文秘基礎(chǔ)知識與技能

1、文秘基礎(chǔ)知識與技能文書工作是一項科學(xué)的嚴肅的工作，它要求從事這項工作的文書工作人員應(yīng)具備以下基本素質(zhì)：（ 一 ） 有較高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（ 文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣; 文書工作人員既要懂法，又要守法）（ 二 ） 熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。（ 三 ） 應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學(xué)科的基本知識文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知

2、識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學(xué)、應(yīng)用寫作、秘書學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等?；A(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導(dǎo)。二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。（ 四 ） 掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：1、文字

3、綜合處理能力2、書寫能力3、速記能力4、印制能力5、校對能力6、運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力秘書部分觀點（ 一 ） 秘書的知識結(jié)構(gòu)秘書的知識結(jié)構(gòu)就是秘書工作所需要的知識，就是秘書工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識及其構(gòu)成狀況。秘書工作的綜合性，要求秘書具有較寬廣的知識面; 秘書工作的專業(yè)性，要求秘書具有較扎實的專業(yè)知識。1、基礎(chǔ)知識層次基礎(chǔ)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的根底，是秘書知識結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識，是構(gòu)建秘書知識結(jié)構(gòu)的基本條件?；A(chǔ)知識不僅要扎實，而且要寬廣。(1) 文化基礎(chǔ)知識秘書具有的文化基礎(chǔ)知識，一方面是社會科學(xué)基礎(chǔ)知識，另一方面是自然科學(xué)知識。高中文化程度，是國家對所有政府機關(guān)干

4、部的共同要求， 也是秘書人員應(yīng)有知識的最低層次。如漢語知識、科學(xué)知識、歷史知識、外語知識等;(2) 理論基礎(chǔ)知識掌握基礎(chǔ)理論知識，是提高秘書素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟學(xué)知識、黨的基本政策;(3) 法律基礎(chǔ)知識法律基礎(chǔ)知識是秘書從事秘書工作的重要依據(jù)。秘書工作要規(guī)范化，首先要求秘書人員掌握基本的法律知識。2、輔助知識層次輔助知識層次指的是雖非秘書專業(yè)知識但又與秘書專業(yè)知識相關(guān)的知識，是一種帶有輔助性的知識。(1) 傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識和心理學(xué)知識(2) 新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識、社會交際知識、軟科學(xué)知識及其他相關(guān)學(xué)科。3、專業(yè)知識層次專

5、業(yè)知識層次是秘書知識結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書工作所需要的專門業(yè)務(wù)知識，是一種帶有一定方向性的知識，是形成秘書職業(yè)特色、與秘書工作目標密切聯(lián)系的部分。它由兩個部 分組成：(1) 業(yè)務(wù)知識主要指秘書業(yè)務(wù)知識，這是區(qū)別于其他專業(yè)的重要標志。大體包括：普通秘書學(xué); 分支秘書學(xué)( 如行政秘書學(xué)、企業(yè)秘書學(xué)、科技秘書學(xué)、 涉外秘書學(xué)、基層秘書學(xué)、高級秘書學(xué)); 秘書寫作學(xué); 秘書心理學(xué);文書學(xué)、 檔案學(xué)、 公文寫作學(xué)等方面的知識; 調(diào)查研究、會務(wù)工作、信訪工作、機要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動化等方面的知識。(2) 行業(yè)知識秘書必須掌握以下必要的行業(yè)知識：了解所屬行業(yè)知識的總體構(gòu)成和知識門類;

6、 了解所屬部門工作的任務(wù)和特點; 深入掌握工作中使用頻率較多的知識; 懂得行業(yè)的管理知識注意：A、當今比較合理的秘書知識結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個特性：中心性; 寬闊性 ; 動態(tài)性 ; 層次性。B、 建立合理知識結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識的積累，要注意知識的更新，要注意知識的充實。( 二 ) 秘書的能力結(jié)構(gòu)秘書能力是指秘書人員在實踐中完成秘書工作的本領(lǐng)，也就是說秘書能力只能通過秘書的一系列活動才能顯示和發(fā)展。1、基礎(chǔ)能力指秘書從事秘書活動所需要的能力，是從事秘書工作的基本條件。(1) 秘書的觀察力一個人所獲得的信息有80% 90%是經(jīng)過視覺而來的。秘書的觀察力應(yīng)重點

7、置于領(lǐng)導(dǎo)和社會兩個方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。(2) 秘書的記憶力良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。(3) 秘書的思維力思維力在秘書的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。(4) 秘書的想象力想象力在秘書工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實性、豐富性、新穎性。秘書要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識儲備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類比、聯(lián)想等。2、專業(yè)能力(1) 閱讀能力秘書閱讀能力的一般要求是：要準確、

8、要快速。秘書閱讀能力的培養(yǎng)，首先要有較好的知識結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。(2) 寫作能力即書面表達能力，這是秘書的基本功，是文字秘書的“看家本領(lǐng)”。秘書寫作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫作能力。秘書寫作能力的一般要求是：要準確、簡潔、規(guī)范。(3) 說話能力即口頭表達能力，秘書說話能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達簡練，要語氣措辭得體。提高說話能力的途徑：首先要多說，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。(4) 辦事能力秘書的基本職能就是辦事。秘書一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機行事，要善于接人待物。3、特殊能力指秘書從事一些專門秘書工作

9、所需要的能力，它帶有個性特色，是造成秘書能力結(jié)構(gòu)個性差異的重要方面。(1) 協(xié)調(diào)能力指運用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”; 要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù); 要選擇協(xié)調(diào)方法，針對不同的情況和對象運用各種不同的協(xié)調(diào)方法。(2) 調(diào)研能力一般要求是：要有計劃; 有科學(xué)的方法; 有較強的洞察力; 要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對方的信任。(3) 操作能力主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對、 速記、駕駛等。( 三 ) 秘書的心理素質(zhì)秘書的心理素質(zhì)，指秘書在心理過程、心理傾向和心理品質(zhì)等方 面表現(xiàn)出來的穩(wěn)定心理

10、特點的總和，它影響著秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。1、秘書心理素質(zhì)的構(gòu)成(1) 秘書的興趣即認識傾向，常說的愛好。秘書的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性(2) 秘書的情感與情緒情感是人們對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗。秘書情感的品質(zhì)是：要有道德感; 要有理智感; 要有審美感。情緒是情感的基本形式，是人們對客觀事物的態(tài)度體驗。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書的情緒按性質(zhì)分為兩類：即愉快的情緒; 不愉快的情緒。按發(fā)生強度、速度和持續(xù)時間分為三類：心境、激情、應(yīng)激。(3) 秘書的意志良好的意志是秘書工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動力。良好的意志應(yīng)

11、該具備的特征：要具有自覺性、果斷性、堅持性、自制性。 ( 相反的分別是：受示性、獨斷性; 寡斷性、武斷性; 頑固性、動搖性 ; 任性 )(4) 秘書的氣質(zhì)人的所有心理活動氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動動力特征。和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬別的。氣質(zhì)的主要類型有：多血質(zhì)（ 活潑型 ） 的人、膽汁質(zhì)（ 興奮型 ） 的人、粘液質(zhì) （ 安靜型 ） 的人、抑郁質(zhì)（ 抑制型 ） 的人。注意：上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實際工作中，對不同氣質(zhì)類型的秘書安排工作可以有不同的考慮。秘書進行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。（1） 秘書的性格秘書性格是秘書心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個方面：對現(xiàn)實的態(tài)度上和行動的方式上。秘書健全的性格主要包括：要堅強執(zhí)著而不固執(zhí); 要敏捷靈活而不冒失 ; 要開朗隨和而不輕佻; 要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。2、秘書的心理健康（2） 影響秘書心理健康的因素負擔(dān)過重 ; 輿論壓力 ; 關(guān)系復(fù)雜。（3） 秘書心理健康的標準一個心理健康的秘書應(yīng)具有以下的主要標志：智力正常; 情緒成熟 ; 行為協(xié)調(diào) ; 工作專注 ; 關(guān)系和諧。（4） 秘書常見的心