項目文檔管理流程

1、精選優(yōu)質文檔-傾情為你奉上文檔管理流程深圳天音通信有限公司分銷信息系統 編寫人員:AMT咨詢項目組編寫日期:2001年11月12日更新日期:2001年11月12日文檔編碼:天音/0001 文檔版本:1.0Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of the

2、se values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools->OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.批準人員:<深圳天音項目經理><AMT咨詢項目經理>To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table abov

3、e.You can delete any elements of this cover page that you do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文檔控制修改記錄日期編寫人員版本備注審閱記錄審閱人員審閱日期備注分發(fā)記錄序號分發(fā)至備注1項目資料庫23456The copy numbers referenced ab

4、ove should be written into the Copy Number space on the cover of each distributed copy. If the document is not controlled, you can delete this table and the Copy Number label from the cover page.按照項目文檔管理流程的要求，文檔接收者請注意：如果您收到本文檔的電子版，請打印本頁并在相應的欄目中簽字。如果您收到本文檔的原件，請直接在相關欄目中簽字。目錄To update the table of cont

5、ents, put the cursor anywhere in the table and press F9. To change the number of levels displayed, select the menu option Insert>Index and Tables, make sure the Table of Contents tab is active, and change the Number of Levels to a new value.專心-專注-專業(yè)文檔概述目的本文檔主要明確所有交付成果及其項目文檔的管理流程和標準，并將在深圳天音通信有限公司分

6、銷信息系統的全過程中加以運用和控制。適用范圍Note: A brief description of the scope of the document, for example:Note: *.Configuration Definition, etc.Note: * Applicable to what project phase(s)?Note: * Is this document mandatory for all areas & participants in the project or just to <Consultant> staff?本文檔就項目文檔管

7、理中的以下方面進行明確。· 項目資料庫· 文檔控制流程· 文檔控制標準· 文檔發(fā)布流程本文檔管理流程將同時適用于參與實施的AMT實施項目組（包括實施聯合體科訊公司實施組及PTC公司技術支持組等）和深圳天音項目組的所有成員。相關文檔List any documents that should be referred to in conjunction with reading this document. All documents should be defined by their name, document reference, version (

8、if appropriate) and date (if appropriate). Contractual documents should be referenced as a minimum. If the list of related documents is long, you may want to refer this section to an appendix at the back of the document.1. AMT項目實施文檔標準 項目資料庫目的按照本項目的實施范圍和總體策略，將建立集中管理的項目資料庫，便于各類實施文檔的更新、審閱、批準和發(fā)布管理。同時將在項

9、目開始的初期，快速建立企業(yè)信息門戶作為項目組進行溝通和文檔發(fā)布的交互平臺，本文檔中確定的資料庫分類及其他相關的流程都將作為此信息平臺建立的需求標準之一。 項目資料庫由以下要素構成：1. 主目錄2. 目錄3. 子目錄4. 主頁5. 標題資料庫結構及分類主目錄與本實施項目有關的所有文檔及其他相關資料將統一存放在“分銷信息系統資料庫”主目錄內。目錄根據實施項目的范圍和總體策略，將按照各個分項目對目錄進行分類：1-項目管理文檔2-財務管理系統實施文檔3-人力資源管理系統實施文檔4-項目設計管理系統實施文檔5-項目施工管理系統實施文檔6-辦公與企業(yè)信息門戶系統實施文檔7-集成與技術開發(fā)文檔子目錄按照AM

10、T實施方法論(AIM)和項目管理方法論(PJM)，建立以下分類子目錄：項目管理文檔目錄下：1-總體實施計劃及管理標準2-每周工作計劃3-每周項目進度報告4-變更報告5-問題報告6-風險和爭議報告7-階段確認報告8-備忘錄及會議紀要9-質量檢查和審計報告10-文檔發(fā)布通知11-文檔模板12-其他文檔及參考資料分別在財務管理系統、人力資源管理系統、項目設計管理系統、項目施工管理系統和辦公及企業(yè)信息門戶系統目錄下：1-流程重組2-需求報告3-解決方案4-系統設置5-數據轉換6-系統測試7-用戶培訓8-上線運行及維護9-其他集成與技術開發(fā)目錄下：主頁以下的文檔同時要求以主頁的方式存放：總體實施計劃及管

11、理標準每周工作計劃每周項目進度報告階段確認報告文檔發(fā)布通知備忘錄及會議紀要重大的變更報告、風險報告及問題報告其他需要跨項目小組或職能部門協調的報告或文檔標題以下的文檔同時要求以標題的方式存放：文檔模板質量檢查和審計報告主要的培訓教材其他需要發(fā)布的參考資料等文檔控制流程目的本控制流程明確項目文檔的編寫、分發(fā)和更新流程，并適用于所有項目文檔的編寫和收發(fā)過程。Specify in this section the titles and responsibilities of the roles, meetings, committees or review boards which are resp

12、onsible for document control. Use titles such as Project Administrator or organizations such as Change Control Board. In larger projects, organizations within the project may also be defined, such as team, group or sub-project.流程說明1. 新建項目文檔所有文檔的復核、審批、更新均需遵照以下的程序和標準。按照AMT實施方法論和項目管理方法論以及項目工作計劃和交付成果清單，

13、采用本項目特定的文檔模板創(chuàng)建項目文檔，并：· 分配文檔的版本號和文檔編碼，參見文檔版本標準和文檔編碼標準。· 在文檔控制的修改記錄欄記錄文檔更新的所有記錄。· 在審閱欄中，將需要審閱本文檔的人員填列出。· 在分發(fā)欄中，將本文檔所有的分發(fā)對象分別填列，包括項目資料庫。· 創(chuàng)建文檔目錄，目錄的顯示級別為3層。· 創(chuàng)建文檔概述，表明此文檔的閱讀對象、目的以及工作關聯等。· 編寫實施文檔。2. 文檔復核、修改所有文檔在分發(fā)前必須通過項目管理計劃中指定人員的復核和審閱。本項目中各類文檔的審閱級別請參見附表，并遵照以下的流程和標準：&#

14、183; 由文檔編寫人或項目小組組長按照文檔審閱級別填列審閱人。· 將文檔分發(fā)給相關的審閱人，并將拷貝件存放在項目資料庫。· 由審閱人審閱后提出意見并書面通知文檔編寫人或項目小組組長。若需要，由指定人員對文檔進行修改更新。· 按照文檔級別，獲得最終的審批（審批可以通過會議紀要或電子郵件的方式）但電子審批件需要并會同該文檔一并保存于項目資料庫。· 正式發(fā)布文檔，定期通過文檔發(fā)布通知項目組及所有的相關人員。3. 對已經批準的文檔更新對所有的經過最終審批發(fā)布的文檔需要進行修改的，必須按照項目管理計劃中的變更流程進行方能進行文檔的修改和更新，未通過變更報告并獲得

15、批準的修改將視為無效。文檔控制標準目的文檔控制標準對以下事項進行明確，在創(chuàng)建、更新和審批項目文檔過程中將嚴格執(zhí)行統一的文檔標準：l 文檔軟件標準l 文檔編碼l 文檔版本l 文檔封面l 文檔頁眉頁腳l 文檔字體l 文檔命名標準軟件標準1. 文檔軟件標準建議項目文檔采用統一的MS OFFICE 2000版本作為編寫工具，對于部分技術文獻資料需要采用ACROBAT READER 4.0以上進行瀏覽，其他相關軟件的采用都需要通過項目經理的審定。以下是常用的文檔類型及軟件列表： 文檔類型建議采用的軟件文字類MS-OFFICE WORD 2000表格類MS-OFFICE EXCEL 2000培訓演示類MS

16、-OFFICE POWERPOINT 2000流程圖類VISIO 2000計劃類MS PROJECT 2000/ 每周工作計劃采用MS-OFFICE WORD 2000編寫標準2. 文檔編碼文檔編碼是所有項目交付成果及實施文檔的唯一標識，要求按照以下的格式進行編排：項目/PPP/CCC/NNNN， 其中:PPP= 分類名稱縮寫CCC= 功能分類縮寫NNNN= 順序4位數字編號 按照AMT實施方法論和項目管理方法論的要求結合地鐵項目文檔的分類，各類文檔編碼參見下表：文檔對應目錄文檔對應子目錄文檔編碼項目PPPCCCNNNN項目管理文檔總體實施計劃及管理標準分銷PMSOP以0001為起始號順序編排

17、每周工作計劃WWP每周項目進度報告PPR變更報告CRF問題報告TSF風險和爭議報告RIF階段確認報告AC備忘錄及會議紀要MM質量檢查和審計報告QA文檔發(fā)布通知RN文檔模板DT其他文檔及參考資料REF分銷系統實施文檔流程重組ERPPI需求報告RD解決方案SD系統設置TA數據轉換DC系統測試ST用戶培訓TR上線運行及維護TM其他REF集成與技術開發(fā)文檔系統安裝及維護TIDIM需求報告RD數據接口解決方案ISD客戶化開發(fā)方案CUX開發(fā)程序文件PRG系統測試ST用戶培訓TR集成切換及后期維護TM其他REF3. 文檔版本所有文檔都要以遞增的順序號來反映每個版本，當所提交的項目文檔經過另一方的確認并做修改

18、時，主版本號進行遞增；如果所提交的項目文檔只在實施同一方進行審閱修改時，主版本號不變，次版本號進行遞增。以下為版本控制示例：版本版本說明1.0文檔的起始版本1.1文檔經過內部的修改或審閱2.0文檔提交實施另一方審閱或修改2.1在對方確認后的再次修改4. 文檔封面文檔封面一般由以下內容組成：主標題，包括：l 分項項目名稱縮寫，參見文檔編碼表l 文檔名稱，參見文檔命名標準l 項目單位，統一采用“深圳天音通信有限公司”l 項目名稱 ，統一采用“分銷信息系統”l 文檔說明，包括：l 編寫人員，統一采用“深圳天音項目組”、“AMT咨詢項目組”、“科訊實施小組”和“PTC技術支持小組”等l 編寫日期，按照文檔創(chuàng)建的日期，一般不做修改l 更新日期，按照文檔更新或修改的最新日期l 文檔編碼，參見文檔編碼標準l 文檔版本，參見文檔版本標準審批記錄：對需項目經理批準的，應以原件打印并簽字后由項目經理保留原件。5. 文檔頁眉頁腳所有文檔應保持統一的版式，其中：l 頁眉：左側為深圳天音的圖標，右側為AMT和科訊公司的圖標l 頁腳：左側為文檔名稱，右側為分頁號6. 文檔字體本項目文檔的標準字體為宋體五號字（除演示文檔和程序文件外）。命名標準7. 文檔命名標準按照