秘書基礎(chǔ)11-13周教案

教案編號：版本：流水號:科目秘書基礎(chǔ)班級人力資源授課日期第11-12周課題會議工作課時8授課方式講授、演示輔助教具多媒體學(xué)習(xí)目標(biāo)1、知道如何擬定會議計劃、會議議程和會議日程2、如何制發(fā)會議通知3、如何準(zhǔn)備會議材料4、如何制作會議證件5、如何布置會場作業(yè)布置自擬重點1、掌握會議議程、日程與程序2、掌握會議通知的基本寫法3、能夠給領(lǐng)導(dǎo)寫發(fā)言稿，能夠熟練布置中小型會議的會場難點掌握會議議程、日程與程序掌握會議通知的基本寫法教學(xué)顧按公文處理的一般模式進(jìn)行公文辦理；正確區(qū)分收文過程中的每個環(huán)節(jié)的作用和要求；審閱簽名:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:提交日期:第七章會務(wù)工作一、導(dǎo)入：PPT案例公司銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。1、宣布議程。2、說明有關(guān)人員缺席情況。3、宣讀并通過上次會議的記錄。4、通信聯(lián)系情況。5、東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。.銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言.公司銷售人員的招聘和重組。.銷售二部經(jīng)理的人選.下季度銷售目標(biāo)案例總結(jié)：如何確定一次會議的議程？二、建立會議組織機(jī)構(gòu)1、會務(wù)組：負(fù)責(zé)會務(wù)組織、會場布置、會議接待和簽到2、宣傳組：負(fù)責(zé)會議的錄音錄像、娛樂活動、照相服務(wù)和對外宣傳3、秘書組：負(fù)責(zé)擬寫會議方案，準(zhǔn)備各種會議文件和資料，做好會議記錄4、接待組：負(fù)責(zé)生活服務(wù)，交通疏導(dǎo)，醫(yī)療服務(wù)等工作5、保衛(wèi)組：負(fù)責(zé)防火、防盜、人生安全和財務(wù)安全、保密工作三、會議經(jīng)費(fèi)的主要內(nèi)容1、文件資料費(fèi)：包括文件資料的制作、印刷費(fèi)，文件袋，證件票卡的制作、印刷費(fèi)用等開支。2、郵電通訊費(fèi)用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進(jìn)行聯(lián)絡(luò)等費(fèi)用；若召開電視、電話等遠(yuǎn)程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費(fèi)用也應(yīng)計算在內(nèi)。3、會議設(shè)備和用品費(fèi)：如各種會議設(shè)備的購置和租用費(fèi)。4、會議場所租用費(fèi)：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。5、會議辦公費(fèi)：如會議所需辦公用品的支出費(fèi)用，會場布置等所需要的費(fèi)用。6、會議宣傳交際費(fèi)：如現(xiàn)場錄像的費(fèi)用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費(fèi)用。7會議住宿補(bǔ)貼費(fèi)：一般情況下住宿費(fèi)是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補(bǔ)貼一部分。也有主辦單位全部承擔(dān)的情況。如果無住宿要求，應(yīng)明確與會人員完全自理這一部分，則預(yù)算中可不列此項。8、會議伙食補(bǔ)貼：通常由主辦單位對會議伙食補(bǔ)貼一部分，由與會者承擔(dān)一部分。9、會議交通費(fèi)：即參會人員交通往返的費(fèi)用，如果由會議主辦單位承擔(dān)，則應(yīng)列入預(yù)算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費(fèi)用也應(yīng)列入預(yù)算。10、其他開支：包括各種不可預(yù)見的臨時性開支。第2頁四、怎樣確定會議議程與會議日程(1)會議議程與會議日程的區(qū)別。?會議議程：是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。它是為完成議題而作出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。擬定會議議程是秘書人員的任務(wù),通常由秘書擬寫議程草稿，交上司批準(zhǔn)后，在會前復(fù)印分發(fā)給所有與會者。會議議程是會議內(nèi)容的概略安排，它通過會議日程具體地顯示出來。?會議日程：是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排。一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，使人一目了然，如有說明可附于表后。會議日程需在會前發(fā)給與會者。會議日程是根據(jù)議程逐日作出的具體安排，它以天為單位，包括會議全程的各項活動，它是與會者安排個人時間的依據(jù)。會議日程表的制定要明確具體，準(zhǔn)確無誤。(2)安排會議議程和日程要注意的問題。?要把握會議目的，即了解會議召開的原因。*先安排關(guān)鍵人物的時間，要保證重要人物能夠出席會議。根據(jù)多數(shù)人意見安排日程，保證盡可能多的人員都有時間參與會議。?例會原則上要定時召開，且時間不宜過長。時間應(yīng)控制在一個半小時左右，避免出現(xiàn)會議給人們帶來的疲勞。?如遇幾個議題，應(yīng)按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。盡量保證在最佳時間開會。上午8：00~11：30,下午3：00—5：30是人們精力最旺盛、思維能力及記憶力最佳的時機(jī)。所以，安排會議議程和日程要注意將全體會議應(yīng)安排在上午，分組討論可安排在下午，晚上則安排一些文娛活動。(3)大中型會議的議程一般安排如下。開幕式，上司和來賓致辭；上司做報告；分組討論；?大會發(fā)言；參觀或其他活動；會議總結(jié)，宣讀決議；?閉幕式。(4)會議議程與日程的樣式示例。?會議議程示例：示例五、印發(fā)會議通知.1、會議通知的種類：發(fā)會議通知可用書面或電話、電報兩種形式。2、會議通知的內(nèi)容：會議名稱、會議目的和主要內(nèi)容、會期、地點、與會人員、報到日期和地點、攜帶的材料和個人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人姓名和電話等。重要的、大型的會議通知要編文號，一般的會議通知不編文號。3、會議通知大發(fā)出：發(fā)會議通知一要及時，不能太早也不能晚，要使與會人員能按時參加；二要準(zhǔn)確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。三要在會議通知發(fā)出后，要及時用電話與對方聯(lián)系，詢問對方是否收到和是否赴會。用于涉外業(yè)務(wù)會議的通知，宜用印制精美、設(shè)計獨(dú)特的請柬。這樣，既可表示對被邀者的尊重，又可引起他們的注意并對會議產(chǎn)生興趣。

4、關(guān)于召開義XXXXX會議的通知XXXXXX（主送單位）：為了XXXXXX（目的），根據(jù)XXXXXX（依據(jù)），XXXXXX（主辦單位）決定于XXXX年XX月XX日在XXXX（地點）召開XXXX會議。現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：一、會議內(nèi)容：XXXXo二、參會人員：XXXX。三、會議時間：XXXXo四、會議地點：XXXXo五、其他事項：（一）請與會人員持會議通知到XXXX報到，XXXX（食宿費(fèi)用安排）。（二）請將會議回執(zhí)于XXXX年XX月XX日前傳真至XXX（會議主辦單位或承辦單位）。（三）XXXXX（其他需提示的事項，如會議材料的準(zhǔn)備等）。（四）聯(lián)系人及郵箱、電話：XXXXXXXXX附件：1.參會名額分配表2.參會人員回執(zhí)表（印章）/部門或單位名稱XXXX年XX月XX日（注：非正式的會議或級別較低會議，可以不用紅頭紙印發(fā)通知）回執(zhí)姓名性別年齡學(xué)位單位職稱職務(wù)地址郵政編碼Email聯(lián)系電話職務(wù)六、準(zhǔn)備會議材料1、會議中心文件：開幕詞、發(fā)言稿、工作報告22、會議參考性文件3、會議程序性文件4、會議管理性文件5、會議指導(dǎo)性文件2、會議參考性文件2、會議參考性文件3、會議程序性文件4、會議管理性文件5、會議指導(dǎo)性文件第4頁七、確定會議所需用品和設(shè)備1、必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。2、特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。3、檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會議前兩小時開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。4、檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準(zhǔn)備好配套圖表和足夠的紙張。如有陌生人或外來人參加會議，擺放好姓名牌，注意文字要大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。在每人座位前擺放紙筆。5、多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。6、如果有選舉、表決、表彰的議程，還需準(zhǔn)備好投票箱、計數(shù)設(shè)備和獎勵用品。7、會期較長的會議，要安排好茶水、飲料，并指定專人服務(wù)。8、如果是電話、廣播會議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。上述工作完成后，須提前半天至一天進(jìn)行一次全面檢查，以便及時發(fā)現(xiàn)問題，進(jìn)行整改。八、制發(fā)會議證件：會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。1、會議證件的種類：會議證件可分為兩類：一類是會議正式證件，包括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬等；另一類是工作證件，包括工作證、記者證、出入證、汽車證等。2、會議證件的內(nèi)容：各種證件的內(nèi)容欄目，大致包括會議名稱、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片，加蓋鋼印，以防偽造。九、布置會場與主席臺的方案：主席臺的布置要考慮會議的內(nèi)容，選擇暖色系（適合慶典慶功、表彰大會，色彩多用紅色、粉紅、黃色、橙色等）或冷色系（適合嚴(yán)肅的工作會議、紀(jì)念大會，多用墨綠、灰色、蘭色、褐色等）；1、主席臺上方懸掛紅色橫幅，上書會標(biāo)（某公司新產(chǎn)品研發(fā)表彰大會）；2、背景，應(yīng)用企業(yè)標(biāo)志（CIS：企業(yè)形象可識別標(biāo)志）或紅旗或宣傳圖案；主席臺的天幕應(yīng)該也選擇暖色系的；3、主席臺前的花卉也應(yīng)與天幕、背景的色彩保持一致；4、主席臺上的桌椅、臺布、地毯也要用暖色系的色彩。以烘托熱烈、喜慶、隆重的氣氛。第5頁十、會場的布置要求：大型會議：長方形擴(kuò)大排列（禮堂、會堂、體育館）中小型：“而”“倒”“山”半圓型有一個中心（會議廳會議室）小型工作會議：座談會：橢圓型圓形回字型T字型馬蹄形長方形座談會：小型茶話會：馬蹄形六角型八角型半圓型大型茶話會：團(tuán)科會宴會：星點型眾星拱月會見與會談的座位布局：人數(shù)少：馬蹄形（不用會議桌而用沙發(fā)）主人在左主賓在右人數(shù)多：空心型：圓形方型長方形A會場裝飾：主席臺：會標(biāo)、橫幅、花卉會場整體背景：鮮花、標(biāo)語、氣球、廣告等色調(diào)：a紅粉、黃、橙慶典性會議b天藍(lán)、綠、米黃一一嚴(yán)肅的工作會議B座次排列：主席臺座次：職務(wù)高低最高者居中先左后右會場人員座次：橫排法一一姓氏筆畫或單位筆畫豎排法一一前一一后左右排列法一一座次排列方案制定后，作座次名簽十一、進(jìn)行全面的會前檢查會前檢查是落實各項會議準(zhǔn)備工作。保證開好會議的重要一步。重要會議在會前要反復(fù)檢查。會前檢查分為領(lǐng)導(dǎo)人聽取大會籌備處各組匯報和現(xiàn)場檢查兩種方式，以后者為主。秘書人員要密切配合領(lǐng)導(dǎo)人的檢查工作。檢查的重點是會議文件材料的準(zhǔn)備、會場布置和安全保衛(wèi)工作等。大中型重要會議的會前檢查還包括警衛(wèi)部署，票證檢驗人員的定崗定位，交通指揮及主席臺服務(wù)人員的就位等。會前檢查包括每個細(xì)節(jié)都不能放過。就拿會議設(shè)備來說，要保證在任何意外發(fā)生的關(guān)頭，機(jī)器可以及時更換；主持會議者應(yīng)熟悉所有電源插座和燈光開關(guān)位置,秘書可以把這些情況告訴有關(guān)人員，如果有一點沒安排好，趕緊打電話通知有關(guān)人員解決這些帶來麻煩的小問題。技能訓(xùn)練【訓(xùn)練目標(biāo)】通過訓(xùn)練，學(xué)生應(yīng)熟悉會議組織的工作環(huán)節(jié)，掌握會議籌備方案制作要領(lǐng)。..案例：.一次重要的報告會，辦公室安排秘書小劉負(fù)責(zé)會議的錄音工作。小劉將無，線話筒和錄音機(jī)磁帶安放好以后，還事先調(diào)試了一番，覺得效果不錯，開會時小劉放心地做其他的事情去了。會議結(jié)束后，主任要小劉把錄音整理出來。小劉打開錄音機(jī)，前幾分鐘聽起來還不錯，但越聽越不清晰了，到后來竟然是一片噪聲。報告自然是沒有整理出來，小劉應(yīng)怎樣總結(jié)教訓(xùn)呢？

編號：版本：流水號:科目秘書基礎(chǔ)班級人力資源授課日期第13周課題信息工作課時4授課方式講授、演示輔助教具多媒體學(xué)習(xí)目標(biāo).準(zhǔn)確辨別秘書信息工作的不同特點.運(yùn)用秘書信息工作的原則來解決實際問題.按照秘書信息工作的基本要求來做好信息收集工作作業(yè)布置自擬重點.秘書信息工作的特點.秘書信息工作的原則.秘書信息工作的基本要求難點對秘書信息工作的原則的理解教學(xué)顧會議工作審閱簽名:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:審閱簽名:審閱日期:提交日期:第1頁【導(dǎo)入新課】當(dāng)今世界，被稱之為“信息爆炸”的時代，信息已成為事業(yè)成功和經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的重要戰(zhàn)略資源。信息工作滲透到了秘書工作的各個方面。作為知識經(jīng)濟(jì)時代的秘書，時時、事事、處處都要跟信息打交道。離開了信息，兩眼一摸黑，秘書工作是無法開展的，所以，秘書要想勝任自己的本質(zhì)工作，只有充分認(rèn)識秘書信息工作的特點、原則和要求。那么，秘書信息工作的特點、原則和要求到底是怎樣的呢？這節(jié)課我們來了解它們。一、秘書信息工作的特點.秘書信息工作的特點是什么？明確：(1)針對性(2)綜合性(3)時效性(4)經(jīng)常性.秘書信息工作的針對性、綜合性、時效性、經(jīng)常性的具體內(nèi)容分別是什么？引導(dǎo)學(xué)生看書思考并明確：秘書信息工作的針對性，主要包括以下幾方面內(nèi)容：(1)結(jié)合業(yè)務(wù)即注意信息工作的專業(yè)性(2)圍繞中心即圍繞政策的貫徹落實與中心工作進(jìn)行(3)針對問題即按領(lǐng)導(dǎo)的指示、意圖，進(jìn)行專題調(diào)查秘書信息工作的綜合性：領(lǐng)導(dǎo)決策，擬定計劃，制定措施，大都需要帶有全局性或綜合性的信息。而且，領(lǐng)導(dǎo)層次越高，對信息綜合性的廣度與深度的要求也越高。綜合性信息不是多種信息的堆砌拼湊，而是將多種有用的信息融合成一個有機(jī)整體。提供綜合性的信息服務(wù)，一般由秘書部門承擔(dān)，或由秘書部門組織有關(guān)部門共同完成。秘書信息工作的時效性：秘書信息工作要特別注意時效性。時效性有及時性和適時性兩種形式。所謂及時性，即強(qiáng)調(diào)信息要保持新鮮度，排斥遲到的陳舊的信息。所謂適時性，即講究提供信息要選擇最佳時機(jī)。秘書信息工作經(jīng)常性這個特點，主要體現(xiàn)在起草文件和撰制各種文字材料上，還包括現(xiàn)在已廣泛使用的網(wǎng)上電子郵件。二、秘書信息工作的原則有哪幾條？具體內(nèi)容分別是什么？啟發(fā)學(xué)生思考并歸納：秘書信息工作的原則主要有三條：.追蹤原則：決策方案在實施過程中，必然會出現(xiàn)主客體狀況的變化，秘書人員應(yīng)及時追蹤反饋不斷變化的信息，使決策機(jī)構(gòu)和決策者準(zhǔn)確掌握情況，及時調(diào)整、修訂、完善決策方案。.超前原則：秘書信息工作的超前原則是由以下兩方面確定的：第一，任何信息總是產(chǎn)生、傳遞在事物及其狀態(tài)變化之后，再快的信息，也有滯后性；第二，領(lǐng)導(dǎo)必須有所預(yù)見，走在事物運(yùn)動的前面。這就要求秘書搶時間，爭主動，超前收集信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供“預(yù)測性”信息。如果凡事總是事后了解，提供“馬后炮”信息，那就作用甚微。.選優(yōu)原則：客觀上說，凡是信息都是有用的。但秘書必須針對工作需要，利用信息分類標(biāo)準(zhǔn)，對所接觸的信息，迅速準(zhǔn)確地加以判別，分出哪些是有效信息，哪些是無效信息，哪些是干擾信息，從而對信息選優(yōu)。三、秘書信息工作的基本要求是什么？具體內(nèi)容又分別是什么？明確：秘書信息工作的基本要求是“準(zhǔn)確、及時、全面、適用”八個字。具體來說：.準(zhǔn)確：即信息的內(nèi)容要準(zhǔn)確無誤，真實可靠。準(zhǔn)確是信息的生命，是信息的全部意義所在。秘書收集到的原始信息要可靠、真實，處理信息要堅持主觀傾向性與客觀真實性相統(tǒng)一。如實反映情況，才能保證各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及決策者依據(jù)真實的、準(zhǔn)確的信息作出恰當(dāng)?shù)呐袛嗪涂茖W(xué)決策。如果信息不準(zhǔn)，必然會給領(lǐng)導(dǎo)工作造成失誤。因此，準(zhǔn)確，應(yīng)是秘書信息工作的靈魂。.及時：即信息的收集、處理、傳遞、反饋要及時迅速，講究時效。社會主義市場經(jīng)濟(jì)對秘書信息工作的時效性提出了更高的要求，不僅信