掌握自己的時(shí)間課件

1、掌握自己的時(shí)間-彼得.德魯克談管理時(shí)間是最稀有的資源1.在我們稱之為“工作成就”的生產(chǎn)程序里，最稀有的資源就是時(shí)間。2.時(shí)間也是最特殊的資源。只有時(shí)間，是我們租不到、借不到、也買不到，更不能以其他手段來獲得的。 我們知道制約經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的，并不是資金的供給不足，而是對(duì)資金的需求不大。此外另一個(gè)限制因素是人力，但總還是可以雇到人才，盡管要雇到足夠的優(yōu)秀人才并不容易。時(shí)間是最稀有的資源3.時(shí)間的供給,絲毫沒有彈性。 不管時(shí)間的需求有多大，供給絕不可能增加。時(shí)間的供需沒有價(jià)格可資調(diào)節(jié)，也無法繪制邊際效用曲線。而且，時(shí)間稍縱即逝,根本無法貯存。昨天的時(shí)間過去了，永遠(yuǎn)不會(huì)再回來。所以，時(shí)間永遠(yuǎn)是最

2、短缺的。時(shí)間是最稀有的資源4.時(shí)間也完全沒有替代品。 但是，對(duì)這項(xiàng)最特殊的、無可替代的和不可或缺的資源，絕大多數(shù)人卻都以為可以取用不竭。 有效的管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時(shí)間。時(shí)間是最稀有的資源5.但是人卻往往最不善于管理自己的時(shí)間。 如果完全靠記憶，我們恐怕說不清楚自己的時(shí)間是怎樣打發(fā)的。即使記憶力很強(qiáng)的人，他們憑記憶做的對(duì)自己時(shí)間使用記錄，也跟實(shí)際的記錄相去甚遠(yuǎn)。如何運(yùn)用時(shí)間這三個(gè)步驟是管理者有效性的基礎(chǔ)：1、記錄時(shí)間。2、管理時(shí)間。3、統(tǒng)一安排時(shí)間。時(shí)間對(duì)管理者的壓力身為管理者，不管他是不是經(jīng)理人，總有許多時(shí)間耗用于毫無貢獻(xiàn)的工作上。每一位管理者的時(shí)間，都有很大部分

3、是被浪費(fèi)掉的。表面看起來，每件事情似乎都非辦不可，但實(shí)際上卻毫無意義。而且他在組織中的地位越高，組織對(duì)他的時(shí)間要求往往越大。時(shí)間對(duì)管理者的壓力如果你真想影響別人，那至少需要一小時(shí)以上。如果你想和別人建立良好的人際關(guān)系，就需要更多的時(shí)間。與其他的知識(shí)工作者建立關(guān)系尤其費(fèi)時(shí)，因?yàn)橹R(shí)工作不能用衡量體力工作的方法來衡量，因此我們實(shí)在沒法用三言兩語說明知識(shí)工作者是否在做該做的工作，是否做得出色。時(shí)間對(duì)管理者的壓力知識(shí)工作者要想取得成果和績(jī)效，就必須著眼于整個(gè)組織的成果和績(jī)效。換句話說，他還得勻出時(shí)間來，將目光由自己的工作轉(zhuǎn)到成果上;由他的專業(yè)轉(zhuǎn)到外部世界,因?yàn)橹挥型獠渴澜绮庞锌?jī)效可言.人際關(guān)系和工作關(guān)

4、系的協(xié)調(diào)確實(shí)很費(fèi)時(shí)間,太匆忙了，恐怕反而造成摩擦。然而任何組織都少不了這種協(xié)調(diào)。人數(shù)越多，協(xié)調(diào)相互關(guān)系所需的時(shí)間越長(zhǎng)，而真正用于工作的時(shí)間便相對(duì)地減少了。組織規(guī)模越大，管理者實(shí)際可掌握的時(shí)間越少。組織的人數(shù)越多，有關(guān)人事的決策也肯定越多。時(shí)間對(duì)管理者的壓力在我認(rèn)識(shí)的許多卓有成效的管理者中,有人做決策很快，有人做決策比較慢.但是，不管他們決策的速度快慢，只要遇到人事問題，他們總是決定得很慢,而且常常需要經(jīng)過多次考慮，才能最后定案.人事決策都是費(fèi)時(shí)的決策。斯拉夫人有句諺語:“用腳走不通的路，用頭可以走通?！彼小皶r(shí)間守恒定律”的意味：一件工作，用“腳”的時(shí)間越少體力勞動(dòng)，則需用“頭”的時(shí)間肯定越多

5、腦力勞動(dòng)。如何診斷自己的時(shí)間第一步就是要了解時(shí)間是怎樣被耗用的，從而據(jù)以時(shí)間管理，我們必須先記錄時(shí)間。然后從中發(fā)現(xiàn)自己時(shí)間浪費(fèi)的狀況。時(shí)間的使用記錄最重要的是必須在處理某一工作的“當(dāng)時(shí)”立即加以記錄，而不能事后憑記憶補(bǔ)記。如何診斷自己的時(shí)間第二步就是要做系統(tǒng)的時(shí)間管理。我們先將非生產(chǎn)性的和浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)找出來，盡可能從時(shí)間表上排除出去。1.首先要找出什么事根本不必做，這些事做了也完全是浪費(fèi)時(shí)間，無助于成果。將時(shí)間記錄拿出來，逐項(xiàng)地問：“這件事如果不做，會(huì)有什么后果？”如果認(rèn)為“不會(huì)有任何影響”，那么這件事便該立刻取消。如何診斷自己的時(shí)間二是有人認(rèn)為：充分授權(quán)之后，最閑散的經(jīng)理人便是最好的經(jīng)理人

6、。這樣的看法不但荒唐，而且也是不道德的。授權(quán)應(yīng)該是把可由別人做的事情交付給別人，這樣才能做真正應(yīng)由自己做的事-這才是有效性的一大改進(jìn)。3.還有一項(xiàng)時(shí)間浪費(fèi)的因素，是管理者自己可以控制并且可以消除的，就是:管理者在浪費(fèi)別人的時(shí)間。 你只需要系統(tǒng)地誠懇地問下屬:“請(qǐng)你想想看，我常做哪些浪費(fèi)你時(shí)間而又不產(chǎn)生效果的事情？”對(duì)方敢于說真心話，才是有效管理者的特色。如何診斷自己的時(shí)間事實(shí)上，一位管理者大刀闊斧減少不必要的工作，絕不會(huì)有太大風(fēng)險(xiǎn)。人總有一種傾向，高估自己地位的重要性，認(rèn)為許多事非躬親不可。消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)1.找出由于缺乏制度或遠(yuǎn)見而產(chǎn)生時(shí)間浪費(fèi)的因素。同樣的危機(jī)如果出現(xiàn)了第二次，就絕不應(yīng)該

7、再讓它出現(xiàn)第三次。 一項(xiàng)重復(fù)出現(xiàn)的危機(jī)應(yīng)該是可預(yù)見的。這類危機(jī)的預(yù)先防止，或可以設(shè)計(jì)成一種例行作業(yè),使每個(gè)人都能處理。 例行作業(yè)是將本來要靠專家才能處理的事情，設(shè)計(jì)成無須研究判斷，人人可處理的作業(yè).消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)一個(gè)平靜無波的工廠,必是管理上了軌道。如果一個(gè)工廠高潮迭起，在參觀者看來大家忙得不可開交,就必是管理不善.同理,一個(gè)管理上了軌道的組織，常是一個(gè)令人覺得興味索然的組織。在這樣的組織里，所謂“引人注目”的事情大概就是為未來做決策，而不是轟轟烈烈地處理過去的問題。消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)2.人員過多，也常造成時(shí)間浪費(fèi)。 因?yàn)榇蠹业臅r(shí)間，可能沒有花在工作上,而是用來協(xié)調(diào)人員之間的關(guān)系了。 判斷

8、人數(shù)是否過多，有一個(gè)靠得住的標(biāo)準(zhǔn):如果一個(gè)高級(jí)管理人員，尤其是經(jīng)理,不得不將他工作時(shí)間的1/10花在處理所謂“人際關(guān)系問題”上，花在處理糾紛和摩擦上，花在處理爭(zhēng)執(zhí)和合作等等問題上，那么這個(gè)單位就嫌人數(shù)過多了。消除浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)3.組織不健全。其表現(xiàn)是會(huì)議太多。 會(huì)議是靠集會(huì)來商議，是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。 原則上,一位管理者的時(shí)間，絕不能讓開會(huì)占用太多。會(huì)議太多，表示職位結(jié)構(gòu)不當(dāng),也表示單位設(shè)置不當(dāng)。統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間一位管理者無論怎樣無情地刪除掉了浪費(fèi)的部分，其自由時(shí)間仍不會(huì)太多。高級(jí)主管真正能夠自由運(yùn)用的時(shí)間，大概只有1/4,就是說他只有1/4的時(shí)間能用在重大事物上,能用在有所貢獻(xiàn)的事物上，能用在他應(yīng)該做的事物上。一為管理者的職位越高，其不能自行支配的時(shí)間也一定越多。因此，有效的管理者知道他必須集中他的時(shí)間。統(tǒng)一安排可以自由支配的時(shí)間時(shí)間管理的最后一步,應(yīng)該是將可由管理者自行支配的零碎時(shí)間集中起來。至于如何集中，各人有各人的