第七講——時間管理的80-20法則

1、-第七講時間管理的 80/20 法則【本講要點】決策的必要性帕雷托 (PARETO) 時間原則運用 ABC 分析法來設(shè)定優(yōu)先順序決策的必要性優(yōu)先順序優(yōu)先順序就是決定哪件事情必須先做，哪件事情只能擺在第二位，哪些事情可以延緩來處理，即要有意識地設(shè)定明確的有限順序，以便執(zhí)著、系統(tǒng)地依照這個順序處理計劃里的任務(wù)。決策的必要性設(shè)定優(yōu)先順序的好處1 只做重要而且是必要的任務(wù)在生活中，不管是工作、學(xué)習(xí)、人際關(guān)系等，你只做重要而且是必要的任務(wù)。作為一名職業(yè)經(jīng)理人，他的工作大部分時間是用在規(guī)劃、組織、用人、指導(dǎo)、控制上。作為一名銷售經(jīng)理，他的工作可能就是把產(chǎn)品的知識傳授給屬下，統(tǒng)計整個單位的業(yè)績，走訪一些重要

2、的顧客，把下級的一些意見反映給上級等。作為一個銷售人員，他的優(yōu)先順序就是打電話約見客戶，然后準(zhǔn)備銷售的工具以及材料，到客戶那去，向客戶介紹產(chǎn)品，最后簽訂定單。所以每一個人，因為他工作的角色不同，只做重要及必要的任務(wù)。2 每一次只集中在一件事情上每個人的角色不同， 在當(dāng)時的狀況之下設(shè)定目標(biāo)， 應(yīng)以每一次仍能夠最完美的完成目標(biāo)為原則，這樣在計劃周期結(jié)束時，每個人至少都處理了重要事情。帕雷托 (PARETO) 時間原則19 世紀(jì)意大利經(jīng)濟學(xué)家帕雷托（ PARETO ）發(fā)現(xiàn)： 80% 的財富掌握在 20% 的人手中。 從此這種 80/20規(guī)則在許多情況下得到廣泛應(yīng)用。一般表述為：在一個特定的組群或團體

3、內(nèi)，這組群中一個較小的部分比相對的大部分擁有更多的價值。在時間管理中，在優(yōu)先順序里，也有一個PARETO時間原則，也稱80/20法則。假定工作項目是以某價值序列排定的，那么80% 的價值來自于 20% 的項目，而 20% 的價值則來自于80% 的項目。時間管理的重要意義在于能經(jīng)常以20% 的付出取得 80% 的成果，最后的結(jié)果占了80% 的大部分。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意精選資料-義的事情上。表7-1 Pareto 時間原則 (80 ： 20 原則 )你使用或準(zhǔn)備的時間占80% ，即次要的多數(shù)問題占80% ，造成的成果只占所

4、有成果的20% ；而使用或投入的時間占20% ，即重要的少數(shù)問題，造成的成果卻占80% 。例如：作為銷售人員推銷時，你打50個電話，可能只有5 個顧客給你相約見面，就是說你花了80% 的時間在約見客戶，但是只有20% 的客戶跟你見面。作為一個職業(yè)經(jīng)理，可能你花了兩個小時的時間做準(zhǔn)備，但是會議進行可能不到30 分鐘，也就是說用 80% 的時間做準(zhǔn)備，造成的結(jié)果是20% ，但是這 20% 的準(zhǔn)備造成了80% 的結(jié)果。也可用下圖來表示：圖7-1 80 20原則成果產(chǎn)出的過程中，使用時間的前 20% （投入）造就了 80% 的成果（產(chǎn)出） ；相對的，使用其余 80% 的時間，只有 20% 的效果?！咀?/p>

5、檢】一天里，你怎樣去運用時間管理的80/20原則？_運用 ABC 分析法來設(shè)定優(yōu)先順序ABC 分析法ABC分析法這個技術(shù)是來自于經(jīng)驗，也就是重要和次重要的任務(wù)。在所有任務(wù)的集合中，由不同任務(wù)所組成的百分比通常是固定的。字母A、 B 、 C 將不同的任務(wù)，依照它們對達成職業(yè)與個人目標(biāo)的精選資料-重要性分成三個等級。特別重要的稱為A ，比較重要的為B ，不重要的為C。ABC 分析法基礎(chǔ)圖 7-2 ABC 分析法一天里最重要的一件事情，可能占很少數(shù)，稱為A 級任務(wù)，次等重要的B 級任務(wù)不多，其他都是不重要的，是C 級任務(wù)。從功能有效的達成角度去看，C 級任務(wù)的成果比較低，次要任務(wù)成果平平，而重要任務(wù)

6、的成果比較大，這就是ABC 法則。仔細回想一下，一天里實際上做的最有意義、最有成果的事情也許只有20% ，大部分的時間，即80%的時間做的都不是特別重要的事情。任務(wù)價值觀圖 7-3任務(wù)價值觀消耗了 20% 的時間可創(chuàng)造 80% 的效益，可有時往往消耗了 80% 的時間，只創(chuàng)造了 20% 的效益，這叫做 80/20 的任務(wù)價值圖，也就是說當(dāng)你從事最重要的任務(wù)，用最少的作為就能夠達到最大的成果。最重要的任務(wù)A 占 15% ，因為作為領(lǐng)導(dǎo)人的任務(wù)總和差不多是15% ，而這些任務(wù)的本身價值就占達成目標(biāo)貢獻的65% 。一個單位經(jīng)理是很少的，他是關(guān)鍵的少數(shù)，決定了關(guān)鍵多數(shù)的事情，這也就是80/20規(guī)則中的

7、 A 級任務(wù)。中等任務(wù) B 任務(wù)，占一個領(lǐng)導(dǎo)人的綜合的比例是 20% ，相當(dāng)于它也只有 20% 的價值。較不重要的 C 任務(wù)，反而占到 65% 的時間，但是他的價值很小，只有 15% 。 C 任務(wù)，雖然數(shù)量多但是它的貢獻很小。所以對于A 任務(wù)，是必須做的，應(yīng)該投入更多的時間。B 任務(wù)是應(yīng)該做的，而C 類任務(wù)是不值得做的。精選資料-【自檢】A 、B 、C 事件的順序是通過比較來確認(rèn)的，對于待辦的許多事項，首先分析其重要性，排出優(yōu)先順序，然后分配時間，是一項有效時間管理的方法。針對你要做的事情，利用ABC 分析法來管理時間。待辦事項重要性計劃用時完成確認(rèn)ABC【總結(jié)】本講主要闡述了時間管理的80/

8、20法則。 決策就是設(shè)定優(yōu)先順序，80/20時間法則是時間管理的重要原則，時間管理的重要意義在于你能經(jīng)常以20% 的付出取得 80% 的成果。因此，在你的工作或生活中，你應(yīng)該把十分重要的項目挑選出來，專心致志地去完成，即把時間用在更有意義的事情上。要運用ABC分析法來設(shè)定優(yōu)先順序?！拘牡皿w會】_授權(quán)的基本原則80/20與授權(quán)有相當(dāng)密切的關(guān)系授權(quán)，一般的了解就是，一個管理者職責(zé)范圍內(nèi)的任務(wù)或者轉(zhuǎn)移到一個部屬的身上，與工作托付的同時，專業(yè)范圍內(nèi)，完成任務(wù)所需要的權(quán)限與責(zé)任也應(yīng)當(dāng)一并授權(quán)。管理者保留并承擔(dān)其管理行為責(zé)任，這是不能授權(quán)的。授權(quán)是任何工作技術(shù)者以及領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)鍵作為，其直接或間接的好處是很可觀的，授權(quán)幫