淺談高等學(xué)校財(cái)務(wù)電子檔案的管理

1、淺談高等學(xué)校財(cái)政電子檔案的辦理論文關(guān)鍵詞:高等學(xué)校財(cái)政電子檔案論文摘要:對(duì)付這些不竭生長、日益更新的“新型檔案，舉行有用地網(wǎng)絡(luò)、整理和保存，為以后提供快捷、便利的利用辦事,是高等學(xué)校管帳電算化應(yīng)用中的緊張環(huán)節(jié)，也是當(dāng)前高等學(xué)校財(cái)政檔案辦理中不成或缺的重要內(nèi)容。在電子與信息技能高度生長的本日，處于知識(shí)前沿的高等學(xué)校的管帳電算化已普及普及。由管帳電算化產(chǎn)生的，蘊(yùn)含著高科技的檔案貯存介質(zhì)，就是財(cái)政電子檔案。它不但體積小，容量大，且易于查閱和通報(bào)，而倍受“青睞。做好這些財(cái)政電子檔案的辦理事情，舉行有用地保管、維護(hù)與利用，充實(shí)發(fā)揮其便當(dāng)、快捷的特性，成為當(dāng)代檔案辦理中不成或缺的一部門。一、財(cái)政電子檔案特

2、點(diǎn)：財(cái)政電子檔案是指存貯于磁盤、光盤等當(dāng)代電子介質(zhì)中的種種單子、憑據(jù)、賬簿、報(bào)表等財(cái)政數(shù)據(jù)資料和體系開拓運(yùn)行中利用的種種底子語言步伐及應(yīng)用步伐。這里重要指用于貯存財(cái)政數(shù)據(jù)和步伐的種種電子介質(zhì)。作為當(dāng)代高新科技的產(chǎn)物財(cái)政電子檔案，較之傳統(tǒng)的財(cái)政檔案，有了很多新的特點(diǎn)：1、財(cái)政電子檔案的存貯介質(zhì)具有多種情勢(shì)?？纱尜A于可讀寫的磁性介質(zhì)中，還可直接刻錄為不成擦寫的光盤，也可打印輸出存貯于紙質(zhì)質(zhì)料中。2、財(cái)政電子檔案易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和通報(bào)。3、財(cái)政電子檔案的體積小，容量大，占用存儲(chǔ)空間小，但對(duì)存儲(chǔ)條件要求較高。4、財(cái)政電子檔案大多不克不及直接視、讀，必要借助必然的儀器裝備予以復(fù)現(xiàn)；但

3、易于盤算、闡發(fā)，快捷得到所需結(jié)果。5、財(cái)政電子檔案的高科技信息含量大，要求較高本質(zhì)程度的辦理職員。6、財(cái)政電子檔案內(nèi)在普及。不但包羅單子、記賬憑據(jù)、賬簿、報(bào)表等傳統(tǒng)管帳檔案，還包羅管帳電算化中的種種體系軟件和應(yīng)用步伐。二、高等學(xué)校財(cái)政電子檔案辦理的狀態(tài)高等學(xué)校管帳電算化天生了財(cái)政電子檔案。對(duì)付新介質(zhì)的檔案，既沒有前人的辦理形式可參照，又沒有當(dāng)前的技能可查考。以是，早期的辦理中每每有些不盡如人意的地方，重要表示在：1、儲(chǔ)存情況不當(dāng)。早期電算化管帳天生的是電子輸出檔案，即通過打印輸出的紙質(zhì)憑據(jù)、帳簿和報(bào)表。較早的針式打印機(jī)色帶輸出的紙質(zhì)資料本來不敷清楚，又受空間、經(jīng)濟(jì)條件限定，經(jīng)日曬、風(fēng)化，筆跡極

4、為模糊，有的乃至已消散。2、早期軟件、步伐存留倒霉以及運(yùn)行步伐版本的更新，造成了原有數(shù)據(jù)資料的虛設(shè)。如在早期ds體系情況下，天生的磁性數(shù)據(jù)資料，雖保存齊備，但原有運(yùn)行情況已不復(fù)存在，現(xiàn)今步伐又不克不及兼容，多數(shù)數(shù)據(jù)已不克不及再現(xiàn)，形同虛設(shè)。3、老化呆板的鐫汰以及呆板裝備的快速更新，造成了新、舊運(yùn)行情況擺脫。如早期微機(jī)上運(yùn)行的in3、in95等，已難在現(xiàn)今呆板上順暢運(yùn)行。隨著管帳電算化的不竭生長，財(cái)政電子檔案的情勢(shì)和數(shù)量日漸增多，更多交換了原有傳統(tǒng)財(cái)政檔案的成效和效用，財(cái)政電子檔案的辦理也得到了應(yīng)有器重。很多高等學(xué)校投入了大量資金，用于需要的庇護(hù)、查詢、復(fù)現(xiàn)方法的購置和辦理職員專業(yè)技能的再培訓(xùn)，

5、其財(cái)政電子檔案辦理的情況、條件等“硬件方法得到了全面改進(jìn)。三、高等學(xué)校財(cái)政電子檔案的當(dāng)代辦理財(cái)政電子檔案的當(dāng)代辦理是指運(yùn)用當(dāng)代技能本領(lǐng)對(duì)財(cái)政電子檔案實(shí)驗(yàn)有用辦理，包羅四個(gè)環(huán)節(jié)即財(cái)政電子檔案的網(wǎng)絡(luò)、整理、保存和利用。一財(cái)政電子檔案的網(wǎng)絡(luò)1、設(shè)定結(jié)實(shí)的網(wǎng)絡(luò)區(qū)間。一樣平?？梢晿I(yè)務(wù)量巨細(xì)，按月、季或年度來設(shè)定；也可以視詳細(xì)工程周期是非，實(shí)驗(yàn)分段、分項(xiàng)或全程設(shè)定。但必須留意包管網(wǎng)絡(luò)區(qū)間一連、無中斷。2、訂定結(jié)實(shí)的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)步伐。選用質(zhì)量好、可靠性高的貯存介質(zhì)，備份全部財(cái)政數(shù)據(jù)，存貯于磁性介質(zhì)，并刻錄于光盤，確保備份的同等有用，需要時(shí)還可打印備份于紙質(zhì)介質(zhì)；同時(shí)應(yīng)在磁性介質(zhì)上，附加其運(yùn)行的語言步伐版本及操縱

6、情況標(biāo)識(shí)，作為以后復(fù)現(xiàn)時(shí)的參照。3、訂定軟件情況更替的網(wǎng)絡(luò)步伐。在調(diào)換新步伐軟件時(shí)，應(yīng)起首備份原有的操縱體系及語言運(yùn)行步伐，以備舊資料的往復(fù)查詢。對(duì)轉(zhuǎn)換前的初始數(shù)據(jù)備份，確保無誤后，再做審慎轉(zhuǎn)換。4、訂定硬件更新的網(wǎng)絡(luò)步伐。詳細(xì)記載微機(jī)主板的級(jí)次、型號(hào)，內(nèi)存的大孝硬盤的容量以及外部裝備的配套范例等，偶然還可記載下微機(jī)的品牌和利用起、止期。更新后，視儲(chǔ)存條件的允許，盡大概留存一套完備的裝備，防范不測(cè)。5、有關(guān)登記資料的網(wǎng)絡(luò)。制作登記簿，細(xì)致記載體系辦理員、步伐員的操縱資料，區(qū)分業(yè)務(wù)詳細(xì)操縱人，以便于后續(xù)追詢。并認(rèn)真填制電子檔案移交清冊(cè)，區(qū)分責(zé)任。二財(cái)政電子檔案的整理與保存財(cái)政電子檔案的整理與保存

7、是其辦理的關(guān)鍵，干系到整個(gè)辦理事情的有用性。不但必要兼具財(cái)政、檔案和當(dāng)代電子技能知識(shí)的專業(yè)職員來辦理，并且還需按照種種介質(zhì)的特性，實(shí)驗(yàn)差異的整理與保存方法。1、貯存的磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)檔案應(yīng)闊別磁場(chǎng)大概專設(shè)磁場(chǎng)屏蔽柜，以防消磁，喪失數(shù)據(jù)。網(wǎng)絡(luò)的雙備份，應(yīng)載明操縱員姓名、運(yùn)行情況和形成時(shí)間，一連挨次編號(hào)，再分放于差異儲(chǔ)柜，以防不測(cè)。2、貯存的光盤介質(zhì)。光盤介質(zhì)檔案對(duì)儲(chǔ)存情況的干凈度要求較高，必要專用的防塵儲(chǔ)柜；光盤的庇護(hù)膜應(yīng)齊備無損，防范的盤面磨損、刮擦；每張光盤應(yīng)附有硬質(zhì)護(hù)殼，制止擠壓損毀，不成讀齲3、貯存的紙質(zhì)介質(zhì)。紙質(zhì)介質(zhì)是電子介質(zhì)的幫助文本，多是打印輸出，筆跡由墨粉形成，見光、受潮易模糊

8、、淡化，因此要留意避光和防潮，置于背光、枯燥處。財(cái)政電子檔案的多種介質(zhì)各有其性，辦理方法要因質(zhì)而異。精良的儲(chǔ)存情況是每一介質(zhì)都所必須的，保持干凈，按期透風(fēng)，控濕溫，制造精良的儲(chǔ)存情況，使電子檔案維持精良狀態(tài)，以期最正確利用結(jié)果。三財(cái)政電子檔案的利用財(cái)政電子檔案的充實(shí)利用是電子介質(zhì)新載體、高科技特性的全面顯現(xiàn)，也是檔案辦理有用性的終極表現(xiàn)。財(cái)政電子檔案具有麋集性和微化性，必要配套有較高性能的復(fù)現(xiàn)媒體，方能充實(shí)發(fā)揮其效能。1、財(cái)政電子檔案的查閱。查詢帳目，可直接利用微機(jī)檢索，參照版本記載標(biāo)識(shí)，翻開相應(yīng)步伐和運(yùn)行情況舉行讀取，省時(shí)、快捷。但磁性介質(zhì)易于修改，以是要專設(shè)查閱微機(jī)，提供只讀方法查閱界面，防范非法修改。僅許利用雙備份中一個(gè)盤面，包管另一盤面的無參與、封存性。2、財(cái)政電子檔案的盤算與闡發(fā)。財(cái)政電子檔案的數(shù)據(jù)搜集，通過微機(jī)盤算，集成產(chǎn)生多項(xiàng)闡發(fā)結(jié)果。但因其涉及的盤面多，范疇廣，存有埋伏傷害，因此應(yīng)指定專業(yè)職員，在內(nèi)控專用呆板上調(diào)閱、操縱，制止著實(shí)傷害。同時(shí)還要留意各介質(zhì)的運(yùn)行情況，以免差異軟件帶來的偏向，天生錯(cuò)誤的闡發(fā)。闡發(fā)結(jié)果一經(jīng)得出，可以直接打英復(fù)制或傳送，為決議者提供敏捷、快捷、細(xì)致的數(shù)據(jù)信息。隨著數(shù)字化、信息化期間