項目文件和資料控制程序

1、公司標(biāo)準(zhǔn)08AQS202-2018項目文件和資料控制程序代替：01AQ206-2012第1頁共14頁1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公司承擔(dān)的工程項目中，對項目文件和資料進(jìn)行管理及控制的要求、方法及工作流程，以保證項目文件和資料的完整性，確保工程項目滿足合同要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司承擔(dān)的工程總承包項目、工程設(shè)計項目、監(jiān)理項目實施過程中所產(chǎn)生需納入檔案管理范疇的項目文件和資料的管理和控制。本標(biāo)準(zhǔn)適用于國內(nèi)項目文檔控制工作的實施，對于涉外項目可以根據(jù)合同和業(yè)主的具體要求以本標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)制定項目級的項目文檔控制程序。2引用文件SH3503-2007石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定05AQS321項目設(shè)計文件編號規(guī)定

2、01AQS306外來文件和資料管理規(guī)定05AQS325項目設(shè)計成品文件發(fā)送管理規(guī)定05AQS326顧客提供的軟件產(chǎn)品管理規(guī)定05AQS338項目設(shè)計文件資料管理規(guī)定06AQS305項目設(shè)備、材料采購合同管理規(guī)定08AQS306項目合同管理規(guī)定07AQS303項目施工分包合同管理規(guī)定07AQS312項目施工過程文件資料管理規(guī)定06AQS317項目采購過程文檔管理規(guī)定12AQS318項目監(jiān)理文件資料管理規(guī)定編制校對審核批準(zhǔn)發(fā)布日期實施日期3文檔控制目標(biāo)3.1 對項目文件資料進(jìn)行管理的原則是既要方便管理和使用，又要便于交工技術(shù)文件的及時整編和交付。3.2 對項目文件的準(zhǔn)備、審批、出版、分發(fā)、存檔、作

3、廢和外來文檔管理等一系列處理過程進(jìn)行控制，保證文件流的暢通。3.3 運(yùn)用PDIS項目文檔信息系統(tǒng)或建立項目文檔信息臺帳對文檔狀態(tài)信息進(jìn)行全過程記錄、跟蹤和分析，保證文檔的可追溯性及有效性。3.4 運(yùn)用DOCUMENTUM系統(tǒng)輔助文檔管理，建立項目遠(yuǎn)程和實時共享的協(xié)同工作與文檔管理平臺，加強(qiáng)項目電子文檔的管理與利用，提高工作效率。4人力配備及職責(zé)4.1 配備文檔控制工程師對項目文檔控制工作進(jìn)行統(tǒng)籌管理，文檔控制工程師接受控制經(jīng)理的直接領(lǐng)導(dǎo)，負(fù)責(zé)建立文檔控制體系，并根據(jù)合同和項目實施要求確定項目文檔控制的工作范圍、人力配備及基本工作流程；在項目實施過程中指導(dǎo)項目文秘及文檔工程師的文檔管理工作。4.

4、2 項目文秘負(fù)責(zé)管理項目經(jīng)理文件；設(shè)計文秘負(fù)責(zé)管理設(shè)計經(jīng)理文件及項目設(shè)計成品文件;采購文檔工程師負(fù)責(zé)管理采購經(jīng)理文件及采購文件；施工文檔工程師負(fù)責(zé)管理施工經(jīng)理文件及施工文件。4.3 項目經(jīng)理、設(shè)計經(jīng)理、采購經(jīng)理、施工經(jīng)理及項目總監(jiān)對各自管理范圍內(nèi)的文件資料的準(zhǔn)確性、完整性和管理有序負(fù)有監(jiān)督和領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。5要求及管理方法5.1項目文件資料分項目經(jīng)理文件資料卷冊、項目設(shè)計文件資料卷冊、項目采購文件資料卷冊、項目施工文件資料卷冊，最終存檔項目文件資料目錄結(jié)構(gòu)如下樹形圖所示：5.2編號、格式及簽署要求文件的編制者應(yīng)按照公司標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的編5.2.1 項目文檔編號是文檔的唯一標(biāo)識和重要屬性,號規(guī)則為每一份項

5、目文檔（包括作業(yè)表格）編號5.2.2 項目文檔的編制應(yīng)采用公司標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一格式，文件的編制者無權(quán)隨意修改和變更格式,對于格式的修改意見可以反映至質(zhì)量安全部進(jìn)行評審，由質(zhì)量安全部組織標(biāo)準(zhǔn)編寫者統(tǒng)一進(jìn)行修訂。5.2.3 簽署是否完整、有效決定著文檔的有效性，文件的編制者應(yīng)按照公司標(biāo)準(zhǔn)所規(guī)定的簽署規(guī)定跟蹤完成文件的簽署過程。項目文檔的編號規(guī)則:XXX.XX-X-XXXX-XXXX-（X/X）-XXX-XXXX流水號文件分類代碼I文件流向號（聯(lián)絡(luò)文件用）設(shè)計或管理專業(yè)代碼部門代碼單元號：各單元通用為0000階段號項目號1.1.4 項目號、階段號、單元號、設(shè)計專業(yè)代碼參照05AQS321項目設(shè)計文件編號規(guī)

6、定執(zhí)行；部門及部門管理專業(yè)代碼、文件分類代碼見附表；項目聯(lián)絡(luò)文件編號兩位文件流向號X/X用于定義文件的發(fā)送方及接收方（項目可自行定義字母代表不同單位，如在項目中定義L代表LPEC,S代表SINOPEC,L/S代表LPEC發(fā)給SINOPEC的聯(lián)絡(luò)文件）。1.1.5 本編號規(guī)則僅適用于合同商務(wù)文件（不含工程項目合同、采買合同、施工分包合同、監(jiān)理合同）、項目管理文件、項目聯(lián)絡(luò)文件編號。其中根據(jù)項目合同的不同類型，具編號規(guī)則應(yīng)分別按照08AQS306項目合同管理規(guī)定、06AQS305項目設(shè)備、材料采購合同管理規(guī)定、07AQS303項目施工分包合同管理規(guī)定執(zhí)行。1.1.6 工程技術(shù)文件的編號按照公司有關(guān)

7、標(biāo)準(zhǔn)和項目有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3 設(shè)計文件資料管理方法參見05AQS338項目設(shè)計文件資料管理規(guī)定；采購過程文件具體管理方法參見06AQS317項目采購過程文檔管理規(guī)定；施工過程文件管理具體方法參見07AQS312項目施工過程文件資料管理規(guī)定；監(jiān)理過程文件管理具體方法詳見12AQS318項目監(jiān)理文件資料管理規(guī)定。5.4 項目經(jīng)理文件資料卷冊文件管理方法：5.4.1 分類建冊：為保證項目文件資料的完整和長期妥善保管，項目文秘應(yīng)在項目開始后依據(jù)便于管理和查閱的原則為項目經(jīng)理文件資料分類建冊，項目文件資料分類建冊規(guī)則參見附表。項目經(jīng)理文件資料分類建冊應(yīng)使用統(tǒng)一的黑色或白色5CM文件夾和卷冊標(biāo)簽。根據(jù)存

8、放文件數(shù)量的多少，可以順延增加新冊或?qū)⒍鄠€類型的文件合并入一冊（不同類型文件之間用隔頁紙分隔），項目經(jīng)理文件資料卷冊號為PM01PM99,對于難以成冊的合同商務(wù)文件、設(shè)計成品文件和制造廠冏資料可直接在文件柜中分類存放。5.4.2 文檔分發(fā)：項目文秘負(fù)責(zé)項目文檔的內(nèi)部分發(fā)。文檔外部分發(fā)的范圍和份數(shù)根據(jù)相關(guān)合同要求確定，如需對外提供電子版文件，應(yīng)遵照08A314電子版圖紙、資料對外提供管理規(guī)定執(zhí)行；文檔內(nèi)部分發(fā)的范圍和份數(shù)應(yīng)在項目策劃階段進(jìn)行規(guī)劃并形成管理程序或編制分發(fā)矩陣，（如編制項目級的項目文檔控制程序，則應(yīng)涵蓋文檔內(nèi)部分發(fā)的范圍和份數(shù)的內(nèi)容），項目實施過程中依據(jù)該管理程序進(jìn)行文件內(nèi)部分發(fā)，如

9、遇特殊情況可請示相關(guān)部門經(jīng)理后再進(jìn)行分發(fā)。文檔內(nèi)部分發(fā)宜采用電子分發(fā)方式，在電子分發(fā)不能滿足工作要求的情況下可采用紙質(zhì)文件分發(fā)。項目文檔的對內(nèi)、對外發(fā)放必須提供所發(fā)放文檔的目錄，并完成、保存簽收記錄。5.4.3 文檔收存：項目實施期間，項目文秘負(fù)責(zé)項目文件資料的收存管理。收存項目合同（總承包項目合同、設(shè)計項目合同、設(shè)計分包合同、采購合同、施工分包合同、行政合同等）時，應(yīng)將附件以及招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件共同保存，以保證合同文件的完整性和連續(xù)性。項目合同的收存應(yīng)按照合同類型的不同分部門進(jìn)行。項目聯(lián)絡(luò)文件的收存應(yīng)分部門、文檔類型和文件流向（先部門

10、、其次類型、后流向），項目管理文件的收存應(yīng)分單元、部門、專業(yè)和文檔類型（先單元、其次部門、再次專業(yè)、后類型），工程技術(shù)文件的收存應(yīng)分文檔類型、單元和專業(yè)（先單元、其次專業(yè)、后類型），制造廠商資料的收存應(yīng)分制造廠商和PO號（先制造廠商、后PO號）。項目實施過程中，項目文秘應(yīng)及時將收存的帶簽署的紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描，存放規(guī)則同紙版項目文件，以便項目成員使用以及項目結(jié)束后的電子文件歸檔。項目文檔的存放方式應(yīng)便于查閱，其使用和借閱應(yīng)經(jīng)相關(guān)項目組領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。開展現(xiàn)場集中設(shè)計的項目和境外項目，由項目文檔控制工程師與項目經(jīng)理/項目設(shè)計經(jīng)理協(xié)商后制定現(xiàn)場文檔收存方案，報項目管理部、市場開發(fā)部、檔案館批準(zhǔn)后實施，同時

11、報出版室、質(zhì)量安全部、技術(shù)發(fā)展部備案。5.4.5 外來文檔管理：項目實施期間，項目文秘負(fù)責(zé)業(yè)主提供文檔的接收、分發(fā)和收存。對于外來的項目管理文件、工程技術(shù)文件和制造廠商資料，接收后應(yīng)按照05AQS326顧客提供的軟件產(chǎn)品管理規(guī)定對外來文檔的完整性和技術(shù)適用性進(jìn)行驗證。項目文秘根據(jù)01AQS306外來文件和資料管理規(guī)定要求和項目經(jīng)理（項目設(shè)計經(jīng)理）處理意見對外來文檔進(jìn)行處理。外來文檔在項目實施期間應(yīng)保持準(zhǔn)確、完整和妥善收存，并在項目結(jié)束后統(tǒng)一歸檔。5.4.6 有效版本控制：項目文秘應(yīng)對項目文檔進(jìn)行有效版本控制。項目文秘應(yīng)負(fù)責(zé)整理和發(fā)布項目文檔有效版本目錄，并向文檔接收方發(fā)出文檔開版通知或替代通知

12、，提示避免使用廢舊版本。項目文秘負(fù)責(zé)收存文檔的版本替換工作，對廢舊版本應(yīng)注明失效標(biāo)示并單獨(dú)存放，待項目結(jié)束后經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。鑒于技術(shù)原因，當(dāng)項目文檔帶有有效簽署的紙版文件和電子版文件不一致時，以紙版文件為準(zhǔn)。5.4.7 運(yùn)用PDIS項目文檔信息系統(tǒng)或建立項目文檔信息臺帳進(jìn)行項目文檔信息的管理。項目文秘應(yīng)及時將項目文檔信息記錄到PDIS項目文檔信息系統(tǒng)中，生成項目文件資料卷冊存放文件電子目錄，并定期打印輸出；同時運(yùn)用PDIS項目文檔信息系統(tǒng)進(jìn)行下列管理：記錄文檔發(fā)放信息，確保文檔發(fā)放記錄的可追溯性；記錄項目文檔及外來文檔收存信息，方便查閱；記錄項目文檔有效性信息，以便生成項目文檔有效版

13、本目錄。5.5 項目歸檔5.5.1 各個部門分別負(fù)責(zé)各自部門文件的歸檔。設(shè)計成品文件的歸檔按照質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)05AQS329項目設(shè)計成品歸檔驗收規(guī)定執(zhí)行；設(shè)計文件資料歸檔按照05AQS338項目設(shè)計文件資料管理規(guī)定執(zhí)行；采購文件資料歸檔參照06AQS317項目采購過程文檔管理規(guī)定執(zhí)行；施工文件資料歸檔參照07AQS312項目施工過程文件資料管理規(guī)定執(zhí)行。監(jiān)理文件資料歸檔參照12AQS318項目監(jiān)理文件資料管理規(guī)定執(zhí)行。5.5.2 施工文檔工程師負(fù)責(zé)在項目結(jié)束后按照合同或SH3503-2007石油化工工程建設(shè)交工技術(shù)文件規(guī)定要求向業(yè)主移交文檔（不包括竣工圖）。設(shè)計經(jīng)理組織專業(yè)負(fù)責(zé)人進(jìn)行項目竣工圖的

14、編制。竣工圖出版與發(fā)送執(zhí)行05AQS325項目設(shè)計成品文件發(fā)送管理規(guī)定。5.5.3 項目歸檔文件應(yīng)為原件，歸入產(chǎn)生源部門的文件中。在項目實施過程中復(fù)印分發(fā)供工作使用的項目文檔無需歸檔，可在項目結(jié)束后經(jīng)項目經(jīng)理批準(zhǔn)統(tǒng)一銷毀。5.5.4 項目文秘應(yīng)及時將項目經(jīng)理文件資料卷冊歸檔到公司檔案館。項目文秘整理完成項目經(jīng)理文件資料卷冊及目錄后，還必須將設(shè)計文件資料卷冊合目錄（包括設(shè)計經(jīng)理文件資料分目錄和專業(yè)負(fù)責(zé)人卷冊分目錄）、采購文件資料卷冊分目錄以及施工文件資料分目錄進(jìn)行匯總整理，與項目經(jīng)理卷冊分目錄合并組成項目文件卷冊總目錄，一并到檔案館進(jìn)行歸檔。歸檔的項目文件資料必須包含封面和目錄，裝訂成冊（三孔線

15、裝）。項目文件資料歸檔卷冊應(yīng)由歸檔人和項目經(jīng)理（部門經(jīng)理）簽署，并由歸檔人填寫歸檔卡片”后到檔案館歸檔。5.5.5 對項目合同（設(shè)計項目合同、設(shè)計分包合同）進(jìn)行歸檔時，需將合同附件以及招標(biāo)文件、中標(biāo)單位的投標(biāo)文件、評標(biāo)文件、合同評審文件、付款、變更、索賠等文件的原件一并歸入公司檔案館項目檔案。5.5.6 項目結(jié)束后項目文秘和各部門文檔工程師應(yīng)將各自負(fù)責(zé)部門的最終版文件的項目文件資料電子版文件歸入檔案館，運(yùn)用DOCUMENTUM系統(tǒng)的項目在項目IT工程師協(xié)助下直接將電子版文件拷貝到檔案館文檔庫，沒有運(yùn)用DOCUMENTUM系統(tǒng)的項目將電子版拷貝至檔案館指定服務(wù)器上。同時在項目IT工程師的協(xié)助下完

16、成PDIS項目文檔信息庫的歸檔。5.5.7 公司檔案館負(fù)責(zé)項目文檔歸檔的技術(shù)指導(dǎo)。附錄A項目經(jīng)理用文件資料卷冊封面格式XXXXXXXX（用戶及項目名稱）項目文件資料卷冊XXXXXPMXX冊（冊號名稱）（工程項目號）（卷冊號）整編XXX項目經(jīng)理XXXXXXXXXXX年月日）附錄C卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任者題名日期頁次備注12345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353637383940附表項目部門代碼/管理專業(yè)代碼名稱代碼備注項目部門項目PMProjectManager控制PCProjectControl設(shè)計ENEngi

17、neering采購PRProcurement施工CNConstruction行政ADAdministration財務(wù)FNFinanceHSEHMHSEManagement質(zhì)量QAQualityAssurance/Control項目專業(yè)各專業(yè)通用00項目管理專業(yè)風(fēng)險管理RMRiskManagement合同管理CMContractManagement進(jìn)度控制SCScheduleControl費(fèi)用控制CCCostControl材料控制MCMaterialControl文檔控制DCDocumentControlIT管理ITITManagement采購專業(yè)靜止設(shè)備采買EQEquipmentProcure

18、ment機(jī)械設(shè)備采買MEMechanicalEquipmentProcurement電氣采買ELElectricProcurement儀表米買INInstrumentationProcurement材料米買MTMaterialProcurement配件采買FTFittingsProcurement閥門采買VAValveProcurement現(xiàn)場采買JPJob-siteProcurement名稱代碼備注催交EPExpedition監(jiān)造MSManufactureSupervising運(yùn)輸TPTransportation清關(guān)CRCustomClearance檢驗ISInspection倉儲WHWar

19、ehousing施工管理專業(yè)土建施工管理CVCivilConstructionManagement配管施工管理PPPipingConstructionManagement設(shè)備施工管理EQEquipmentConstructionManagement機(jī)械施工管理MEMechanicalConstructionManagement電氣施工管理ELElectricConstructionManagement儀表施工管理INInstrumentationConstructionManagement焊接施工管理WDWeldingConstructionManagement米通施工管理HVHVACCons

20、tructionManagement防腐保溫施工管理AIAnti-corrosionandInsulation附表二項目存檔文檔卷冊及成冊內(nèi)容卷冊名稱文檔分類代碼存檔要求歸檔責(zé)任部門備注紙版電子版項目經(jīng)理文件資料項目文秘合同商務(wù)文件VV合同號分包商資質(zhì)文件CSQ分包商審批文件CSC合格分包商名單CQS詢價文件CIQ招標(biāo)文件CIB投標(biāo)文件CBD評標(biāo)文件CBE合同評審文件CCE合同及附件CCT合同付款文件CCP合同罰款文件CCA合同變更文件CVA索賠文件CCL卷冊名稱文檔分類代碼存檔要求歸檔責(zé)任部門備注紙版電子版合同結(jié)算文件CSD分包商績效文件CSP其它COT項目聯(lián)絡(luò)文件信函LLEVV傳真LFAVV會議紀(jì)要LMMV項目管理有關(guān)會議紀(jì)要VV項目控制有關(guān)會議紀(jì)要V備忘錄LMOV項目管理有關(guān)備忘錄V項目控制有關(guān)備忘錄V文件傳送表LDTV電子郵件LEM