Excel2000使用技巧

1、Excel 2000 使用技巧1.如何顯示多行文本一般情況下，在單元格中輸入的文本是不換行的，這樣看起來(lái)會(huì)很別扭。如果要在同一單元格中顯示多行文本，可以這樣做：選中要換行的單元格，單擊“格式”菜單，選擇“單元格”命令，然后選擇“對(duì)齊”選項(xiàng)卡，選中“文本控制”標(biāo)題下的“自動(dòng)換行”復(fù)選框。 這時(shí)界面就變成了下面的樣子。 如果單元格中還有段落，就要在里面輸入硬回車(chē)，這時(shí)Enter鍵的功能不是在單元格內(nèi)換行，而是在單元格間移動(dòng)。這時(shí)我們可以在編輯欄（或正編輯的單元格）中要換行的地方單擊鼠標(biāo)，按 ALT+ENTER 鍵來(lái)?yè)Q行。換行后的效果如下圖，在編輯區(qū)文字是換行的。2.記憶式鍵入法的妙用 我們可以利用

2、記憶式鍵入功能在同一數(shù)據(jù)列中快速填寫(xiě)重復(fù)錄入項(xiàng)。如果在單元格中鍵入的起始字符與該列已有的錄入項(xiàng)相符，Microsoft Excel 可以自動(dòng)填寫(xiě)其余的字符。比如這一列中，我們已經(jīng)輸入過(guò)“張同國(guó)”這個(gè)名字，在表中同一列的不同行中再輸入“張”字，單元格中就會(huì)自動(dòng)顯示出“張同國(guó)”字樣。如果按 下ENTER 鍵，這個(gè)名字就輸入到單元格中了。這一功能我們就稱為記憶式鍵入法。注意：此記憶式鍵入法只能“記憶”文字或文字與數(shù)字的混合項(xiàng)。所記憶的內(nèi)容與已有錄入項(xiàng)的大小寫(xiě)格式是一致的。如果不想采用自動(dòng)提供的字符，可以繼續(xù)鍵入。如果要?jiǎng)h除自動(dòng)提供的字符，可以按 BACKSPACE 鍵。我們還可以從當(dāng)前數(shù)據(jù)列錄入項(xiàng)列

3、表中選擇所需錄入項(xiàng)。在錄入時(shí)，按 ALT+ 鍵即顯示已有錄入項(xiàng)列表。也可以用右鍵單擊相應(yīng)的單元格，再單擊快捷菜單中的“選擇列表”命令，并從列表中選擇相應(yīng)的條目。3. 怎樣同時(shí)改變多行行高？我們知道，通過(guò)拖動(dòng)行或列間的分界線可以改變行高或列寬，但怎樣同時(shí)改變向行或幾列的高度或?qū)挾饶兀?我們以改變行高為例，先選中要改變行高的列，按下Shift鍵再單擊行標(biāo)題頭，可以選定連續(xù)的多行（如果要選中多個(gè)不連續(xù)行，可以按下Ctrl鍵）。選中多列后，拖動(dòng)任意一個(gè)被選中的行標(biāo)題間的分界線，到適當(dāng)高度釋放鼠標(biāo)，所有被選中的行高都改變了。 我們也可以精確地改變行高：選中多行后，單擊“格式”菜單，選擇“行”中的“行高”

4、命令，設(shè)置行高為20，單擊“確定”，行高都被設(shè)置為20了。 同樣道理，我們可以通過(guò)拖動(dòng)或精確設(shè)置的方法改變多列的列寬。4. 如何改變回車(chē)鍵的功能？一般情況下，我們?cè)谝粋€(gè)單元格中輸入資料后，按下回車(chē)鍵后活動(dòng)單元格會(huì)轉(zhuǎn)入下一行的同列單元格中。 如果要轉(zhuǎn)到右邊的單元格，能不能實(shí)現(xiàn)呢？ 打開(kāi)“工具”菜單，選擇“選項(xiàng)”命令，單擊“編輯”選項(xiàng)卡，多后從“方向”下拉列表框中選擇“向右”，單擊“確定”。這時(shí)再按下回車(chē)鍵，活動(dòng)單元格就轉(zhuǎn)到右邊了。 同樣，我們可以將回車(chē)鍵設(shè)置為其它跳轉(zhuǎn)方向，也可以取消回車(chē)鍵的單元格跳轉(zhuǎn)功能。 注意：按Tab 鍵也可以實(shí)現(xiàn)活動(dòng)單元格向右跳轉(zhuǎn)。5. 如何給單元格加斜線？在制

5、作表格過(guò)程中，經(jīng)常要給表頭加上斜線，如下圖所示。 制作方法如下：先在A1單元格上單擊鼠標(biāo)，先輸入右上端文本“科目”，按Alt+Enter鍵（參見(jiàn)相關(guān)技巧），再輸入左下端文本“姓名”，按回車(chē)鍵結(jié)束文字的輸入。當(dāng)前行自動(dòng)改變尺寸以容納兩行文本。 將此單元格文本左對(duì)齊，然后在第一行文字中加適當(dāng)空格使其右對(duì)齊。在此單元格上單擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“設(shè)置單元格格式”命令。在“單元格格式”對(duì)話框中，單擊“邊框”選項(xiàng)卡，選取所需要的斜線方式，如下圖所示，單擊“確定”按鈕，完成表頭斜線的添加。6. 如何快速了解函數(shù)的用法Excel中提供了上百種工作表函數(shù)，我們可以根據(jù)需要選用。 如果知道所要作用函數(shù)的名字，但又記不

6、清它的所有格式，這時(shí)我們可以用鍵盤(pán)快捷鍵把參數(shù)粘貼到編輯欄內(nèi)。具體方法是：在編輯欄中輸入一個(gè)等號(hào)，然后錄入一個(gè)函數(shù)，再按下Ctrl+A鍵，彈出公式選項(xiàng)板，里面顯示了選定函數(shù)的名稱及其每個(gè)參數(shù)。在打開(kāi)的對(duì)話框中添入所需參數(shù)，當(dāng)我們選取任何一個(gè)參數(shù)時(shí)，在對(duì)話框中會(huì)看到它的解釋。 當(dāng)使用易于記憶的名字且具有很長(zhǎng)一串參數(shù)的函數(shù)時(shí)，這個(gè)方法非常有用。 如果你不知道EXCEL提供了那些函數(shù)，或是記不起函數(shù)是怎么寫(xiě)的，可以用下面的方法查看。單擊工具欄上的“粘貼函數(shù)”按鈕，彈出“粘貼函數(shù)”對(duì)話框。我們可以在左側(cè)列表框中選擇函數(shù)分類，在右側(cè)列表框中選擇函數(shù)名稱，對(duì)話框的下面就會(huì)出現(xiàn)一行小字，提示此函數(shù)的作用和功

7、能。7.如何將姓與名分開(kāi)？有這樣一個(gè)問(wèn)題，一個(gè)數(shù)據(jù)表中，A列是由姓和名組成了，如何將姓和名分開(kāi)呢？一個(gè)簡(jiǎn)單的方法是應(yīng)用Left函數(shù)，此函數(shù)可以返回文本串中的第一個(gè)或前幾個(gè)字符。 Left函數(shù)的語(yǔ)法形式為： LEFT(text,num_chars)其中：Text：是包含要提取字符的文本串。 Num_chars：要提取的字符數(shù)量，這個(gè)值必須大于或等于 0；如果 num_chars 大于文本長(zhǎng)度，則返回所有文本；如果忽略 num_chars，則假定其值為 1。 下面我們看一下這個(gè)例子，要將姓分開(kāi)，且例子中都是單姓的，所以我們可以在B1中添入“=left(A1)”，然后利用自動(dòng)填充功能，完成下面單元格

8、公式的復(fù)制。我們?cè)倏匆粋€(gè)例子，某些會(huì)計(jì)程序在顯示負(fù)數(shù)時(shí)會(huì)在數(shù)值的右邊添加負(fù)號(hào) ()。如果導(dǎo)入的文件是在按此方法保存負(fù)數(shù)的程序中創(chuàng)建的，則 Microsoft Excel 會(huì)將這些數(shù)值作為文本導(dǎo)入。要將此文本串轉(zhuǎn)換為數(shù)值，必須返回除最右邊字符（即負(fù)號(hào)）以外的所有文本串字符，然后乘以 1。對(duì)于 num_chars 參數(shù)，可使用 LEN函數(shù)計(jì)算文本串中字符的個(gè)數(shù)，然后減去 1。例如，如果單元格 A1 中的值為“234”，我們可以在B1中輸入“LEFT(A1,LEN(A1)1)*1”。按回車(chē)后B1中就顯示為“234”。同樣，我們可以利用自動(dòng)填充的功能完成其余數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。 好，Left函數(shù)的功能就講這些

9、，與之相對(duì)的還有個(gè)“right”函數(shù)，可以返回文本串中后一個(gè)或幾個(gè)字符，你可以放手一用了！8.分列功能的妙用上一個(gè)例子中，我們用left函數(shù)將姓名中的姓和名分開(kāi)了，說(shuō)實(shí)話，這個(gè)方法比較笨，因?yàn)镋XCEL中提供了分列功能。我們可以看下面這個(gè)例子，原始數(shù)據(jù)中含有編號(hào)，而且隨著行數(shù)的增加，編號(hào)位數(shù)也在增加，這時(shí)就不能用Left函數(shù)來(lái)解決問(wèn)題了。 我們可以分列功能將編號(hào)和文本分開(kāi)。選中此列，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“分列”命令，彈出“文本分列向?qū)А睂?duì)話框。 在對(duì)話框中提供了兩類數(shù)據(jù)分割方法，一是按固定寬度，一是按分隔符號(hào)。將姓與名分開(kāi)的問(wèn)題就可以通過(guò)選擇“固定寬度”項(xiàng)來(lái)解決，當(dāng)前這個(gè)例子可以選擇“分隔符號(hào)

10、”項(xiàng)，單擊“下一步”。 這里要選擇分隔符號(hào)，因?yàn)槔又械木幪?hào)和文本中間都有“.”，所以我們可以選擇“其他”復(fù)選框，并在后面的文本框中輸入“.”，再單擊“下一步”。 單擊“完成”按鈕，編號(hào)和文本就被分開(kāi)了。 9.巧用轉(zhuǎn)置功能粘貼數(shù)據(jù)我們手頭有這樣一個(gè)數(shù)據(jù)表，行表示學(xué)生姓名，列表示學(xué)生的各科成績(jī)。 如果我們想得到一個(gè)以行表示各科成績(jī)，以列表示學(xué)生姓名的數(shù)據(jù)表，應(yīng)該怎樣做呢？其實(shí)很簡(jiǎn)單，EXCEL為我們提供了轉(zhuǎn)置功能。 先選中要進(jìn)行轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)區(qū)A1：D10，按下Ctrl+C將其復(fù)制，再將光標(biāo)定位在另一個(gè)工作表的A1單元格中，然后選擇“編輯”菜單中的“選擇性粘貼”命令。 在“選擇性粘貼”對(duì)話框中，選中

11、“轉(zhuǎn)置”復(fù)選框，單擊“確定”?？矗瑪?shù)據(jù)已經(jīng)符合我們的要求了。  10.快速輸入技巧在Excel 2000的工作表中，如果在多個(gè)單元個(gè)中輸入同一個(gè)公式，多次填寫(xiě)某一個(gè)字符或某一個(gè)有規(guī)律數(shù)字，一個(gè)一個(gè)輸入是很麻煩的，掌握一些技巧是可以快速輸入的。1、用組合鍵Ctrl+Enter在多個(gè)單元格中輸入同一個(gè)公式選定要在多個(gè)單元格中輸入同一個(gè)公式的這一區(qū)域，在某一單元格中輸入公式后安組合鍵Ctrl+Enter，那么所選區(qū)域那的所有單元格中就都輸入了同一公式。2、用REPT工作表函數(shù)在某一單元格中多次填寫(xiě)某一字符REPT工作表函數(shù)的語(yǔ)法為：REPT(text,number_timers)。其中，t

12、ext為需要重復(fù)顯示的字符串，不能多能多于255個(gè)字符；number_timers為指定文本進(jìn)行重復(fù)的次數(shù)，為正數(shù)，否則將截尾取整數(shù)。例如，要在某一單元格中重復(fù)顯示“”30次，則輸入REPT("",10)，回車(chē)即可。 另外，用REPT工作表函數(shù)還可以清楚的告訴您在此單元格中次字符的總數(shù)。如圖一。 圖一 3、用填充柄自動(dòng)填充工作表在Excel 2000工作表中，如果需要在一行或一列單元格中填入安順序排列的項(xiàng)目序號(hào)，用Excel 2000的自動(dòng)填充功能可以幫助您快速輸入這些數(shù)據(jù)序列，而且還不容易出錯(cuò)。你不會(huì)不知道什么是控制柄吧？選中一個(gè)表格，其右下角有一個(gè)實(shí)心的小方塊，它就是控

13、制柄，當(dāng)鼠標(biāo)放上去的時(shí)候便會(huì)變成實(shí)心的“”。其方法：在第一單元格那輸入其實(shí)數(shù)據(jù)，在下一個(gè)單元格那輸入第二個(gè)數(shù)據(jù)，選定這兩個(gè)單元格，將光標(biāo)指向單元格右下方的填充柄，沿著要填充的方向拖動(dòng)填充柄，托過(guò)的單元格中會(huì)自動(dòng)的按Excel 2000內(nèi)部規(guī)定的序列進(jìn)行填充。如（下圖二）， 在B3中輸入“第1名”，然后拖動(dòng)控制柄往下拉，松開(kāi)鼠標(biāo)時(shí)所拉過(guò)的區(qū)域就自動(dòng)填充了“第2名、第3名”。在拖動(dòng)控制柄的過(guò)程中我們也可以在鼠標(biāo)的右邊小說(shuō)明中看到所填充的內(nèi)容。 圖二 如果使用鼠標(biāo)右鍵拖動(dòng)單元格填充柄，也可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)填充。其方法是：在某單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，按住鼠標(biāo)右鍵，沿著要填充的方向拖動(dòng)填充柄，此

14、時(shí)就會(huì)彈出包含下列各項(xiàng)的快捷菜單(如圖三)：復(fù)制單元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充、以天數(shù)填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。此時(shí)，您可以根據(jù)需要進(jìn)行選擇填充方式。顯然，這種方法更有靈活性。圖三 另外，雙擊填充柄自動(dòng)填充工作表也是一個(gè)不錯(cuò)的方法自動(dòng)填充數(shù)字序列和文本序列也可以不拖動(dòng)填充柄通過(guò)單元格區(qū)域，而采用雙擊填充柄的方法實(shí)現(xiàn)：對(duì)于數(shù)字序列的填充，要選定包含初始值單元格在內(nèi)的兩個(gè)單元格，然后雙擊填充柄。而對(duì)于文本序列的填充，只需選定初始值單元格，仍然后雙擊填充柄。例如：要想在 B2:B11 中輸入數(shù)字序列“1、2、3.10”， 只須在B2中輸入“1”，選定B2:B11，雙擊填充柄即可。如果需要在“C2:C7”中輸入文本序列“