高校評估前的檔案工作

1、高校評估前的檔案工作教育部在全國普通高等院校開展的本科教學(xué)工作程度評估是正在施行中的高等教育質(zhì)量工程的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是推動(dòng)高校進(jìn)步教學(xué)質(zhì)量、提升辦學(xué)程度、擴(kuò)大社會聲譽(yù)的重大舉措。根據(jù)以往高校評估過程看,評估專家除了實(shí)地考察理解高校的實(shí)際情況之外,一項(xiàng)重要的工作就是系統(tǒng)地審閱學(xué)校各項(xiàng)工作形成的檔案資料,通過審閱原始檔案資料理解學(xué)校各項(xiàng)工作的開展過程,從而做出客觀的估價(jià)。檔案工作在評估中顯示了它無可替代的作用。一、增強(qiáng)檔案工作的自評自建意識和全體教職工的檔案意識，促進(jìn)檔案效勞意識教學(xué)評估是高校檔案工作開展的良好契機(jī)，在教學(xué)評估之前要重視檔案的自查自評工作，全體發(fā)動(dòng)，努力使高校檔案工作形成一種周期

2、性的自查、自評、整改和自建的長效機(jī)制，使這種周期性的自評機(jī)制可以成為高校檔案工作自我驅(qū)動(dòng)的動(dòng)力，推動(dòng)檔案工作構(gòu)筑扎實(shí)根底，與時(shí)俱進(jìn)，持續(xù)開展，使高校檔案工作步入標(biāo)準(zhǔn)化的軌道。無論綜合性評估還是專項(xiàng)評估，其評價(jià)指標(biāo)體系都是系統(tǒng)而完好的，觀測點(diǎn)是全方位的，特別是本科教學(xué)工作程度評估，它涉及學(xué)校工作的方方面面，要求各方面的檔案都應(yīng)當(dāng)是齊全完備的。因此，迎評過程中的檔案建立需要發(fā)動(dòng)各方面和各層面的人員積極參與，使每位老師都要參與對歷年試卷、畢業(yè)論文和畢業(yè)設(shè)計(jì)等存檔資料的自查與整理，通過全員參與的過程全面促進(jìn)自評自建意識，盡可能使檔案材料標(biāo)準(zhǔn)完善。學(xué)校在迎接評估的準(zhǔn)備過程中，應(yīng)將評估指標(biāo)各項(xiàng)內(nèi)容所需文件

3、、檔案材料細(xì)化，并層層落實(shí)到各個(gè)院系、處室，使全校教職工和專兼職檔案員嚴(yán)密結(jié)合，增強(qiáng)歸檔自覺性，做好歸檔工作。要使檔案人員認(rèn)識到自身所肩負(fù)的責(zé)任,更加自覺地努力工作，進(jìn)步業(yè)務(wù)素質(zhì)，拓寬知識面，積極主動(dòng)地提供高質(zhì)量、高效率的效勞,充分發(fā)揮高校檔案在評估中的作用。第一，積極主動(dòng)做好檔案資源的搜集工作。從實(shí)際情況看，相當(dāng)一局部檔案資源長期散存在部門或個(gè)人手中，尤其是科技、聲像檔案搜集難度大，這就需要檔案工作者變被動(dòng)搜集檔案為主動(dòng)上門效勞，宣傳檔案工作的重要性、增強(qiáng)檔案意識。第二，準(zhǔn)確地把握評估工作對檔案工作的要求，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，為評估工作進(jìn)展全面效勞。檔案部門要借助評估工作的強(qiáng)

4、大推動(dòng)力，進(jìn)一步進(jìn)步檔案的效勞功能，檔案管理人員要更新觀念，正確認(rèn)識檔案管理工作在當(dāng)今高校評估中的重要地位和所發(fā)揮的宏大作用，在職能上要從管理型向效勞型轉(zhuǎn)變。第三，進(jìn)步自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，力爭在評估中為評估專家提供快捷、準(zhǔn)確的檔案材料。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案材料是評估專家衡量高校管理程度的重要根據(jù)，在目前信息查閱、信息處理、信息傳輸速度日益興旺的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理人員更應(yīng)該進(jìn)步業(yè)務(wù)程度、更新觀念、強(qiáng)化效勞意識、端正效勞態(tài)度，進(jìn)步效勞效率，更新知識構(gòu)造，進(jìn)步整體素質(zhì)，以便迅速準(zhǔn)確地從浩如煙海的檔案信息中找到評估專家所需的檔案信息。二、豐富館藏，查漏補(bǔ)缺是本科教學(xué)工作程度評估之前檔案工作的首要任務(wù)高校

5、本科教學(xué)工作程度評估的指標(biāo)體系包括辦學(xué)指導(dǎo)思想、師資隊(duì)伍、教學(xué)管理、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、畢業(yè)論文或畢業(yè)設(shè)計(jì)和思想道德修養(yǎng)七項(xiàng)一級指標(biāo)，評估范圍涉及學(xué)校整體工作的方方面面，所以完好、充實(shí)、豐富的檔案材料在教學(xué)工作程度評估中的作用是不可替代的。任何一所高校要承受本科教學(xué)工作程度評估,無論是評估的程序，還是各級指標(biāo)體系的數(shù)據(jù)結(jié)論，其支撐材料都離不開檔案信息，最有說服力的根據(jù)也是檔案材料，評估專家只有全面掌握理解由檔案材料整理歸納出來的真實(shí)數(shù)據(jù)資料，才能對一個(gè)評估單位的辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)程度進(jìn)展全面評價(jià)。假設(shè)在評估過程中拿不出“真憑實(shí)據(jù)，評估工作也就難以進(jìn)展。目前高校檔案室?guī)觳貦n案，在數(shù)量與質(zhì)量上都難以滿足各

6、級評估材料整理工作的需要。因此，檔案部門必須以迎接本科教學(xué)工作程度評估為契機(jī)，遵循一定的原那么和方法，從其形成、積累開場入手，加以標(biāo)準(zhǔn)或統(tǒng)一，并進(jìn)展科學(xué)合理的分類整理等系統(tǒng)化處理，對照教學(xué)評估指標(biāo)體系方案要求,加大檔案建立的宣傳力度,強(qiáng)化各職能部門和二級學(xué)院檔案員建檔、搜集、整理、歸檔、立卷等技能培訓(xùn)工作,擴(kuò)大檔案搜集范圍，拓寬檔案搜集渠道，查漏補(bǔ)缺；盡量做到經(jīng)常性搜集與集中性搜集相結(jié)合，主動(dòng)送交與上門搜集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)與歸檔范圍外相結(jié)合，特別是對師資隊(duì)伍、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、教學(xué)評價(jià)、理論教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績成就等非文件材料和電子文件多

7、加關(guān)注，不斷豐富館藏,做到數(shù)量充足、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實(shí)、構(gòu)造合理，全面反映學(xué)校的教書育人情況，為準(zhǔn)備豐富、翔實(shí)的本科教學(xué)工作程度評估匯報(bào)材料打下堅(jiān)實(shí)的基矗迎評材料主要來源于學(xué)校教學(xué)檔案資料，而教學(xué)檔案資料是長期教學(xué)改革理論中形成的原始記錄。在日常檔案工作中，要堅(jiān)持檔案工作“四同步的原那么，在教學(xué)改革理論的同時(shí)，同步做好教學(xué)檔案資料的形成、積累、整理和歸檔工作，真實(shí)系統(tǒng)地記載和反映教學(xué)理論活動(dòng)，使評估支撐材料準(zhǔn)備工作形成良好的先天基矗努力使管理工作標(biāo)準(zhǔn)，該建檔的建檔、該歸檔的歸檔，功夫下在平時(shí)。近些年來，伴隨著我國高等教育的快速開展，各高校的教學(xué)、科研以及根本建立等方面都在發(fā)生著日新月異的變化，

8、反映改革建立與開展的信息資料應(yīng)當(dāng)是非常豐富的。由于在學(xué)校各層面的工作群體中客觀存在著檔案意識的強(qiáng)弱差異，使得某些工作或環(huán)節(jié)的檔案資料未能及時(shí)整理成卷或未能及時(shí)搜集入檔，要彌補(bǔ)這些缺失，充實(shí)檔案卷宗，就要借迎評階段全面發(fā)動(dòng)，全員參與之機(jī)，組織相關(guān)人員在對詳細(xì)工作理論的真實(shí)過程進(jìn)展回憶的根底上，廣泛搜集散存的原始件，匯總整理并充實(shí)到檔案資料體系中去。與此同時(shí)，由于迎評工作本身又是對至少近三年時(shí)限長度的學(xué)校工作的整體總結(jié)或?qū)ｍ?xiàng)總結(jié)，所以，可以借此時(shí)機(jī)形成具有較為完備的階段性總結(jié)材料及時(shí)歸入檔案資料庫，充實(shí)檔案全宗。再者，近些年來多數(shù)高校始終處于快速變化的動(dòng)態(tài)開展過程，師資隊(duì)伍、學(xué)生規(guī)模、根本建立、體

9、制構(gòu)造、課程體系等方面的資料，尤其是各種數(shù)據(jù)變化頻繁。再加上不同的職能部門根據(jù)本部門的職能職責(zé)會對一樣工程的數(shù)據(jù)進(jìn)展統(tǒng)計(jì)和使用，使有些數(shù)據(jù)出現(xiàn)多頭統(tǒng)計(jì)的現(xiàn)象，檔案資料會或多或少地存在數(shù)據(jù)矛盾和表述不一的問題。在迎評階段的檔案建立中，應(yīng)當(dāng)對學(xué)校狀態(tài)數(shù)據(jù)及各方面資料進(jìn)展全面的核實(shí)與修正，明確數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的統(tǒng)一口徑和標(biāo)準(zhǔn)，明確特定部門統(tǒng)計(jì)的特定數(shù)據(jù)的權(quán)威性。三、優(yōu)化檔案工作隊(duì)伍，使之與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化和高效化的要求相適應(yīng)高校評估中的考察不僅依重于校級檔案資料庫的信息途徑，而且由于評估工作要求全面、深化、細(xì)致，評估專家還要在走訪基層單位的過程中隨時(shí)調(diào)閱各職能部門和院系的檔案庫存資料。而就高校檔案管理隊(duì)伍的普遍現(xiàn)狀來看，學(xué)校各職能部門和各教學(xué)單位的多數(shù)檔案工作人員還兼任著本單位其他業(yè)務(wù)管理工作，且承受過檔案專業(yè)高等學(xué)歷教育者較少。高校評估中的指標(biāo)要求和評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的逐步進(jìn)步以及檔案信息化建立進(jìn)程的推進(jìn)都對檔案工作人員的思想業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能程度提出了更高的要求。這就使得檔案管理隊(duì)伍的培養(yǎng)和訓(xùn)練