大學(xué)聲像載體檔案管理辦法模版

1、大學(xué)聲像載體檔案管理辦法第一章 總 則 第一條 根據(jù)中華人民共和國檔案法、中共中央宣傳部，國家檔案局關(guān)于印發(fā)新聞單位宣傳報(bào)導(dǎo)檔案管理暫行辦法的通知(有關(guān)聲像檔案部分)，及教育部頒布的高等學(xué)校檔案管理辦法等法律，法規(guī)精神，為加強(qiáng)我校聲像載體檔案的收集及管理工作，使之更好地為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本辦法。 第二條 凡是反映我校在教育活動(dòng)和歷史發(fā)展，具有保存價(jià)值的各種以音響、畫面形象等方式記錄的專門載體及其相配套的文字材料均屬聲像檔案。 第三條 聲像檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，以確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，對(duì)聲像檔案形成數(shù)量大，利用率高的電教中心，經(jīng)研究決定成立聲像檔案分室。 第四條 聲像檔案

2、工作應(yīng)納入學(xué)校黨政、教學(xué)、科研、外事等有關(guān)部門的管理制度中，與各項(xiàng)管理工作緊密結(jié)合，實(shí)行制作工作和建檔工作同步管理。即制作人員接受任務(wù)與接受聲像材料歸檔要求同步。 第五條 要努力實(shí)現(xiàn)聲像檔案工作從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理的方向轉(zhuǎn)變，并逐步采用計(jì)算機(jī)管理手段，大力開發(fā)聲像檔案信息資源，為提高本校的教學(xué)、科研和管理工作水平服務(wù)。第二章 歸檔范圍的確定 第六條 確立的原則 1歸檔的學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)形成的，或校外單位形成的與本校有關(guān)的聲像載體材料，必須對(duì)學(xué)校和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。 2歸檔的聲像載體材料必須反映聲像制作活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。 3歸檔的聲像載體材料必須遵循其自然形成規(guī)

3、律，保持聲像載體與紙質(zhì)載體，不同聲像載體之間的自然聯(lián)系，注意其成套性特點(diǎn)。 第七條 歸檔的主要內(nèi)容和重點(diǎn) 1歸檔的主要內(nèi)容包括綜合管理，制作工作和聲像載體材料三個(gè)方面。 2歸檔的重點(diǎn)是本校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像載體材料，尤其是聲像載體材料的原件。 第八條 不歸檔的文件材料 1不能反映本校工作、活動(dòng)的聲像材料； 2音響、畫面嚴(yán)重失真，內(nèi)容殘缺無使用價(jià)值的聲像材料。第三章 立卷歸檔 第九條 電教中心聲像檔案分室負(fù)責(zé)自身形成的聲像檔案的立卷歸檔、保管。校辦、宣傳部、工會(huì)、團(tuán)委及其他形成聲像檔案的部門，形成的聲像載體檔案直接向檔案館歸檔。 第十條 聲像項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、編導(dǎo)和其他制作人員，要按分工認(rèn)真作好

4、制作記錄，整個(gè)工作結(jié)束后，按歸檔要求向本單位兼職檔案員移送全套案本。 第十一條 各單位兼職檔案員對(duì)收集上來的聲像載體材料，按規(guī)定程序進(jìn)行系統(tǒng)整理后向檔案館移交。 第十二條 整理組卷的基本原則應(yīng)根據(jù)聲像文件材料形成規(guī)律和多種載體的特點(diǎn)，分類組成保管單位。對(duì)單件聲像載體材料，要附以文字說明，對(duì)同一載體多項(xiàng)內(nèi)容的，采用按主題內(nèi)容逐一著錄的方法，對(duì)同一內(nèi)容，多載體合成的檔案，應(yīng)注明參見號(hào)，即保持聲像載體檔案的原始順序，又憑借著錄，保證不同內(nèi)容的聲像材料具有獨(dú)立的使用性。 第十三條 立卷分類 1按介質(zhì)分為紙質(zhì)文件材料和聲像載體材料； 2紙質(zhì)文件材料指綜合管理工作文件材料和制作項(xiàng)目的文件材料； 3聲像載體

5、材料按類型分為照片、錄音制品、錄像制品等； 4. 同一類型的聲像載體材料又可按幅面尺寸再細(xì)分。 第十四條 立卷分工 1制作項(xiàng)目文件材料和聲像制品，由制作項(xiàng)目單位或個(gè)人立卷歸檔； 2兩個(gè)以上單位共同制作的，由主辦單位立卷歸檔； 3外單位制作的反映本?；顒?dòng)的聲像載體材料，由檔案部門負(fù)責(zé)征集或委托征集。 第十五條 歸檔材料的整理 1檢查歸檔的材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、配套，音響、畫面是否清楚，對(duì)有局部劃傷、斷裂者，應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，粘結(jié)、生霉、發(fā)潮的，要及時(shí)沖淡、風(fēng)干。 2根據(jù)聲像載體材料的形成規(guī)律，保持其有機(jī)聯(lián)系和便于查考利用的原則，結(jié)合內(nèi)容，價(jià)值、數(shù)量和載體類型、尺幅，進(jìn)行系統(tǒng)整理，組成保管單位。 3

6、照片及底片要有文字說明(包括內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和制作者)其他載體形式要有相應(yīng)的文字材料，包括完成原本、定稿本、長度、時(shí)間、內(nèi)容簡介、色彩、密級(jí)、制作單位和人員等。 4聲像制作材料和聲像制品的檔號(hào)要與文字材料的檔號(hào)互相照應(yīng)，互記參見號(hào)，聲像制作的文字材料整理要求按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第6條第3款執(zhí)行。 第十六條 歸檔驗(yàn)收 1聲像材料形成部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間向檔案部門辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄一式二份，各執(zhí)一份備查。 2歸檔的聲像載體的文字材料，必須符合案卷質(zhì)量要求。 3綜合管理材料的歸檔時(shí)間為次年6月底以前，聲像載體材料在完成制作后三個(gè)月內(nèi)歸檔。第四章 聲像檔案的管理 第十七條 對(duì)學(xué)校確

7、立的電教中心聲像檔案分室，其所在部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)確定一名專(兼)職檔案員，協(xié)同校檔案館認(rèn)真做好聲像檔案的收集歸檔工作。 第十八條 學(xué)校檔案館要隨時(shí)了解，并監(jiān)督、檢查聲像檔案分室的工作，同時(shí)要指導(dǎo)專(兼)職檔案員認(rèn)真做好聲像材料的整理歸檔。 第十九條 按高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法檔號(hào)的編制原則，我校聲像類檔案的分類號(hào)由一、二級(jí)類目代號(hào)組成。 第二十條 聲像類檔案檔號(hào)二年度號(hào)+聲像檔案分類號(hào)+案卷號(hào)。模式如下：案卷號(hào)按二級(jí)類目流水二級(jí)類目代號(hào)為：12一照片 16一磁盤13一錄音帶 17一影視照片 14一錄像帶 18一縮微膠片 15一幻燈片 19一光盤第二十一條 聲像檔案分室的聲像檔案主要為錄像帶，依據(jù)其形

8、成特點(diǎn)，錄像檔案的分類號(hào)由一、二、三級(jí)類目組成。第二十二條 錄像帶檔案號(hào)：年度號(hào)+錄像帶檔案分類號(hào)+案卷號(hào)模式如下：案卷號(hào)按三級(jí)類目流水錄像帶檔案三級(jí)類目為：12一教學(xué)類13一專題類14一素材類第二十三條 按照GB3792485非書資料著錄制作規(guī)則編制題名，案卷級(jí)聲像檔案和資料著錄卡，作為手工檢索和計(jì)算機(jī)采集卡使用。為方便查閱檔案，應(yīng)編制全引目錄、分類目錄、主題目錄、載體檢索目錄。編制檢索到題名、內(nèi)容的著錄卡片，全面標(biāo)引聲像制作、載體及內(nèi)容。第二十四條 將編制的聲像檔案和資料著錄卡數(shù)據(jù)存貯到計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù)庫中，在本校的信息系統(tǒng)建立后，按要求與之聯(lián)網(wǎng)。第二十五條 聲像檔案的排架要按照不同類型、不同

9、規(guī)格聲像載體分別編制的檔號(hào)排架。第二十六條 照片庫房保持溫度1525，濕度5565。其他聲像檔案庫房，應(yīng)做到恒溫、恒濕、清潔，溫度宜1824，相對(duì)濕度宜3545，要有專用的設(shè)備和必要的保持措施，要避開30奧斯特以上的磁場。第二十七條 每年定期檢查庫房“八防”(防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況。定時(shí)記錄庫房溫、濕度，保持庫房整潔。 第二十八條 每兩年對(duì)庫存檔案進(jìn)行一次全面核對(duì)檢查，寫出檢查總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。第二十九條 照片、底片要定期進(jìn)行檢查，有發(fā)黃、發(fā)霉、變質(zhì)等現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行清洗和技術(shù)處理。第三十條 錄像帶、錄音帶等使用完畢后應(yīng)及時(shí)倒帶，并馬上入盒，以防止污染。要

10、定期進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)變形斷裂、磁粉脫落等現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)救。第三十一條 聲像檔案的保管期限與相應(yīng)文字材料(十大類檔案)的保管期限一致。需30年、永久保管的聲像材料，在保管一定時(shí)間后，應(yīng)轉(zhuǎn)錄復(fù)制。第三十二條 母帶(片)與復(fù)制(片)保管方法一致。母帶(片)必須專柜保管，并特別標(biāo)明。第三十三條 聲像載體檔案的鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)按高等學(xué)校檔案部門業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范第10條執(zhí)行。在銷毀方式上，應(yīng)注意按不同載體聲像材料的性能，采用不同的銷毀方式，如洗掉、去磁等。 第五章 聲像檔案的開發(fā)利用第三十四條 建立借閱制度，規(guī)定借閱檔案的審批權(quán)限、期限、對(duì)象、觀看人次、數(shù)量、手續(xù)等。若借出、抄錄、復(fù)制檔案材料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第三十五條 檔案借閱或歸還時(shí)，由利用者和檔案部門共同進(jìn)行清點(diǎn)、檢查，并在檔案借閱登記簿上登記，對(duì)借出的檔案，檔案部門定期催還，需續(xù)借者，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。對(duì)過期不還者，應(yīng)停止借閱并給與經(jīng)濟(jì)處罰。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)寫書面報(bào)告，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽署意見后，根據(jù)不同情況進(jìn)行處理。第三十六條 對(duì)調(diào)出及離、退休人員，在辦事調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案，沒有檔案部門簽字，人事部門不得辦理調(diào)離手續(xù)。30年出國人員在