病案號(hào)碼的編制、分派及其控制

1、第一節(jié) 病案的編號(hào)一、編號(hào)的類型 病案編號(hào)的類型包括：直接數(shù)字順序編號(hào)、字母-數(shù)字編號(hào)、關(guān)系編號(hào)和冠年編號(hào)。 第三章 病案號(hào)碼的編制、分派及其控制（一）直接數(shù)字順序編號(hào) 按阿拉伯?dāng)?shù)字的順序從0開(kāi)始，按時(shí)間發(fā)展分派號(hào)碼。 （二）字母 - 數(shù)字編號(hào) 這種方法是將數(shù)字與字母結(jié)合起來(lái)使用。優(yōu)點(diǎn)是可以用于大容量的編號(hào)。例如：用A9 99 99代替09 99 99。（三）關(guān)系編號(hào) 是指其部分或全部號(hào)碼在某種意義上與病人有關(guān)。包括有三種： 1.出生號(hào) 采用出生日期8個(gè)數(shù)字中的后6個(gè)數(shù)字，再加上表示性別的數(shù)字（奇數(shù)表示男性，偶數(shù)表示女性）、表示地區(qū)編碼的數(shù)字及2-3個(gè)或更多的數(shù)字作為順序號(hào)以區(qū)別生日相同者。例

2、如：70 08 30 1 2 09 年 月 日 性別 地區(qū)碼 順序號(hào) 2.身份證號(hào) 直接以病人身份證號(hào)碼作為病案的編號(hào)，身份證號(hào)是唯一的個(gè)人識(shí)別號(hào)碼，可以較好的鑒別病人。 關(guān)系編號(hào)是指身份證號(hào)碼編號(hào)。 3.家庭編號(hào) 以家庭為單位，一個(gè)家庭編一個(gè)號(hào)，再加上一些附加數(shù)字表示家庭中的每一個(gè)成員。 如：家庭編號(hào)為643601=戶主 02=配偶 03、04=孩子或其他成員組成的號(hào)碼分別是01 6436，02 6436，03 6436 家庭編號(hào)主要適用于社區(qū)醫(yī)院，號(hào)碼的容量較較小。 （四）冠年編號(hào) 即在數(shù)字號(hào)碼前冠以年號(hào)。年與年之間的號(hào)碼不連貫。例如：1992年的病案號(hào)自 92-00001開(kāi)始編號(hào) 199

3、9年的病案號(hào)自 99-00001開(kāi)始編號(hào) 二、編號(hào)的方法 病案編號(hào)的方法包括：系列編號(hào)、單一編號(hào)和系列單一編號(hào)，不包括關(guān)系編號(hào)。 （一）系列編號(hào) 是病人每住院一次或門診病人每就診一次就給一個(gè)新號(hào)，即每次都將病人作為新病人對(duì)待，發(fā)給一個(gè)新號(hào)，建立新的病人姓名索引和新的病案，并與該病人以前的病案分別存放。 （二）單一編號(hào) 在每位病人第一次來(lái)院就診時(shí)，不管是住院、看急診或門診，就要發(fā)給一個(gè)唯一的識(shí)別號(hào)，即病案號(hào)。不論病人就診或住院多少次都用一個(gè)號(hào)。 （三）系列單一編號(hào) 它是系列編號(hào)和單一編號(hào)的組合。 病人每就診一次或住院一次，都發(fā)給一個(gè)新號(hào)，但每次都將舊號(hào)并入新號(hào)內(nèi)，最終只有一個(gè)編號(hào)。 第二節(jié) 病案

4、號(hào)的分派及其控制 一、病案號(hào)的分派 病案號(hào)的分派部門是病案科。 病案號(hào)碼的分派包括集中分派和分散分派。 （一）集中分派 通常只有病案科負(fù)責(zé)分派號(hào)碼。 （二）分散分派 如有若干個(gè)登記處，病案科應(yīng)將事先確定好的大量供新病人使用的幾組號(hào)碼同時(shí)發(fā)放到各登記處。二、病案號(hào)分派的控制（一）門診病案號(hào)碼的控制（二）住院病案號(hào)碼的控制（三）計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的病案號(hào)碼的控制第四章 病案的登記、整理與儲(chǔ)存 第一節(jié) 病案的登記 1. 病人第一次到醫(yī)院或診所就醫(yī)，應(yīng)該作為一個(gè)新病人登記，但必須問(wèn)清楚他們是否來(lái)看過(guò)病，以證實(shí)是不是新病人，盡管病人認(rèn)為未曾來(lái)過(guò)，登記處的工作人員也應(yīng)與病案科核對(duì)，確定是否真的沒(méi)有病案。 2.如果

5、病人沒(méi)有病案，就要收集病人的身份證明資料，記錄在新的病案首頁(yè)上，并給予登記號(hào)即病案號(hào)。登記應(yīng)包括以下內(nèi)容：病案號(hào)、病人姓名、登記日期、科別。 例：172842 林中 1999年2月8日 外科 3.如果病人已有病案，應(yīng)核對(duì)病人姓名索引卡并記載下任何變化的情況。 病案首頁(yè)分為三部分，其中的第一部分是病人的基本情況。 國(guó)際上標(biāo)準(zhǔn)的病案記錄紙均采用A4紙張尺寸。 第二節(jié) 病案整理工作 一、病案的收集 （一）門診病案的收集 必須在當(dāng)天收回全部就診的病案。 （二）住院病案的收集 應(yīng)在通知病人出院后的24小時(shí)之內(nèi)將所有病案全部收回。 死亡記錄應(yīng)在患者死亡后24小時(shí)之內(nèi)完成。 二、病案的整理 病案的整理工作分

6、為：門診病案的整理、出院病案的整理。 第三節(jié) 病案的歸檔 是指將病案按一定的順序進(jìn)行系統(tǒng)性排列，以便能快速、容易地查閱和檢索病案。 一、病案歸檔系統(tǒng) （一）順序號(hào)歸檔排列法（系統(tǒng)） 即直接將病案按數(shù)字大小順序排列歸檔。從000001-999999，當(dāng)病案超過(guò)100萬(wàn)時(shí)，再?gòu)念^開(kāi)始。優(yōu)點(diǎn)（1）可反映病案建立的時(shí)間數(shù)序。 （2）便于將長(zhǎng)時(shí)間不用的病案從病案庫(kù)中去除。缺點(diǎn)（1）容易出現(xiàn)歸檔錯(cuò)誤。 （2）會(huì)使近期頻繁使用的病案集中在病案庫(kù)某一區(qū)域，影響操作。 此方法可適用于使用頻率不高的住院病案。 順序號(hào)歸檔排列法有單一編號(hào)歸檔系統(tǒng)和系列單一編號(hào)歸檔系統(tǒng)。 單一編號(hào)歸檔系統(tǒng):無(wú)論門診病案還是住院病案,

7、均按記錄日期先后集中放在一個(gè)病案帶內(nèi)，然后按病案號(hào)順序歸檔。 系列單一編號(hào)歸檔系統(tǒng)：歸檔時(shí)需要在消除的原病案號(hào)位置設(shè)一指引卡，以表示病案最終所處的位置。 （二）尾號(hào)歸檔排列法 （1）分級(jí)號(hào)： 將6位數(shù)的病案號(hào)分為三部分，第一部分為號(hào)碼最右邊的二位數(shù)，稱為尾號(hào)（一級(jí)號(hào)），第二部分為中間的二位數(shù)，稱為中間號(hào)（二級(jí)號(hào)），第三部分為左邊的二位數(shù)，稱為查找號(hào)（三級(jí)號(hào)） 例如：142094分為 14-20-94 查找號(hào) 中間號(hào) 尾號(hào) （2）排列方法： 先按尾號(hào)的大小排列分別放入不同的病案架，再按中間號(hào)的大小排列順序放入不同的格子，最后按查找號(hào)的大小排列先后順序。決定病案架14-20-94決定格子 決定排列

8、順序 優(yōu)點(diǎn)： （1）病案可均勻地分布在100個(gè)尾號(hào)內(nèi)，使每個(gè)病案架的儲(chǔ)藏量相等。 （2）每100個(gè)新病案可分別分散到100個(gè)病案架。 （3）免除歸檔區(qū)域內(nèi)工作人員擁擠的狀況。缺點(diǎn)： 新舊病案混在一起，不便將舊病案去除。 此方法適用于使用頻繁的門診病案庫(kù)。 二、病案歸檔管理的方式 病案歸檔管理方式包括集中歸檔系統(tǒng)和分散歸檔系統(tǒng)。 1. 一號(hào)集中制 將住院記錄和門診記錄集中在一份病案內(nèi)，一個(gè)編號(hào)，在一處歸檔。 優(yōu)點(diǎn)： 可保證病案資料的完整性和連續(xù)性。 缺點(diǎn)： 門診病案和住院病案較難區(qū)別。 2. 二號(hào)集中制 將住院記錄和門診記錄分別編號(hào)，但將記錄放在一起，只歸檔一份病案。如病人不住院，則使用門診病案

9、號(hào)，如病人一旦住院，則永遠(yuǎn)使用住院病案號(hào)。 優(yōu)點(diǎn)： 保持了病案的完整性，且能夠區(qū)分門診病案和住院病案。 缺點(diǎn)： 操作復(fù)雜，易發(fā)生號(hào)碼混亂。 3. 二號(hào)分開(kāi)制 將門診病案和住院病案分別編號(hào)，分別管理，各自存放，但仍在病案室的統(tǒng)一管理之內(nèi)。 優(yōu)點(diǎn)： 門診病案和住院病案分別存放，便于管理和使用。 缺點(diǎn) （1）一個(gè)病人有兩個(gè)號(hào)，易出現(xiàn)差錯(cuò)， （2）造成了病人醫(yī)療信息資料的分散。 采用號(hào)碼歸檔的方法有順序號(hào)歸檔系統(tǒng)、單一歸檔系統(tǒng)和系列單一歸檔系統(tǒng)等，但不包括集中歸檔系統(tǒng) 集中歸檔管理包括兩號(hào)集中制、一號(hào)集中制和兩號(hào)分開(kāi)制等，但不包括尾號(hào)排列制。 三、病案歸檔設(shè)備 貯存病案的歸檔設(shè)備有開(kāi)放式固定病案架和密

10、集式移動(dòng)病案架。（一）開(kāi)放式固定病案架 為最常用的病案儲(chǔ)存設(shè)備，有木制和鋼制兩種。 開(kāi)放式固定病案架兩排之間的距離為75cm-80cm。（二）密集式移動(dòng)病案架 將幾排架子密集地排列在一起，利用軌道采用手搖控制或電子移動(dòng)其中的架子。 第七節(jié) 病案的控制 一、病案控制系統(tǒng) 為保證病案的有效使用及最大效率地發(fā)揮病案的作用，采取一系列控制病案的措施，這一系列的措施，即構(gòu)成了病案的控制系統(tǒng)。 二、病案的借閱 病案工作人員對(duì)所有的病案歸檔操作及使用必須加以控制，不論什么原因，凡是從已歸檔病案中取出的病案，必須要有追蹤。病案取走后，應(yīng)在原處放一示蹤卡或及時(shí)登錄計(jì)算機(jī)的示蹤系統(tǒng)。 三、病案的復(fù)印 病案的復(fù)印必

11、須憑借一定的證明材料，并經(jīng)過(guò)一定的部門批準(zhǔn)，根據(jù)用途復(fù)印相關(guān)內(nèi)容。 可復(fù)印的內(nèi)容包括：入院記錄、病案首頁(yè)、出院記錄、醫(yī)囑單、化驗(yàn)單、各種檢查報(bào)告單。 不可復(fù)印內(nèi)容包括：會(huì)診單、手術(shù)記錄、病程記錄、護(hù)理記錄等。 四、病案的其他控制方法 （一）病案號(hào)的色標(biāo)編碼： 色標(biāo)編碼是指在病案夾（袋）的邊緣使用不同顏色標(biāo)志病案號(hào)嗎，以顏色區(qū)分號(hào)碼。 （1）尾號(hào)色標(biāo)編碼 用于按尾號(hào)排列歸檔的病案，在病案夾的邊緣不同位置用10種顏色分別代表0-9的數(shù)字，用1或2種顏色表示尾號(hào)的兩個(gè)數(shù)字。（2）中間號(hào)色標(biāo)編碼 用于按順序號(hào)排列歸檔的病案，采用1-3種不同顏色的色標(biāo)分別表示萬(wàn)位、千位和百位。（3）順序號(hào)色標(biāo)編碼 用不同的顏色的色標(biāo)固定在病案袋的右下角，每1000個(gè)號(hào)碼更換一種顏色。 采用色標(biāo)的作用最主要是防止歸檔錯(cuò)誤。 （二）條形碼識(shí)別技術(shù) 條形碼是由一條寬窄不同、黑白相間的線條所組成的，通過(guò)掃描器閱讀識(shí)別數(shù)字信息。條形碼是電子與信息科學(xué)型結(jié)合的高新技術(shù)。 條形碼的優(yōu)點(diǎn)是采集信息量大、速度快。 五、關(guān)于病案的銷毀（一）銷毀病案的原則 銷毀病案應(yīng)持審慎的態(tài)度，由病案委員會(huì)討論，醫(yī)