萬華集團(tuán)－公文文書管理制度final

1、機(jī)密煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)公文文書管理制度北京新華信管理顧問有限公司2003年11月目 錄第一章總 則1第二章公文文書種類1第三章公文文書格式2第四章 行文規(guī)則4第五章 公文文書起草、校核、簽發(fā)4第六章公文文書辦理和傳遞6第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀7第八章 附 則8公文文書管理制度第一章 總 則第一條 為規(guī)范集團(tuán)公司公文文書處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，完善和規(guī)范集團(tuán)公司和權(quán)屬公司之間經(jīng)營管理相關(guān)文書資料傳遞工作，提高公文文書處理工作效率和質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 公文文書處理包括公文文書擬制、辦理、管理、立卷歸檔在內(nèi)的一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第三條 公文文書處理必須堅(jiān)持實(shí)事求

2、是、精簡、高效的原則和準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。第四條 集團(tuán)公司行政管理部主管公司公文文書處理工作，并對公司下屬各單位的公文文書處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。第五條 受集團(tuán)公司外派董事、監(jiān)事統(tǒng)一委托，權(quán)屬公司召開董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議前須將所有提案提交集團(tuán)公司行政管理部，由行政管理部轉(zhuǎn)交相關(guān)董事，根據(jù)提案內(nèi)容將相關(guān)提案轉(zhuǎn)交相關(guān)集團(tuán)公司職能部門并負(fù)責(zé)跟蹤協(xié)調(diào)工作。第六條 公司下屬各單位必須配備專職或兼職公文文書處理人員。公文文書處理人員應(yīng)具有較高的政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)。第七條 本制度中除特殊注明之外，“集團(tuán)”是指萬華集團(tuán)，“集團(tuán)公司”是指萬華合成革集團(tuán)有限公司，“權(quán)屬公司”是指萬華合成革集團(tuán)有限公司擁有實(shí)際控制權(quán)的

3、對外投資企業(yè)。第二章 公文文書種類第八條 萬華集團(tuán)公文文書包括紅頭文件及專業(yè)性規(guī)范文書，主要有以下種類：（1） 決議 用于經(jīng)會(huì)議討論通過的重要決策事項(xiàng)。（2） 決定 用于對重要事項(xiàng)作出決策和安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員。（3） 意見 用于對重要問題提出見解和處理辦法。（4） 通知 用于發(fā)布規(guī)章制度；任免、聘用(解聘)干部或管理者；傳達(dá)上級機(jī)關(guān)的指示；轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文文書；批轉(zhuǎn)下屬單位的公文文書；發(fā)布要求下屬單位辦理和有關(guān)單位共同執(zhí)行或周知的事項(xiàng)。（5） 通報(bào) 用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神、交流重要情況。（6） 報(bào)告 用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，答復(fù)

4、上級機(jī)關(guān)的詢問。（7） 請示 用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批轉(zhuǎn)。（8） 批復(fù) 用于答復(fù)下屬單位的請示。（9） 規(guī)定、辦法 用于對特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（10） 函 用于不相隸屬的單位之間相互商洽工作，詢問和答復(fù)問題；向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)的事項(xiàng)等。（11） 會(huì)議紀(jì)要 用于記載會(huì)議主要精神、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。（12） 其他專業(yè)規(guī)范性文書：細(xì)則、規(guī)程、制度、章程、可行性研究報(bào)告、工作要點(diǎn)、決議、簡報(bào)、計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、廣告宣傳方案等第三章 公文文書格式第九條 集團(tuán)公司紅頭公文文書一般由文頭、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印

5、發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、印制單位、印發(fā)時(shí)間和份數(shù)組成。部分公文還應(yīng)包括份號(hào)、密級、緊急程度、簽發(fā)人、引發(fā)傳達(dá)范圍、附注、抄送機(jī)關(guān)等內(nèi)容。（1） 文頭 由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字或者加括號(hào)標(biāo)明文種組成，用套紅大字居中印在公文文書首頁上部。 集團(tuán)公司使用的文頭：“中共煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會(huì)文件”、“中共煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會(huì)( )、“煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司文件”、“煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司( )”、“工作督查”、“會(huì)議紀(jì)要”、“中共煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會(huì)辦公室文件”、“煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司行政管理部文件”。 各權(quán)屬公司使用的文頭應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司行政

6、管理部備案。（2） 份號(hào) 公文文書印制份數(shù)的順序號(hào)，標(biāo)注于公文文書首頁左上角。秘密公文文書應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份號(hào)。（3） 密級 秘密公文文書應(yīng)按照密級劃分規(guī)定確定絕密”、“機(jī)密”、“秘密”，標(biāo)注于左上角份號(hào)下方。（4） 緊急程度 緊急公文文書應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”，標(biāo)注于公文文書首頁右上角。（5） 發(fā)文字號(hào) 由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號(hào)組成，標(biāo)注于文頭下方居中或左下方。聯(lián)合行文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。發(fā)文年號(hào)一律用公元紀(jì)年全稱，括于方括號(hào)內(nèi)，置機(jī)關(guān)代字之后發(fā)文序號(hào)之前。（6） 簽發(fā)人 上報(bào)公文文書應(yīng)在發(fā)文字號(hào)右側(cè)標(biāo)注“簽發(fā)人：X X X”。（7） 標(biāo)題 由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文文書主

7、題和文種組成，位于發(fā)文字號(hào)下方。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章和規(guī)范性文件名稱加書名號(hào)外，一般不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（8） 主送機(jī)關(guān) 主要受理公文文書的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)名稱應(yīng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文下方，頂格排印。（9） 正文 公文文書的主體，用來表述公文文書的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。（10） 附件 公文文書附件，應(yīng)置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱。（11） 發(fā)文機(jī)關(guān)署名 應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。 （12） 成文日期 一般署會(huì)議通過或者領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期。需兩位以上領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文文書署最后簽發(fā)時(shí)間。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，標(biāo)注在正文之后右下

8、方。決議、決定、規(guī)定、辦法等不標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的公文文書，成文日期加圓括號(hào)標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。“會(huì)議紀(jì)要”、“工作督查”成文日期標(biāo)注于文頭右下方。（13） 印章 除“會(huì)議紀(jì)要”、“工作督查”外，其它公文文書應(yīng)加蓋印章。印章蓋在成文日期的中上方，上沿不壓正文，底邊在成文日期之下，不再落款。如成文日期在前，印章可蓋在正文右下方空檔處；正文末頁無空檔，將正文內(nèi)容擴(kuò)大、縮小行距使印章頁有正文內(nèi)容。（14） 印發(fā)傳達(dá)范圍 加圓括號(hào)標(biāo)注于成文日期左下方。（15） 主題詞 主題詞由反映文件主要內(nèi)容的規(guī)范化名詞或名詞詞組和文種組成，標(biāo)注在文件末頁下部、抄送機(jī)關(guān)之上。（16） 抄送機(jī)關(guān) 指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需

9、要告知公文文書內(nèi)容的上級、平級、下級和不相隸屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注于主題詞之下、制發(fā)機(jī)關(guān)之上。（17） 印制單位、印發(fā)時(shí)間 標(biāo)注于抄送機(jī)關(guān)之下。（18） 打字者、校對者、份數(shù) 標(biāo)注于印制單位、印發(fā)時(shí)間之下。（19） 其他專業(yè)性規(guī)范文書依照各自文書樣例制作。第十條 公文文書文字一律從左至右橫排。標(biāo)題用2號(hào)宋體，正文用3號(hào)仿宋體。打印每頁22行，每行285字。第十一條 公文文書用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4開型(長297毫米、寬210毫米)，左側(cè)裝訂。 第四章 行文規(guī)則第十二條 行文應(yīng)當(dāng)確有需要，注重實(shí)效，堅(jiān)持少、短、精。第十三條 公文文書處理應(yīng)貫徹黨政分開的原則。確因工作需要，黨政可以聯(lián)合行文，黨辦編號(hào)

10、印發(fā)。第十四條 各級黨政部門應(yīng)根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定行文關(guān)系。第十五條 集團(tuán)公司各職能部門不直接對公司內(nèi)外發(fā)文。各權(quán)屬公司根據(jù)需要可以對內(nèi)外發(fā)文，在集團(tuán)內(nèi)可以發(fā)上行文或函，在公司內(nèi)發(fā)下行文。各職能部門需發(fā)文，應(yīng)以公司黨委或行政的名義上報(bào)或下發(fā)。第十六條 “請示”公文文書應(yīng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，以便批復(fù)。如需同時(shí)送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 “請示”應(yīng)當(dāng)送上級機(jī)關(guān)的文書處理部門按規(guī)定程序處理不應(yīng)直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，也不應(yīng)同時(shí)抄送下級機(jī)關(guān)。第十七條 “報(bào)告”公文文書中不得夾帶請示事項(xiàng)。第十八條 不相隸屬單位之間一般用函行文。第十九條 原則上不應(yīng)越級行文。 第五章 公文文書起草、校

11、核、簽發(fā)第二十條 公文文書起草、校核、簽發(fā)的基本順序是起草審核會(huì)簽校核簽發(fā)。第二十一條 起草、校核、簽發(fā)公文文書，應(yīng)根據(jù)檔案管理要求一律使用鋼筆(不得用純藍(lán)墨水)、簽字筆或毛筆。第二十二條 起草公文文書首頁一律用“中共煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司委員會(huì)擬稿紙”或“煙臺(tái)萬華合成革集團(tuán)有限公司擬稿紙”，第二頁起一律用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型或同型號(hào)稿紙。應(yīng)做到：（1） 符合黨的路線、方針、政策和遵守國家的法律、法規(guī)及集團(tuán)、集團(tuán)公司章程，上級機(jī)關(guān)的指示，完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文文書要求相銜接。（2） 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡短。（3） 人名、

12、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。（4） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為“一”，第二層為“”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。公文文書應(yīng)避免采用過多的層次結(jié)構(gòu)。（5） 文種、格式使用正確。（6） 用詞用字要準(zhǔn)確、規(guī)范，文內(nèi)使用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。（7） 必須使用國家法定計(jì)量單位。（8） 公文文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和詞詞組、慣用語、省略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。（9） 正確擬定公文文書密級，需定密級的公文文書，擬稿人應(yīng)在擬稿紙密級欄內(nèi)注明。第二十三條 公司綜合性的公文文書一般由行政管理部負(fù)責(zé)草擬，各專業(yè)性文書由各職能部門草擬，個(gè)別特

13、殊內(nèi)容的文書也可有權(quán)屬公司草擬。草擬的文稿由起草部門負(fù)責(zé)人審稿、擬定密級。需要會(huì)簽的，由擬文稿部門組織會(huì)簽。第二十四條 集團(tuán)公司職能部門或權(quán)屬公司代擬的文稿，應(yīng)當(dāng)首先送集團(tuán)公司行政管理部文秘校核。不應(yīng)將代擬文稿直接送公司領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人。未經(jīng)集團(tuán)公司行政管理部文秘校核的文稿，公司領(lǐng)導(dǎo)原則上不予受理、簽發(fā)。第二十五條 公文文書校核的主要內(nèi)容是：（1） 是否確需行文。（2） 文件指導(dǎo)思想是否符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)以及公司決議、決定精神，所提措施和辦法是否切實(shí)可行。（3） 是否符合第七條、第十六條、第二十條、第二十一條、第二十二條、第二十三條的要求。第二十六條 公文文書文稿如需作較大修改，應(yīng)當(dāng)

14、與原起草部門協(xié)商或請其修改。第二十七條 經(jīng)集團(tuán)公司行政管理部文秘校核后的文稿應(yīng)及時(shí)送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，根據(jù)公文文書內(nèi)容由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：黨、政聯(lián)合行文由公司黨、政領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)公文文書，應(yīng)當(dāng)明確簽署意見，并寫上姓名和時(shí)間。若圈閱，須署明圈閱時(shí)間，視為同意。 第六章 公文文書辦理和傳遞第二十八條 公文文書辦理分為收文辦理和發(fā)文辦理。收文辦理包括公文文書的簽收、拆封、登記、擬辦、請辦、傳閱、承辦和催辦等程序。發(fā)文辦理包括公文文書的核發(fā)、登記、印制和分發(fā)等程序。（1） 簽收 收到公文文書應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。簽收公文文書應(yīng)注明時(shí)間(急件應(yīng)注明簽收的年、月、日、時(shí))并逐件清點(diǎn)，如發(fā)

15、現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢，并采取相應(yīng)的處理措施。（2） 拆封 公文文書拆封必須由專兼職文管人員負(fù)責(zé)。 寫明“領(lǐng)導(dǎo)同志親收”的公文文書，由領(lǐng)導(dǎo)同志本人或其指定的人員拆封。（3） 登記 公文文書登記應(yīng)實(shí)行分類分薄登記。要將收文日期、公文文書標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、份數(shù)、發(fā)文字號(hào)、密級等逐項(xiàng)填寫清楚、公文文書右上角同時(shí)加蓋收文專章并逐項(xiàng)填寫清楚。（4） 擬辦 文管人員將收到的文件填寫“批辦文件專用紙”或“文件閱辦單”(急件應(yīng)加蓋“特急”或“加急”印章)后，送交行政管理部經(jīng)理或副經(jīng)理擬定處理意見。（5） 請辦 文管人員根據(jù)行政管理部經(jīng)理或副經(jīng)理擬定的處理意見，及時(shí)送公司分管領(lǐng)導(dǎo)批示或轉(zhuǎn)主管部門研辦，對需要

16、兩個(gè)以上部門辦理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。（6） 傳閱 公文文書傳閱由文管人員統(tǒng)一掌握，應(yīng)按公司分管領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)將公文文書送或轉(zhuǎn)有關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門領(lǐng)導(dǎo)閱知或主辦部門承辦。傳閱公文文書應(yīng)嚴(yán)格履行閱文簽字手續(xù)。（7） 承辦 主管部門對需要辦理的公文文書進(jìn)行辦理。由幾個(gè)承辦部門共同辦理的公文文書，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦部門研究辦理。公文文書辦結(jié)后，主辦部門應(yīng)簽署承辦結(jié)果并將公文文書退交行政管理部注銷。（8） 催辦 行政管理部文秘對公文文書的承辦情況進(jìn)行督促檢查。對緊急或者重要公文文書應(yīng)及時(shí)催辦，對一般公文文書應(yīng)定期催辦，并隨時(shí)或定期向公司領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。（9） 核發(fā) 行政管理部文秘在公文文書正式印發(fā)前，

17、對公文文書的審批手續(xù)、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核，確定發(fā)文字號(hào)、上報(bào)或下發(fā)單位和印制份數(shù)，集團(tuán)公司印發(fā)的公文文書原則上只發(fā)到職能部門及權(quán)屬公司。（10） 印制 打印公文文書應(yīng)做到準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范、安全、保密。秘密公文文書應(yīng)由機(jī)要打印員打印。（11） 分發(fā) 上報(bào)公文文書一般由主辦部門郵寄或直接呈送受文部門；下發(fā)公文文書由各單位專、兼職文管人員到行政管理部文管人員簽字后領(lǐng)取，特殊情況可在會(huì)前簽字后直接分發(fā)，第二十九條 各級領(lǐng)導(dǎo)或其他人員參加上級機(jī)關(guān)會(huì)議所領(lǐng)取的公文文書(含領(lǐng)導(dǎo)講話)或者上級機(jī)關(guān)直接郵寄給各職能部門的公文文書(舍領(lǐng)導(dǎo)講話)，應(yīng)送行政管理部文秘，按收文程序辦理。公司各類會(huì)議上下發(fā)公文文書，與

18、會(huì)人員應(yīng)交本單位文管人員。第三十條 公文文書處理過程中，應(yīng)當(dāng)使用符合存檔要求的書寫材料。具有存檔價(jià)值的傳真件，應(yīng)復(fù)制后再辦理。第三十一條 公文文書處理過程中必須嚴(yán)格遵守中華人民共和國保守國家秘密法，確保黨和國家秘密的安全。第三十二條 機(jī)構(gòu)合并或撤銷，其所收的公文文書全部退交行政管理部文秘。人員調(diào)整或更換文管人員時(shí)，要嚴(yán)格履行文件交接手續(xù)。 第七章 公文文書立卷、留存、清退、銷毀第三十三條 公文文書辦理完畢后，行政管理部文秘應(yīng)及時(shí)將公文文書定稿、正本和有關(guān)材料收集齊全，于次年上半年進(jìn)行公文文書立卷并移交檔案管理歸檔，歸檔的公文文書應(yīng)在收文或發(fā)文登記簿上注明。第三十四條 集團(tuán)公司印發(fā)的公文文書，權(quán)屬公司可根據(jù)需要留存，并填寫留存文件總目錄，行政管理部核查蓋留存印后留存，以便備查，個(gè)人不得私存公文文書。第三十五條 不需留存的公文文書應(yīng)退回發(fā)文機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)發(fā)給公司的公文文書，由行政管理部按上級文管部門要求清退。集團(tuán)公司印發(fā)的公文文書由權(quán)屬公司于每年春節(jié)后清退。第三十六條 需銷毀的公文文書，由行政管理部文秘填寫銷毀文件登記表，經(jīng)行政管理部主任鑒別批準(zhǔn)后，送指定地點(diǎn)銷毀，秘密公文文書由2人監(jiān)銷，任何單位或個(gè)人不得向廢品收購部門出售公文文書，非特殊情況下，個(gè)人不得銷毀公文文書。第三十七條 各集團(tuán)公司各職能部門與權(quán)屬公司在公文文書辦理過程中，如發(fā)現(xiàn)公文文書短