重點：1.差異分析方法是否確能找出真正之原因。2.解決差異方法是否可行。差異分析負責單位作業(yè)程序及控制重點35內部控制制度—SX015供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位一、作業(yè)程序：1.備案和初審：1.1供應商備案:采購單位或公司相關部門通過電視、網絡等咨信收集有能力生產本公司所需原物料、設備、零組件的廠商,經采購單位查詢初步認可或廠商自行申請后按照廠商類型登記備案。1.2初審:采購單位依據(jù)請購單位提供所需物料的材質、規(guī)格、交期、數(shù)量、技術要求等，對供應商提供的資料進行初步審查.2.評鑒:2.1實地評鑒：2.2.1由采購單位根據(jù)需求類型的不同，召集品管等與之相關部門組成評鑒小組對廠商進行實地了解與評估。1.依據(jù)資料；1.1供應商管理辦法2.使用窗體；

2.1物料跟催管制表2.2合格供應商一覽表內部控制制度—SX015供應36負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位2.2.2實地考查完畢品管等相關部門據(jù)實填制“供應商調查表”，經部門主管審核后送采購單位存檔，作為考評供應商能力的依據(jù)。2.3書面評鑒：若因地理或其它條件限制無法實地評鑒時,亦可由供應商以書面形式作自我評鑒.3.送樣及檢驗：3.1經過自薦或實地評鑒后,采購單位收集相關資料及實物樣品,寄發(fā)給供應商于規(guī)定時間提供樣品。3.2收到供應商送交的樣品后，采購單位填寫“試用樣品通知單”轉交品管單位,品管單位安排樣品檢驗與判定,將結果記錄于“試用樣品通知單”中送業(yè)務部審核后轉采購單位.3.3若該樣品品管單位無法直接通過檢驗判定，則采購單位填寫“試用樣品通知單”轉交制造部，由制造部生產試驗判定，并將試制結果記錄于“試用樣品通知單”上送業(yè)務部審核轉采購單位.2.3供應商調查表2.4試用樣品通知單2.5成本變動分析比較表供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2.2.2實地考查完畢品37負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位3.4樣品檢驗合格，采購承辦人登記送樣合格的供應商名單于《合格供應商一覽表》中。3.5若樣品檢驗不合格，采購單位將結果通知供應商并可要求或自行二次送樣檢驗,若再次判定不合格則取消資格;但原物料經總經理特采簽準后，可直接試用.4.登錄認可:4.1采購承辦人向送驗合格的供應商詢價，填制“物料詢比價”表并登錄于[合格供應商一覽表]中,由單位主管審核并經副總級以上經理加簽作為合格備選供應商存檔。4.2不合格供應商由采購單位通知限期改善,改善后再向本公司申請評鑒,若再不合格,則取消資格.4.3符合下列情況由采購單位申請登錄為合格供應商4.3.1客戶指定的供應商4.3.2賣方獨占市場或市場供不應求時,由總經理決定供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3.4樣品檢驗合格，采購38負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位4.3.3通過品質系統(tǒng)認證者如ISO9001、QS40000等4.3.4本程序建立之前有業(yè)務往來其品質、交期滿足生產要求的供應商，具備國際或國家認可的知名企業(yè),有合法運輸執(zhí)照業(yè)績優(yōu)良的運輸服務單位,免評鑒,直接登錄為合格供應商5.日常評核：5.1每月的評核：5.1.1每月終了采購承辦人依據(jù)實際或平均（有變動）采購價格填制成本變動分析比較表”。此表用于分析物料價格的變動趨勢及采購優(yōu)先程度的基本資料。5.1.2采購承辦人依據(jù)物料跟催管制表考評供應商交貨的準確性和協(xié)調性并作為季度考評的依據(jù)。5.2每季的評核：5.2.1評核部門的設定、評判標準及權責依供應商管理辦法執(zhí)行。5.2.2每季終了，采購承辦人依據(jù)月度評核的供應商交期及協(xié)調性資料匯總考評給分。供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料4.3.3通過品質系統(tǒng)認39負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位5.2.3每季終了，品管、制造等協(xié)力部門,負責提供供應商交貨品質成績評核資料送采購單位。5.2.4采購承辦人整理資料按評核標準填制[供應商評核表]，送部門主管和品管主管批準。5.2.5根據(jù)各供應商的考評結果采取不同的采購策略。5.2.5.1A級供應商（90分以上）：酌情增加訂單或優(yōu)先訂購5.2.5.2B級供應商（70-89分）：鼓勵向上不予獎勵5.2.2.3C級供應商（60-69分）：候選供應或限期改善，若品質無提升取消資格5.2.2.4D級供應商（60分以下）：取消資格5.2.5.5E平時因交期、品質嚴重影響公司正常生產的供應商可隨時取消資格供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料5.2.3每季終了，品管40負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位二.控制重點：1.供應商提供的資料是否真實、可靠。2.供應商日常的考核是否確實執(zhí)行。3.品質、交期嚴重影響生產的供應商是否隨時注銷資格。4.新開發(fā)的主物料供應商是否經檢驗認可后列入合格供應商一覽表。5.有無向考評不合格供應商發(fā)單采購。6.有無根據(jù)采購的實際隨時更新考核。Thanks!供應商管理作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料二.控制重點：1.供應41重慶XXX有限公司《采購流程》及操作詳解文件編號：版本：發(fā)布日期：編制：魏澤安

審批：抄送：受控文件重慶XXX有限公司文件編號：42SX-002采購作業(yè)之－－－預算作業(yè)流程圖供應商管理作業(yè)

SX-015請購作業(yè)

SX-007預算作業(yè)

SX-006采購作業(yè)

SX-008驗收作業(yè)

SX-009與合約不符作業(yè)

SX-010差異分析

SX-014記帳作業(yè)

SX-011對帳作業(yè)

SX-012付款作業(yè)

SX-013SX-002采購作業(yè)之－－－預算作業(yè)流程圖供應商管理作業(yè)請購43SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購交期報告臨時需求生產用材料經常用材料專用備品配件檢查庫存是否編制采購預算調整預算核準部門審核核準退回需求單位采購作業(yè)否準不

準

不準準是需求單位財務單位副總/總經理SX-002采購作業(yè)之－－請購作業(yè)流程圖物料需求/請購臨時需44SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應商記錄進行采購物料需求接單審核處理國內/國外報關進口作業(yè)議價長期合約采購決定采購方式決定采購事項權責核準發(fā)出訂單跟催管制通知收貨驗收作業(yè)更新供應商資料需求單位采購單位報關/采購/質檢SX-003采購作業(yè)之－－采購作業(yè)流程圖查詢供應商記錄進行采45SX-004采購作業(yè)之－－驗收作業(yè)流程圖核對物品供應商交貨檢驗否核對數(shù)量與合約不符合作業(yè)需求單位收貨單位財務/采購門衛(wèi)質檢門衛(wèi)登記檢驗否檢驗入庫核對數(shù)量是否合格不合格SX-004采購作業(yè)之－－驗收作業(yè)流程圖核對物品供應商交貨檢46SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準簽章核對總經理采購單位財務相符否請款付款計劃核對單據(jù)付匯否國內付匯財務處理是通知供應商開立支票請款是否SX-005采購作業(yè)之－－付款作業(yè)流程圖核準簽章核對總經理47內部控制制度—SX-006預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購部門一、作業(yè)程序1.收集整理：1.1收集公司相關部門的年度、季度、月度計劃需求量.2.分類匯總：2.1按照物料別分類匯總各部門的年度、季度、月度計劃需求量，制作采購需求預算表。2.2根據(jù)歷史和行業(yè)供銷規(guī)律審核匯總的采購需求量是否合理、經濟.3.制定目標成本：3.1制定目標成本應考慮的因素：歷史價格、需求量、公司經營策略、采購途徑、法律政策等影響因素。使用窗體：1.成本變動分析比較表；2.部門需求.內部控制制度—SX-006預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重48負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購部門3.2確定單位目標成本：結合影響價格的相關因素制定通過努力可實現(xiàn)的分月目標成本或加權平均目標成本。4.編制預算表：4.1采購承辦人依據(jù)確定的目標成本、采購需求編制年度、季度、月度預算表、預算表應反映采購單價、采購數(shù)量、采購金額。且分月、季預算采購額、采購量匯總應與年度預算相等。4.2編制的預算表經單位主管審核后一份留存，一份送財務部門。二、控制重點1.需求量的制訂是否經濟合理。2.目標成本的設定是否切合實際。記住，編制預算是公司資金運用計劃中很重要的哦！預算作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購49內部控制制度—SX007請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點請購單位／生產、辦公行政一．作業(yè)程序：1、依據(jù)資料：1.請購管理：1.1存貨管理辦法1.1采購范圍：2、使用窗體：（1）生產用材料采購：耗用量大的原材料、包裝材料采購2.1物料需求/請購交期報告（2）經常用材料采購：用量不大或用量大但可即購即得的辦公用品、生活用品采購2.2預算表（3）專用備品配件采購：模具專用材料、制造等設備維護、保養(yǎng)用材料采購1.2請購需求提出的權限（1）生產用物料請購：生產部門（2）經常用物料請購：行政（3）專用備品配件請購：技術人員等請購作業(yè)內部控制制度—SX007請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點50負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料請購單位／生產、辦公行政2.檢查庫存：2.1安全庫存是否經濟、合理，是否考慮采購時間2.2現(xiàn)有庫存量是否達請購點2.3請購量是否達到經濟采購量2.4所請購物品庫存內有無替代品或尚有庫存，是否需要緊急采購3.是否已編列預算：3.1申請人確定庫存再與本部門編制的預算核對。若超預算采購，財務部門可能無此預算，應知會財務部門能否調整預算，若能調整預算，尚須總經理核準.4.物料需求/請購交期報告之核準：4.1預算內或核準的超預算請購，請購單位填寫物料需求/請購交期報告送部門主管審核后依核決權限依次核準后送采購單位辦理；請購單位填制物料需求/請購交期報告需注明申購部門、到貨日期、名稱規(guī)格、數(shù)量、購買類別、申請理由、采購途徑，以利于審核和提高采購工作效率。請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2.檢查庫存：2.1安全51負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料請購單位／生產、辦公行政5.臨時性請購：5.1臨時性請購仍應填寫物料需求/請購交期報告經部門主管審核后送權責主管核準后方得交采購單位辦理采購作業(yè)。二．控制重點：1.請購是否合乎經濟采購批量。2.物料需求/請購交期報告上到貨期是否明確，有無應特別注意事項3.庫存存量不足或達采購點時有無主動提出購物申請單。4.安全庫存量是否標準及合理5.物料需求/請購交期報告之請購核決權限是否符合規(guī)定。請購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料5.臨時性請購：5.1臨52內部控制制度—SX008采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點采購單位一．作業(yè)程序：1.接單審核處理：1.1采購承辦人接受物料需求/請購交期報告時應檢查其是否依權責核準、內容是否完備、到貨時間是否合理等，物料需求/請購交期報告。未經核準采購單位不得受理。1.2采購單位在無法按要求到貨的情況下為保證正常生產，應采取替代方案并及時通知請購單位。2．查詢供貨商資料：2.1準備采購2.2調閱合格供貨商資料，了解過去采購及詢價紀錄2.3向廠商詢價1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序；1.2供貨商管理程序。2.使用窗體：2.1合格供貨商一覽表；2.2物料需求/請購交期報告；內部控制制度—SX008采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點53負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點采購單位3.決定購買方式：3.1詢價：先以本公司合格供貨商為優(yōu)先，以電話、傳真等方式至少向二家供應商詢價。3.2比價：對同一采購事項，采購承辦人從供應商報價單中最少選擇二家進行比價。比價應從以下幾個方面考慮：A、付款期間長短：相同條件下，付款期間越長價格越優(yōu)。B、報價是否含稅：相同條件下，報價越低價格越優(yōu)。C、發(fā)票類型：價格相同，含抵扣聯(lián)的發(fā)票優(yōu)于普通發(fā)票，一般納稅人優(yōu)于小規(guī)模納稅人；價格不同時，若取得含抵扣聯(lián)發(fā)票應先把含稅價格還原成不含稅后進行比較，不含稅價格低者優(yōu)之；不同發(fā)票之間考慮可抵扣的價格后進行比價。D、送貨方式：相同條件下，送貨到廠優(yōu)于自取。2.3采購合約；2.4物料詢比價表；2.5報價單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點3.決定購買方式：3.154負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位3.3若有以下特殊情形，可不必執(zhí)行比價作業(yè)：A．獨家制造B．獨家代理C.原廠牌配件無法替代E．采購金額較?。?00元以下）不需比價，但仍以詢價方式向最低價供應廠商采購之，并以采購合約向供貨商訂貨F.客戶指定3.4議價：經詢價、比價再選擇品質穩(wěn)定價格較低之廠商進行議價采購。3.5長期合約采購：向品質穩(wěn)定簽訂長期供應合約的供應商采購。4.決定訂購事項：4.1承辦人備妥資料制作采購合約，經部門主管審核后送權責主管簽核。2.3采購合約；2.4物料詢比價表；2.5報價單；2.6物料跟催管制表。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3.3若有以下特殊情形55負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位4.2采購合約應注明供應商名稱、品名規(guī)格、數(shù)量、單價、送貨方式、保質期、允收范圍、違約處理及金額等合約要素。5.發(fā)出采購合約：5.1經權責主管核準的采購合約由承辦人發(fā)單采購，并要求供應商簽章回傳存檔。5.2采購承辦人依據(jù)供應商回傳的采購合約制作三聯(lián)式“廠商進貨通知單”分發(fā)給收貨單位、品管及相關部門。6.跟催管制：6.1采購承辦人發(fā)出采購合約后填寫“物料跟催管制表”對采購物料進行跟催，以免延遲交貨而影響正常的生產經營。7.通知收貨：7.1與供應商確定交貨時間后采購承辦人應及時通知收貨單位作好收貨的準備工作。采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料4.2采購合約應注明供應56負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位二、控制重點：1.物料需求/請購交期報告是否確實經請購流程且經權責主管核準。2.詢價、比價、議價分析是否適當。3.長期采購合約的價格在市場行情發(fā)生變動時有無與供應商協(xié)調根據(jù)市場價格進行調整。4.采購合約的各項要素是否齊全完備。5.物料跟催管制是否確實執(zhí)行。控制重點的要素您清楚了嗎？采購作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料二、控制重點：1.物料需57內部控制制度—SX009驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料收貨單位&質檢單位一.作業(yè)程序：1.收料準備：1.1請購單位在接到“廠商進貨通知單”，應依采購類別、數(shù)量及約定交貨日期，預留倉位及卸料工具作好卸貨的準備工作。2.廠商交貨：2.1國內供應商交貨時，應備妥送貨單、檢驗報告（有要求時）于指定地點交貨，現(xiàn)金結算的供應商隨貨附帶發(fā)票。2.2如有涉及國外進口交貨時，應取得廠商之裝運文件，以便辦理報關手續(xù)。3.保安檢查登記：3.1供應商送貨車輛進廠時，保安在“車輛登記簿”上登記，并通知請單位收料，同時指示廠商卸貨地點。1.依據(jù)資料：1.1采購管理程序1.2進料檢驗程序1.3特采作業(yè)程序內部控制制度—SX009驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點58負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點收貨單位&質檢單位4.倉庫收料：4.1卸貨前，收貨員應先依《廠商進貨通知單》核對所送物品是否相符，核對無誤再行卸貨，并清點數(shù)量辦理簽收手續(xù)。4.2屬計重或液體材料入廠時，收貨單位應過磅或其他合理的方法進行計量并履行簽收手續(xù)。4.3收貨員在簽收供應商送貨單時，如果送貨數(shù)量與《廠商進貨通知單》上采購量不符時，少交部分應據(jù)實簽收；超交部分應首先核對是否超過允收范圍，未超出允收范圍的按實際數(shù)量簽收，超出允收范圍部分，按照合約規(guī)定處理。5.檢驗及入庫：5.1收料后，收貨員應依進料檢驗程序相關規(guī)定處理：5.1.1特殊材料可依進料檢驗程序相關規(guī)定予以免檢，平時收貨單位直接把簽收的送貨單送材料會計制作進貨單后辦理入庫手續(xù)；但為加強進料品質，每半年應進行一次品質抽檢。2.使用窗體：2.1物料需求/請購交期報告2.2進貨單2.3車輛登記簿驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點4.倉庫收料：4.1卸貨59負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點收貨單位&質檢單位5.1.2包裝紙箱、五金件、色母、等依進料檢驗程序規(guī)定必檢的物料，收貨員通知品管部門取樣檢驗，未接到《進料檢驗報告單》前不得辦理入庫手續(xù)。5.1.3生活用品、辦公用品等依進料檢驗程序規(guī)定未列入檢驗范圍的物料，收貨單位直接驗收辦理入庫手續(xù)。5.2品管部收到《廠商進貨通知單》及收貨單位的通知，依據(jù)物料標準的規(guī)定及判定標準，采取隨機抽樣的方法，務必使所取樣品具代表性，再按驗收項目逐項檢驗并填制《進料檢驗報告單》。《進料檢驗報告單》一聯(lián)存檔，一聯(lián)送生產，另一聯(lián)在隨同送貨單轉采購單位。5.3若IQC檢驗判定來料合格，品管IQC檢驗員在供應商送貨單上簽收，并隨同《進料檢驗報告單》交給收貨單位；檢驗記錄判定來料不合格按照退貨、特采作業(yè)方式處理。5.4收貨員把《進料檢驗報告單》會同送貨單送材料會計。2.4進料檢驗報告單2.5特采申請單2.6廠商進貨通知單2.7物料標示卡驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點5.1.2包裝紙箱、五金60負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料收貨單位&質檢單位5.5材料會計復核《送貨單》、《進料檢驗報告單》制作《進貨單》并登記庫存材料收/發(fā)/存明細帳。《進貨單》采用三聯(lián)式，一聯(lián)存底，其余二聯(lián)隨同《送貨單》、《進料檢驗報告單》送采購單位。5.6收貨員依據(jù)《進貨單》把檢驗合格的物料登入計算機，由計算機自動更新存貨資料。待物料進倉位后，填制「物料標示卡」標識于物料處，「物料標示卡」應注明物料的數(shù)量、規(guī)格、產地、生產時間及進貨時間。6.退貨作業(yè)：6.1若IQC檢驗判定物料不合格，品管部主管應在進料檢驗報告單上簽示“退換”或“拒收”的處理決定，并送生產、采購單位主管簽收。6.2如判定為退換或拒收，則6.2.1采購單位根據(jù)《進料檢驗報告單》通知廠商處理退貨事宜。驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料5.5材料會計復核《送61負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點6.2.2收貨單位根據(jù)進料檢驗報告單制作《物品攜出管制單》，經部門主管簽核后辦理退貨事宜，值班保安依《物品攜出管制單》核實貨物無誤后給予放進。若已入庫或已在生產線生產，生產和收貨應單位辦理退倉、退庫手續(xù)。6.2.3廠商取回退貨后，重新交新貨，作業(yè)程序同上。6.2.4如因急需的物料，請購單位開立《特采申請單》給采購、生產、業(yè)務部門主管簽示送總（副）經理核準，并按特采程序作業(yè)。7.更新記錄：7.1合格供應廠商每季度評價一次，如評價結果不合格者注銷其資格，但平時對交期、品質嚴重影響公司生產經營的供應商，可隨時注銷其資格。驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點6.2.2收貨單位根據(jù)進62負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點二．控制重點：1.收貨點驗是否確實執(zhí)行，驗收之品質、數(shù)量是否確實。2.相關人員是否依規(guī)定簽章以明責任。3.入庫的貨品是否均記入帳。4.檢驗不合格物料是否按作業(yè)程序處理。有無違規(guī)辦理入倉。驗收的所有程序及控制重點，通過講解您清楚了嗎？想一想為什么要這樣做？驗收作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點控制重點二．控制重點：1.收貨點63內部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位&財務部門一．作業(yè)程序：1.逾期未交貨的交易，采購承辦人記錄跟催管制表以電話或傳真方式催辦。2.供應商未按約交貨，或超過寬展期仍不能按期交貨，依照合約規(guī)定處理；若情況特殊，擬訂處理方案報請權責人核準后執(zhí)行。3.違約造成公司損失，首先雙方協(xié)商解決，如果無法通過協(xié)商達成一致，則由采購單位負責收集整理資料委請律師提請訴訟通過法律解決。4．所交物料的品質、規(guī)范不盡符合但可使用，亦屬違約之一，如因生產急需，不能等候更換，改以減價收貨者，由采購承辦人將計算處理方式填入《品質異常聯(lián)絡＆矯正單》呈請核準后執(zhí)行。5.將違合約情形、公司損失及處理過程,列入供貨商往來記錄。1.使用窗體1.1特采申請單1.2品質異常聯(lián)通絡＆矯正單內部控制制度—SX010與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控64負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位&財務部門6.索賠退換有影響到應付帳款金額者，采購單位應以內部連絡單通知財務部更正帳款金額二．控制重點：1.各項違約是否依供貨商管理辦法及合約之規(guī)定處理。2.逾期罰款按逾期天數(shù)依合約規(guī)定計算扣除。3.所交貨品如因檢驗不合格退貨更換者，其交貨日期應以掉換補送到達日期為準。4.如因不可抗力而申請逾期免罰者，是否有事后出具的相關資料。5.廠商違約不交貨品，因而另行采購造成的價差原則得由原訂約供貨商負擔。6.違約案件是否依合約規(guī)定執(zhí)行，處理方式呈權責主管批準。與合約不符作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料6.索賠退換有影響到應付65內部控制制度—SX011對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：

1.資料整理：

1.1采購承辦人收集材料會計及生計、品管單位送交的“送貨單”、“進貨單”、“進料檢驗報告單”、“特采申請單”等單據(jù)依供應商別按用途整理歸檔。“進貨單”、“送貨單”、“物料需求/請購交期報告”、“采購合約”作為對帳及記帳、付款的資料，“進料檢驗報告單”、“特采申請單”作為供應商考評管理的資料。1.2采購承辦人依據(jù)已整理的資料按供應商別自制對帳單。1.3采購承辦人收集整理各供應商按規(guī)定要求制作的對帳單。1.3.1對帳的時間：當月28日。1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財務制度2.使用窗體2.1供應商對帳單2.2自制對帳單內部控制制度—SX011對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點66負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位1.3.2送達的時間：當月28日前送達，逾期順延。1.3.3規(guī)定的格式：注明采購合約和送貨單號碼、數(shù)量、價格等內容。2.對帳：2.1月結方式的供應商每月核對，現(xiàn)金結算方式的供應商每筆核對。2.2供應商對帳單和自制對帳單進行核對，復核無誤采購承辦人應通知供應商開具發(fā)票（含抵扣聯(lián)發(fā)票）于次月5日前送達；有異議應及時查找原因。2.3若未按期送達帳單或發(fā)票者，則對帳、記帳自動順延至實際收到帳單的次月。2.4如果供應商不能提供增值稅抵扣聯(lián)發(fā)票，應作扣稅處理。3.提交資料：2.3進貨單2.4采購合約2.5發(fā)票2.6B/L

對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.3.2送達的時間：當67負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位3.1采用月結方式的供應商，采購單位月末將供應商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進貨單送財務應付會計作記帳處理。3.2采用現(xiàn)金結算方式的供應商，每次收貨采購承辦人將供應商提供的發(fā)票、對帳單、送貨單和采購合約、進貨單提交財務部。3.3如涉及有國外供應商采用月結或現(xiàn)結方式的，應提供Packing、invoice、B/L、進貨單、報關單給財務部；如果安排別的公司代付款時應另外復印一份給代理公司。二．控制重點：1.送貨單所載物品、數(shù)量是否與采購合約一致。2.少交的部分是否扣除，超交部分是否按照合約處理。3.記帳單價是否與采購合約記載的一致。4.發(fā)票金額與實際采購金額是否一致，品質異常狀況是否履行扣款手續(xù)。5.未取得抵扣聯(lián)發(fā)票的供應商是否扣除稅款部分。對帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料3.1采用月結方式的68內部控制制度—SX012記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位一、作業(yè)程序：1.受理：1.1采用月結方式的供應商，采購單位應于每月23日前將全部對帳資料提交財務部，但提供增值稅發(fā)票的供應商可延長至當月25日。1.2采用現(xiàn)金結算方式的供應商，采購單位應每單提交資料給財務部。1.3財務應付會計受理采購單位提交的資料清單。為避免貨款未及時記帳或付款引起的爭議，財務應付款會計應在采購承辦人提交供應商資料上履行簽收手續(xù)。

2.復核：2.1財務應付會計詳盡復核資料單據(jù)間的勾稽關系。如有不符事項應及時通知采購單位1.依據(jù)資料：

1.1企業(yè)財務制度

1.2企業(yè)會計制度2.使用窗體

2.1供應法商對帳單2.2報價單

2.3進貨單2.4采購合約2.5發(fā)票內部控制制度—SX012記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點69負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位2.2財務部支付貨款結算時點之規(guī)定，現(xiàn)金結算方式的供應商以發(fā)票日作結算點；用月結方式的供應商以月末最后一日為結算點。3.登記帳簿：3.1財務應付會計復核資料清單無誤后登記應付帳款總帳、應付帳款明細帳，并制作付款計劃書按照結算方式的不同呈總經理室。二、控制重點：1.單據(jù)有無修改，是否簽章以明晰責任。2.單價是否與采購合約記載的一致。3.取得的發(fā)票是否真實、合法、有效。記帳作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料2.2財務部支付貨款結算70內部控制制度—SX013付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位一．作業(yè)程序：1.國內付款：1.1提請付款：1.1.1采購單位將到期應付款填制“請款單”提前一周呈總經理辦公室辦理請款。1.1.2“請款單”依核決權限依次核準后送交財務部付款。1.2開立支票：1.2.1出納收到付款資料應注意其所附單據(jù)是否已齊備、大小寫是否一致，無異議開立支票1.2.2除1000元以下可用現(xiàn)金支付外，其貨款原則上通過銀行辦理轉帳結算。1.2.3收款人名稱應與采購合約一致，沒有委托授權書，不得通過第三人或第三地支付貨款。1.依據(jù)資料；1.1企業(yè)會計制度2.使用窗體；2.1采購合約2.2進貨單2.3送貨單內部控制制度—SX013付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點71負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位1.2.4支票送蓋印鑒時應在付款計劃書上注明銀行帳號、支票號碼及日期。1.2.5支（本）票之到期日應與付款條件相符。1.3蓋?。?.3.1將填妥支票送權責主管審核、蓋章。1.3.2須先審核各項憑證是否齊全，始可蓋章。1.4轉帳付款：1.4.1出納人員到銀行辦理轉帳付款手續(xù)。1.4.2轉帳手續(xù)完畢，如有需要出納人員把付款底單復印一份給采購單位以備供應商查詢。1.4.3有需要時采購單位承辦人通知供應商貨款支付情況，供應商在收到貨款后應復印一份簽章回傳交財務部。2.4請款單2.5對帳單2.6進口報關單2.7進口付匯核銷單付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.2.4支票送蓋印鑒時72負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位1.5登記帳簿：1.5.1出納人員把已付款的資料單證加蓋付訖章。1.5.2財務人員根據(jù)銀行付款回單等單據(jù)登記帳簿。2.國外付款：2.1國外付款由公司財務部在依核決權限依次核準后予以辦理。3.國內付匯：3.1公司首先向外匯管理局申請列入“對外付匯進口單位名錄”中。3.2付匯時在付匯銀行填寫“貿易進口付匯核銷單”（一式二聯(lián)），銀行辦理付匯手續(xù)后將第二聯(lián)留存。3.3貨物進口后按照規(guī)定在1個月內將“貿易進口付匯核銷單”（第一聯(lián)）、進口報關單付匯核銷聯(lián)等相關資料單證向外匯管理局辦理核銷報審手續(xù)。付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料1.5登記帳簿：1.5.73負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料財務單位二.控制重點：1.付款時，是否經過審核條件相符后簽付并入帳。2.對采購案交貨延期罰款暨品質不良扣罰之列計，是否經過詳細核對，確認合理。3．應付款項如有借方余額時，應予追查其原因。4．應付帳款的支付一律規(guī)定以支票，如以現(xiàn)金方式支付須符合現(xiàn)金管理規(guī)定。5．是否及時向外匯管理局辦理核銷報審手續(xù)。付款作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料二.控制重點：1.付款74內部控制制度—SX014差異分析作業(yè)負責單位作業(yè)程序及控制重點依據(jù)資料采購單位一．作業(yè)程序：1.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計當月物料的實際采購量并與預算需求量進行比對，分析兩者間數(shù)量差異產生的合理性、可控性及對策。2.采購承辦人每月終了分類統(tǒng)計當月各物料的實際采購金額與預算需求價值的差異，分析差異是因采購量的變動還是目標成本未達成等因素引起。3.每月終了將本月實際采購額、采購量同上月進行差異分析，查找引起差異的原因及改善對策。4．采購承辦人每季末統(tǒng)計當季實際采購額、采購量跟預算進行比較，分析差異產生是在合理控制范圍內，還是超出預