文件控制程序

1、6/64.1 文件掌握程序章節(jié)號(hào)4.1版本1頁(yè)次1/3 1 目的對(duì)與公司質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行掌握，確保各相關(guān)場(chǎng)所用法文件為有效版本。 2 范圍 適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件掌握。 3 職責(zé) 3.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布質(zhì)量手冊(cè)。 3.2 管理者代表負(fù)責(zé)審核質(zhì)量手冊(cè)。 3.3 各部門(mén)負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制、用法和保管。 3.4 質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。并負(fù)責(zé)公司體系文件的名目管理，歸檔工作。 3.5 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。 3.6 行政科負(fù)責(zé)對(duì)公司文件的統(tǒng)一發(fā)放，歸檔整理工作。 4 程序 4.1 文件分類及保管 4.1.1 質(zhì)量手冊(cè)（包含

2、了全部過(guò)程掌握的程序文件），由質(zhì)量 4.1.2 a) 部門(mén)工作手冊(cè)，作為各部門(mén)運(yùn)行質(zhì)量管理體系的常用實(shí)施細(xì)則：包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門(mén)管理制度等）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制和任職要求等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范等）；部門(mén)記錄文件等。由各相關(guān)部門(mén)自行保存并報(bào)質(zhì)量部備案存檔； b) 其他質(zhì)量文件：由各相應(yīng)的業(yè)務(wù)部門(mén)保存、用法。4.1.3 公司級(jí)管理性文件，如各種行政管理制度、部特別來(lái)的管理性文件，包括與質(zhì)量管理體系有關(guān)的政策，法律法規(guī)文件等，由質(zhì)量部保存。4.2 文件的編號(hào)4.2.1 質(zhì)量管理體系文件的編號(hào)a) 質(zhì)量手冊(cè)：公司名稱代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)發(fā)放年號(hào)，手冊(cè)中各章以章

3、節(jié)號(hào)區(qū)分。例如：XJQM2011，表示新建公司質(zhì)量手冊(cè)2011版。4.1 文件掌握程序章節(jié)號(hào)4.1版本1頁(yè)次2/3b)補(bǔ)充的程序文件：續(xù)章節(jié)號(hào)；通用規(guī)范/記錄：S/R文件章節(jié)號(hào)挨次號(hào)；c)用法部門(mén)質(zhì)量記錄：主要用法部門(mén)代號(hào)質(zhì)量手冊(cè)中的文件章節(jié)號(hào)記錄編號(hào)例如：ZL8.401，表示質(zhì)量部在質(zhì)量手冊(cè)中第8.4章改進(jìn)掌握程序中的第1個(gè)質(zhì)量記錄文件，不帶后綴數(shù)字統(tǒng)一默認(rèn)為第一版，第二版開(kāi)頭起編版本號(hào)，依次為2,3，依此類推。d) 各部門(mén)其他質(zhì)量文件：部門(mén)代號(hào)文件挨次號(hào)年號(hào)例如：YW052000，表示業(yè)務(wù)部于2000年發(fā)放的第5號(hào)文件4.2.2 部門(mén)代號(hào)規(guī)定如下：辦公室BG；財(cái)務(wù)部CW；生產(chǎn)部SC；人事科

4、RS ；行政科XZ；物流部WL；業(yè)務(wù)部YW；質(zhì)量部ZL；選購(gòu)部CG；樣品設(shè)計(jì)部YP。4.3 文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放文件發(fā)布前應(yīng)得到批準(zhǔn)，以確保文件是適宜的：a) 質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量部負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，由管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布，由行政科負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；b) 各部門(mén)工作手冊(cè)由各部門(mén)主管組織編寫(xiě)、匯總，由管理者代表審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政科負(fù)責(zé)登記、發(fā)放；c) 應(yīng)確保文件用法的各場(chǎng)所都應(yīng)得到相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫(xiě)文件發(fā)放、回收記錄。 4.4 文件的受控狀況文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與質(zhì)量體系運(yùn)行緊密相關(guān)的文件應(yīng)為受控，由各主管部門(mén)按規(guī)定執(zhí)行。受控方式：蓋受控

5、章，編受控號(hào)，質(zhì)量手冊(cè)發(fā)放時(shí)應(yīng)注明發(fā)放號(hào)。4.5 文件的更改a) 質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量部組織更改，填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表審核，上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后更改，由行政科發(fā)放，行政科應(yīng)保留文件更改內(nèi)容的記錄；其他文件的更改由各相應(yīng)主管部門(mén)填寫(xiě)文件更改申請(qǐng)單，經(jīng)原審批部門(mén)審批，再由各相應(yīng)部門(mén)指定人員進(jìn)行更改、發(fā)放、處理。假如指定其他部門(mén)審批時(shí)，該部門(mén)應(yīng)獲得審批所需依據(jù)的有關(guān)背景資料；全部被更改的原文件必需由相應(yīng)主管部門(mén)收回，以確保有效文件的唯一性。4.6 文件的領(lǐng)用文件用法者應(yīng)填寫(xiě)文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應(yīng)主管部門(mén)負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)用。b) 因破損而重新領(lǐng)用的新文件，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)

6、的文件，應(yīng)賜予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的文件的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門(mén)作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。4.1 文件掌握程序章節(jié)號(hào)4.1版本1頁(yè)次3/34.7 文件的保存、作廢與銷毀4.7.1a) 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件都必需分類存放在干燥通風(fēng)，平安的地方；b) 各部門(mén)文件由本部門(mén)資料員保管。質(zhì)量部每年對(duì)各部門(mén)文件保管狀況進(jìn)行檢查；c) 對(duì)受控文件，各部門(mén)資料員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)填寫(xiě)本部門(mén)用法文件的部門(mén)受控文件清單。每半年應(yīng)將清單副本報(bào)質(zhì)量部備案，如內(nèi)容如有轉(zhuǎn)變，應(yīng)通知質(zhì)量部；d) 任何人不得在受控文件上亂涂亂改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。 4.7.2 a) 全部失效或作廢文件由相關(guān)部門(mén)資料員準(zhǔn)時(shí)從全部發(fā)放或用法場(chǎng)所撤出，確保防止作廢文件的非預(yù)期用法；b) 為某種緣由需保留的任何已作廢的文件，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；c) 對(duì)要銷毀的作廢文件，由相關(guān)部門(mén)填寫(xiě)文件銷毀申請(qǐng)，以管理者代表批準(zhǔn)后，由質(zhì)量部授權(quán)相關(guān)部門(mén)銷毀。4.7.3 文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫(xiě)文件借閱、復(fù)制記錄，由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。復(fù)制的受控文件必需由資料管理人登記編號(hào)。4.8 外來(lái)文件的掌握4.8.14.8.2 質(zhì)量4.9 每年由質(zhì)量部組織對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件進(jìn)行定期評(píng)審，各部門(mén)結(jié)合平常用法狀況進(jìn)行適時(shí)評(píng)審，必要