ppt電子教案市公開課金獎(jiǎng)市賽課一等獎(jiǎng)?wù)n件

1、第4章 管理文檔4.1 打開文檔4.2 保留文檔4.3 保護(hù)文檔4.4 文檔字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)習(xí)題第1頁用Word XP能夠打開與其格式兼容任何文檔，不論它是保留在當(dāng)?shù)赜?jì)算機(jī)上，還是位于局域網(wǎng)與Internet上。假如不知道想要打開文件保留位置，能夠借助Word XP【打開】對(duì)話框設(shè)置搜索條件，查找并打開該文件。為了預(yù)防因突然掉電而丟失文檔信息，能夠設(shè)置自動(dòng)保留文檔。經(jīng)過設(shè)置打開與修改文件密碼，能夠有效保護(hù)文檔不受非法用戶侵害。第2頁在Word XP中，能夠打開位于當(dāng)?shù)卮疟P、局域網(wǎng)絡(luò)和Internet上與Word XP格式兼容全部文件。為了預(yù)防打開文件被修改，能夠選擇以【只讀】或【副本】方式打開文件。4

2、.1 打開文檔第3頁與Word XP格式兼容文件包含Word XP之前版本W(wǎng)ord文件，以及能夠經(jīng)過格式轉(zhuǎn)換器在Word XP中直接打開其它格式文件。能夠直接在Word XP 中打開用Word ，97，95，6.0創(chuàng)建文檔，Word XP 完全支持在這些版本 Word 中創(chuàng)建全部數(shù)據(jù)和格式。另外，在默認(rèn)情況下，Word XP自帶了大多數(shù)慣用轉(zhuǎn)換器，經(jīng)過這些轉(zhuǎn)換器能夠打開WordPerfect文件、Excel 文件、Word for Macintosh文件、Works文件、Lotus 1.2.3文件和Web文件等。第4頁在Word XP中，打開文件有以下4種慣用方法： （1） 單擊【文件】菜單中

3、【打開】命令，或按組合鍵Ctrl+O。（2） 單擊慣用工具欄上【打開】按鈕。（3） 用鼠標(biāo)直接雙擊Word文件圖標(biāo)。（4） 單擊【文件】菜單，然后在彈出菜單底部最近使用文件清單列表中單擊要打開文件。第5頁1. 打開當(dāng)?shù)赜?jì)算機(jī)上文件（1） 單擊打開按鈕，或單擊【文件】菜單中【打開】命令，或按組合鍵Ctrl+O，打開【打開】對(duì)話框。（2） 在【查找范圍】框中，單擊包含有所需文件驅(qū)動(dòng)器、文件夾。（3） 在文件夾清單中，雙擊各層文件夾，直到打開包含所需文件文件夾。假如要以【只讀】或【副本】方式打開文件，先單擊要打開文件，然后再單擊【打開】對(duì)話框上右邊，然后選擇打開方式（見圖4.1）。第6頁圖4.1 指

4、定要打開文件第7頁（4） 雙擊需要打開文檔。假如要同時(shí)打開多個(gè)不連續(xù)文件，在【打開】對(duì)話框文件列表框中，先單擊其中一個(gè)文件名，然后按住Ctrl 鍵，再單擊其余文件名；假如需要打開多個(gè)相鄰文件，先單擊序列中第一個(gè)文件名，然后按住 Shift 鍵，再單擊最終文件名。第8頁2. 打開局域網(wǎng)或Internet上文件假如用戶計(jì)算機(jī)連入到當(dāng)?shù)鼐钟蚓W(wǎng)絡(luò)，這時(shí)能夠打開網(wǎng)絡(luò)上其它計(jì)算機(jī)上共享與Word XP兼容文件。假如用戶計(jì)算機(jī)已經(jīng)連入到Internet，這時(shí)能夠打開Internet上共享文件。第9頁打開局域網(wǎng)絡(luò)或Internet上文件。（1） 打開【打開】對(duì)話框。（2） 假如要打開局域網(wǎng)絡(luò)上共享文件，單擊【

5、查找范圍】右邊下拉按鈕，然后單擊【網(wǎng)上鄰居】，雙擊想要打開文件網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)，雙擊各層文件夾，直到打開包含所要打開文件共享文件夾；假如要打開Internet上文件，單擊【查找范圍】右邊下拉按鈕，然后單擊【FTP位置】，單擊想要打開文件FTP位置，雙擊各層文件夾，直到打開包含所需文件文件夾。（3） 雙擊需要打開文件。第10頁3. 在【打開】對(duì)話框中查找文件假如不知道想要打開文件確實(shí)切位置，這時(shí)能夠在【打開】對(duì)話框中設(shè)置搜索條件，查找并打開文件。在進(jìn)行查找前，應(yīng)該先確定要查找文件名和其所在文件夾范圍。需要查找范圍越小，計(jì)算機(jī)查找到結(jié)果越準(zhǔn)確。查找能夠按以下幾個(gè)慣用方式進(jìn)行： 按文件名，按文件類型，按包

6、含在文件中文字或字符，按與文件相關(guān)屬性，按文件最終被修改時(shí)間。第11頁在【打開】對(duì)話框中查找文件。（1） 單擊【文件】菜單中【打開】命令，或單擊慣用工具欄上打開按鈕。（2） 在【打開】對(duì)話框上，單擊按鈕，打開【工具】下拉菜單命令（見圖4.2）。（3） 單擊【查找】，打開【搜索】對(duì)話框。（4） 執(zhí)行以下操作之一：第12頁圖4.2 【工具】下拉菜單命令第13頁 搜索包含指定文本文件在【基本】選項(xiàng)卡上（【基本】選項(xiàng)卡上按鈕或文字框等項(xiàng)目功效說明見書54頁表4.1），設(shè)定查找在其標(biāo)題、內(nèi)容或?qū)傩灾邪谋疚募ㄒ妶D4.3）。依據(jù)一項(xiàng)或多項(xiàng)屬性搜索文件在【高級(jí)】選項(xiàng)卡上，輸入一個(gè)或多個(gè)搜索條件查找文件。

7、第14頁圖4.3 【基本】選項(xiàng)卡第15頁在 Word 中有各種保留文檔方式?？杀Ａ舢?dāng)前處理活動(dòng)文檔，不論它是新建還是原有，可同時(shí)保留全部打開文檔，可用不一樣文件名或在不一樣位置保留活動(dòng)文檔副本。假如要將文字或格式再次用于創(chuàng)建其它文檔，可將文檔保留為 Word模板。假如用戶與使用較早版本W(wǎng)ord人共享文檔，同時(shí)又想確認(rèn)文檔在舊版本中打開時(shí)是否一樣，能夠關(guān)閉舊版本中沒有功效。4.2 保留文檔第16頁用戶在輸入文本時(shí)候，有時(shí)會(huì)碰上突發(fā)事件而使計(jì)算機(jī)不正常關(guān)閉，如突然掉電。假如在此之前沒有對(duì)文檔進(jìn)行保留，這時(shí)會(huì)丟失文檔信息。為了防止因?yàn)橛?jì)算機(jī)不正常關(guān)閉而造成丟失信息事件發(fā)生，能夠設(shè)定自動(dòng)保留文檔文件，

8、即設(shè)置每隔一段時(shí)間（如5分鐘），系統(tǒng)將自動(dòng)保留文件。在設(shè)定自動(dòng)保留文檔功效之前，需要將自動(dòng)保留功效加載到Word中。4.2.1 設(shè)置自動(dòng)保留文檔第17頁設(shè)置自動(dòng)保留文件。要求自動(dòng)保留文檔時(shí)間間隔為10分鐘。（1） 單擊【工具】菜單中【選項(xiàng)】命令，單擊【保留】標(biāo)簽。（2） 選中【自動(dòng)保留時(shí)間間隔】，并在其右邊“時(shí)間”框中鍵入時(shí)間，這里是10分鐘，這么每隔10分鐘系統(tǒng)將自動(dòng)對(duì)文檔文件進(jìn)行保留（見圖4.4），最終單擊【確定】。第18頁圖4.4 設(shè)置自動(dòng)保留文件時(shí)間間隔對(duì)話框第19頁Office XP（其中包含Word XP、Excel XP等）提供快速保留文件功效。經(jīng)過快速保留，Office 程序只

9、保留對(duì)文件更改。只保留更改文檔所花費(fèi)時(shí)間比完全保留少，后者保留了完整、修改后文件。不過，完全保留所需要磁盤空間比快速保留少。當(dāng)完成某文件中工作時(shí)，應(yīng)該執(zhí)行完全保留，完成最終一次保留。4.2.2 設(shè)置快速保留文件第20頁設(shè)置快速保留文件。（1） 在【工具】菜單上單擊【選項(xiàng)】命令，然后打開【保留】選項(xiàng)卡。（2） 若僅保留對(duì)文件更改，選中【快速保留】復(fù)選框，然后單擊【確定】。若要保留完整文件，在完成編輯文件后，去除【快速保留】復(fù)選框，然后再次保留。復(fù)選框?yàn)槿コ隣顟B(tài)時(shí)即進(jìn)行完整保留。第21頁為了預(yù)防他人瀏覽、修改或刪除自己文檔，能夠?qū)ξ臋n進(jìn)行保護(hù)，即對(duì)訪問與修改文檔權(quán)限進(jìn)行限制，為文檔設(shè)置打開密碼。假

10、如僅僅是為了預(yù)防他人修改自己文檔，還能夠?qū)⑽臋n設(shè)置為以“只讀”方式打開。4.3 保護(hù)文檔第22頁為了保護(hù)文檔不被查看或編輯，可認(rèn)為文檔設(shè)置密碼。設(shè)置密碼有多種用途，例如，用戶在打開文件時(shí)要求輸入密碼，可以杜絕未經(jīng)授權(quán)用戶打開該文檔；修改文件時(shí)要求輸入密碼，允許其他人打開文檔，不過只有經(jīng)授權(quán)用戶才可以對(duì)其進(jìn)行更改；如果有人更改了文檔卻不擁有修改文檔密碼，則僅能以其他名稱保存文檔。當(dāng)創(chuàng)建密碼時(shí)，將其寫下并保存在安全位置。如果丟失了密碼，您將無法打開受密碼保護(hù)文件或獲得對(duì)其訪問權(quán)。第23頁密碼是區(qū)分大小寫，如果您指定密碼時(shí)混合使用了大小寫字母，用戶輸入密碼時(shí)，鍵入大小寫形式必須與之完全一致。密碼可包

11、含字母、數(shù)字、空格和符號(hào)任意組合，而且最長可認(rèn)為 15 個(gè)字符。如果選擇了高級(jí)加密選項(xiàng)，可以使用更長密碼。為了防止他人打開或修改文檔，用戶可認(rèn)為打開或修改文檔設(shè)置密碼。第24頁設(shè)置打開或修改文檔密碼。（1） 打開要設(shè)置密碼文檔。（2） 在【工具】菜單上，單擊【選項(xiàng)】命令，然后打開【安全性】選項(xiàng)卡。（3） 執(zhí)行下述操作之一：方法一創(chuàng)建打開文件密碼。在【打開權(quán)限密碼】框中鍵入密碼，再單擊【確定】。在【再鍵入一遍打開權(quán)限密碼】框中再次鍵入該密碼，然后單擊【確定】。第25頁方法二創(chuàng)建打開文件密碼。在【修改權(quán)限密碼】框中鍵入密碼，再單擊【確定】。在【再鍵入一遍打開權(quán)限密碼】框中再次鍵入該密碼，然后單擊【

12、確定】。第26頁設(shè)置以“只讀”方式打開文檔。假如文檔只允許瀏覽而禁止修改時(shí)，這時(shí)用戶能夠以“提議只讀”方式打開文檔，以預(yù)防意外地對(duì)文檔進(jìn)行修改。（1） 在【工具】菜單上，單擊【選項(xiàng)】命令，然后打開【安全性】選項(xiàng)卡。（2） 選中復(fù)選項(xiàng)【提議以只讀方式打開文件】，最終單擊【是】。第27頁若要了解文檔中包含字?jǐn)?shù)，可用 Word 進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。Word 也可統(tǒng)計(jì)文檔中頁數(shù)、段落數(shù)和行數(shù)，以及包含或不包含空格字符數(shù)。對(duì)文檔進(jìn)行字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)。（1） 在【工具】菜單上，單擊【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)】，這時(shí)統(tǒng)計(jì)結(jié)果會(huì)顯示在【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)】對(duì)話框中（見圖4.5）。4.4 文檔字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)第28頁圖4.5 顯示文檔字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果第29頁（2）

13、假如要在不重新打開該對(duì)話框情況下，做出修改并再次統(tǒng)計(jì)，單擊【顯示工具欄】， 【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)】對(duì)話框會(huì)在文檔中打開。（3） 假如要在統(tǒng)計(jì)中包含腳注和尾注，選中【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)】對(duì)話框中【包含腳注和尾注】復(fù)選框。（4） 假如只想統(tǒng)計(jì)部分文檔，而非整篇文檔，先選定要統(tǒng)計(jì)文本，然后單擊【工具】菜單中【字?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)】命令，這時(shí)Word 會(huì)統(tǒng)計(jì)與選定文本相關(guān)腳注和尾注。第30頁一、 填空題1. 在Word XP中，能夠打開位于 、局域網(wǎng)絡(luò)和 上與Word XP格式兼容全部文件。2. 為了預(yù)防打開文件被修改，能夠選擇以 或 方式打開文件。3. 假如不知道想要打開文件確實(shí)切位置，這時(shí)能夠在【打開】對(duì)話框中設(shè)置 查找并打開文件。習(xí)題第31頁4. 查找能夠按以下幾個(gè)慣用方式進(jìn)行： 按 ，按文件類型，按包含在文件中 ，按與文件相關(guān)屬性，按文件最終被修改 。5. 假如要將文字或格式再次用于創(chuàng)建其它文檔，可將文檔保留為