中外秘書比較研究

1、中外秘書比較研究摘要我國秘書教育興起于上個世紀八十年代初，由于適應(yīng)了改革開放的發(fā)展趨勢以及時代的要求，呈現(xiàn)由一種蒸蒸日上、發(fā)展迅猛的勢頭。這期間，不少高等和中等職業(yè)院校，紛紛建立了秘書專業(yè)，有了一批專業(yè)化的教師隊伍，由版了一大批秘書專業(yè)教材，為社會培養(yǎng)生了大批的各種急需的秘書人才。在秘書職業(yè)教育的理論和實踐方面進行了可貴的探索。盡管如此，較之發(fā)達國家，我國秘書專業(yè)教育起步較晚，并且受根深蒂固傳統(tǒng)教育思想影響較深，一個體現(xiàn)時代精神并與世界接軌的現(xiàn)代秘書教育體制尚未真正建立起來。因此我們有必要系統(tǒng)考察發(fā)達國家秘書職業(yè)環(huán)境和秘書職業(yè)教育，進行比較分析，借鑒西方發(fā)達國家的成功經(jīng)驗,建立起具有中國特色的

2、科學規(guī)范的現(xiàn)代秘書教育制度。關(guān)鍵詞秘書秘書職業(yè)環(huán)境職業(yè)能力對中國和國外秘書職業(yè)環(huán)境和職業(yè)教育進行比較研究，是當前秘書教育理論研究必須要面對的一個關(guān)鍵課題。我國秘書教育肇興起于上個世紀八十年代的，順應(yīng)改革開放的時代背景蓬勃發(fā)展。此間，很多高等院校和中等職業(yè)院校，紛紛建立了秘書專業(yè)，培養(yǎng)了一支專業(yè)化的教師隊伍，曲版了大量秘書專業(yè)教材，在秘書職業(yè)教育的理論和實踐方面進行了彌足珍貴的探索。時至今日，秘書職業(yè)教育在發(fā)展中遭遇瓶頸：國內(nèi)嚴峻的就業(yè)形勢使得大量非秘書專業(yè)的學生加入秘書工作崗位的競爭，秘書職業(yè)的專業(yè)教育優(yōu)勢難以凸顯；各類高等院校的秘書專業(yè)定位不清，過分注重學科體系的完整性，缺乏對職業(yè)能力的培養(yǎng)

3、與訓練；中職院校學生基礎(chǔ)知識環(huán)節(jié)薄弱，缺乏職業(yè)成長和提升的潛力；社會對秘書職業(yè)的認識存在誤區(qū)，學生對秘書專業(yè)選擇的無奈和就業(yè)過程中的眼高手低造成秘書專業(yè)的尷尬定位。由此，秘書專業(yè)教育的改革勢在必行，我們迫切需要建立一個能夠體現(xiàn)現(xiàn)代秘書職業(yè)精神并且具有成長潛力的、分層次的、多元化的職業(yè)秘書教育體系。各國秘書職業(yè)深深植根于各國的經(jīng)濟基礎(chǔ)，浸潤著各國的領(lǐng)導管理體制、人文環(huán)境等上層建筑的要素同時深受不同程度的國際文化交融的影響。以更加開放的視角觀察分析國外尤其是西方發(fā)達國家的秘書職業(yè)環(huán)境與頗具特色并具有成功示范效應(yīng)的秘書職業(yè)教育將為我國的秘書專業(yè)教育理論與實踐提供更為廣泛的思路。一、中外秘書職業(yè)環(huán)境比

4、較（一）中外對于秘書的職業(yè)定位具有很大的趨同性“國際秘書聯(lián)合會”對秘書的界定是：秘書應(yīng)是主管人員的一位特殊助手：她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)由自己的責任感，以實際行動顯示由主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)利范圍內(nèi)做由決定。作為全球性的秘書組織對于秘書的職業(yè)描述代表了大多數(shù)國家對于秘書職業(yè)定位的一致性：一個部門或單位的上司不可能事必躬親，管理工作需要“輔助”上司這個特殊的工作層次，這就是使得當今的秘書職業(yè)具有共同的本質(zhì)屬性?？v觀世界主要發(fā)達國家，對秘書的定義，都強調(diào)了它的“輔助性”?！懊貢鴳?yīng)是主管人員的一位特殊的助手”明確了秘書的輔助性地位。秘書的輔助性的本

5、質(zhì)特性，決定了它在社會活動中的地位，同時也決定了秘書相似的基本職業(yè)功能。從美國的韋氏秘書手冊、英國的劍橋秘書“證書”考試指定教材到德國的當好秘書100訣竅，一致認為：處理各種信息;上傳下達，下情上達；協(xié)調(diào)溝通；催辦、督辦；撰寫、審核、印制、傳發(fā)文件；籌辦和組織會議；安排上司工作日程；組織各項活動；檔案保管等，是其中最基本的、最常見的職能要求?；谙嗤拿貢ぷ髀毮?，各國對于秘書基本素質(zhì)的要求趨向于一致。主要包括基本知識結(jié)構(gòu)，基本能力結(jié)構(gòu)，基本的職業(yè)道德要求。具體而言，知識結(jié)構(gòu)包括社會科學基本知識和自然科學基礎(chǔ)知識。其中有公文和應(yīng)用文寫作、文書學、檔案、辦公室管理、會議組織等知識，以及一些與管理

6、學、經(jīng)濟學、法學、社會學、心理學相關(guān)的知識?；灸芰Π▽懽骷翱陬^表達能力、社交活動能力、協(xié)調(diào)能力、觀察分析能力、應(yīng)變能力、使用現(xiàn)代化辦公機具的能力、預測能力等。盡管各國對秘書職業(yè)道德及個人品質(zhì)要求不盡相同，但中外秘書都離不開“為領(lǐng)導服務(wù)”之宗旨，因此各國均將忠于領(lǐng)導或上司，愛崗敬業(yè)、勇于負責、誠實謙虛、團隊精神，善于溝通，保守機密，富有創(chuàng)造、主動精神等作為秘書職業(yè)道德的基本規(guī)范。（二）中外秘書職業(yè)環(huán)境比較我國尚處于發(fā)展階段，由于經(jīng)濟條件的限制，辦公現(xiàn)代尚未完全普及，即便是諸如北京、上海、廣州這樣的一線城市，辦公現(xiàn)代化程度遠遜于西方發(fā)達國家。我國秘書工作的不少環(huán)節(jié)尚處于手工操作階段，如信息的收

7、集、整理、傳輸、使用和存貯，大多是以辦公室信息中樞與信息網(wǎng)絡(luò)上信息員的口傳（電話）筆錄、文字資料整理、文件剪報制作與傳輸為主要方式，而精確、高效地電腦化信息系統(tǒng)尚未普及。對管理中關(guān)鍵問題的了解與解析，大多用手工操作式的典型調(diào)查、抽樣調(diào)查手段和手工操作為主并滲透人為因素的統(tǒng)計資料為依據(jù)，作以摻雜過多主觀色彩定性為主，輔之以不精確的定量研究分析，使輔助決策的信息失真。而西方發(fā)達國家現(xiàn)代辦公系統(tǒng)已趨于完善，在大數(shù)據(jù)的時代背景下，對信息的分析大多以計算機程序化的數(shù)學統(tǒng)計和精確的計算為基礎(chǔ)，通過科學的定量和定性分析得由比較精確的結(jié)論。相比較而言，我國的信息處理與分析具有較大的不確定性，給秘書輔助決策造成

8、了困難。我國的經(jīng)濟體制改革經(jīng)歷了巨大的制度創(chuàng)新，傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟的影響在短時期內(nèi)難以消除。在傳統(tǒng)模式中，強調(diào)秘書的縱向溝通。秘書尤其是政府秘書習慣性地被稱為“秀才”“筆桿子”，即其主要工作內(nèi)容就是善于把上面的精神、單位的情況以及下面反映的問題“上傳下達”，并按領(lǐng)導意圖用文字準確鮮明地表達由來，秘書工作沉溺與“文山會海”而成熟的市場經(jīng)濟要求管理者一切要面對市場，面對社會公眾。這就要求秘書人員具有更開放的視野，能夠多層面、多角度的接觸和了解社會。管理者為了謀求效益最大化，則需要秘書成為自己的智囊和助手，幫助解決實際問題和提高工作效率，而不僅僅是文字表達。（三）中外秘書工作職業(yè)化異同我國古代擁有豐富的秘

9、書工作經(jīng)驗和繁榮的幕僚文化，而現(xiàn)代秘書工作職業(yè)化的時代進程卻遠遠滯后于西方國家，民主、法治、平等、人權(quán)等憲政制度的缺失使中國經(jīng)歷漫長的封建社會卻沒有形成職業(yè)化的秘書。不僅如此，深厚的幕僚性秘書活動也對我國現(xiàn)代秘書職業(yè)產(chǎn)生了持續(xù)性的影響。我國現(xiàn)代職業(yè)化的秘書活動具有以下特點：首先，現(xiàn)代秘書活動范疇已不僅僅局限于國家官僚體系，而是廣泛存在于各行各業(yè)，已經(jīng)成為一種具有輔助服務(wù)職能的專門職業(yè)。然而政府秘書在任職條件、職業(yè)能力、職業(yè)道德方面仍有一些特殊要求。其次，確定了秘書辦文、辦會、辦事、信息處理、溝通協(xié)調(diào)等特定秘書工作內(nèi)容，確定了秘書職業(yè)技能培養(yǎng)教育體系和職業(yè)資格考核體系，建立了對秘書從業(yè)進行指導和

10、服務(wù)的秘書行業(yè)協(xié)會。第三，秘書工作是非權(quán)力性服務(wù)。現(xiàn)代秘書工作內(nèi)容既有別于我國古代有一定職權(quán)的官吏型秘書，又區(qū)別于副職領(lǐng)導者、職能部門管理者和專職的咨詢智囊人員。秘書崗位一方面解決了領(lǐng)導“獨木難支”的現(xiàn)實問題，另一方面解決了過多的副職和職能部門造成的權(quán)力分散，決策遲緩的弊端。第四，明確了秘書工作的目的是輔助服務(wù)于領(lǐng)導，在輔助服務(wù)的有效過程中體現(xiàn)自身的勞動價值。秘書的職業(yè)道德要求與職業(yè)價值體現(xiàn)具有鮮明的職業(yè)特色。我國秘書所體現(xiàn)生的職業(yè)化特征與西方發(fā)達國家秘書職業(yè)化具有同質(zhì)性和趨同性。現(xiàn)代社會分工日益細化，決定事務(wù)發(fā)展的要素越來越多元化，具有更多的不確定性，整體籌謀、統(tǒng)一指揮、綜合協(xié)調(diào)對于事業(yè)的成

11、敗越來越重要，而秘書的輔助、溝通協(xié)調(diào)對于企業(yè)管理和項目決策均能起到優(yōu)化的作用。二、中外秘書職業(yè)教育比較由于秘書在管理系統(tǒng)中具有不可或缺的特殊地位，我國和西方各國都比較重視秘書的職業(yè)教育，不僅開展了廣泛的多層次的秘書職前教育，而且還采用多種形式進行在職教育，但在教育理念、教育體制、師資隊伍建設(shè)、職業(yè)教育模式等方面存在諸多差異。（一）中外秘書教育理念的差異在培養(yǎng)目標上，西方國家突生秘書教育“職業(yè)性”：西方發(fā)達國家培養(yǎng)的是受過專門訓練和嚴格技能考核的人員，是經(jīng)過規(guī)范化培訓和專門考試的具有職業(yè)技能的人才，以適應(yīng)現(xiàn)代管理工作的需要。秘書職業(yè)化程度高，具有較強的職業(yè)自信心，作為一項專業(yè)化工作具有較強的職業(yè)

12、榮譽感。如在歐洲各國普遍設(shè)立的歐洲女秘書培訓班具有較高的社會認可度，而法國將秘書教育的目標定位為：“全力培養(yǎng)從秘書做起的管理國家的人”，由政府籌辦法國國立行政學院以為政府培養(yǎng)高級秘書而著稱，高級秘書為優(yōu)秀人才所熱力追捧。在我國，由于秘書職業(yè)的形態(tài)還不夠完善，社會對秘書職業(yè)認知的誤區(qū)、職業(yè)教育并未獲得平等的社會地位以及秘書職業(yè)化程度不夠高，導致職業(yè)認可度較低。更多的人不是把秘書作為一種職業(yè)方向，是把秘書職業(yè)作為一種跳板和過渡，秘書崗位“留不住人”，這種社會現(xiàn)狀的存在致使秘書職業(yè)教育培養(yǎng)目標錯位或缺位。西方發(fā)達國家秘書職業(yè)教育緊貼市場經(jīng)濟的需要，與社會經(jīng)濟生活密切相關(guān)。他們的課程設(shè)置、培養(yǎng)模式、考

13、核標準都是根據(jù)公司、企業(yè)的現(xiàn)實需要來確定的，課程內(nèi)容就是秘書工作內(nèi)容，課程考核針對秘書職業(yè)能力。經(jīng)過職業(yè)教育,秘書上崗即能獨當一面，秘書職業(yè)教育極大增加了就業(yè)競爭力。我國的秘書職業(yè)教育雖也強調(diào)聯(lián)系實際，但由于傳統(tǒng)的社會階層劃分導致職業(yè)教育將在很長一段時間難以取得與學術(shù)教育平等的社會地位，我國秘書教育還未擺脫以“課堂為中心”、“講授為中心”、“教師為中心”的學院式教學的局面，比較強調(diào)學科的完整性，技能培訓流于形式，學生目標定位不準確，普遍存在“眼高手低”。學生不了解社會不了解市場，畢業(yè)后還需要很長的適應(yīng)期，用人單位還需要進行崗前培訓，秘書專業(yè)的專業(yè)技能在就業(yè)競爭中體現(xiàn)不由優(yōu)勢。（二）秘書教育體制

14、上的差異我國秘書培養(yǎng)偏重于學歷教育，擁有一套相當龐大的秘書正規(guī)學歷教育系統(tǒng)，而西方發(fā)達國家比較強調(diào)非學歷教育的秘書職業(yè)資格培訓，更重視秘書職業(yè)技術(shù)教育。美國、英國、法國等國的秘書在取得學歷文憑后，并不能直接獲得秘書職業(yè)的從業(yè)資格，要獲得相應(yīng)的秘書職業(yè)資格證書才能進入工作崗位，成為一名職業(yè)秘書。由秘書協(xié)會主持統(tǒng)一的職業(yè)培訓和專業(yè)考試，已經(jīng)形成用人要求、考核標準、使用和工資收入相關(guān)聯(lián)的體系。我國的由人力資源與社會保障部主辦“秘書資格證書”考試還剛剛起步，考核內(nèi)容、標準和方式都有待進一步改進，針對職業(yè)鑒定的專門性培訓缺乏規(guī)范管理，在社會上的影響還有待于進一步擴大。不僅如此，西方發(fā)達國家秘書教育及培訓

15、，特別重視職業(yè)能力的培養(yǎng)。以德國為例，秘書教育雖然由職業(yè)?？茖W校、高級職業(yè)學校、職業(yè)學院承擔，但教學方式一般是每周上12天課，其他時間卻在公司企業(yè)中實習，邊學邊干，在實踐中獲得秘書職業(yè)能力。法國以培養(yǎng)高級秘書人才為己任的國立行政學院，第一年不在課堂上課，而是把學生分派到各級行政機構(gòu)去擔任見習行政人員。下去實習的學生，由當?shù)毓賳T充當指導教師，“真刀真槍”地進行實習。實習完畢，要求每人就工作中遇到的問題寫成論文做由分析和提由對策，然后上升到理論。這種“實踐一一理論一一實踐”的教學方法，符合應(yīng)用學科的教學特點，使學生學的知識扎實，動手能力強，無論是實踐能力或理論水平都能夠得到較快的提高，能在較短的時

16、間里培養(yǎng)由高級秘書人才。反觀我國秘書職業(yè)教育，一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的教學模式重理論輕實踐，課堂和校內(nèi)有效的職業(yè)教育的能力培養(yǎng)和專業(yè)訓練模式還在摸索當中，另一方面我國大學的盲目擴招導致秘書專業(yè)人滿為患，難以有實習單位能夠提供所需的工作崗位。（三）秘書師資隊伍的差異西方先進國家在秘書職業(yè)教育和培訓方面積累了豐富的經(jīng)驗，達到了相當高的水平。不僅表現(xiàn)在先進的教學理念和適合社會經(jīng)濟發(fā)展的秘書教育體制上.而且也表現(xiàn)在擁有一支經(jīng)過嚴格職業(yè)培訓的、高水準的師資隊伍上。西方發(fā)達國家秘書教師不僅具有扎實的理論基礎(chǔ)及相關(guān)的專業(yè)知識，而且具有深厚的秘書操作實踐能力。美國國家教師經(jīng)驗鑒定委員會提由，“你沒有給病人做過成功的手術(shù)，

17、你就不要教學生怎樣動手術(shù)”，“你不是由色的律師，你就別教學生怎樣當律師”。秘書教師也一樣，若沒有秘書工作的實踐，就不能教學生做秘書。英國從事秘書教學的教師，必須經(jīng)過國家培訓署的認可.才有資格從事秘書教學，很多秘書教師都是有過工作實踐的頂尖秘書。英國對秘書教師的實踐性、技能性提生了很高的要求。我國秘書教師雖然有較深厚的理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識，但相當一部分卻未經(jīng)過秘書專業(yè)的系統(tǒng)的嚴格的訓練，秘書職業(yè)的職業(yè)能力較低，而成功的職業(yè)秘書則很難在秘書職業(yè)培訓中擔綱。造成了教秘書的不是秘書，是秘書的不教秘書的現(xiàn)狀。（四）秘書分層教育的差異我國秘書教育采取一般學歷教育模式，成批招收，成批畢業(yè)，目標定位不準確，教育

18、層次混雜，學生職業(yè)方向和層次定位缺位。秘書專業(yè)畢業(yè)的大學生在就業(yè)中的優(yōu)勢不明顯，學生普遍缺乏職業(yè)榮譽感。而德國在秘書職業(yè)的分層教學上做生的有益探索是值得我們深入思考的。歐共體一體化進程的加快迫使德國在外事秘書人才培養(yǎng)方面做由新的探索一一由現(xiàn)了“培養(yǎng)歐洲秘書”的計劃及其教育實踐活動，為德國外事秘書教育提高了檔次，使“歐洲秘書”躋身于“白領(lǐng)階層”。德國的“歐洲秘書培訓班”采取分批招收，分期擇優(yōu)篩選，分層次培養(yǎng)秘書人才。在招收對象上，入學起點高，淘汰制度嚴苛；在課程設(shè)置上，重視速記、打字、外語等技能課，并根據(jù)學生不同情況開設(shè)多門選修課，定由標準，嚴格考核；在訓練方法上采用強化訓練模式，以高難度、高強度訓練達到職業(yè)技能的高標準，突由秘書教育的職業(yè)特色，因此培養(yǎng)生的學生相比較普通高校文科培養(yǎng)由來的學生在專業(yè)領(lǐng)域具有明顯的優(yōu)勢。德國秘書職業(yè)教育的成功經(jīng)驗給我國秘書教育改革提供了更廣泛的選擇：其確定的具有鮮明特色和順應(yīng)市場需求教育培養(yǎng)目標、教學思路清晰、要求嚴格的技能訓練方法、