庫房管理規(guī)定23544

1、物資采購、報帳與庫房管理制度為了庫房管理工作有序、可控，特制定以下規(guī)定：1. 在日常工作中，庫房一切工作指標應與公司財務相關要求相符。1.1 庫管員應虛心接受財務人員的業(yè)務指導，并接受主管監(jiān)督指正。1.2 財務和主管人員有責任對庫管員工作予以持續(xù)幫扶，并協(xié)助庫管員共同推動庫房工作的全面提高。2. 庫房鎖門制度2.1 為確保庫房物資的絕對安全， 庫管員下班或是長時離開庫房前， 須先檢查、 排除安全隱患后，再鎖好庫房，做到鑰匙隨身攜帶（嚴禁鑰匙亂丟亂放） 。2.2 庫管員短時離開庫房的，應關門插鎖（嚴禁庫管員不在庫房時敞開庫房門現(xiàn)象） 。2.3 出現(xiàn)經(jīng)提示也不予改正之違規(guī)行為的，每次經(jīng)濟處教 5

2、元。3. 遇非上崗日，或是無人上班時間段，嚴禁私開庫房門（領導同意的例外） 。4. 庫房禁區(qū)限入制度4.1 任何職員，未經(jīng)庫管員允可，嚴禁擅自踏入庫房禁區(qū)。4.2 經(jīng)庫管員允可進入禁區(qū)的， 庫管員應承擔起監(jiān)管責任， 須跟隨進行 （確保其取放物資始終在自己的視野范圍內(nèi)） 。4.3 未經(jīng)允可擅自進入禁區(qū)的，庫管員應制止性提示。4.4 對于明知故犯， 或是經(jīng)提示也不予改正的違規(guī)行為， 每人次經(jīng)濟處教 5 元，情況嚴重的， 必要時加倍處教。5. 物資申購制度5.1 庫管員執(zhí)行申購，填寫請購單 ，主管領導實施審核。5.2 物資申購記錄品名、品牌、規(guī)格型號、技術要求、數(shù)量、用途等應全面、詳盡、正確， 不得

3、出現(xiàn)似是而非情形；前期已出現(xiàn)采購不合格情形的，應加入提示性內(nèi)容，應最大限度避 免因申購記錄描述問題導致的采購物資非所需物資情形。5.2 盡可能集中申購。 采取集中申購為主， 零星申購為輔的方式進行； 為了避免加大采購成 本，集中申購時應全面、周密計劃，盡可能減少零星采購次數(shù)。5.2.1 常用物資：根據(jù)推估的次月或近階段市場產(chǎn)品銷售態(tài)勢與生產(chǎn)計劃 ，結(jié)合產(chǎn)品、 物資庫存情況，得出近階段應生產(chǎn)產(chǎn)品可能的需求物資，全面掂量、集中提出物資申購總體 計劃；平時，再據(jù)實際變數(shù)情況，酌情、適時提出（零星）申購計劃加以補充。5.2.2 非常用物資：由使用者提出，并經(jīng)主管同意；為避免申購過多，應查庫有無，再按實

4、 際需求申購；嚴禁擅自加大購置數(shù)量。5.2.3 呆滯物資：不合格的、存在問題的，或是規(guī)格型號不符、包括已停止使用的物資，一 旦發(fā)現(xiàn)，庫管員應第一時間隔離區(qū)分，做好標識與記錄，防止混淆，避免再使用，及時上報 處理；嚴禁再申購。6. 物資采購與入庫制度6.1 公司憑已審核的有效采購憑據(jù)請購單 ，統(tǒng)一分派采購人員實施采購；為了避免誤購 非需物資，采購人員應認真了解請購單記錄，同時，不得出現(xiàn)無有效憑據(jù)或不照單進行 的超范圍采購行為。否則，未經(jīng)特定領導批示同意不得辦理入庫手續(xù)，且不能費用報銷。6.2 采購人員購買物資，應質(zhì)優(yōu)價廉，做到貨比三家與謹慎下單。對購件品名、品牌、規(guī)格 型號、技術要求、數(shù)量、單價

5、等符合性認真予以驗證，努力避免不符合導致的調(diào)/ 換/ 退貨情形出現(xiàn)。6.3 涉及先款后貨類物資的采購， 尤其是面對異地或是信譽不確定的商家， 采購人員須防患 于未然，避免不法侵害，支付貨款前，做到跟進有效防范措施：先全面驗證對方資質(zhì)，再對 可能出現(xiàn)的不利因素在合同中予以明確約定，按規(guī)與對方簽訂有效采購合同 。在付款前， 同時做到對方資質(zhì)復印件與采購合同原件一并交行政辦存檔備用。6.3 采購人員應力促商家出具送貨單、 收據(jù)或發(fā)票等有效售貨憑證， 并做到隨所采購物資一 同轉(zhuǎn)公司庫房驗證。6.4 采購人員憑庫房與品檢認簽的入庫憑證辦理費用報銷與費用核銷手續(xù)。6.5 采購人員所購經(jīng)公司入庫驗證判定為非

6、需與不合格的物資， 不能辦理入庫手續(xù)， 須自行 承擔退 /換與相關損失責任。6.6 庫房每月或定期清理上報呆滯物資， 經(jīng)公司核準為非需或是呆滯物資的， 采購人員須配 合進行退 / 換貨，力促降低公司的經(jīng)濟損失。6.7 確保出入庫物資的規(guī)格、 型號、數(shù)量準確無誤且真實可靠， 庫房應依據(jù)當日的 出庫單、 領料單、入庫單做好每天的物資上、下賬工作，最遲不得超過第二天，財務部定期抽 查。6.8 物資入庫，保管員要親自同交貨人辦理交接手續(xù)，核對清點物資名稱、數(shù)量是否一致， 并按相關要求相互認簽確認。6.9 物資入庫，應先入待驗區(qū)，未經(jīng)檢驗合格不準進入貨位。 6.10材料驗收合格，保管員憑有效憑據(jù)所開列的

7、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、計量驗收到位， 入庫單各欄應填寫清楚，并隨同相關憑證一起交財務科記賬；不合格品應隔離堆放。6.11 入庫驗收中發(fā)現(xiàn)的問題（包括一旦發(fā)現(xiàn)進購物資單價呈現(xiàn)異常的），要及時通知主管 和經(jīng)辦人處理；遇憑證到而貨未到，或貨已到而無發(fā)票等憑證，均應向經(jīng)辦人反映查詢，直 至消除懸念掛賬。7. 物資儲存與出庫制度7.1 物資的儲存7.1.1 庫管員負責物資的安全儲存：對原輔料、產(chǎn)成品等在庫物資進行有序化儲存管理， 不合格品須隔離堆放。7.1.2 物資儲存須做到防火、防潮、防盜與防霉變、防銹蝕、防染色、防鼠咬、防擠壓、 防碰掛，并做到易發(fā)現(xiàn)、一目了然、拿取方便。7.1.3 物資的儲存保管，

8、 原則上應以物資的屬性、特點、用途考慮劃區(qū)分工，凡吞吐量大 的落地堆放，周轉(zhuǎn)小的貨架存放，落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列編號，上架的以分類定 位編號。7.1.4 物資堆放的原則是： 在堆垛合理、安全可靠的前提下，推行五五堆放法。據(jù)貨物特 點，做到過目見數(shù)、檢點方便、成行成列，壘放整齊。倉庫物資如有損失、 貶值、報廢、盤盈、盤虧等，保管員應及時報告主管， 分析原因， 查明責任，按規(guī)定辦理報批手續(xù)。7.1.6 保管物資要根據(jù)其自然屬性，考慮儲存的場所和保管常識處理，加強保管措施，達 到“十不” （ 不銹、不潮、不凍、不腐、不霉、不變、不壞、不混、不漏、不爆 ）要求，使公司 財產(chǎn)不發(fā)生保管責任損失。

9、同類物資堆放，要考慮先進先出，發(fā)貨方便，留有回旋余地。7.1.7 保管物資，未經(jīng)主管同意，一律不準擅自借出；總成物資，一律不準折件零發(fā)，特 殊情況應經(jīng)主管批準。7.1.8 禁止非庫管員擅自進入庫房禁區(qū)。倉庫嚴禁煙火，明火作業(yè)須經(jīng)主管批準。保管員 要懂得使用消防器材和必要的防火知識，并力促消防器材備放到位、有效。7.2 物資的發(fā)放7.2.1 嚴控用料成本，避免浪費，按實際正常所需發(fā)料。庫管員在發(fā)料時須堅持一盤底， 二核對，三發(fā)料，四減數(shù)的原則。7.2.2 領取物資，符合換領條件的，須執(zhí)行換領的物資發(fā)放 / 領取原則。7.2.3 發(fā)放物資時，庫管員應在領料單上填明所領取物料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，

10、 并及時進行電腦賬出庫，領料人須在領料單上注明物料用途并簽字確認。7.2.4 實際發(fā)放物資情況應與領取認簽記錄完全一致，嚴禁出現(xiàn)無記錄與認簽記錄不一致 現(xiàn)象。7.2.5 庫管員在發(fā)放物資時必須與領料人當面點交清楚，防止差錯出門。7.2.6 超物資領取范圍的，領料人未按規(guī)履行手續(xù)，庫管員不得發(fā)放物資。7.2.7 物資的發(fā)放須遵循先進先出的原則。7.2.8 過保質(zhì)期、變質(zhì)、失效或是已失去使用價值的物資，須按規(guī)報批處理，嚴禁擅自將 就發(fā)放 /領取、以致出現(xiàn)損失擴大化現(xiàn)象。7.2.9 物資的領取須加強原則性控制，無關聯(lián)人員不得擅自跨范圍領取物資，做到所有發(fā) 放/ 領取的物資都用于本公司各項生產(chǎn)經(jīng)營活動

11、中，庫管員有權(quán)進行監(jiān)督控制。7.2.10 為確保庫房工作有效、全面、正常運轉(zhuǎn)，公司全員領用物資應做到計劃、集中進 行，并自覺遵循庫房發(fā)放 / 領取物資時限（特殊情況例外）的規(guī)定，做到不擅自違規(guī)。7.2.11 為杜絕非正常多領 /補領物資，對超計劃的多領 / 補領物資的，領料人須出具有效 手續(xù)（出具補充領用物資申批單，由領料人申請，注明補充領用的真實原因，班組長、 車間主任核實后先后簽署意見），庫管員按批示意見發(fā)放物資，并妥善保管憑據(jù)，此憑據(jù)作 為相關職員考評依據(jù)之一，按規(guī)及時送達會計處。7.3 庫房記錄賬冊的相關管控7.3.1 所有庫房原始記錄憑證，庫管員應分類妥善放置、保管，不可丟失與隨意遺

12、棄。7.3.2 記錄須即時進行、字跡清楚、填寫規(guī)范，嚴禁隨意涂改，其出入存情況與實一致， 日清月結(jié)不積壓，月報工作及時跟進。7.3.3 對于任何原因引起的盤盈盤虧， 每月都要分析、 加注原因后如實上報， 以便做到賬、 卡、物、資金四一致。7.3.4 庫房電腦禁止他人隨意動用，出現(xiàn)故障，應第一時間通知行政辦；涉外維修的，庫 管員須在場把關，并提前提示與確保重要資料、內(nèi)容的及時備份。7.3.4 庫管員在業(yè)務上，尤其是使用電腦財務軟件中，為避免一些問題的出現(xiàn)，應按公司 會計要求進行，若有業(yè)務上的任何疑問，應主動、及時與會計進行溝通解決。7.3.4.1 對于原輔料的進購，核準入庫的，及時對比進購單價情

13、況（公司會計應給予庫管 員一定支持，及時建立并持續(xù)完善價格核驗依據(jù)已購物資單價明細，一旦核對發(fā)現(xiàn)單價 呈現(xiàn)超高或異常的，不予報賬的同時應向主管反映），填寫采購進貨單，輸入數(shù)量、單 價（皮料、五金配件等從外地發(fā)運回來的物資單價應包含已攤的運費）應準確，計量單位應 恰當、盡可能細小化。7.3.4.2 對于產(chǎn)成品的銷售出庫，應開銷售出庫單，輸入選擇客戶、倉庫與折扣率務 必準確。7.3.4.3 對于領料出庫，填單輸入選擇領料倉庫、領料人與領料部門務必正確。7.3.4.4 對于新增原材料、產(chǎn)成品等商品， 填單輸入選擇貨品規(guī)格、屬性與類別務必正確； 加權(quán)價（采購價或是成本價）填寫正確，在價格信息里選擇貨品

14、的單位。7.3.4.5 產(chǎn)成品入庫，庫管員憑已經(jīng)總檢與相關經(jīng)辦人認簽的產(chǎn)成品入庫單及時進行 電腦產(chǎn)成品入庫上賬；涉及產(chǎn)成品出庫的，憑銷售出庫單及時進行電腦產(chǎn)成品出庫下賬。8. 庫房物資盤點制度8.1 每月月末最后一天上崗日（若盤點時間不夠，除產(chǎn)成品外物資可提前 1 天進行盤點）， 進行一次產(chǎn)成品、 五金、耗材與包裝物的盤點， 同時按規(guī)做好物資盤點的原始記錄 盤點表 。8.2為了確保庫房數(shù)據(jù)問題的及時排解，在平時，庫管員可酌情進行有針對性的物資內(nèi)部盤 點，自覺進行好賬務自查自糾與突出問題報告工作。8.3 月末產(chǎn)成品與主要原輔料的盤點工作， 由公司會計協(xié)同庫管員一道進行， 不得擅自改變； 對一同盤

15、點的原始盤點記錄數(shù)據(jù)結(jié)果均予以認簽確認。8.4 月末物資盤點原始記錄數(shù)據(jù)結(jié)果，相關盤點人都應及時簽字確認，庫管員再整理、形成 物資盤點報表，對于任何原因引起的盤盈盤虧，進行透徹分析、加注原因后連同盤點表 如實上報。9. 工具管理制度9.1 庫管員應建立工具領 / 借用本，分類進行記錄，促成主要使用人領 / 借用認簽，將領 / 借用工具落實到人頭進行專項管理。9.2 對工具的管理執(zhí)行主要使用人出面領 / 借用，并負責進行正確使用、 保管、監(jiān)管與歸還的 管理制度。9.3 員工因工作需要使用的工具，包括輔助器械， 主要使用人須到庫房領 / 借用，并在工具 領/ 借用本上簽字確認；對于生產(chǎn)、辦公現(xiàn)場，在本制度出臺前既有的工具類，由庫管員督 促，車間安排清查羅列，再由車間主任落實完成責任職員的補簽字確認。9.4 員工領/ 借用工具，本人離職時須歸還或是領 /借用人員變更交接，出現(xiàn)非正常毀損或丟 失的，酌情追溯領 / 借用責任人