業(yè)務管理及崗位分析描述培訓(共62頁).ppt

1、優(yōu)化人力資源基礎管理體系，優(yōu)化人力資源基礎管理體系，助力業(yè)務的可持續(xù)增長助力業(yè)務的可持續(xù)增長 - 崗位分析和描述培訓崗位分析和描述培訓 2010年年6月月Hay（合益）集團管理咨詢有限公司（合益）集團管理咨詢有限公司崗位分析-概述003 2009 Hay Group. All rights reserved為何進行崗位分析？崗位分析是使得崗位描述更有意義和價值的工具4 2009 Hay Group. All rights reserved崗位/職位從何而來？ 崗位表示公司如何通過組織和管理資源以達到其戰(zhàn)略目標的崗位表示公司如何通過組織和管理資源以達到其戰(zhàn)略目標的方式方法。方式方法。崗位崗位結構

2、結構戰(zhàn)略戰(zhàn)略組織目標組織目標5 2009 Hay Group. All rights reserved何為崗位？n組織結構的基本組成單位；n需要以下特定的組合：知識，技能和經(jīng)驗；n以最基本工作目標的達成而促成組織整體目標的達成；n它的存在是為了收獲結果，而不僅是執(zhí)行任務；n便于溝通 使員工明確他們需達成的目標以及為何需要達成，同時也使他們理解這些目標的達成如何決定了組織整體目標的達成與否；n注重于達成組織目標需作出的努力；n不同崗位具有不同價值；n6 2009 Hay Group. All rights reserved崗位分析-簡要概述崗位分析并不是：崗位分析并不是：個人分析個人分析人事分析

3、人事分析績效評估績效評估崗位匹配崗位匹配崗位分析是：崗位分析是：分析而非核查分析而非核查崗位而非人崗位而非人事實而非評判事實而非評判崗位的現(xiàn)實狀況崗位的現(xiàn)實狀況可接受的績效水平可接受的績效水平7 2009 Hay Group. All rights reserved進行崗位分析的結果崗位分析的最后結果是：崗位分析的最后結果是：8 2009 Hay Group. All rights reserved崗位分析和崗位描述的用途崗位分析是理解崗位的過程培訓者培訓者評價者評價者 在崗者在崗者組織計劃者組織計劃者崗位評估者崗位評估者職能經(jīng)理職能經(jīng)理職業(yè)職業(yè)/繼任計劃繼任計劃者者招聘者招聘者9 2009

4、Hay Group. All rights reserved一份崗位描述文件的解析崗位說明欄崗位說明欄崗位目的崗位目的主要職責主要職責崗位范圍崗位范圍工作協(xié)作關系工作協(xié)作關系主要挑戰(zhàn)主要挑戰(zhàn)工作環(huán)境工作環(huán)境素質要求素質要求組織結構圖組織結構圖崗位說明欄0111 2009 Hay Group. All rights reserved崗位說明欄該部分設置目的：對崗位的基本信息管理該部分設置目的：對崗位的基本信息管理崗位基本管理性信息：崗位基本管理性信息：n崗位或職位名稱（及職位編碼）崗位或職位名稱（及職位編碼）n該崗位或職位直接向誰報告（列出該崗位需直接報告的高該崗位或職位直接向誰報告（列出該崗位

5、需直接報告的高級崗位名稱，不需列出該職員姓名）級崗位名稱，不需列出該職員姓名）n該崗位或職位在職能上向誰報告該崗位或職位在職能上向誰報告n該崗位所屬業(yè)務塊或部門該崗位所屬業(yè)務塊或部門n該崗位描述最初通過的日期，以及該崗位描述正式被更正該崗位描述最初通過的日期，以及該崗位描述正式被更正或改變的日期（可選）或改變的日期（可選）12 2009 Hay Group. All rights reserved崗位說明欄崗位說明欄崗位說明欄崗位名稱編號所在部門所在團隊任職者簽字主管簽字擬制人最后調整日期崗位目的0214 2009 Hay Group. All rights reserved崗位目的宏觀層面上

6、，該崗位需達成的整體目標的清晰描述 總體以三部分構成，分別為簡短的一句話進行描述：總體以三部分構成，分別為簡短的一句話進行描述：該崗位的員工應做什么？-用動詞表述該崗位需首要執(zhí)行的任務（請參見附錄-建議使用的“動詞” ）該崗位影響什么？為何該崗位員工需做這些任務，或改崗位能達成何種結果？崗位目的崗位目的清晰表述（以1-2句為佳）該崗位總體目標以及崗位存在的原因?？梢詮纳霞墠徫荒康闹刑崛?，但不可相同State concisely (1 or 2 sentences max) the overall objective of this job and basic reason for its ex

7、istence in its present form. Should be cascaded from the supervisors but cannot be identical15 2009 Hay Group. All rights reserved崗位目的描述 (由三部分構成的崗位描述舉例)崗位名稱：輪班生產(chǎn)主管輪班生產(chǎn)主管 崗位目的描述：監(jiān)督工廠生產(chǎn)組工作，以達到預定生產(chǎn)目標：在預定的或減少的成本范圍內保證生產(chǎn)質量和生產(chǎn)安全。三部分結構:該崗位的員工應做什么？該崗位的員工應做什么？ 監(jiān)督監(jiān)督該崗位影響什么？該崗位影響什么？工廠生產(chǎn)組工廠生產(chǎn)組為何該崗位員工需做這些任務為何該崗位員

8、工需做這些任務（該崗位可達成成果）（該崗位可達成成果）達到預定生產(chǎn)目標：在預定的或減少達到預定生產(chǎn)目標：在預定的或減少 的成本范圍內保證生產(chǎn)質量和生產(chǎn)安全。的成本范圍內保證生產(chǎn)質量和生產(chǎn)安全。16 2009 Hay Group. All rights reserved崗位名稱：生產(chǎn)總監(jiān)崗位目的描述：計劃和控制所有生產(chǎn)管理活動，以保證產(chǎn)量，質量，成本和顧客滿意度達到預期標準 三部分結構:該崗位的員工應做什么？該崗位的員工應做什么？ 計劃和控制計劃和控制該崗位影響什么？該崗位影響什么？ 所有生產(chǎn)管理活動所有生產(chǎn)管理活動為何該崗位員工需做這些任務為何該崗位員工需做這些任務（該崗位可達成成果）（該崗位

9、可達成成果）崗位目的描述 (由三部分構成的崗位描述舉例)保證產(chǎn)量，質量，成本和顧客滿意度保證產(chǎn)量，質量，成本和顧客滿意度達到預期標準達到預期標準 17 2009 Hay Group. All rights reservedn一份崗位目的描述必須只針對某一特定崗位n當我們將崗位目的描述和一個工作單位領導職位或其任一下屬職位相比，會發(fā)現(xiàn)一些相同點。同時我們也會發(fā)現(xiàn)有一個職位“管理”產(chǎn)出，另一職位負責進行產(chǎn)出活動。n若我們不能立即分辨該區(qū)別（通過閱讀崗位目的描述），那么該崗位目的描述則需改進以使崗位間的區(qū)別清晰明了。崗位目的描述的原則 18 2009 Hay Group. All rights re

10、served練習：崗位目的示例分析崗位目的的三層結構銷售經(jīng)理：銷售經(jīng)理：n計劃，組織和控制銷售運營，以在預計的或減少的成本額內達到預定銷售目標。人力資源經(jīng)理人力資源經(jīng)理:n制定并發(fā)展人力資源政策和流程以確保有效的員工發(fā)展、招聘和選拔，薪酬計劃和福利以協(xié)助實現(xiàn)公司目標和戰(zhàn)略。主要職責0320 2009 Hay Group. All rights reserved什么是主要職責？ 針對某一崗位，由總體崗位目的陳述分解出的多個特定目標“組織所要求的某一特定崗位特定的產(chǎn)出，或特定的最終成果，并且必須由該崗位現(xiàn)任員工提交該成果”。對于每個崗位來說，“特定的產(chǎn)出”都不相同。21 2009 Hay Grou

11、p. All rights reserved主要職責的數(shù)目n沒有最佳的崗位職責數(shù)目n是某一崗位的產(chǎn)出或最終成果(由總體崗位目的陳述提煉出的分級目標) n并非小任務/活動的羅列n一般為4 - 8項22 2009 Hay Group. All rights reserved主要職責的五個關鍵特征1. 結果導向結果導向n必須描述出達成怎樣的結果，而不是如何達成；n與直屬領導需達成的最終成果有直接關系n與組織或部門的KPI相聯(lián)系n內容全面且與企業(yè)目標契合內容全面且與企業(yè)目標契合3. 無時間限制無時間限制n在組織正式復審該崗位預期達成的目標前，主要職責不作改變n并不因該崗位員工的改變而改變4. 清晰明了

12、清晰明了n使用者必須能夠認識到下列不同之處：n該崗位和監(jiān)督管理該崗位的職位n該崗位和所有其下屬崗位（如果存在）5. 只針對某一特定崗位只針對某一特定崗位23 2009 Hay Group. All rights reserved主要特征一：結果導向性指最終成果，而不是任務描述描述“如何如何”羅列羅列可能變化可能變化過程過程/ /輸入型輸入型描述描述“什么什么”明確明確相對恒定相對恒定結果結果/ /輸出型輸出型24 2009 Hay Group. All rights reserved例一：護士例一：護士F洗護病患洗護病患F換病床床單換病床床單例二：公交車售票員例二：公交車售票員F檢查站點檢查站

13、點F收錢發(fā)車票收錢發(fā)車票例三：司機例三：司機F保持汽車整潔衛(wèi)生保持汽車整潔衛(wèi)生F安全駕駛安全駕駛F遵守交通規(guī)則遵守交通規(guī)則保持病患清潔舒適保持病患清潔舒適向乘客收取正確票額向乘客收取正確票額保持車內環(huán)境舒適，快速安全保持車內環(huán)境舒適，快速安全地將客人載至目的地地將客人載至目的地任務羅列任務羅列 最終成果描述最終成果描述主要職責：舉例說明任務和最終成果不同之處Continued25 2009 Hay Group. All rights reserved主要職責：與企業(yè)整體目標契合將崗位目的陳述將崗位目的陳述分解為分解為4至至8個最終成果個最終成果責任（按崗位分）責任（按崗位分）整體崗位目的陳述整

14、體崗位目的陳述需要什么產(chǎn)出才能達到組織的商業(yè)目標？需要什么產(chǎn)出才能達到組織的商業(yè)目標？組織目的，商業(yè)目標，業(yè)務戰(zhàn)略組織目的，商業(yè)目標，業(yè)務戰(zhàn)略26 2009 Hay Group. All rights reserved全面且與崗位目的契合主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責主要職責將崗位目的陳述分解將崗位目的陳述分解（一個級別）（一個級別）為達成總體崗位目的為達成總體崗位目的所必須得到的主要成果所必須得到的主要成果27 2009 Hay Group. All rights reserved以下這些主要職責是賦予

15、銷售秘書的嗎？n處理信件n與同事討論問題n學習會議記錄n為銷售訪問約定日程28 2009 Hay Group. All rights reserved以下這些主要職責是賦予財會經(jīng)理的嗎？n“有效管理所在部門”n“改善公司形象”29 2009 Hay Group. All rights reserved如何撰寫主要職責？主要職責主要職責Principle Accountability概括本崗位需要負責的一系列最終結果Summarize the principal results expected from this job.績效衡量標準Key Performance Index30 2009 H

16、ay Group. All rights reserved 主要職責結果簡例：指導員工工作與部門工作流程相配合組織員工交流溝通確保信息的一致和清晰 招聘銷售員工確保銷售小組工作的連貫性確保產(chǎn)品質量以達成客戶需求31 2009 Hay Group. All rights reserved 績效衡量標準的類別和示例數(shù)量質量成本時間人的反應單位成本 實際與預算比 邊際利潤 產(chǎn)量 收入 利潤率 收入增長 市場滲透 新客戶數(shù)量 投資回報率 每股收益率準確性 可靠性 服務規(guī)范 錯誤率 投訴 稱贊 反饋 員工流失率 客戶滿意度 限期 到達市場的時間 單位產(chǎn)出 反應時間 崗位范圍0433 2009 Hay G

17、roup. All rights reserved崗位范圍簡單描述“規(guī)?！?，助以完成一個公平、適宜的崗位評估財務信息是最有用的，但其他具體信息如產(chǎn)量，員工數(shù)量也很有用。例如：F 年運營預算，詳細費用，分解運營成本（原材料，員工薪資，能源，運輸?shù)龋〧 年收入，利潤，銷售額F 項目成本何為崗位范圍?崗位范圍崗位范圍請列出能夠反映該崗位工作范圍、規(guī)模的相關數(shù)據(jù)財務數(shù)據(jù)財務數(shù)據(jù)非財務數(shù)據(jù)（下屬或其他相關非財務數(shù)據(jù)（下屬或其他相關數(shù)據(jù)）數(shù)據(jù)）下屬人數(shù)直接下屬：間接下屬：34 2009 Hay Group. All rights reserved 不同職能的崗位范圍n職能經(jīng)理-1. 產(chǎn)量-2. 監(jiān)管的員工

18、數(shù)-3. 運營預算-4. 耗損率n營銷經(jīng)理-1. 銷售量-2. 運營預算n人力資源總監(jiān)?n財務總監(jiān)?n地區(qū)銷售總監(jiān)?工作協(xié)作關系0536 2009 Hay Group. All rights reserved工作協(xié)作關系該崗位員工需與哪些內外部的崗位聯(lián)系互動,以達成該崗位目的? 工作協(xié)作關系包括:F內部崗位F外部崗位Continued37 2009 Hay Group. All rights reserved針對崗位描述我們需要知道:對于內部崗位和外部崗位來說:n 相聯(lián)系的崗位名稱n 簡單描述為何聯(lián)系工作協(xié)作關系工作協(xié)作關系工作協(xié)作關系Working Relationship描述本崗位任職者工

19、作中可能涉及的公司內部和公司外部的關系Describe both Internal Positions & External Positions in terms of :需要聯(lián)系的崗位The name of the positions contacted簡要說明原因Simple information about why內部 (Internal) 外部 (External) 38 2009 Hay Group. All rights reserved對于內部崗位:n意味著和組織內其他部門的工作單位相聯(lián)系F不包含直接經(jīng)理職位F不包含部門內同級職位F不包含直接/間接下屬職位下面舉例工作協(xié)

20、作關系Continued39 2009 Hay Group. All rights reserved舉例 -與內部崗位聯(lián)系:“與信貸部高級文員聯(lián)系, 核查顧客信用等級是否良好, 一周約三次”“與市場部行政人員聯(lián)系, 以取得實際銷售數(shù)據(jù)用以準備利潤預計,每月一次”“與化工工藝工程師聯(lián)系,核查應采購的特定的化學添加劑是否在一定使用量內,每月一次”（注意:內部關系不包括: “每月一次去秘書那取新鉛筆”）工作協(xié)作關系Continued40 2009 Hay Group. All rights reserved舉例 與外部職位聯(lián)系:“每月一次與行業(yè)同仁進餐，為行業(yè)制訂說服政府的策略” “每月和購買超過一

21、百萬美元產(chǎn)品的客戶進餐，以保證客戶滿意度，以及汲取關于客戶未來需求的見解”1.“為每件輸入的原材料貨物，去政府海關辦公室獲得船運通關（大約一個月兩次，每次運輸價值平均約50,000美元）（文件由高級 文員事先完成，無需和海關辦的工作人員談判或進行商業(yè)會談）工作協(xié)作關系主要挑戰(zhàn)0642 2009 Hay Group. All rights reserved主要挑戰(zhàn)指：崗位履行職責，達成結果時會遇到的困難主要挑戰(zhàn)主要挑戰(zhàn)主要挑戰(zhàn) Major Challenges詳細說明本崗位典型的1-2個主要挑戰(zhàn)，并說明其原因。43 2009 Hay Group. All rights reserved示例: 營

22、銷經(jīng)理保證其所在下列市場中的市場份額:n 市場中已存強有力競爭者n 市場中不斷有新進入者n 競爭者通常推出新穎質優(yōu),并且價格極具吸引力的產(chǎn)品n 國民經(jīng)濟陷入低谷n 我們的產(chǎn)品提供長期而非短期利益n 我們的生產(chǎn)成本較競爭者高(由于我們的競爭者大部分擁有較大和較靈活的生產(chǎn)線)44 2009 Hay Group. All rights reserved示例:生產(chǎn)經(jīng)理激勵和教導下屬如何獲得更高技能水平,并因此提高產(chǎn)品質量和產(chǎn)量,這是因為:n工作量很大,員工通常需要加班工作,甚至周末也不例外n薪酬水平與同行業(yè)比較低n公司薪酬哲學中不包括基于績效的薪酬45 2009 Hay Group. All righ

23、ts reserved主要挑戰(zhàn):反面示例不要僅注重于惱人之事反面示例n一定要去商店買一個自己的筆記本電腦,因為采購部(ABC先生)買的電腦從來不從來不對對,或者實在太慢太慢!n因為人手嚴重短缺嚴重短缺而不能按時完成任務n不能控制預算,只因為 士氣太低士氣太低,工資太少工資太少素質要求0847 2009 Hay Group. All rights reserved該部分崗位描述常被錯誤理解素質要求并不是素質要求并不是指指目前在崗員工目前在崗員工的學歷、知識技能和經(jīng)驗的學歷、知識技能和經(jīng)驗素質要求Continued48 2009 Hay Group. All rights reserved在職位描

24、述中在職位描述中,該部分應包括該部分應包括:(受教育程度受教育程度)(某一特定領域的知識某一特定領域的知識, 或領或領域較寬的學術知識域較寬的學術知識)(或是操作性水平或是操作性水平,或者是管或者是管理性水平，通常以年限表示理性水平，通常以年限表示)以達成該崗位并僅是該崗位的預期產(chǎn)出,崗位目的.素質要求Continued49 2009 Hay Group. All rights reserved包括:n學歷n知識技能n經(jīng)驗n關鍵素質n個性特征素質要求素質要求素質要求該崗位所需的最低資格要求，包括學歷和經(jīng)驗及關鍵素質、個性特征或行為學歷、知識和經(jīng)驗學歷、知識和經(jīng)驗關鍵素質關鍵素質、個性特征或行為

25、個性特征或行為最低學歷要求：相關經(jīng)驗要求：相關知識技能要求：注：人力資源部門和管理層可能會根據(jù)公司發(fā)展需要對該項標準進行調整。行為素質要求：個性特征要求： 50 2009 Hay Group. All rights reserved包括包括:F某一領域的初級知識F某一領域的高級知識F某幾個領域的初級知識F某幾個領域的高級知識Continued知識和技能51 2009 Hay Group. All rights reserved包括包括:F基礎技能F特殊技能例如例如:F硬技能: 使用螺絲起子的技能,F硬技能: 制作金銀首飾的技能F硬技能: 使用PowerPoint的技能,或F軟技能: 能夠有效與

26、員工溝通并激勵100名員工的能力F軟技能: 談判大額合同的能力知識和技能Continued52 2009 Hay Group. All rights reserved 包括:F操作經(jīng)驗,或是簡單任務,或是專門的流程F管理或領導經(jīng)驗(或包括管理領導5名員工,或是1000名員工)我們還需表明, 該種經(jīng)驗(操作/管理)應至少在2年,或5年及以上.Continued經(jīng)驗53 2009 Hay Group. All rights reserved崗位描述中的素質要求應與其承擔的職責相匹配。毋須多，也不可少！Continued素質要求組織結構圖0955 2009 Hay Group. All rights

27、 reserved應僅包括n該崗位n直接經(jīng)理或主管崗位n直接下屬崗位n其他向同一經(jīng)理或主管報告的崗位n組織結構圖應顯示崗位名稱n組織結構圖不應顯示該崗位所在員工姓名組織結構圖組織結構圖組織結構圖Organization chart畫出與本崗位相關的組織結構圖，包括本崗位任職者的直接上司，平級同事以及直接管理的下屬。Draw an organization chart that shows clearly this job, its immediate supervisor, his/her supervisor, colleagues who also report to this job holders supervisor and his/her subordina