物資采購(gòu)管理1

1、*有限公司規(guī)范性文件生效日期國(guó)內(nèi)物資采購(gòu)管理文件編號(hào)：QG（J）/OL-03-0012006年10月制訂日期：2006年10月版本號(hào)：A頁(yè) 數(shù)：4版本信息修 訂 內(nèi) 容修訂日期修訂者A初次發(fā)行NO0102030405060708部門(mén)名稱(chēng)產(chǎn) 品開(kāi)發(fā)部營(yíng)銷(xiāo)部財(cái)務(wù)部品 質(zhì)工藝部生 產(chǎn)計(jì)劃部采購(gòu)部綜合部設(shè)備部需會(huì)簽的部門(mén)會(huì) 簽批 準(zhǔn)審 核編 制1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定了國(guó)內(nèi)物資的采購(gòu)價(jià)格核定、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)計(jì)劃的制定以及貨款結(jié)算等工作。2 引用標(biāo)準(zhǔn)無(wú)。3 定義本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。3.1 通用物資指公司系列產(chǎn)品<如冰箱系列、冷柜系列、酒柜系列（含制冰機(jī)）>共同所需的材料及配件。主要指干燥器

2、、工藝管、膠帶類(lèi)、橡膠件、標(biāo)準(zhǔn)件、化工件等。3.2 專(zhuān)用物資 指公司某一或某些產(chǎn)品專(zhuān)屬的材料及配件，不具備通用性。主要指吸塑、注塑件、包裝印刷件、泡沫件、玻璃門(mén)等。3.5儲(chǔ)備物資采購(gòu)周期較長(zhǎng)、市場(chǎng)供應(yīng)緊俏或受生產(chǎn)能力所限無(wú)適量?jī)?chǔ)備將無(wú)法滿(mǎn)足旺季生產(chǎn)需求的國(guó)內(nèi)物資。包括國(guó)內(nèi)采購(gòu)的壓縮機(jī)、黑料、白料、塑料粒子、冷軋鋼板等。訂單編制4 管理內(nèi)容合同評(píng)審訂4.1流程圖物料報(bào)價(jià)訂單批準(zhǔn)NO物料核價(jià).合同簽訂訂單下達(dá)價(jià)格批準(zhǔn)貨款結(jié)算與支付開(kāi)票掛帳訂單跟蹤與關(guān)閉4.2物資報(bào)價(jià)有下列情況時(shí)，采購(gòu)部的業(yè)務(wù)人員可向供應(yīng)商提出物料報(bào)價(jià)要求：4.2.1.1首次確定采購(gòu)價(jià)格；4.2.1.2采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行調(diào)整4.2.1.3

3、物料技改后需重新確定采購(gòu)價(jià)格或其他要求供應(yīng)商填寫(xiě)<供應(yīng)商物料報(bào)價(jià)審批表>或報(bào)價(jià)單（僅適用于購(gòu)銷(xiāo)型物料供應(yīng)商），并簽字蓋單位章。4.2.3報(bào)價(jià)時(shí)根據(jù)不同物料，需要附上相應(yīng)的資料，如材質(zhì)、單價(jià)、長(zhǎng)度、寬度、高度、面積、體積、重量等等4.3物資價(jià)格核定4.3.1價(jià)格核定方式：協(xié)調(diào)議價(jià)、招標(biāo)、核價(jià)4.3.2價(jià)格核定原則：在不影響產(chǎn)品質(zhì)量的前提下，采用成本最低的4.3.3價(jià)格核定流程a) 議價(jià)主要適用于已有目標(biāo)采購(gòu)價(jià)格的物資以及低值易耗采購(gòu)物資，由業(yè)務(wù)人員提供報(bào)價(jià)單按照表格指定流程完成后價(jià)格生效；b) 招標(biāo)主要適用采購(gòu)資金量大，市場(chǎng)資源豐富以及下調(diào)價(jià)格較為困難的物資，由業(yè)務(wù)人員提出招標(biāo)方案，

4、采購(gòu)部負(fù)責(zé)組織實(shí)施，財(cái)務(wù)管理部參與會(huì)審。c) 核價(jià)主要適用于新產(chǎn)品配套物資，由供應(yīng)模塊業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)將供應(yīng)商的價(jià)格核算單或報(bào)價(jià)單報(bào)公司核價(jià)小組，核價(jià)小組人員分別從材料成本、費(fèi)用、工資、利潤(rùn)和稅金等項(xiàng)目審核采購(gòu)價(jià)格的合理性。4.3.4當(dāng)認(rèn)為供應(yīng)商價(jià)格價(jià)格構(gòu)成不合理時(shí)，可要求供應(yīng)商重新報(bào)價(jià)；4.4物料價(jià)格批準(zhǔn)4.4.1議價(jià)確定的價(jià)格由業(yè)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)物料價(jià)格審批表，財(cái)務(wù)管理部核價(jià)專(zhuān)員審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4.4.2招標(biāo)確定的價(jià)格由招標(biāo)組織部門(mén)填寫(xiě)物料價(jià)格審批表，招標(biāo)小組人員會(huì)簽，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4.4.3核價(jià)小組確定的物料采購(gòu)價(jià)格，由核價(jià)小組填寫(xiě)好物料價(jià)格批準(zhǔn)表，核價(jià)小組人員會(huì)簽，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；4.4.4經(jīng)

5、批準(zhǔn)的物料價(jià)格審批表，報(bào)財(cái)務(wù)管理部備案，供應(yīng)模塊以書(shū)面形式通知供應(yīng)商的采購(gòu)價(jià)格。4.4.5儲(chǔ)備物資價(jià)格核定直接通過(guò)按合同評(píng)審流程審批執(zhí)行。4.5采購(gòu)合同簽訂4.5.1有下列情況時(shí)，必須要求供應(yīng)商與我司簽訂采購(gòu)合同：4.5.1.1新供應(yīng)商已轉(zhuǎn)為合格供應(yīng)商；.2合格供應(yīng)商的采購(gòu)合同已到期；4.5.1.3市場(chǎng)行情有較大波動(dòng)需調(diào)整價(jià)格的；4.5.1.4合格供應(yīng)商有新物資價(jià)格需增加，原則上合同到期后簽新的采購(gòu)合同時(shí)將新物料增加到合同文本中。要求供應(yīng)商填寫(xiě)<采購(gòu)合同>相關(guān)內(nèi)容，并簽字蓋單位章。4.6采購(gòu)合同評(píng)審采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員填寫(xiě)合同評(píng)審表，分別報(bào)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)管理部審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批；<

6、;采購(gòu)合同評(píng)審表>經(jīng)審批后，采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員到綜合部加蓋合同章，采購(gòu)合同正式生效，本合同一式三份，一份交財(cái)務(wù)部備案，一份采購(gòu)部備查，一份交供應(yīng)商。4.7采購(gòu)訂單編制通用物資及其他物資采購(gòu)訂單由采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員主要根據(jù)物流中心的安全庫(kù)量大小以及請(qǐng)購(gòu)需求實(shí)時(shí)編制；專(zhuān)用物資采購(gòu)訂單由采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員主要根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃部下達(dá)的月度生產(chǎn)計(jì)劃編制月采購(gòu)訂單，同時(shí)業(yè)務(wù)人員應(yīng)嚴(yán)格控制采購(gòu)量，有效避免呆滯物資的產(chǎn)生；儲(chǔ)備物資采購(gòu)訂單由采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員根據(jù)公司年度、月度生產(chǎn)計(jì)劃的變動(dòng)調(diào)整，以年度、月度計(jì)劃形式編制國(guó)內(nèi)儲(chǔ)備物資的采購(gòu)計(jì)劃，編制時(shí)應(yīng)考慮到儲(chǔ)備的必要性及占用的資金、場(chǎng)地及其他資源；4.8采購(gòu)訂單審批在公司沒(méi)

7、有完全建立采購(gòu)平臺(tái)操作系統(tǒng)，所有的采購(gòu)訂單由各業(yè)務(wù)人員手工編制，通用物資、專(zhuān)用物資由國(guó)內(nèi)采購(gòu)主管審批；儲(chǔ)備物資計(jì)劃由采購(gòu)經(jīng)理審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。采購(gòu)訂單下達(dá)一式兩份，供我雙方各執(zhí)一份，底稿交采購(gòu)信息員存檔，保存期為兩年， 4.8.3未通過(guò)審批的采購(gòu)訂單需重新編制.4.9采購(gòu)訂單下達(dá)4.9.1經(jīng)審批通過(guò)的采購(gòu)訂單由各業(yè)務(wù)人員通過(guò)傳真或電子郵件的方式傳遞至對(duì)方；經(jīng)審批通過(guò)的儲(chǔ)備物資計(jì)劃由業(yè)務(wù)人員分解到相關(guān)供應(yīng)商通過(guò)傳真或電子郵件方式傳遞至對(duì)方；4.9.3當(dāng)天下達(dá)的采購(gòu)訂單，如供應(yīng)商無(wú)法執(zhí)行的必須當(dāng)天以書(shū)面形式回復(fù)，若無(wú)提出異議視為同意，采購(gòu)訂單正式生效；4.10采購(gòu)訂單跟蹤與維護(hù) 采購(gòu)部業(yè)務(wù)員負(fù)

8、責(zé)檢查采購(gòu)訂單的履行情況，并督促供應(yīng)商按質(zhì)、按量、按期供貨；采購(gòu)訂單履行過(guò)程需調(diào)整供貨量和供貨期時(shí)，由采購(gòu)部業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé).通知供應(yīng)商建議取消或延遲訂單；供應(yīng)商接到通知后未對(duì)建議取消或延遲訂單提出異議視作同意；對(duì)于未能按質(zhì)、按量、按期供貨時(shí)，并對(duì)我司生產(chǎn)及市場(chǎng)造成影響的，將按雙方合同約定進(jìn)行追溯處理；4.11采購(gòu)訂單關(guān)閉供應(yīng)商按量、按期送貨到物資庫(kù)，品質(zhì)部檢驗(yàn)人員檢驗(yàn)簽字確認(rèn)合格后，交物資庫(kù)工作人員核實(shí)并在外協(xié)、外購(gòu)件初檢（代管）入庫(kù)單上簽收，采購(gòu)訂單關(guān)閉；4.11.2訂單關(guān)閉后并不免除供應(yīng)商物料在使用過(guò)程中出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的責(zé)任,具體按品質(zhì)工藝部質(zhì)量追溯的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4.12物資的結(jié)算與掛帳采購(gòu)訂單關(guān)閉后憑簽字確認(rèn)后的外協(xié)、外購(gòu)件初檢（代管）入庫(kù)單開(kāi)具增值稅發(fā)票；4.12.2采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員收到發(fā)票后填寫(xiě)轉(zhuǎn)帳報(bào)銷(xiāo)封面經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后報(bào)財(cái)務(wù)部對(duì)開(kāi)具發(fā)票的數(shù)量、價(jià)格進(jìn)行審核，審核通過(guò)的發(fā)票直接掛帳，未通過(guò)重新按流程報(bào)批；4.12.3采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)每月25日之前將供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票報(bào)到財(cái)務(wù)部。4.13采購(gòu)貨款結(jié)算與支付采購(gòu)部建立供應(yīng)商往來(lái)資金帳目，便于及時(shí)、準(zhǔn)確了解資金信息；采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)合同約定的期限及每月各供應(yīng)商貨款掛帳情況每月底向財(cái)務(wù)隊(duì)部報(bào)本月采購(gòu)貨款支付預(yù)算表；經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的貨款支付表，采購(gòu)部業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)填寫(xiě)資金使用申請(qǐng)單報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)承付