5、材料采購和成本控制程序

1、雅居樂地產(chǎn)控股有限公司AGILE PROPERTY HOLDINGS LTD.文件編號AH/C-CL-03 版本/更改A/4材料采購和成本控制程序 本頁/總頁1/101、目的規(guī)范采購操作流程，提高采購工作效率，有效降低采購成本。2、適用范圍本程序適用于所有從事材料采購的業(yè)務(wù)人員，只要涉及材料采購業(yè)務(wù)活動的，便視為材料采購業(yè)務(wù)人員。3、具體流程3.1材料申購操作程序3.1.1申購部門根據(jù)工程進度和實際需求填寫物品申購單或工程材料計劃單，要求清晰填寫申購單位、申購人、申購日期、希望完成日期、預(yù)計需金額、物品名稱、規(guī)格、請購數(shù)量、預(yù)計單價、金額、使用位置等。物品申購單必須先經(jīng)由倉庫復(fù)核并提交采購部門

2、制定產(chǎn)品采購分析表后，再由申購部門結(jié)合產(chǎn)品采購分析表按08年集團行政中心頒布的雅集20081號通知有關(guān)財務(wù)審批權(quán)限規(guī)定上呈審批。3.1.2采購部門接收各部門的物品申購單或工程材料計劃單執(zhí)行采購任務(wù)時，應(yīng)初審申購單據(jù)和報價單據(jù)是否審批完善。一般情況下，接到手續(xù)不齊全的物品申購單應(yīng)直接退回給申購部門，待審批手續(xù)完善后方可操作。對于特殊需急用的申購材料，必須取得項目或區(qū)域負(fù)責(zé)人同意，超出審批權(quán)限還得經(jīng)由主管董事批示才可執(zhí)行采購，且事后必須及時補齊相關(guān)審批手續(xù)。3.2材料定板操作程序采購責(zé)任人接收申購部門提交的物品申購單或工程材料計劃單，首先了解該批材料是否需要定板，并聯(lián)系相關(guān)部門按定板操作程序組織材

3、料定板工作。3.2.1標(biāo)準(zhǔn)裝修交樓材料定板操作程序在各項目確定新一期銷售計劃前，裝修部在提供裝修材料資料和方案要求的同時，確定裝修設(shè)計風(fēng)格和材料定板方案，材料部根據(jù)合約預(yù)算部提供的裝修預(yù)算價格范圍提供相應(yīng)材料及報價給裝修部選用，經(jīng)區(qū)域/項目相關(guān)部門和集團室內(nèi)設(shè)計部進行定板，由材料部對已定板材料價格確認(rèn)后進行存檔并執(zhí)行采購工作。標(biāo)準(zhǔn)裝修交樓材料定板操作流程圖合約預(yù)算部提供成本預(yù)算室內(nèi)設(shè)計部提供材料方案材料部提供材料及相關(guān)報價室內(nèi)設(shè)計部組織區(qū)域/項目相關(guān)部門定板材料部確定定板材料價格存檔3.2.2建筑立面材料（墻磚、瓦）定板操作程序在各項目確定新組團開發(fā)時，規(guī)劃設(shè)計部提供建筑立面產(chǎn)品型號，對于需重

4、新定板材料還應(yīng)盡早提供材料色板或色卡并確定材質(zhì)要求，材料部根據(jù)規(guī)劃設(shè)計部提供材料色板和材質(zhì)要求以及合約預(yù)算部提供預(yù)算價格范圍聯(lián)系相關(guān)供應(yīng)商調(diào)色試板，經(jīng)規(guī)劃設(shè)計部相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，由材料部對已定板材料確認(rèn)價格后進行存檔并執(zhí)行采購工作。建筑立面材料（墻磚、瓦）定板操作流程圖合約預(yù)算部提供成本預(yù)算規(guī)劃設(shè)計部提供色板型號材料部調(diào)色試板規(guī)劃設(shè)計部定板材料部確定定板材料價格存檔3.2.3甲供外環(huán)境材料定板操作程序在各項目確定新組團開發(fā)時，景觀設(shè)計部提供新組團甲供外環(huán)境材料的品種規(guī)格，采購部門根據(jù)合約預(yù)算部提供外環(huán)境材料的預(yù)算價格范圍提供相應(yīng)材料給景觀設(shè)計部選用，經(jīng)景觀設(shè)計部相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)，由采購部門

5、對已定板材料確定價格后進行存檔并執(zhí)行采購工作。甲供外環(huán)境材料定板操作流程圖景觀設(shè)計部提供外環(huán)境材料方案合約預(yù)算部提供成本預(yù)算 采購部門根據(jù)設(shè)計方案提供材料資料景觀設(shè)計部、區(qū)域/項目相關(guān)部門定板采購部門確認(rèn)定板材料價格存檔3.2.4甲指乙供材料采購操作程序在各項目開發(fā)前期，根據(jù)項目工程材料要求，對于甲方指定品牌由乙方采購的材料，先由材料部組織相關(guān)需求材料提交工程管理部作技術(shù)評定，待確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)后由材料部組織報價并簽訂合作協(xié)議，合約預(yù)算部根據(jù)確認(rèn)報價或協(xié)議內(nèi)容核算工程造價，通知施工單位執(zhí)行具體采購工作并對選用材料質(zhì)量進行反饋監(jiān)督。甲指乙供材料采購操作流程圖 項目提出材料需求計劃材料部提供相關(guān)材料資料工

6、程管理部對材料作技術(shù)評定材料部議價、定價資料存檔提供樣板到相關(guān)項目工程部簽訂合作協(xié)議/合同預(yù)算部核算工程造價施工單位進行采購工作3.3材料庫存查核操作程序采購責(zé)任人在跟進各部門申購單或工程材料計劃單時，必須對申購材料庫存情況進行查核以合理利用庫存資源，避免因材料庫存而導(dǎo)致資金積壓。3.3.1對于尚有庫存的申購材料，不能直接將申購單或計劃單填寫數(shù)量作為訂貨數(shù)量，需分析庫存材料是否屬于閑置庫存，如屬于閑置庫存應(yīng)與申購部門溝通適當(dāng)作訂貨數(shù)量扣減處理，如不屬于閑置庫存則考慮進行數(shù)量優(yōu)化處理。3.3.2對于沒有庫存的申購材料，如屬于常用產(chǎn)品且有固定供應(yīng)商簽訂長期購銷協(xié)議，應(yīng)按申購部門要求的回貨時間填寫訂

7、貨單進行訂貨，如申購材料沒有固定供應(yīng)商且沒有長期供貨協(xié)議，采購員應(yīng)以產(chǎn)品采購分析表的形式進行報價工作。3.4產(chǎn)品采購分析表報價操作程序3.4.1采購責(zé)任人就申購材料的產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨周期等訂購內(nèi)容以電話、傳真或電郵方式通知相關(guān)供應(yīng)商進行報價，對于某些特定或復(fù)雜的申購材料還要求附上相應(yīng)的規(guī)格說明書或圖示或樣品等，以便供應(yīng)商按特定要求作清晰報價。3.4.2采購責(zé)任人收集整理好供應(yīng)商提供的有效報價后，應(yīng)當(dāng)遵循價廉物美和擇優(yōu)選購的原則編制產(chǎn)品采購分析表。制作產(chǎn)品采購分析表必須具體清晰注明分析表相關(guān)內(nèi)容，含申購部門、申購單號、制表日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、單價、

8、金額、總額、歷史參考價格、送貨方式、結(jié)算方式、交貨周期、報價有效期以及最終擇選供應(yīng)商分析說明等。3.4.3產(chǎn)品采購分析表應(yīng)后附已審批完善的物品申購單或工程材料計劃表以及供應(yīng)商提供的原始報價單，在經(jīng)由采購部門負(fù)責(zé)人審批后作為呈批申購單的附件。為進一步提高采購時效性，對于同一區(qū)域或項目已有審批完善產(chǎn)品采購分析表的同類多次申購物品，如申購數(shù)量不超過原審批產(chǎn)品采購分析表數(shù)量20%，可于30天內(nèi)作為再申購訂貨依據(jù)，申購數(shù)量超過20%則須另作產(chǎn)品采購分析表執(zhí)行采購工作。3.5訂貨單制作操作程序3.5.1 采購責(zé)任人制作訂貨單必須注意內(nèi)容填寫具體明確，包括客戶名稱、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、訂貨時間、交貨時間、傳真

9、號碼、申購部門、申購單編號、交貨地點、合同或?qū)Ρ缺砭幪?、收貨?lián)系人、聯(lián)系電話、材料名稱、型號規(guī)格、數(shù)量、單位、單價、金額和總額等。3.5.2采購責(zé)任人制作訂貨單應(yīng)以審批完善的產(chǎn)品采購分析表或產(chǎn)品購銷協(xié)議/合同作為訂貨依據(jù)，并在采購部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行相關(guān)采購工作。3.6材料采購成本控制程序采購人員執(zhí)行采購任務(wù)應(yīng)充分考慮材料成本因素，通過注重庫存量變化、尋找合適訂貨方法和合理運用數(shù)量策略進行有效的材料采購成本控制。3.6.1注重材料庫存量變化材料要擁有多少庫存，基本上除涉及經(jīng)營方針之外，也視材料或零配件的不同而異。為了保管而須占用倉存位置的貨品，有必要盡量減少庫存，充分考慮庫存產(chǎn)品的使用，避免由

10、于材料過多積壓而增加庫存空間并導(dǎo)致資金積壓。3.6.2尋找合適的訂貨方法訂貨以定期訂貨和定量訂貨來決定采購數(shù)量，通常訂購數(shù)量越多則價格越低，而訂貨次數(shù)越多則費用越高，尤其是零散訂貨所花費的手續(xù)費用成本往往高于物品本身價格。對于瓷磚類材料的訂購，訂貨次數(shù)越多，色差隱患越嚴(yán)重。3.6.3合理運用數(shù)量策略訂貨選擇品質(zhì)和信譽良好的供應(yīng)商以長期協(xié)議或短期合約的方式進行定點采購，可以有效提高采購批量訂貨效率，減少因零散采購而現(xiàn)用現(xiàn)購的成本費用。3.6.4材料采購成本控制流程表庫存量變化執(zhí)行控制數(shù)量采購采購數(shù)量控制定期訂貨 尋找合適的訂貨方法定量訂貨長期協(xié)議或短期合約合理運用數(shù)量策略現(xiàn)用現(xiàn)購3.7產(chǎn)品購銷協(xié)

11、議/合同簽訂操作程序3.7.1對于集團材料部已簽訂框架產(chǎn)品購銷協(xié)議或合同的材料,于當(dāng)月向同一家供應(yīng)商供貨總額累計達一萬元或以上,需由區(qū)域采購部或項目采購組簽訂產(chǎn)品購銷合同。其它材料當(dāng)批單次采購金額達一萬元或以上的，需由區(qū)域采購部或項目采購組簽訂產(chǎn)品購銷合同，已由區(qū)域簽訂固定零星采購合同的材料除外?？蚣墚a(chǎn)品購銷協(xié)議應(yīng)以審批完善的產(chǎn)品采購分析表作為呈批依據(jù)，簽訂萬元產(chǎn)品購銷合同在合同中清晰注明材料訂貨單的單號。3.7.2區(qū)域/項目簽訂的產(chǎn)品購銷協(xié)議/合同必須清晰注明有效期限和適用范圍，如對內(nèi)容作修改應(yīng)在修改地方簽名并加蓋印章，對于已審批完善的產(chǎn)品購銷協(xié)議/合同應(yīng)作規(guī)范流水編號存檔。3.8甲供材料采

12、購預(yù)算管理程序為配合各項目年度開發(fā)計劃提前做好季度材料采購工作安排，針對甲供材料實施甲供材料采購預(yù)算管理，以防止工程用料供應(yīng)中斷和全面實施工程進料監(jiān)控。3.8.1各項目工程部依據(jù)本項目年度工程開發(fā)計劃和實際施工用料需求，提供每個季度預(yù)計發(fā)生的甲供材料數(shù)量計劃，并提交采購部門作材料采購工作安排和跟蹤。 3.8.2各項目采購部門根據(jù)項目倉庫提供的季度材料入庫數(shù)據(jù)對本項目甲供材料季度實際采購用量和采購金額進行統(tǒng)計，并將甲供材料季度實際采購用量和采購金額與項目工程部提供的預(yù)算用量作對比分析，并根據(jù)對比差異在實際采購過程中對采購計劃作適當(dāng)調(diào)整。3.9材料采購招標(biāo)程序采購招標(biāo)程序是采購招標(biāo)人發(fā)出招標(biāo)公告或

13、通知，邀請合格供應(yīng)商進行投標(biāo)，最后由招標(biāo)人通過對各投標(biāo)人所報送的價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期限、結(jié)算條件和投標(biāo)人的技術(shù)水平、財務(wù)狀況等因素進行綜合評估比選，確定其中最佳的投標(biāo)供應(yīng)商為中標(biāo)供應(yīng)商，并與之最終簽訂產(chǎn)品購銷協(xié)議的過程，對于參加投標(biāo)而未中標(biāo)的供應(yīng)商作出相應(yīng)的回復(fù)。3.9.1.確定招標(biāo)條件和操作辦法因應(yīng)材料招標(biāo)需要組織相關(guān)人員成立材料采購招標(biāo)小組，明確招標(biāo)范圍和招標(biāo)對象，確定招標(biāo)時間和回標(biāo)時間，清晰招標(biāo)內(nèi)容和招標(biāo)程序，提出招標(biāo)要求和評標(biāo)準(zhǔn)則，要求各投標(biāo)供應(yīng)商在對于本次競標(biāo)的所有材料具體型號、規(guī)格和款式等進行保密前提下，遵循公平、公正、公開的原則按規(guī)定投標(biāo)程序進行投標(biāo)各項事宜。3.9.2確定入圍

14、的投標(biāo)供應(yīng)商采購相關(guān)負(fù)責(zé)人經(jīng)由建材互聯(lián)網(wǎng)、產(chǎn)品展銷會和專業(yè)材料市場各種有效途徑收集公司規(guī)模、產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)技術(shù)等符合我司招標(biāo)條件的材料供應(yīng)商，并對之就產(chǎn)能、質(zhì)量、價格、管理、服務(wù)和技術(shù)進行進一步篩選確定入圍投標(biāo)供應(yīng)商，發(fā)放產(chǎn)品招標(biāo)意向書邀請入圍供應(yīng)商按指定投標(biāo)范圍參與相關(guān)產(chǎn)品的投標(biāo)。3.9.3發(fā)放產(chǎn)品招標(biāo)意向書3.9.3.1以書面或電子郵遞方式向入圍投標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放產(chǎn)品招標(biāo)意向書，誠意邀請各供應(yīng)商參加相應(yīng)產(chǎn)品的供貨投標(biāo)，并要求投標(biāo)供應(yīng)商嚴(yán)格按照招標(biāo)文件要求于規(guī)定回標(biāo)時間內(nèi)報送投標(biāo)資料和投標(biāo)樣板。3.9.3.2產(chǎn)品招標(biāo)意向書主要由目錄、前言、投標(biāo)邀請函、材料投標(biāo)須知、材料投標(biāo)書（樣本）和產(chǎn)品購銷協(xié)

15、議（樣本）組成。其中，前言為公司概況簡介，便于被邀投標(biāo)供應(yīng)商了解招標(biāo)單位狀況；投標(biāo)邀請函為投標(biāo)供應(yīng)商投標(biāo)邀請憑證，主要是對招標(biāo)對象、招標(biāo)范圍、招標(biāo)產(chǎn)品、回標(biāo)時間和回標(biāo)聯(lián)系方式的明確；材料投標(biāo)須知為投標(biāo)程序說明，主要是對投標(biāo)程序、投標(biāo)內(nèi)容、投標(biāo)要求以及評標(biāo)準(zhǔn)則的具體說明；材料投標(biāo)書主要作為投標(biāo)方與招標(biāo)方在正式買賣合同或購銷協(xié)議簽訂以前具有法律約束力的文件，要求投標(biāo)單位法定代表人或委托代表人簽名并加蓋公章；產(chǎn)品購銷協(xié)議則是中標(biāo)供應(yīng)商履行產(chǎn)品買賣權(quán)利和義務(wù)的法律約束文件，中標(biāo)單位通過協(xié)商簽署產(chǎn)品購銷協(xié)議建立長期友好合作關(guān)系后，并將于合作過程中按實際需要進一步簽訂產(chǎn)品購銷合同，以保障合作雙方在法律上的

16、合法權(quán)益。3.9.3.3材料投標(biāo)須知作為產(chǎn)品招標(biāo)意向書的核心內(nèi)容，明確規(guī)定投標(biāo)對象必須為經(jīng)由綜合評定而被邀請的供應(yīng)商，投標(biāo)內(nèi)容包含材料名稱、材料規(guī)格、預(yù)算數(shù)量、質(zhì)量要求和使用范圍，投標(biāo)文件必須以中文書寫并由投標(biāo)單位法定代表人簽字加蓋公司印章密封，投標(biāo)文件內(nèi)容包含填寫完整的材料投標(biāo)書、指定投標(biāo)范圍的材料報價清單、報價產(chǎn)品相應(yīng)的技術(shù)指標(biāo)證明文件、產(chǎn)品供貨服務(wù)承諾、投標(biāo)單價經(jīng)營資料以及制造生產(chǎn)廠商授權(quán)代理（經(jīng)銷）或委托證明文件，如有資料不齊全或內(nèi)容不清晰或投標(biāo)不按時的情形均視為無效標(biāo)書。3.9.4詢標(biāo)和回標(biāo)3.9.4.1供應(yīng)商在獲取產(chǎn)品招標(biāo)意向書后全面認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件，若對于投標(biāo)和回標(biāo)的相關(guān)內(nèi)容或操

17、作程序存在疑惑，可于發(fā)標(biāo)五天內(nèi)以電話或書面又或郵件方式向招標(biāo)人進行問題咨詢，招標(biāo)人針對投標(biāo)人存在問題開展相關(guān)答疑工作。3.9.4.2投標(biāo)人在明確招標(biāo)程序和招標(biāo)要求后按照指定的招標(biāo)范圍清晰完整填寫報價清單和準(zhǔn)備相應(yīng)投標(biāo)文件與材料樣板，并由法定代表人簽字加蓋公司印章在規(guī)定回標(biāo)時間內(nèi)報送投標(biāo)文件和投標(biāo)樣板。3.9.5評標(biāo)并確定目標(biāo)供應(yīng)商開標(biāo)小組人員對投標(biāo)供應(yīng)商報送投標(biāo)文件進行集中公開開標(biāo)，評標(biāo)小組人員按照招標(biāo)要求和評標(biāo)準(zhǔn)則對開標(biāo)文件和材料樣板進行全面綜合評選，并將符合招標(biāo)要求條件的供應(yīng)商確定為目標(biāo)供應(yīng)商，保留繼續(xù)進行報價談判的機會。對于投標(biāo)超過規(guī)定時間，投標(biāo)文件未蓋章密封、投標(biāo)書未經(jīng)法定代表人或委托

18、代理人簽字確認(rèn)、投標(biāo)產(chǎn)品不滿足技術(shù)和質(zhì)量指標(biāo)、投標(biāo)報價不清晰、投標(biāo)文件不齊全或失實等情況均不能成為目標(biāo)供應(yīng)商。3.9.6議標(biāo)并確定中標(biāo)供應(yīng)商 評標(biāo)小組相關(guān)負(fù)責(zé)人對已確定的目標(biāo)供應(yīng)商就其投標(biāo)產(chǎn)品進行進一步價格磋商和品質(zhì)比選，并因應(yīng)實際需要對部分目標(biāo)供應(yīng)商作實地考察評估，通過全面綜合性評選對滿足長期供貨要求的目標(biāo)供應(yīng)商確認(rèn)為最終中標(biāo)供應(yīng)商，保留進一步協(xié)商簽署產(chǎn)品購銷協(xié)議并建立長期友好合作關(guān)系的權(quán)利。3.9.7簽訂協(xié)議或合同3.9.7.1采購相關(guān)責(zé)任人對中標(biāo)供應(yīng)商就其供應(yīng)產(chǎn)品通過溝通協(xié)商后，根據(jù)有關(guān)的法律規(guī)定，遵循平等、自愿和公平的原則最終簽訂長期供貨的產(chǎn)品購銷協(xié)議并于合作過程中簽訂產(chǎn)品購銷合同，招

19、標(biāo)方和投標(biāo)方在產(chǎn)品購銷協(xié)議或產(chǎn)品購銷合同生效之日起全面履行協(xié)議或合同的產(chǎn)品買賣權(quán)利和義務(wù)。3.9.7.2在產(chǎn)品購銷協(xié)議簽署后，中標(biāo)單位如出現(xiàn)違約現(xiàn)象或提供虛假文件又或隱瞞事實，將取消其中標(biāo)資格，終止產(chǎn)品購銷協(xié)議的合作權(quán)利，所造成的經(jīng)濟損失或法律責(zé)任可按買賣協(xié)議中相關(guān)條款規(guī)定作出經(jīng)濟賠償或追究法律責(zé)任。3.9.8給投標(biāo)供應(yīng)商回復(fù)對所有參加投標(biāo)的供應(yīng)商作出書面回復(fù)，給所有中標(biāo)單位發(fā)放中標(biāo)單位投標(biāo)回函使其明確具體中標(biāo)產(chǎn)品，并給所有未中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放投標(biāo)回函使其明確具體未中標(biāo)原因，最終使所有投標(biāo)供應(yīng)商明確投標(biāo)結(jié)果。3.9.9材料采購招標(biāo)流程確定招標(biāo)條件和操作辦法確定入圍的投標(biāo)供應(yīng)商發(fā)放產(chǎn)品招標(biāo)意向書議標(biāo)

20、并確定中標(biāo)供應(yīng)商評標(biāo)并確定目標(biāo)供應(yīng)商詢標(biāo)和回標(biāo) 給投標(biāo)供應(yīng)商回復(fù)簽訂協(xié)議或合同 3.10材料采購驗收程序3.10.1采購部門確定采購內(nèi)容和交付時間后及時通知倉庫提前做好收貨準(zhǔn)備，倉庫于收到申購部門的申購單據(jù)和采購部門訂貨單據(jù)，依采購類別、數(shù)量和日期作好卸貨安排（含卸貨人員、卸貨工具和卸貨位置等）。3.10.2 供應(yīng)商于雙方確認(rèn)交貨時間內(nèi)送貨至指定收貨地點，同時提交送貨單據(jù)給倉庫辦理到貨材料驗收入庫手續(xù)。3.10.3材料送達指定卸貨地點，采購業(yè)務(wù)員和倉庫管理員應(yīng)參與材料到貨驗收監(jiān)管工作，對于技術(shù)性材料回貨還要求使用部門或?qū)I(yè)技術(shù)部門到現(xiàn)場進行品質(zhì)確認(rèn)。待貨物的包裝、品種、規(guī)格、型號以及質(zhì)量等檢驗合