淺談如何做好辦公室管理工作

1、淺談如何做好辦公室管理工作辦公室是公司決策參謀部、工作督查部、形象展示部和后勤保障部，是公司的“中樞”、“耳目”和“窗口”，具有上傳下達(dá)、管理服務(wù)、綜合協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)、參謀咨詢等多項(xiàng)職能。辦公室工作的好壞直接關(guān)系到公司工作效能的高低、管理水平的優(yōu)劣和全年目標(biāo)任務(wù)的完成與否，直接影響到公司的對(duì)外形象。辦公室工作既有規(guī)律性，也需要不斷優(yōu)化、創(chuàng)新，追求進(jìn)步。在公司快速發(fā)展的今天，辦公室工作也應(yīng)該順應(yīng)變化，不斷完善和提升。一、更新觀念，不斷實(shí)現(xiàn)辦公室工作的新轉(zhuǎn)變辦公室工作的管理創(chuàng)新不僅僅是管理方式的創(chuàng)新，更重要是管理理念和管理過(guò)程的創(chuàng)新，是辦公室工作管理創(chuàng)新的核心，也是提高執(zhí)行力的有效途徑。一是要把工

2、作重心由管理事務(wù)為主導(dǎo)向參與政務(wù)為主導(dǎo)轉(zhuǎn)變。辦公室是公司的綜合協(xié)調(diào)部門，是領(lǐng)導(dǎo)指揮全局的中樞，是聯(lián)系上下、溝通左右的紐帶，是貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策、意圖的核心力量。辦公室的這一性質(zhì)決定著政務(wù)服務(wù)是主導(dǎo)的，事務(wù)管理是從屬的。必須創(chuàng)新工作思路，把工作的重心轉(zhuǎn)變到為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀服務(wù)上，把大量的精力、精干的力量1放在貫徹落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策和意圖上，即協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)的決策，包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查研究、綜合分析、參謀決策、落實(shí)意圖、督察督辦等，逐步實(shí)現(xiàn)從一個(gè)傳統(tǒng)的事務(wù)管理部門向一個(gè)以輔助決策為主的參謀機(jī)構(gòu)演變。二是要把工作方式由被動(dòng)承擔(dān)任務(wù)向主動(dòng)思考轉(zhuǎn)變。規(guī)定完成的任務(wù)就去做，領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作就去完成的被動(dòng)承擔(dān)任務(wù)式的服務(wù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟

3、不上時(shí)代的步伐、達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)的要求。在公司加快發(fā)展的時(shí)期，辦公室工作必須徹底拋棄事情等待領(lǐng)導(dǎo)布輅、工作等待領(lǐng)導(dǎo)安排的被動(dòng)服務(wù)理念，樹立主動(dòng)作為的服務(wù)理念，積極調(diào)查研究，揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖，對(duì)事關(guān)全局性的問(wèn)題和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情要超前思考、提前介入、預(yù)先謀劃，做到比領(lǐng)導(dǎo)想在先、做在前、“快半拍”，時(shí)刻把握工作的主動(dòng)權(quán)，主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。三是要把工作方法由墨守成規(guī)向開(kāi)拓創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。要在當(dāng)前快節(jié)奏的工作環(huán)境中高效率、高質(zhì)量地完成領(lǐng)導(dǎo)和公司交辦的任務(wù)，必須破除條條框框的束縛和定勢(shì)思維的影響及單憑經(jīng)驗(yàn)和慣例辦事的做法，定期對(duì)辦公室工作進(jìn)行總結(jié)，在優(yōu)化提高、積極創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，重點(diǎn)抓好工作機(jī)制、制度建設(shè)、服務(wù)方式等方面

4、的創(chuàng)新，主動(dòng)探索和研究辦公室工作的新規(guī)律、新經(jīng)驗(yàn)、新方法。二、強(qiáng)化細(xì)節(jié)管理，提高辦公室執(zhí)行力和工作效能細(xì)節(jié)管理就是落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化。辦公室工作要走上科學(xué)化精細(xì)化管理的道路，首先，要在細(xì)節(jié)上下功夫，忽略細(xì)節(jié)，可能招致嚴(yán)重后果，甚至造成2無(wú)法補(bǔ)救的損失。通過(guò)抓細(xì)節(jié)以提升執(zhí)行力，平時(shí)養(yǎng)成嚴(yán)密細(xì)致的工作習(xí)慣，不能不求甚解、粗枝大葉，盡量把每一項(xiàng)工作、每一個(gè)細(xì)節(jié)做得盡善盡美。其次，善于抓小事，平常說(shuō)“辦公室無(wú)小事”就說(shuō)明辦公室抓小事的重要性。辦公室的每項(xiàng)工作，如打一個(gè)電話、發(fā)一份傳真、出一個(gè)通知等都可能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作、全局工作產(chǎn)生至關(guān)重要的作用和影響，這些看似平常的小事其實(shí)就是大事。辦

5、公室人員一方面要幫助領(lǐng)導(dǎo)謀大事、謀全局，另一方面又要統(tǒng)籌兼顧，腳踏實(shí)地干小事，干瑣事，從小事做起，把小事做好。第三，辦公室工作涉及辦文、辦會(huì)、辦事、信息、督查、電話、文印、收發(fā)、接待、信訪、行政、后勤保障等多種事務(wù)，人盡其才、合理分工是提升辦公室工作效能、加速工作目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的保證。加強(qiáng)細(xì)節(jié)管理，把工作的責(zé)任落實(shí)到具體的人，使得人人都有責(zé)任、個(gè)個(gè)都有任務(wù)。三、加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)辦公室工作規(guī)范化管理辦公室日常工作多而具體、碎而繁雜，但又必須慎之又慎、細(xì)而又細(xì)。建立健全各項(xiàng)工作制度，靠制度管人，靠制度管事，才能使辦公室工作走上規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。一是加強(qiáng)制度建設(shè)。根據(jù)公司發(fā)展需要，不斷完善每項(xiàng)工作、

6、每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)崗位的制度和辦文、辦事、辦會(huì)、決策、督查、考勤、管理、保密、接待等工作制度，制定細(xì)致嚴(yán)明的標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)各個(gè)崗位和人員提出具體要求，使工作開(kāi)展有章可循、有規(guī)可依。二是規(guī)范工作流程。按照精簡(jiǎn)程序、清理環(huán)節(jié)、明確標(biāo)準(zhǔn)的要求，依據(jù)辦公室職能逐項(xiàng)建3立和優(yōu)化辦公室各項(xiàng)工作流程，如不斷完善信息調(diào)研、公文運(yùn)轉(zhuǎn)、新聞宣傳、督促檢查、會(huì)議管理、安全保密、信訪處理、網(wǎng)站管理等各方面工作的具體流程。通過(guò)制定辦公室各項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)、程序和要求，對(duì)各個(gè)崗位做什么、怎么做、程度如何進(jìn)行明確規(guī)定，促進(jìn)工作程序化、規(guī)范化。三是狠抓制度落實(shí)。光有制度，沒(méi)有執(zhí)行，猶如“一紙空文”。制度能否產(chǎn)生成效，產(chǎn)生多大成效，關(guān)

7、鍵要看抓落實(shí)的程度和力度。辦公室要牢固樹立抓落實(shí)的意識(shí)，落實(shí)人員，狠抓各項(xiàng)制度的落實(shí)，推進(jìn)辦公室管理的規(guī)范化，促進(jìn)辦公室工作效能和服務(wù)水平的提升。四、制定目標(biāo)，落實(shí)責(zé)任，確保每項(xiàng)工作落到實(shí)處辦公室崗位眾多，大部分是具體的事務(wù)性工作，加之目前辦公室人員多數(shù)是身兼多職，如果沒(méi)有明確的工作目標(biāo)和崗位職責(zé)，容易造成工作交叉重疊，或者出現(xiàn)互相推諉，某些工作出現(xiàn)空白，無(wú)人過(guò)問(wèn)落實(shí)的情況。首先，工作要有目標(biāo)和計(jì)劃，要做到年有工作要點(diǎn)，季有工作計(jì)劃，月有情況通報(bào)，周有工作安排。對(duì)公司確定的任務(wù)和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)、重點(diǎn)問(wèn)題和工作，要嚴(yán)格督辦督查，確保在規(guī)定時(shí)間完成。其次，要合理分工，根據(jù)辦公室的工作職責(zé)，制

8、定各個(gè)崗位人員的工作職責(zé)，落實(shí)指標(biāo)，各施其職，各盡其責(zé)。同時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持權(quán)責(zé)一致的原則加強(qiáng)對(duì)各個(gè)崗位的考核，依據(jù)考核結(jié)果兌現(xiàn)獎(jiǎng)懲，使辦公室每個(gè)成員都各司其職，優(yōu)質(zhì)高效地完成各自承擔(dān)的工作任務(wù)。實(shí)現(xiàn)人人有事做，事事有人管的管理目標(biāo)。4五、人本管理，調(diào)動(dòng)辦公室人員的積極性和創(chuàng)造性一是重視人文關(guān)懷。讓辦公室人員充分感受到他們是被重視的，讓大家充分參與決策，積極采納大家提出的合理化的意見(jiàn)和建議，推進(jìn)決策的公開(kāi)化、民主化和科學(xué)化，努力創(chuàng)造團(tuán)結(jié)、和睦、奮進(jìn)、活潑的工作氛圍，讓辦公室人員在輕松、愉悅的環(huán)境下工作。拋棄只關(guān)心工作，不關(guān)心生活的思想的做法，例如通過(guò)設(shè)立意見(jiàn)箱、開(kāi)展談心活動(dòng)、召開(kāi)民主生活會(huì)等方式，深入

9、了解辦公室人員想什么、要什么，關(guān)注辦公室人員的思想動(dòng)態(tài)，積極引導(dǎo)辦公室人員保持積極、樂(lè)觀、向上的心態(tài)，引導(dǎo)他們正確對(duì)待領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)、正確面對(duì)困難和挫折。二是善于激發(fā)人的潛能。讓辦公室人員對(duì)工作目標(biāo)有個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，對(duì)發(fā)展的前景和藍(lán)圖有個(gè)清晰的概念，激發(fā)大家工作的熱情和愿望。通過(guò)不斷創(chuàng)新工作方法和管理理念，制定明確的獎(jiǎng)懲措施，及時(shí)捕捉和發(fā)現(xiàn)辦公室人員的閃光點(diǎn)，對(duì)他們?nèi)〉玫某煽?jī)和每一個(gè)新的進(jìn)步及時(shí)給予表?yè)P(yáng)和肯定，對(duì)他們遇到的困難和挫折給予鼓勵(lì)和支持。三是齊心協(xié)力搞好合作?！叭齻€(gè)臭皮匠賽過(guò)一個(gè)諸葛亮”、“眾人拾柴火焰高”。辦公室是一個(gè)小團(tuán)體，辦公室工作既要通過(guò)細(xì)密的分工，各司其職，各負(fù)其責(zé)，來(lái)提高工作效率；又要圍繞同一個(gè)目標(biāo)