信息溝通控制程序B020161230VIP

1、廣東XXXX科技股份有限公司GUANGDONG XXXX CRYSTAL TECHNOLOGY CO.,LTD.程 序 文 件信息溝通控制程序文件編號(hào):AP01版 次:B/0頁 數(shù):共6頁編 制:審 核:批 準(zhǔn):2016-12-30發(fā)布 2017-01-01實(shí)施廣東XXXX科技股份有限公司 發(fā)布版次頁次修改內(nèi)容相關(guān)單號(hào)修訂者修訂日期A/0全部初發(fā)N/AN/A07.09.30A/1全部修改相關(guān)內(nèi)容N/AN/AA/2全部1.對(duì)應(yīng)升級(jí)到ISO/TS 16949:20092.修改各部門名稱及職責(zé)3.修改引用文件和表單編號(hào)N/AN/AA/3全部修改公司名稱DCN-2012 1230001N/A12.12

2、.30A/4全部修改內(nèi)部溝通的有效性DCN-2013 1101010N/AB/0全部對(duì)應(yīng)升級(jí)到ISO9001:2015DCN-2016 1230010N/A16.12.301.目的:使不同部門和不同層次的人員通過適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)、交付和環(huán)境管理等信息進(jìn)行及時(shí)溝通、交流、理解、協(xié)調(diào),以促進(jìn)質(zhì)量和環(huán)境管理活動(dòng)開展的效率和對(duì)過程輸出的實(shí)現(xiàn),進(jìn)而提高過程的有效性,保證產(chǎn)品質(zhì)量和環(huán)境管理接口信息傳遞的正確性。2.范圍:適用于公司內(nèi)外部重要信息管理。3.術(shù)語和定義:無4.職責(zé)和權(quán)限:4.1歸口管理部門:企業(yè)管理中心:1) 負(fù)責(zé)公司內(nèi)外部信息的收集、識(shí)別和反饋給相關(guān)部門處理。2) 負(fù)責(zé)對(duì)內(nèi)外部信息

3、的處理情況進(jìn)行總結(jié)和歸檔管理。3) 負(fù)責(zé)環(huán)境不符合和緊急情況的信息溝通。4) 負(fù)責(zé)環(huán)境法規(guī)要求和相關(guān)方的環(huán)境溝通。4.2相關(guān)責(zé)任部門:4.2.1生產(chǎn)制造中心:負(fù)責(zé)生產(chǎn)方面的信息收集與分析。4.2.2品質(zhì)管理中心:負(fù)責(zé)質(zhì)量方面的信息收集與分析。4.3.3營銷采購中心:1) 采購供應(yīng)處負(fù)責(zé)物資供應(yīng)方面信息的收集與分析。2) 市場(chǎng)營銷處負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售方面信息的收集與分析。4.3.4管理者代表:1) 負(fù)責(zé)環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)結(jié)果和認(rèn)證信息的溝通。5.工作內(nèi)容:5.1工作流程:無。5.2工作說明:信息分類:為了有效地對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的信息進(jìn)行管理與傳遞,公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的信息分為內(nèi)部信息與外部信息。1) 外

4、部信息:A.產(chǎn)品檢查機(jī)構(gòu)、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等檢查或監(jiān)測(cè)的結(jié)果及反饋的信息；B.市場(chǎng)動(dòng)態(tài)；C.顧客、供應(yīng)商等反饋的信息,如顧客滿意度、顧客抱怨/投訴和退貨等；D.政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類信息,如法律、法規(guī)、條例、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)等；E.地方監(jiān)測(cè)站、環(huán)保局等監(jiān)測(cè)或檢查的結(jié)果及反饋的信息。F.相關(guān)方反饋的信息及其投訴抱怨等(相關(guān)方指客戶、工程合同方、供貨商、廢棄物收購方、運(yùn)輸公司等)。G.其它外部信息,如各部門直接從外部獲取的有關(guān)環(huán)境、品質(zhì)技術(shù)、品質(zhì)管理等方面的信息。2) 內(nèi)部信息:A.質(zhì)量、環(huán)境方針和量目標(biāo)的實(shí)施情況,質(zhì)量和環(huán)境體系運(yùn)行情況等、生產(chǎn)過程情況、產(chǎn)品檢驗(yàn)和試驗(yàn)情況；B.產(chǎn)品情況,如新產(chǎn)品的開發(fā)

5、與投入、產(chǎn)品的改進(jìn)與換代；C.環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄、內(nèi)部審核與管理評(píng)審報(bào)告。D.環(huán)境不符合信息(包含潛在的),如出現(xiàn)火災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、洪澇災(zāi)害等情況下的環(huán)境信息與記錄。E.其它內(nèi)部信息,如員工的建議、新的工作方法的采用等。公司內(nèi)部質(zhì)量和環(huán)境體系信息交流和溝通:1) 建議與處理:A.公司內(nèi)部員工在質(zhì)量和生產(chǎn)管理方面所提出的任何有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和交付等建議,由建議人填寫意見表,并交生產(chǎn)制造中心由其進(jìn)行整理、分類和歸檔,并針對(duì)建議人所提的意見或建議結(jié)合公司實(shí)際的生產(chǎn)、管理狀況進(jìn)行處理；必要時(shí),為保證所提的建議或意見得到及時(shí)采納,對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量所提出的意見、建議可由品質(zhì)管理中心直接對(duì)其進(jìn)行處理。需要時(shí),由品質(zhì)管理中心

6、負(fù)責(zé)召集有關(guān)部門召開產(chǎn)品質(zhì)量管理會(huì)議進(jìn)行討論,并將討論的經(jīng)過、狀況和結(jié)果記錄于“會(huì)議記錄表”。B.如果建議有助于改善質(zhì)量體系的有效性,應(yīng)納入公司的持續(xù)改進(jìn)項(xiàng)目并按持續(xù)改進(jìn)控制程序進(jìn)行改進(jìn)和效果驗(yàn)證、確認(rèn)或納入管理評(píng)審會(huì)議中進(jìn)行討論并追蹤其執(zhí)行效果。2) 與質(zhì)量體系有關(guān)的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和交付等信息的宣傳:A.公司管理層應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)姆绞?宣傳公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量承諾、質(zhì)量策劃、質(zhì)量計(jì)劃及與產(chǎn)品有關(guān)的適用法律法規(guī)等信息；并通過相關(guān)教育培訓(xùn)、公告、廣告、報(bào)刊雜志、黑板報(bào)、海報(bào)、內(nèi)部刊物、聲像、電子媒體、內(nèi)/外部網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議(包括例行性會(huì)議)、展覽會(huì)、說明會(huì)、簡(jiǎn)報(bào)等方式進(jìn)行宣傳,讓公司員工了解和

7、掌握。B.在質(zhì)量體系規(guī)劃、實(shí)施、執(zhí)行和內(nèi)部審核及生產(chǎn)過程中,生產(chǎn)、品質(zhì)等部門如發(fā)現(xiàn)有不符合公司規(guī)定要求的產(chǎn)品或過程時(shí),至少應(yīng)在兩個(gè)工作日內(nèi)將其報(bào)告給負(fù)責(zé)糾正措施的管理者,使其了解不符合規(guī)定要求的產(chǎn)品或過程問題及狀況并使其得到有效處理和解決。C.對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和交付等績(jī)效的信息傳達(dá),應(yīng)盡量簡(jiǎn)明易懂并有證據(jù)資料可查。D.管理體系、制造過程和產(chǎn)品審核的結(jié)果,應(yīng)傳達(dá)到相關(guān)部門或個(gè)人。E.管理評(píng)審、產(chǎn)品質(zhì)量、生產(chǎn)計(jì)劃協(xié)調(diào)、產(chǎn)品交付、產(chǎn)品服務(wù)、顧客滿意度調(diào)查結(jié)果、顧客抱怨/投訴和退貨檢討、年度經(jīng)營等會(huì)議的結(jié)果均需以“會(huì)議記錄表”或其它文件的形式進(jìn)行記錄,并適時(shí)傳達(dá)到相關(guān)部門或個(gè)人。3) 內(nèi)部報(bào)表及數(shù)據(jù)傳

8、遞:A.生產(chǎn)部門每月應(yīng)根據(jù)汽車產(chǎn)品生產(chǎn)的實(shí)際情況填寫“內(nèi)部損失成本統(tǒng)計(jì)表”提交財(cái)務(wù)部門；B.財(cái)務(wù)部門根據(jù)內(nèi)部損失成本統(tǒng)計(jì),編制月度“質(zhì)量成本綜合報(bào)告”并提供給品質(zhì)管理中心；C.品質(zhì)管理中心依據(jù)“質(zhì)量成本綜合報(bào)告”,有要求時(shí),在每月底完成質(zhì)量成本分析報(bào)告,提出改進(jìn)改進(jìn)需求給相關(guān)部門；D.公司管理層對(duì)質(zhì)量成本分析報(bào)告做出改進(jìn)措施的決定,并責(zé)成有關(guān)部門負(fù)責(zé)落實(shí),品質(zhì)管理中心對(duì)改進(jìn)情況的有效性進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證；E.品質(zhì)管理中心應(yīng)在每年管理評(píng)審會(huì)議時(shí)將年度質(zhì)量成本狀況提交進(jìn)行評(píng)審討論；F.對(duì)于較大或重大質(zhì)量問題,責(zé)任部門應(yīng)于24小時(shí)之內(nèi)上報(bào)公司總經(jīng)理和品質(zhì)管理中心。4) 環(huán)境體系內(nèi)部信息的收集與傳達(dá):A.企

9、業(yè)管理中心傳遞品質(zhì)、環(huán)境方針和目標(biāo)以及更新的法律法規(guī)等信息,內(nèi)審員傳遞內(nèi)部審核結(jié)果等信息,各部門依據(jù)相關(guān)規(guī)定直接收集并傳遞日常正常信息。B.不符合(包含潛在的)信息的處理詳見環(huán)境違章控制程序。C.緊急信息由發(fā)現(xiàn)部門傳遞給企業(yè)管理中心組織處理,可用電話方式。D.對(duì)其它內(nèi)部信息,提供者可以郵件或其它方式反饋給責(zé)任部門進(jìn)行處理。公司外部質(zhì)量、環(huán)境體系信息交流和溝通:1) 市場(chǎng)營銷科應(yīng)編制市場(chǎng)調(diào)查資料,重點(diǎn)調(diào)查車廠和有關(guān)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手情況,應(yīng)形成“市場(chǎng)調(diào)查表”。2) 針對(duì)顧客滿意或不滿意方面的信息管理,應(yīng)按顧客滿意度控制程序執(zhí)行。3) 對(duì)于顧客抱怨或顧客投訴方面的信息,應(yīng)按顧客投訴及退貨處理控制程序執(zhí)行。4

10、) 采購供應(yīng)科應(yīng)將公司的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)傳達(dá)給所有的供應(yīng)商,并取得供應(yīng)商的積極配合,對(duì)供應(yīng)商提供的現(xiàn)有產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)和交付等有關(guān)的信息(包括不符合情況),應(yīng)向供應(yīng)商提出改進(jìn)要求,并督促其配合改進(jìn)和有效性驗(yàn)證。5) 如接收到的信息為需回復(fù)顧客、供應(yīng)商的,則接受部門應(yīng)告訴顧客、供應(yīng)商處理該信息大約所需的時(shí)間,并按顧客滿意度控制程序、顧客投訴及退貨處理控制程序、產(chǎn)品交付控制程序、采購控制程序、外部供方控制程序等執(zhí)行。6) 相關(guān)部門接受到的信息或資料應(yīng)記錄在公司意見表或顧客服務(wù)反饋記錄等相應(yīng)表格中,并轉(zhuǎn)由與此信息有關(guān)的相關(guān)部門進(jìn)行處理,如果不能短期內(nèi)處理完畢,應(yīng)視需完成的情況與原提案部門或人員、顧客

11、、供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò)、溝通和交流,以取得雙方均可接受的一致意見。7) 各部門應(yīng)利用顧客和供應(yīng)商來公司實(shí)地稽核、參觀拜訪、外出走訪顧客或供應(yīng)商等方式,在對(duì)外交流、溝通中宣傳公司的質(zhì)量、環(huán)境方針和目標(biāo)、過程績(jī)效等。8) 管理者代表負(fù)責(zé)地方環(huán)境監(jiān)測(cè)站、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等信息的收集,需要時(shí)可傳遞到公司相關(guān)部門。9) 企業(yè)管理中心收集環(huán)保法規(guī)、各類標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)輸公司、工程合同、廢棄物收購等信息。品質(zhì)類信息交管理者代表更新及整理歸類；環(huán)境類信息由企業(yè)管理中心更新及整理歸類,詳見法律法規(guī)和其它要求控制程序。5.2.5信息的處理與回復(fù):1) 對(duì)相關(guān)方的信息交流由相關(guān)部門以書面或電子郵件的方式傳遞。2) 對(duì)重大環(huán)境因素的交流則按及重大環(huán)境因素清單規(guī)定的方式進(jìn)行。3) 所有的外部信息應(yīng)由相關(guān)部門在兩天內(nèi)作出處理決定,在一周內(nèi)對(duì)外部相關(guān)方進(jìn)行反饋；涉及事故或?yàn)?zāi)害的外部信息,應(yīng)立即作好內(nèi)部的交流傳達(dá)和相應(yīng)措施準(zhǔn)備并記錄。4) 內(nèi)部信息,應(yīng)在一天內(nèi)傳達(dá)完畢,特殊情況下可順延,但應(yīng)注明原因,各相關(guān)部門在接收到信息,后應(yīng)及時(shí)作出相應(yīng)措施,處于緊急情況下的臨時(shí)信息交流應(yīng)立即做出傳達(dá),而各相關(guān)部門也應(yīng)立即做出相應(yīng)措施。5.2.6資料保存:與信息溝通管理有關(guān)的質(zhì)量和環(huán)境記錄的保存與歸檔,由相關(guān)部門依記錄控制程序執(zhí)行。6.參考文件:6.1記錄控制程序 (QP02)6.2持續(xù)改進(jìn)控制程序