《采購部規(guī)章制度及工作流程》

1、采購部規(guī)章制度及工作流程生命賜給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。廣州健聯(lián)科技有限公司文件編號采購部丄作管理規(guī)范和丄作流程編制頁碼共10頁采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防釆購過程中的各種弊端，降低采購 成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟效益。圉：度適用于公司所有外購產(chǎn)品（辦公用品和設(shè)備除外）的采購。關(guān)定義：01、供應(yīng)商：是指能向釆購者提供貨物、工程和服務(wù)的法人、其他合法組 織或個人。0.2、合格供應(yīng)商：是指經(jīng)過公司一定程序評審確定可以與公司合作的供應(yīng) 商。0.3、采購申請單：是需求部門根據(jù)需要采

2、購的物品所填寫并提交給采購部 門的單據(jù)，此單據(jù)須有有審核權(quán)限的人員簽字。購部職能和職責(zé)：采購部工作職能：1. 采購職能1.制訂釆購政策及制度。2. 制訂采購計劃與預(yù)算。3. 明確采購人員的任務(wù)和完成H標(biāo)。4完成公司采購指標(biāo)，適時適量供應(yīng)物料。2. 執(zhí)行職能1.執(zhí)行公司的采購理念和相關(guān)政策。2. 執(zhí)行公司下達的采購任務(wù)。3. 選擇與評估供應(yīng)商。4確定合理的庫存量，并對庫存量進行實時監(jiān)控。5. 采購談判管理。6. 簽訂采購合同。7. 執(zhí)行對需求部門所提采購需求的審核、對合同執(zhí)行的管控.對發(fā)起人付款 計劃的審核。生命蜴給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的

3、路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。3. 采購管理職能1?采購部組織結(jié)構(gòu)設(shè)計與調(diào)整。2. 采購人員的招聘與培訓(xùn)管理。3. 釆購績效考核管理。4采購成本、庫存成本管理。5審核需求部門的需求，明確采購合同的條款。6審核發(fā)起部門的付款計劃。7 審核合同的簽訂。8. 審核采購價格的確認。9. 審核供應(yīng)商的管理。4. 采購支持職能1.為業(yè)務(wù)部、銷售部或相關(guān)需求部門提供最新的產(chǎn)品規(guī)格、 性能、交期等資料。2 協(xié)助倉庫進行產(chǎn)品驗收。3. 為業(yè)務(wù)部等相關(guān)部門協(xié)助制定產(chǎn)品價格。4. 為財務(wù)部門提供采購成本信息，尋找降低采購成本的方法。5為財務(wù)部提供付款計劃，合理控制資金流轉(zhuǎn)。采購部工作職責(zé)：1 制訂

4、采購計劃1 編制米購計劃。2. 編制釆購預(yù)算。3. 分析釆購需求。2. 市場調(diào)查1.調(diào)查釆購市場，包括資源分布情況、供應(yīng)商情況、品種質(zhì)量、 價格情況、運輸情況等。2尋求新材料，為改良產(chǎn)品尋找替代品。3收集相關(guān)政策、法規(guī)。4 調(diào)查和掌握供應(yīng)渠道。3. 供應(yīng)商管理1.正確開發(fā)與選擇供應(yīng)商。2供應(yīng)商的評估，對供應(yīng)商的價格、品質(zhì)、交期、交量等做岀評估。3對供應(yīng)商進行考核，以作為管理供應(yīng)商的依據(jù)。4與供應(yīng)商洽談，建立供應(yīng)商檔案。3?開發(fā)新供應(yīng)商，進行尋價、比價功能。不斷尋求替代品與降低釆購價格。6建立并維護供應(yīng)商合作關(guān)系。保證貨品的及時供應(yīng)。4庫存管理1 進行貨品驗收入庫、保管和發(fā)貨。2確定合理的庫存量

5、，降低庫存成本。3 不良品和滯銷品的預(yù)防與處理。生命賜給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。4 與財務(wù)交接單據(jù)。1 根據(jù)采購需求，組織并實施采購計劃。2. 采購談判管理包括確定價格，交貨期及付款方式等相關(guān)條件。3詢價、比價、議價、訂購及交貨的催促與協(xié)調(diào)。5. 組織采購4.起草完整的采購合同并進行合同評審。5采購訂單的制訂、發(fā)放、跟進及保存。6. 采購付款的申請及付款。7 貨品品質(zhì)管理。6?部門協(xié)作管理1 向業(yè)務(wù)部提供新產(chǎn)品的詢價、比價并開發(fā)新供應(yīng)商。2向業(yè)務(wù)部提供所需求貨品的供應(yīng)，保證銷售進度。3向財務(wù)

6、部提供所詢產(chǎn)品的最新、最低采購成本，以滿足成本核算要求。4向財務(wù)部提供完整的票據(jù).單據(jù)等資料信息，完善財務(wù)制度要求。5. 完成公司其它需要采購部協(xié)作事宜。購原則：1. 嚴(yán)格執(zhí)行詢價議價程序等質(zhì)量選價格低的，同等價格選質(zhì)量好的”采購， 必須有三家以上供應(yīng)商提供報價（特殊情況除外），在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時 間、售后服務(wù).資信等因素的基礎(chǔ)上評估，并與供應(yīng)商進一步議定最終價格后， 由釆購部直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認。2、一致性原則人員采購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量 相一致。在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，信息供申請部 門更改請購單作參考。3、廉潔制度采購人員必須做到：不以任

7、何形式、任何理山向供應(yīng)商收受或索取個人傭金、回扣、禮金禮券、 貴重物品等。不以虛假票據(jù)、虛假合同套取個人費用或從事與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動；不弄虛作 假損害或侵占公司利益。不指使或授意下級人員同意驗收或接收質(zhì)量不合格、不符合合同約定的貨品 等。不違反合同約定擅自變更或決定產(chǎn)品的定價、標(biāo)準(zhǔn)及指定的材料。不泄露應(yīng)半保密的與招標(biāo)活動有關(guān)的情況和資料；不將制作的標(biāo)書及相關(guān)資 料，提供給投標(biāo)方，獲取好處。不利用公司的商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)、業(yè)務(wù)渠道及其它資源為本人或者他人從 事牟利活動。不從事、參與、支持、縱容對公司有現(xiàn)實或潛在危害的行為。4、道徳準(zhǔn)則生命蜴給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，

8、無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。、“愛崗敬業(yè)” O “愛崗敬業(yè)”是釆購員做好任何一項工作的岀發(fā)點，也是 采購員首先應(yīng)當(dāng)具備的最基本的“職業(yè)道徳” O釆熱愛本職崗位工作，并在本職 崗位上盡心盡力、盡職盡責(zé)，才能全身投入釆購工作。同時，釆購從業(yè)人員要認 真鉆研采購業(yè)干好本職工作。、“誠實守信” O “誠實守信”是采購員做好采購工作的根本前提，是做人、 做事、干工作的基本準(zhǔn)則。采購員只有具備了、做老實人、說老實話、辦老實事， 不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴(yán)格遵守和兌現(xiàn)自己作岀的承諾。才能在具體的采購 工作中，行好自己的權(quán)利和義務(wù)?！傲疂嵶月伞?O采購員自我約束、自

9、我規(guī)范、自我控制、自覺樹立高尚的覺 悟、良知和道德水準(zhǔn)，自覺增強抵制不正之風(fēng)的有這樣，才有助于采購員工作和 采購宗旨的充分完成和實現(xiàn)。4i8y,z “客觀公正” o “客觀公正”是采購員的職業(yè)靈魂。它要求釆購從業(yè) 人員在實際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙主觀意愿，也不能被他人 的意見所左右；嚴(yán)格按照統(tǒng)一的評標(biāo)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)或成交的供應(yīng)商，不得 有任何主觀傾向，護各供應(yīng)商的切身利益。堅持原則” o “堅持原則”就是要求釆購員在其采購活動中，要嚴(yán)格依照規(guī) 定的操作程序進行操作，不以自己主觀或他人強所轉(zhuǎn)移?！皟?yōu)質(zhì)服務(wù)” o采購員一定要時刻樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的工作態(tài)度，對來任何 供應(yīng)商都要做

10、到態(tài)度溫和、語言文明、尊重事實、。購部工作流程：1請購提交的貨品請購申請需有書面文件，經(jīng)各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交采購 部門進行采購。2、供應(yīng)商的選擇及評價供應(yīng)商信息資料的收集，供應(yīng)商必須證照齊全，具 有相關(guān)資質(zhì)。購部應(yīng)較全面地了解掌握供應(yīng)商的管理狀況、質(zhì)量控制、運輸、售后服務(wù)等 方面的情況，建立供應(yīng)商檔案，做好記錄。為確道的暢通，防止意外情況的發(fā)生， 應(yīng)有兩家或兩家以上供應(yīng)商作為后備供應(yīng)商或在其間進行交互采購。于合格供應(yīng)商要定期進行評價，對供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，相關(guān)部門應(yīng)書面 通知，要求期限整改，再根據(jù)相關(guān)部門的評價結(jié)否繼續(xù)訂貨。對于不及時配合我 公司處理問題的供應(yīng)商，采購部將取消合格名單，并報

11、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。生命腸給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。選擇供應(yīng)商的程序流程圖3、詢價、比價尋找到的合適供應(yīng)商，進行相關(guān)信息的收集，對各供應(yīng)商的 報價本著“同等質(zhì)量比價格；同等價格比質(zhì)量”的原則進行比價、報、批示。4、采購合同簽定公司的釆購業(yè)務(wù)（辦公用品和設(shè)備除外）統(tǒng)一由釆購部負 責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購。采購部經(jīng)價格審查后才可簽定采購合同或采購訂單。生命賜給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。合同和

12、采購訂單內(nèi)容應(yīng)包括品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量.價格、交貨日期、運 費承擔(dān)、結(jié)算方式、違約責(zé)任等條款。同經(jīng)公司內(nèi)“合同章使用審批表”審批流程后，加蓋公司合同章，經(jīng)對方簽 章后生效。釆購合同一式兩份，雙方各執(zhí)原件一部負責(zé)采購合同的傳閱會簽和相 關(guān)部門的存檔。5、采購訂單的審核與下達購員根據(jù)詢價結(jié)果和供應(yīng)商擬訂采購訂單 后，交山采購部經(jīng)理和供應(yīng)鏈總監(jiān)審核簽字，采購訂單即可生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)采 購訂單轉(zhuǎn)為執(zhí)行階段后，按照以下流程進行付款審核：人員根據(jù)采購訂單填寫付款申請單-采購部經(jīng)理審核-供應(yīng)鏈總監(jiān)審核-財務(wù) 部經(jīng)理審核-財務(wù)部執(zhí)行付款操作。6、訂單的跟蹤轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段的釆購訂單，采購員應(yīng)及時跟蹤并了解釆 購訂單

13、的執(zhí)行及到貨情況，以減少意外狀況和不確定因素的而保證物資的及時 到位。7、驗收、入庫采購物品到貨后，應(yīng)在第一時間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息通知 到倉庫等相關(guān)人員對產(chǎn)品進行驗收確認，在產(chǎn)品驗收準(zhǔn)確無誤后，并辦理產(chǎn)品的 入庫手續(xù)。在驗收入庫的過程中岀現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量或數(shù)量異常，倉庫應(yīng)及時通知采購 部，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退換。8、結(jié)算采購部根據(jù)合同約定的付款方式及付款時間向財務(wù)部門提岀付款申 請，各主管簽字，交給財務(wù)部辦理付款手續(xù)。發(fā)票：公賬付款時必須索要發(fā)票，核對發(fā)票形式（普票或增值稅發(fā)票）內(nèi)容 需和合同約定一致，確認后交給財務(wù)部核銷。9、已入庫產(chǎn)品的退貨已入庫的產(chǎn)品，相關(guān)部門在使用或銷售過程中發(fā)現(xiàn)產(chǎn) 品不

14、合格的，應(yīng)及時再次對這批產(chǎn)品進行檢測。再次檢測結(jié)果確不合格時通知采 購部。采購部根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)產(chǎn)品采購合同之規(guī)定及公司關(guān)于相關(guān)物品 退貨之規(guī)定提出處理意見，經(jīng)采購意后及時辦理退貨或換貨等手續(xù)。10、總工作流程示意圖生命蜴給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。、供應(yīng)商管理規(guī)定1新供應(yīng)商開發(fā)需求11、當(dāng)岀現(xiàn)下列情況時，供應(yīng)商管 理人員進行新供應(yīng)商開發(fā)：產(chǎn)品設(shè)計、產(chǎn)品更改需要增加新的供應(yīng)商時；產(chǎn)產(chǎn)品由于成本壓力、公司策 略需要開發(fā)新的供應(yīng)商時；有供應(yīng)商因?qū)绗F(xiàn)以下情況，產(chǎn)品供應(yīng)發(fā)生困難或存在 潛在危機時

15、發(fā)生產(chǎn)品質(zhì)量事故3次及以上不能及時交付產(chǎn)品現(xiàn)有的工藝手段已 不能滿足公司技術(shù)文件所規(guī)定的規(guī)范其供貨價格已明顯失去競爭優(yōu)勢售后服務(wù) 態(tài)度惡劣等因內(nèi)部自制加工能力受限，需委外協(xié)作或采購時。2、供應(yīng)商資料收集生命蜴給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。2.1、供應(yīng)商信息來源主要有以下兒個途徑：有合格供應(yīng)商；關(guān)部門、及有關(guān)人員推薦;過各種媒體收集的相關(guān)企業(yè)信息； 業(yè)自薦；過公開招錄而獲取的相關(guān)企業(yè)信息；客指定的供應(yīng)商；他途徑。2.2、供應(yīng)商管理人員根據(jù)新供應(yīng)商開發(fā)需求對供應(yīng)商資料進行收集，資料 一般包含以下內(nèi)容

16、:業(yè)執(zhí)照副本；業(yè)簡介（企業(yè)宣傳材料）；其公司部門對接領(lǐng)導(dǎo) 和相關(guān)業(yè)務(wù)人員的聯(lián)系方式；量體系證書；產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)；三方 岀具的產(chǎn)品質(zhì)量報告；關(guān)質(zhì)量保證、質(zhì)量改進方面的證明文件。3、確定潛在供應(yīng)商3. 1、潛在供方選擇原則終貫徹公開評審、多部門參與的 原則；持同質(zhì)選低價，同價選高質(zhì)，同質(zhì)同價短貨期的原則；據(jù)實際需要，遵循 地域就近，服務(wù)上乘，信譽可靠等原則。3.2、準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)較強的生產(chǎn)能力；建立有效的質(zhì)量管理體系；較強的產(chǎn)品開 發(fā)和可黑性試驗?zāi)芰?；完善的技術(shù)服務(wù)體系，能及時提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；有一定行業(yè) 知名度和良好信譽。4、供應(yīng)商評價4.1、供應(yīng)商評價項目包括：應(yīng)商的生產(chǎn)能力;應(yīng)商的價格;供

17、應(yīng)商可接受的付款周期;應(yīng)商的技術(shù)水平； 生命賜給我們，我們必須奉獻生命，才能獲得生命。希望是本無所謂有，無所謂無的。這正如地上的路；其實地上本沒有路，走 的人多了，也便成了路。應(yīng)商質(zhì)量管理體系水平；量保證能力；貨能力和交期。5、供應(yīng)商業(yè)績評價5.1、供應(yīng)商評審可以通過以下過程績效指標(biāo)對主要供 應(yīng)商的供貨績效進行日常監(jiān)控與管理：價格、2）品質(zhì)、3）交期、4）綜合配合度。5.2、采購部收集各部門關(guān)于供應(yīng)商供貨貨品的質(zhì)量表現(xiàn)，以促進供應(yīng)商改 進其制造過程的業(yè)績。管匯總到貨檢驗情況、簽收檢驗合格率。購部統(tǒng)計供應(yīng)商的交付及時性、價格調(diào)整等。6、評審結(jié)果6. 1、從質(zhì)量、成本、交付、服務(wù)等兒個方面，做到公

18、平、公正、 公開，對供應(yīng)商業(yè)績進行評價；釆用定量打分的方式，根據(jù)對供應(yīng)商按優(yōu)秀（A 級）、良好（B級人合格（C級）、不合格（D級）進行分級排序，實行等級管理。評價得分對供應(yīng)商等級劃分AD級等級ABCD分值A(chǔ)>8584>B>7069>C>607、資料歸檔人員對各階段工作資料進行收集和歸檔，確保過程資料的完整。購報銷流程1、費用報銷流程操作說明：1）費用報銷項H般包括：差旅費、車費、汽油費、過路過橋費、外岀辦公餐 費、供應(yīng)商招待費等。2）報銷人把發(fā)票及原始票據(jù)依次整齊的粘貼在粘貼單上，并在費用報銷單上詳 細注明費用詳細事由。3）報銷人在費用報銷單上簽字并讓各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后即可報銷。2、報銷費用標(biāo)準(zhǔn)購人員岀差需部門經(jīng)理和供應(yīng)鏈總監(jiān)審批后生效，緊急情 況可電話報備。用交通工具標(biāo)準(zhǔn)：市內(nèi)優(yōu)先乘坐公交和地鐵，周邊城市優(yōu)先乘坐客運汽車, 中長