文件管理規(guī)定V1.0版

1、文件管理規(guī)定關于規(guī)范公司文件管理的規(guī)定編號：CX-ZH-BZ-190805001標準類別：管理標準受控狀態(tài)：分發(fā)號：使用部門：版本：1.0審批：審核：編制：日期：日期：日期：3發(fā)布日期： 年 月日實施日期：20年 月日、目的本文件規(guī)定了文件的編寫、批準、發(fā)布、標識、發(fā)放、修訂和銷毀的控制，保證文件的完整性及保密性，明確工作職責，理順工作程序，杜絕文件流失等， 以確保公司文件管理工作有效運行。二、范圍適用于XXX公司各部門的管理體系文件、標準體系文件及外來文件的控制。 三、職責一）、 公司各部門負責按照規(guī)定的要求起草、修訂、審核、報批、備案本部門使用的相關文件。二）、公司文件由各部門負責組織起草

2、，領導審核；管理標準、技術標準由總經(jīng)理批準后頒布；工作標準由綜合管理部批準后頒布。三）、文控專員/行政專員：負責各部門文件的編號， 對文件格式進行審核, 對已批準的文件進行發(fā)放、回收、銷毀、留用、借用等文件管理工作，同時每 年負責對各部門文件管理定期抽查。四）、各部門負責人是文件管理、宣貫的第一責任人，并監(jiān)督執(zhí)行。四、工作內容一）、標準分類：1、技術標準：產(chǎn)品標準、檢驗、驗收和試驗技術標準、工藝標準、設備、基礎 設施和工藝技術標準、測量檢驗和檢驗設備、包裝、搬運、儲存和標識技術標準、 安全技術標準、職業(yè)健康技術標準、環(huán)境技術標準、信息技術標準；2、管理標準：基礎管理、經(jīng)營綜合管理標準、設計與開

3、發(fā)創(chuàng)新管理標準、采購 管理標準、質量管理、設備與管理基礎設施、測量檢驗試驗管理標準、包裝儲存 搬運管理標準、服務管理標準、安全管理標準、職業(yè)健康管理標準、環(huán)境管理標 準、信息管理標準、體系評價管理標準、標準化管理標準、工會管理標準；3、工作標準：基礎工作標準、通用工作標準、決策層工作標準、中層以上管理人員工作、一般管理人員工作、業(yè)務人員通用工作、維保工作標準。二）、文件分類：1、技術文件：如原輔料標準、工藝標準、檢驗規(guī)范、圖紙、作業(yè)指導書等。2、管理文件：公司管理、銷售、采購、人事行政、業(yè)務、工程，環(huán)境和安全管 理等文件。3、外來文件：適用的國際、國內標準、法律、法規(guī)、產(chǎn)品認證實施規(guī)則等。三）

4、、文件編寫基本規(guī)范要求1、文件編號說明公司簡稱+部門簡稱+文件類別+日期+版本號如：JCX-ZH-ZD-19062801 （綜合管理部 2019年6月28日出臺的制度文件 1.0版）1.1、 標準文件由文控專員/行政專員進行統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式管理；1.2、 各部門行政管理文件由各部門按編號規(guī)則自行編號，須報備體系專員/文控專員對文件分類歸檔；1.3、 記錄表格須報備體系專員進行統(tǒng)一編號、統(tǒng)一格式管理，對表格分類歸檔。注：行政管理文件是指上行文、平行文、下行文和工作聯(lián)系單，行政性文件。（1）、上行文：下級對上級的報告、反饋、建議等以報告形式呈送；（2）、平行文：平級或上對下的規(guī)范、 標準、制度等

5、，一般不以紅頭文件下發(fā)，而應歸入體系文件的形式簽放。（3）、下行文：上對下的通知、要求、工作安排等，總經(jīng)辦相關公告可以紅頭 文件形式發(fā)出，部門級如需發(fā)紅頭文件需副總級簽字。（4）、工作聯(lián)系單：各部門及以下的一次性或暫時性的內部溝通、工作要求以 工作聯(lián)系單形式（亦可手寫工作聯(lián)系單）或召開會議以會議紀要的形式發(fā)出， 如需長期執(zhí)行形成規(guī)范的須上報部門級，以體系文件的形式簽發(fā)，2、文件標題：2.1、 命名：標題命名需結合文件屬性開展命名，一般由“發(fā)文單位（可省略）+介詞（可省略）+事由+文種”組成；例：采購部（發(fā)文單位）關于（介詞）提升采購訂貨準確性（事由）的管理辦法（文種）；2.2、 字體：黑體三號

6、加粗居中，段前段后0.5行；3、文件所屬部門：在標題下一行頂格用5號宋體字標識；主送單位后面標注全角冒號；例：文件所屬部門：總經(jīng)辦4、文件相關部門：是指除所屬部門以外需要執(zhí)行或知曉文件內容或協(xié)助辦理的部門；5、公司各部門及文件分類編號簡表部門拼音簡稱文件類別拼音簡稱文件類別釋義總經(jīng)辦ZJB制度ZD要求公司成員共同遵守的，按一定程序辦事 的規(guī)范程序，莊文件綜合管理部ZH說明SM是對解說事物或事理的特征和本質的一種 表達方式財務部CW標準BZ公司對某項工作應達到的要求進行規(guī)范和 約定的文件工藝技術部GG辦法BF公司針對某項工作依照其所需標準制定的 考核獎懲性的文件制迫部ZZ通知TZ是批轉下級、轉發(fā)

7、上級、傳達事項、發(fā)布制 度、任免人員時使用的文件采購部CG通報TB是表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或情 況的文件，是一種有較強的教育作用和指導 作用的下行文銷售部XS報告BG是向上級領導匯報工作、反映情況，答復上 級領導詢問的文件商務部SW小QS是向上級領導請求指示、批準的文件工程部GC批復PF是指導性的下行文，是上級領導答復下屬請 示事項的公文質量管理部ZL函H是不相隸屬的單位之間相互商洽工作、提出和答復問題、請求批準和答復審批事項的文件-流程LC是一組輸入通過特定行動準則達到特定輸 出的過程，流程性開展工作的指引-總結ZJ是公司和個人對過去一段工作的回顧和分 析評價，判明得失利弊，提高理

8、性認識，用 以指導今后工作的書面材料-方案FA指部門或個人出臺的項目性工作計劃書-手冊SC指作為指導員工開展工作的程序、方法的綜合性文件-計劃JH是公司或個人對未來一定時期內要做的工作或要完成的某項任務，提出某些設想和提 出具體的工作實施安排；6、文件正文及格式6.1、 字體：首行空兩格，宋體五號字；6.2、 行間距：固定值24磅；6.3、 頁邊距：普通邊距，上下2.4cm,左右3.8cm；6.4、 頁眉要求：企業(yè)橫向 logo圖+企業(yè)全稱（XXX公司）；6.5、 頁腳要求：頁碼或企業(yè)文化類宣傳語皆可；6.6、 項目序號：一、一）、1、 1.1、1）、A、a （按級別依次使用），且為加粗字體；

9、7、附件：附件是附在正文后的有關材料，包括隨文轉發(fā)報送的文件，頒發(fā)的規(guī)章制 度及文件中的報表、數(shù)字統(tǒng)計、人員名單等。有附件的文件，應在正文下空一行左 空兩格用5號宋體字標識，附件如有序號使用阿拉伯數(shù)字。例：附件1.采購計劃表2.采購定價表8、用紙：文件用紙一般采用國際標準的A4型紙。9、Excel 表格基本要求：背景噴白，項目欄重點著色標注；10、PPT演示文檔統(tǒng)一 PPT模板，詳見附件ppt模板參照附件7、郵箱使用手冊 四)、發(fā)文的管理1、發(fā)文的程序1.1、 起草：如果各部門需要發(fā)文，草擬文稿時必須從本公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整

10、；1.2、 初級修訂：部門應根據(jù)有關規(guī)定對文稿進行修改；所有發(fā)文必須符合公司文件管理標準采用公司標準文件格式；1.3、 分管審核：(1)、技術標準(檢驗規(guī)則、作業(yè)指導書)由責任部門編寫，部門審核，經(jīng)理 批準后發(fā)布，生產(chǎn)作業(yè)標準由分管領導批準后發(fā)布。(2)、 管理標準文件由部門領導審核，總經(jīng)理批準后發(fā)布。(3)、工作標準由綜合管理部組織各部門編寫，審核、批準發(fā)布。(4)、 部門內文件(不跨部門執(zhí)行)由所在部門負責人審核，分管領導批準后執(zhí) 行。1.4、 重新修訂：(1)、 文件修訂時，由文件更改提出者或部門提出申請并填寫文件修改意 見函，并經(jīng)權限領導批準。(2)、 文件修訂批準后，文件的主管部門依

11、據(jù)文件修改意見函中批準的 修改方式進行文件修改，并按流程進行舊文件回收處理及新文件發(fā)放。(3)、 文件如須進行大規(guī)模換版時無須填寫文件修改意見函，只須在文 件醒目處標注修改內容即可，并按流程進行舊文件回收處理及新文件發(fā)放。1.5、 文件審批：需經(jīng)會簽的文稿，應及時送會簽部門會簽；(部門級文件，均需要相關部門的會簽)1.6、 文件適宜性審核(1)、為了確保文件的適宜性，每二年至少應對文件進行評審一次。(2)、 修改文件由文件使用部門提出，部門領導組織相關部門進行評審，管理手冊與程序文件由管理者代表組織人員進行審核，如需修改按四)1.4規(guī)定執(zhí)行。1.7、 文件的版本、標識和受控狀態(tài)(1)、文件的版

12、本以1.0 ; 1.1 ; 1.2 ;來表示。(2)、文件都以文件編號為標識。(3)、 文件的受控與非受控A、文件的受控狀態(tài)分“受控”和“非受控”兩種狀態(tài)，分別用“受 控”和“非受控”印章為標記。如有需要時可作為非受控文件(但須作相關 備案登記)，其它文件均為受控文件。B、公司文件的“受控”采用紅色印章進行標記，凡是復印或無蓋章均為無 效文件。C外來文件采用藍色“受控”印章進行標記。1.8、 文件的發(fā)放和更換(1)、文控專員/體系專員根據(jù)文件的用途，造冊文件發(fā)放 /回收表來確定 文件發(fā)放范圍，經(jīng)領導批準后實施發(fā)放。發(fā)放應確保在使用處可得到有效版本的 適用文件。顧客或來訪者索取本公司管理手冊，須

13、經(jīng)管理者代表批準。7（2）、文件領用人在文件發(fā)放/回收表上簽名領取。文件的發(fā)放應注明分 發(fā)號和加蓋="受控”印章。發(fā)放完畢，發(fā)放人員在文件發(fā)放=/回收表上填寫修 訂狀態(tài)，以便對發(fā)放文件修訂狀態(tài)的控制，以防止誤用。（3）、有關人員所使用的文件嚴重破損而影響使用時，使用者應及時向文件管 理部門提出申請，應收回嚴重破損的文件才能發(fā)放新文件；新發(fā)的文件的分發(fā)號 要與交回的保持一致，使用者要確保文件保持整潔、清晰。門應充分利用公司內部軟件發(fā)布文件。采用電子版本發(fā)布的文件其編制、修改、 審核和批準應與本文件各章節(jié)規(guī)定一致，其發(fā)放由各部門自行更新、替代或刪除,保持最新版本。（7）、文件分發(fā)：經(jīng)領導

14、批準簽發(fā)后的文件，進行相應知悉范圍的傳達并做好 文本編號存檔。五）、文件歸檔的要求1、文件應按照內容、名稱、時間順序，分門別類的進行歸檔;2、重要工作、重要會議形成的文件材料要及時歸檔；3、存檔時要把文件的批復、正本、附件、底稿收集齊全，保證材料的完整性。六）、文件的銷毀發(fā)放任何一種新版本文件時，該文件的文控專員/體系專員應按文件發(fā)放/回收表 回收舊版本，并在文件發(fā)放 /回收表中作出記錄。對回收的文件加蓋“作廢”印 章，然后在文件發(fā)放/回收表中填寫作廢、保留、銷毀申請份數(shù)。由文控專員 / 體系專員加蓋“作廢”或“保留”印章后方可保存留用或銷毀。七）、文件的管理1、文件經(jīng)過編制、審核和批準后，原

15、件文件交到文控專員/體系專員存檔保管，并編制受控文件清單給予控制。并為防止丟失應有備份并進行標識，且文件原件 一律不借出，經(jīng)批準后可當場查閱。2、文件（包括適用的外來文件）的管理部門各自做好文件的收發(fā)、歸檔和借閱手續(xù)，文件的借閱須在文件 /記錄借閱登記表上做好記錄。3、文件管理的主管部門，在每半年對文件的存貯情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時 進行處理。4、文件的持有者，要妥善保管所發(fā)的文件，不得亂涂亂改、損壞文件或私自外借。檢查時發(fā)現(xiàn)有亂涂亂改、損壞文件的，給予處罰30元/次；如有遺失，要及時向文件主管部門報告和登記，部門管理須向文控專員/體系專員進行報備補辦；同時給予丟 失使用者罰款100元/

16、次，部門管理連帶責任50元/次，未及時報告補辦并使用無效文 件（無紅色受控文件章）者，處罰部門管理50元/次。5、各部門在制定相關文件及表格時應發(fā)送至文控專員/體系專員進行備案審核；未備案審核的文件及表格一律無效，不得使用。6、文件的持有者調離本公司或調離崗位時，須進行文件交接，如有丟失處罰直接領導100元/次。7、公司電子版技術標準文件應采取密碼的方式來進行控制，文件責任人應須對文 件進行備份；當電腦資料有修改時，同時須對備份文件進行修改，以保持有效的版八）、外來文件的識別、分發(fā)1、各相關部門應對本部門使用有關的外來文件（包括使用的法規(guī)、標準等）進行識 別，可通過網(wǎng)絡、書店，或質量、衛(wèi)生、環(huán)

17、境和安全生產(chǎn)等主管部門獲取適用、有 效的外來文件，經(jīng)分管領導審核、管理者代表批準后實施。凡是技術紙質文件（如 書籍）應由文控專員/體系專員統(tǒng)一編號、歸檔備案，并納入文件/記錄控制清單 并依據(jù)適用的場所需要，控制外來文件的發(fā)放，并進行登記。2、文件使用部門應對外來文件的修訂等情況進行監(jiān)控，以及時獲得修訂的外來文 件。3、管理者代表每年應組織人員對外來文件進行文審，以確定外來文件的有效性。五、記錄文件/記錄控制清單、文件發(fā)放 /回收表、文件接收登記表 文件/記錄借閱登記表、文件修改意見函六、附則一）、本標準自批準日起開始執(zhí)行，之前與本標準相抵觸的標準以本標準為準，修改亦同。二）、本標準的最終解釋權歸屬公司總經(jīng)辦。附件2:文件/記錄控制清單文件資料記錄控制清單部門：編號：CX-ZH-QD-19080501廳P名 稱編 號保存期限使用部門123456789101112131415161718記錄人：日期:附件3:文件修改意見函文件修改意見函:根據(jù)文件管理規(guī)定第四條相關規(guī)定，鑒于