大學公文處理規(guī)定

1、大學公文處理規(guī)定第一章 總 則第一條 為實現(xiàn)學校黨政公文處理工作的科學化、制度化、規(guī)范化，不斷提高公文質(zhì)量和工作效率，根據(jù)中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例、國家行政機關(guān)公文處理辦法和國家行政機關(guān)公文格式，結(jié)合我校實際情況，制定本規(guī)定。第二條 學校黨政公文，是我校黨政機關(guān)實施領(lǐng)導、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范格式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針、政策、法律、指導、布置和商洽工作，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。第三條 黨政公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔在內(nèi)的一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條 公文處理應(yīng)當做到實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、規(guī)范、準確、安全、保密。第五條

2、公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國家秘密的安全。第六條 黨政辦公室主管學校黨政公文處理工作，并配備秘書人員具體負責公文處理工作，不斷改進辦公手段，努力提高工作效率和質(zhì)量。秘書人員應(yīng)當有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，工作積極，作風嚴謹，遵守紀律，恪盡職守。第二章 公文種類和適用范圍第七條 學校黨政公文常用的公文種類主要有：（一）決定。適用于對重要事項、重大問題或者重要工作做出決策和安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。（二）意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法?！耙庖姟笨梢杂糜谏闲形摹⑾滦形暮推叫形?。作為上行文，應(yīng)按請示性公文的程序和要求辦理；作為

3、下行文，下級機關(guān)應(yīng)當遵守執(zhí)行；作為平行文，僅供對方參考。（三）通知。適用于發(fā)布規(guī)章、任免和聘用干部、傳達上級機關(guān)的指示、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位共同執(zhí)行或者周知的事項。（四）通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。（五）通告。適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或周知的事項。（六）報告。適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或建議、答復(fù)上級機關(guān)的詢問，匯報重要的交辦事項的處理結(jié)果。（七）請示。適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。（八）批復(fù)。適用于答復(fù)下級機關(guān)的請示事項。（九）函。適用于不相隸屬機關(guān)之間或同級之間商洽工

4、作，詢問和答復(fù)問題，請求批準和答復(fù)審批事項。（十）會議紀要。用于記載、傳達會議情況和議定事項。第三章 公文格式第八條 公文一般由秘密等級和保密期限、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件、附注、成文日期、印章、印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。（一）發(fā)文機關(guān)標識。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。我校只有學校黨政可以使用印有“中共XX大學委員會文件”和“XX大學文件”文件名稱的公文紙行文，校內(nèi)除黨政辦公室、紀律檢查委員會、工會、團委以外，其他單位均不得使用印有“文件”文件名

5、稱的公文紙行文，有重要事項確需行文的；公文眉首只能使用套紅居中印有發(fā)文機關(guān)名稱的信箋紙。（二）密級。公文的秘密等級。秘密等級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。凡標識秘密等級而未標識保密期限的公文其保密期限按絕密級30年、機密級20年、秘密級10年認定。（三）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年份和發(fā)文順序號組成。我校校級公文發(fā)文代字為大院黨、大院，分別代表校黨委、校行政以及校黨委和行政聯(lián)合發(fā)文。此外還有大院黨辦、大院辦、大院黨組、大院黨宣、大院紀、大院教、大院人、大院研、大院科、大院就、大院學、大院財、大院外、大院資、大院保、大院后、大院繼等分別代表學校對某一方面工作的專門行文。紀律檢查委員會發(fā)文

6、代字為大院紀，校工會發(fā)文代字為大院工，校團委發(fā)文代字為大院團，黨政辦公室發(fā)文代字為大院黨辦、大院辦。聯(lián)合行文，一般只標明主辦部門的發(fā)文字號。校級公文編號歸口黨政辦公室。校內(nèi)各單位自行發(fā)文不得以“大院”字起首。（四）簽發(fā)人。上行文應(yīng)在發(fā)文字號右側(cè)標注簽發(fā)人、合簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（五）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種組成，位于發(fā)文字號下方。1公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。2下發(fā)規(guī)章用“發(fā)布”；下發(fā)本機關(guān)產(chǎn)生的公文用“印發(fā)”；下發(fā)下級機關(guān)的公文用“批轉(zhuǎn)”；下發(fā)上級、同級或不相隸屬機關(guān)的公文用“轉(zhuǎn)發(fā)”。（六）主送機關(guān)。主要受理公文的

7、機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，位于正文上方，頂格排印。（七）正文。公文的主體，用以表述公文的內(nèi)容，位于標題或主送機關(guān)下方。（八）附件。公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。附件序號使用阿拉伯數(shù)碼，附件名稱后不加標點符號。（九）發(fā)文機關(guān)署名。應(yīng)當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文右下方。（十）成文日期。以負責人簽發(fā)日期為主；聯(lián)合行文，署最后簽發(fā)機關(guān)負責人的簽發(fā)日期。成文日期應(yīng)用漢字寫明年、月、日（“零”寫為“O”），位于發(fā)文機關(guān)署名右下方。（十一）印章。除會議紀要和印制有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。印章必須與正文同處一

8、面但不得壓正文。（十二）印發(fā)傳達范圍。加括號標注于成文日期左下方。（十三）附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），應(yīng)當加括號標注。附注的位置在成文日期和印章之下，版記之上。（十四）主題詞。按上級機關(guān)的要求和公文主題詞表標注，位于抄送機關(guān)上方。（十五）抄送機關(guān)。指除主送機關(guān)以外的其他需要執(zhí)行或知曉公文的其它機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十六）印制版記。由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文末頁下端。第九條 文字從左至右橫排。公文用紙規(guī)格一般采用國際標準A4型（長297MM，寬210MM）左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第十條 學校黨政公文版頭的主要形式及適

9、用范圍：中共XX大學委員會文件、XX大學文件用于學校黨委、校行政發(fā)布傳達貫徹黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)和規(guī)章及有關(guān)規(guī)定，作出重要工作部署，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)的文件，批轉(zhuǎn)下級部門的重要報告，通知重要事項、任免干部，批復(fù)下級部門的請示，向上級機關(guān)報告、請示工作等。第四章 行文規(guī)則第十一條 行文應(yīng)當確有必要，要大力精簡公文，注重實效?？砂l(fā)可不發(fā)的公文不發(fā)，可長可短的公文要短。第十二條 黨政機關(guān)及其工作部門的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定：（一）向上級機關(guān)行文，應(yīng)當主送一個上級部門；如需其他相關(guān)的上級部門閱知，可以抄送。不得越級向上級機關(guān)行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時

10、，應(yīng)當同時抄送被越過的上級機關(guān)。（二）向下級機關(guān)的重要行文，應(yīng)當同時抄送發(fā)文機關(guān)的直接上級機關(guān)。（三）黨政各部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨政機關(guān)的相關(guān)部門行文。部門之間有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。（四）同級黨的組織、黨的組織與其他同級組織之間必要時可以聯(lián)合行文。（五）不隸屬機關(guān)之間一般用函行文。第十三條 受雙重領(lǐng)導的部門向上級機關(guān)行文，應(yīng)當寫明主送部門和抄送部門，由主送部門負責答復(fù)其請示事項。上級機關(guān)向受雙重領(lǐng)導的下級部門行文，應(yīng)當抄送其另一上級機關(guān)。第十四條 向上級機關(guān)請示問題應(yīng)當一文一事，不應(yīng)當在非請示公文中夾帶請示事項。請示、報告必須嚴格分開，公文不得用“請示報告”字樣。請

11、示事項涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍時，應(yīng)當經(jīng)過協(xié)商取得一致意見，并應(yīng)當在請示中寫明。除特殊情況外，請示應(yīng)當送上級機關(guān)的辦公室按規(guī)定程序處理，不應(yīng)直接送負責者個人。未經(jīng)學校黨政同意或授權(quán)，不得越過學校黨政向上級黨政主管部門請示重大問題。第十五條 對不符合行文規(guī)則的上報公文，上級機關(guān)可退回下級呈報機關(guān)。第十六條 各有關(guān)部門或校屬各學院以學校名義起草的公文以及向?qū)W校呈送的請示、報告，一般須經(jīng)部門或校屬學院黨政主要負責人審核并簽署意見，對涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的公文，還應(yīng)送有關(guān)部門會簽后，方可送黨政辦公室，由黨政辦公室呈送學校領(lǐng)導閱批。對不按程序處理的公文，黨政辦公室可不予辦理；對未經(jīng)黨政辦公室辦理的公文，學校

12、領(lǐng)導可不予閱批。第十七條 在學校黨政公文中，實行文件、函件分開，控制發(fā)文規(guī)格，嚴格公文使用范圍。凡就具體事項與有關(guān)部門或單位進行商榷；答復(fù)有關(guān)部門和單位的重要詢問；批復(fù)下級機關(guān)的請示；向上級領(lǐng)導和部門報告（通報）具體事項等，一律使用“中共XX大學委員會”、“XX大學”函件。“中共XX大學委員會”、“XX大學”函件眉頭上“中共XX大學委員會”、“XX大學”套紅居中，函件的發(fā)文字號標注于信箋紙“中共XX大學委員會”、“XX大學”名稱下方。第五章 公文草擬第十八條 草擬公文應(yīng)當做到：（一）符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示，完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜

13、接。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。（二）全面、準確地反映客觀實際情況，提出政策、措施切實可行。 （三）觀點明確，條理清晰，內(nèi)容充實，結(jié)構(gòu)嚴謹，表述準確。（四）開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正。（五）人名、地點、時間、數(shù)字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發(fā)布的標準方案，計量單位和數(shù)字用法符合國家主管部門的規(guī)定。引用公文應(yīng)當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當注明中文含義。日期應(yīng)當寫明具體的年、月、日。（六）文種、格式使用正確。（七）文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當先用全稱并注明簡稱。（八）公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略

14、語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)字。（九）結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。第十九條 起草重要公文應(yīng)當由負責人親自起草或親自主持、指導，進行調(diào)查研究和充分論證，征求有關(guān)部門意見。凡全校性重要文稿，由有關(guān)部門擬搞，黨政辦公室審核；凡各項業(yè)務(wù)工作的文稿，由主辦部門擬稿。文稿第一頁必須使用XX學院發(fā)文申請單；草擬公文盡量為打印件，文稿應(yīng)整潔，條理清楚，材料準確，文字要簡明。草擬修改批閱公文用筆應(yīng)符合公文歸檔要求，應(yīng)如實保留修改的痕跡。對不符合要求的文稿，黨政辦公室可退回擬稿單位修改或重寫。第六章 公文校核第二

15、十條 公文文稿送負責人審批之前，應(yīng)當由黨政辦公室進行審核，公文審核的基本任務(wù)是協(xié)助保證公文的質(zhì)量，以保證文件的準確性、嚴肅性和權(quán)威性。公文審核的內(nèi)容是： （一）是否確需行文；（二）內(nèi)容是否符合黨和國家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)及上級機關(guān)的指示精神，是否完整、準確地體現(xiàn)發(fā)文機關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接；（三）涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)的事項是否經(jīng)過協(xié)商并取得一致意見；（四）所提措施和辦法是否切實可行；（五）呈批手續(xù)是否齊全，人名、地名、時間、數(shù)字、引文和文字表述、密級、印發(fā)傳達范圍、主題詞是否準確、恰當，漢字、標點符號、計量單位、數(shù)字的用法及文種使用、公文格式是否符合規(guī)定，并決定使用何種發(fā)文代字。

16、第二十一條 文稿如需作較大修改，應(yīng)當與原起草部門協(xié)商或請其修改。第二十二條 己經(jīng)負責人審批過的文稿，在下發(fā)印制前應(yīng)再作校核。校核的重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經(jīng)校核如需作涉及內(nèi)容的實質(zhì)性修改，須報原審批負責人復(fù)審。第二十三條 以學校名義編號發(fā)出的公文，一校由文件擬稿者校對，二校、三校由黨政辦公室校對，校對完畢后，校對人在公文處理單上簽名后方可正式繕印。第七章 公文的簽發(fā)第二十四條 公文須經(jīng)本部門、本學院負責人簽署意見，黨政辦公室審核后交學校領(lǐng)導簽發(fā)。重要公文應(yīng)由主要負責人簽發(fā)。聯(lián)合發(fā)文，須經(jīng)所有聯(lián)署部門的負責人會簽。負責人簽發(fā)公文，應(yīng)當明確簽署意見，

17、并寫上姓名和時間。第八章 公文辦理和傳遞第二十五條 公文辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理指對收到公文的辦理過程，包括公文的簽收、登記、審核、擬辦、承辦和催辦等程序。公文經(jīng)起草、校核和領(lǐng)導審批簽發(fā)后轉(zhuǎn)入發(fā)文辦理，發(fā)文辦理包括公文的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。（一）簽收。收到有關(guān)公文并以簽字或者蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文應(yīng)當逐件清點，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)當及時向發(fā)文機關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。（二）登記。公文辦理過程中就公文的特征和辦理情況進行記載。登記應(yīng)當將公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關(guān)、成文日期、主送機關(guān)、份數(shù)、收發(fā)文日期及辦理情況逐項填寫清楚。（三）擬辦。秘書人員對需要辦理的

18、公文提出辦理意見，并提供必要的背景材料，送負責人批示。（四）批辦。黨政辦公室根據(jù)授權(quán)或者有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文請主管負責人批示或者主管部門研辦。對需要兩個以上部門辦理的，應(yīng)當指明主辦部門。（五）分發(fā)。秘書人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定或者負責人批示將公文送有關(guān)負責人和部門。（六）傳閱。秘書人員根據(jù)負責人批示或者授權(quán)，按照一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)負責人閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當隨時掌握公文去向，避免漏傳、誤傳和延誤。（七）承辦。主管部門對需要辦理的公文進行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當直接答復(fù)呈文機關(guān)；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理，凡須報請上級機

19、關(guān)審批的事項，承辦部門應(yīng)當提出處理意見并擬文稿，一并送請上級機關(guān)審批。（八）催辦。秘書人員對公文的承辦情況進行督促檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)。對重要公文應(yīng)當及時催辦，對一般公文應(yīng)當定期催辦，并隨時或者定期向負責人反饋辦理情況。（九）核發(fā)。秘書人員在公文正式印發(fā)前，對公文的審批手續(xù)、文種、格式等進行復(fù)核，確定發(fā)文字號、分送單位和印制份數(shù)。（十）印制。黨政公文由學校文印室負責印制。應(yīng)當做到準確、及時、規(guī)范、安全、保密。秘密公文應(yīng)當采取相應(yīng)的保密措施。第二十六條 公文處理過程中，應(yīng)當使用符合存檔要求的書寫材料。需要送請負責人閱批的傳真件，應(yīng)當復(fù)制后辦理。第二十七條 秘密公文應(yīng)當通過機要交通（

20、或機要通信）傳遞、密電傳輸或者計算機網(wǎng)絡(luò)加密傳輸，不得密電明傳，明電密電混用。第九章 公文管理第二十八條 黨政公文由黨政辦公室指派專人統(tǒng)一管理。有關(guān)人員應(yīng)當切實做好公文的管理工作，既發(fā)揮公文效用，又有利于公文保密。第二十九條 秘密公文的印發(fā)傳達范圍應(yīng)當按照發(fā)文機關(guān)的要求執(zhí)行，下級機關(guān)、不相隸屬機關(guān)如需要變更，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。第三十條 公開發(fā)布黨政公文，須經(jīng)發(fā)文機關(guān)批準。經(jīng)批準公開發(fā)布的公文，同發(fā)文機關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。第三十一條 復(fù)制上級組織有關(guān)秘密公文，須經(jīng)發(fā)文組織機關(guān)批準或者授權(quán)。翻印件應(yīng)當明確翻印組織機關(guān)名稱、翻印日期和份數(shù)；復(fù)印件應(yīng)當加蓋復(fù)印機關(guān)戳記。復(fù)制的公文應(yīng)當與正式印發(fā)的公文同樣管理。第三十二條 匯編上級組織機關(guān)的秘密公文，須經(jīng)發(fā)文組織機關(guān)批準或者授權(quán)。公文匯編本的密級按照編入公文的最高密級標注并進行管理。第三十三條 絕密級公文應(yīng)當由黨政辦公室指定專職機要工作人員管理，并采取嚴格的保密措施。第三十四條 專職機要工作人員應(yīng)當按照規(guī)定對秘密公文進行清理、清退和銷毀，并向主管部門報告公文管理情況。銷毀秘密公文，必須嚴格履行登記手續(xù)，經(jīng)主管負責人批準后，由二人監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。個人不得擅自銷毀公文。第三十五條