物業(yè)庫房及資產(chǎn)管理制度

1、庫房及資產(chǎn)管理制度第一條目的為加強(qiáng)資產(chǎn)的實物管理，標(biāo)準(zhǔn)資產(chǎn)購置、保管、使用、調(diào)用、處 置等行為，提高使用效率，確保公司辦公資產(chǎn)不受損失。第二條范圍包括固定資產(chǎn)賬內(nèi)/賬外低值易耗品賬內(nèi)/賬外維修工具公共/個人以及原材料等。所謂帳內(nèi)，即購置后以資產(chǎn)預(yù)算報銷，在財務(wù)賬里固定資產(chǎn)/低值 易耗品科目統(tǒng)計折舊攤銷。所謂賬外，即購置時以開辦費(fèi)、質(zhì)保金等非資產(chǎn)預(yù)算報銷。第三條 固定資產(chǎn)/無形資產(chǎn)固定資產(chǎn)一、概念：指為提供勞務(wù)、經(jīng)營管理而持有的非貨幣性的、使用 壽命超過1年的有形資產(chǎn)及無形資產(chǎn)。其中有形資產(chǎn)包括電子設(shè)備電腦、相機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、照相機(jī)等、交通工具轎車、電 瓶車等及其他設(shè)備；無形資產(chǎn)包括電腦軟件

2、、光纖網(wǎng)絡(luò)使用和商標(biāo) 使用權(quán)等。無形資產(chǎn)的申請、購置、驗收、登記、盤點(diǎn)、調(diào)撥、報廢 等程序同有形資產(chǎn)。二、購置1 、固定資產(chǎn)的購置需要填寫固定資產(chǎn)購置審批單見附件1，審核過程： 辦公室審核是否有閑置資產(chǎn)可調(diào)撥、 招采部審核申購價格 合理性、財務(wù)部審核是否符合預(yù)算；審批過程：部門經(jīng)理、辦公室主 任、招采部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、公司總經(jīng)理。2 、由使用部門對所購置的固定資產(chǎn)進(jìn)行驗收必要時須聯(lián)系招 采部，憑費(fèi)用報銷單、發(fā)票、固定資產(chǎn)購置審批單、發(fā)票真?zhèn)尾樵?報銷，各部門會計進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。三、調(diào)撥1 、固定資產(chǎn)在同一公司內(nèi)調(diào)撥的，由調(diào)入部門填寫申請，辦公 室批準(zhǔn)后填制“固定資產(chǎn)調(diào)撥單 ，經(jīng)調(diào)撥雙方庫

3、管人員、兩部門經(jīng) 理、財務(wù)經(jīng)理、 物業(yè)公司經(jīng)理簽字完畢后實施調(diào)撥，將固定資產(chǎn)調(diào)撥 單交到財務(wù)，財務(wù)部門將調(diào)撥單作為賬務(wù)處理的原始憑證。2 、固定資產(chǎn)在集團(tuán)公司內(nèi)部不同公司之間的調(diào)撥的如物業(yè)公 司與榮信經(jīng)紀(jì)、盛坤園林之間 ，由調(diào)入單位填寫一式二份的“固定 資產(chǎn)調(diào)撥單，調(diào)出調(diào)入部門雙方負(fù)責(zé)人簽字及公司上級領(lǐng)導(dǎo)簽字。1 、第一份作為調(diào)出公司財務(wù)部核銷固定資產(chǎn)明細(xì)賬、 卡片的依 據(jù)。2 、第二份作為調(diào)入公司財務(wù)部新增固定資產(chǎn)明細(xì)賬、 卡片的依 據(jù)。四、報廢1 、固定資產(chǎn)報廢條件：1 、使用時間超過有效使用年限， 折舊已提足且喪失使用價值的 固定資產(chǎn)；2 、屬技術(shù)性淘汰機(jī)型，性能已達(dá)不到使用要求，且無法

4、恢復(fù)性 能或論證后改造價值不高的固定資產(chǎn)；3 、使用不當(dāng)造成固定資產(chǎn)喪失其使用價值；4 、由于其他原因，造成資產(chǎn)毀損等報廢。2 、屬于正常報廢的，由使用部門填制“固定資產(chǎn)處置審批單 ， 財務(wù)部核查是否滿足報廢條件，滿足條件的，進(jìn)入審批流程，經(jīng)相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，進(jìn)行報廢處理；3 、屬于保管、使用、維修不當(dāng)，或責(zé)任事故造成的固定資產(chǎn)提 早報廢的，由責(zé)任人賠償局部或全部損失。4 、“固定資產(chǎn)處置審批單經(jīng)批準(zhǔn)后，交財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。五、清查1 、固定資產(chǎn)清查采用實地盤點(diǎn)方法。2 、財務(wù)部門于每年 5、11月底協(xié)同辦公室對公司范圍內(nèi)的固定 資產(chǎn)進(jìn)行全面清查盤點(diǎn)，盤點(diǎn)完畢后出具盤點(diǎn)報告。3 、對資產(chǎn)的盈虧

5、，由辦公室對盈虧資產(chǎn)作專案敘明原因呈核， 按規(guī)定程序報批后， 對增置或減損的固定資產(chǎn)辦理相關(guān)手續(xù)， 最終做到財務(wù)部門與辦公室卡、 賬一致，辦公室與使用單位賬、 簿備查簿 一致，賬實相符。4 、固定資產(chǎn)保管人員調(diào)動或離職時必須辦理交接手續(xù)，對所保 管的物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，并填制交接日的“固定資產(chǎn)盤點(diǎn)表 。實物 資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)兼交， 交接不清的不準(zhǔn)離職； 未辦理交接手續(xù)擅自 離職，給公司造成經(jīng)營損失的，將依法追究其相關(guān)責(zé)任。六、閑置管理1 、固定資產(chǎn)使用部門將預(yù)期閑置在 1個月以上的、且有利用價 值的固定資產(chǎn)，上報公司負(fù)責(zé)人，對閑置的固定資產(chǎn)進(jìn)行相應(yīng)的處理， 如調(diào)撥、變賣等。2 、辦公室應(yīng)將經(jīng)營上

6、認(rèn)為無利用價值的閑置固定資產(chǎn)予以清理， 擬定處理意見后呈報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批后處理。3 、固定資產(chǎn)提前報廢、出售，應(yīng)由固定資產(chǎn)使用部門填寫固定 資產(chǎn)報廢、出售報告，經(jīng)固定資產(chǎn)使用部門經(jīng)理同意，逐級上報，最 終單據(jù)交財務(wù)部做賬務(wù)處理。 不建議提前報廢4 、固定資產(chǎn)變賣收入應(yīng)交財務(wù)部門做賬務(wù)處理，任何人不得以 任何理由挪作他用或留作小金庫。第四條 低值易耗品一、概念：指不符合固定資產(chǎn)確認(rèn)條件的各種辦公用工具、家具 物品及廚房用品 批量的餐具、 酒具等。包括家私用品辦公桌椅、檔案柜、茶幾、沙發(fā)等 、辦公設(shè)備點(diǎn)鈔機(jī)、飲水機(jī)、打孔機(jī)、電 暖器等、五金用品燈具、鋁梯等等。低值易耗品的購置、調(diào)撥、報廢、閑置處

7、理流程參考固定資產(chǎn)。二、低值易耗品的購置、調(diào)撥、報廢、閑置處理流程參考固定資產(chǎn)。第五條、原材料一、概念：各效勞中心所購的日常消耗用品。日常辦公耗材：膠棒、筆芯、印油、硒鼓；綠化耗材：化肥、農(nóng)藥、防寒物資、綠化工具；保潔用品： 手套、洗衣粉、洗潔精、笤帚、簸箕、墩布、塵推、水桶、抹布 ；維修水暖耗材：彎頭、管箍、三通、PVC管. PVC膠、PPRf等;維修五金電料：燈泡、開關(guān)、聲光控?zé)艨凇㈦娋€、插座等安防耗材：路錐、滅火器、消防檢條等一、原材料采購職責(zé)1 、部門主管負(fù)責(zé)物資的申報工作。2 、庫管員負(fù)責(zé)物資的匯總、填報工作。3 、部門經(jīng)理負(fù)責(zé)采購方案的審批工作。4 、根據(jù)審批權(quán)限相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。程序

8、每月 23日之前，各效勞中心、 三產(chǎn)部門將次月日常工作所需物 資上報招采部、財務(wù)部，由招采專員組織招投標(biāo)、核算會計審核是否 符合預(yù)算，招采部經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理、公司總經(jīng)理審批。采購方案的填寫1 、采購方案應(yīng)按部門進(jìn)行填寫、匯總。2 、把各要素填寫完整，包括存貨名稱、型號、規(guī)格、庫存量收 付存上期結(jié)存、采購數(shù)量、費(fèi)用所屬明細(xì)、品牌、市場價、供應(yīng)商 聯(lián)系 等等。管控過程1 、庫管要根據(jù)庫存嚴(yán)格控制各部門物品的申購量。 月底做完 收付存表，必須實地盤點(diǎn)結(jié)存材料，做到賬實一致2 、配合招采部做好市場詢價， 對不同的供應(yīng)商的價格進(jìn)行相互 比擬，做到貨比三家。3 、對于急需而當(dāng)月采購方案漏報的，填制應(yīng)急采購方

9、案申購。一、原材料的出入庫管理1 、原材料入庫時由使用部門主管和庫管員共同驗收， 不合格品 或送貨品牌與采購方案不符的，庫管員有權(quán)不收，責(zé)令退換。2 、入庫單根據(jù)實收材料的數(shù)量、 金額填寫，無采購方案的物資， 不得辦理入庫。3 、材料明細(xì)賬簿要根據(jù)入庫單、出庫單逐筆登記。4 、開具的入庫單，各項物資金額不得超過采購方案的申購金額。5 、每一份入庫單及出庫單要有部門經(jīng)理的簽字。6 、每一種材料的入庫要寫明供貨商， 自行購置的，寫明購置人， 出庫都要寫明用途、使用部門。是屬公共維修的，要寫明具體維修地 點(diǎn)，如有償效勞，要寫明“有償效勞字樣。7 、用料申請單的使用一定要先找主管審批才能領(lǐng)料， 并有領(lǐng)

10、用 人的簽字。8 、入庫單、出庫單應(yīng)保存齊全， 不允許缺號或重號， 序號使用, 連號管控。9 、庫管員應(yīng)強(qiáng)化自身職責(zé)意識， 有責(zé)任對領(lǐng)出的物品進(jìn)行抽查， 發(fā)現(xiàn)已出庫的用料位置沒有使用新材料的， 應(yīng)及時上報情況， 查明原 因，及時追究相關(guān)人員責(zé)任。10般耗材能堅持以舊換新的要以舊換新，否那么不予出庫。如生料帶、膠布、軟連接、線手套、燈管、燈泡、燈口、開關(guān)等。11 、對于水暖管件的領(lǐng)用如不能以舊換新，要有相應(yīng)的維修任務(wù)單，才能領(lǐng)取，如絲堵、外絲、水龍頭、PPR管件、銅球閥等。12 、庫管員要根據(jù)自己的工作經(jīng)驗，監(jiān)控用料數(shù)量，保證供應(yīng) 并防止浪費(fèi)。13 、對于長期擱置不用的庫存材料，應(yīng)及時上報辦公室

11、，由公 司根據(jù)各效勞中心的實際情況，進(jìn)行調(diào)撥，減少庫存材料的積壓、浪 費(fèi)。14 、招采部、財務(wù)部將不定期聯(lián)合進(jìn)行收貨過程抽查，發(fā)現(xiàn)違 規(guī)收料、以次充好現(xiàn)象的將予以通報處分處理。四、原材料結(jié)賬1 、庫管員負(fù)責(zé)登賬及結(jié)賬月度收付存明細(xì)表、消耗表。2 、部門經(jīng)理負(fù)責(zé)庫存材料收付存和材料消耗表的審批。3 、往月掛賬的，次月報銷日，由各部門庫管統(tǒng)一粘貼請付款單，經(jīng)辦公室主任、財務(wù)部經(jīng)理、總經(jīng)理審批后財務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理后付4 、大宗物資由綜合辦公室統(tǒng)一集中批量采購，入庫單、出庫單由各小區(qū)各自分別開具，財務(wù)部根據(jù)實購數(shù)量及金額據(jù)實結(jié)算,財務(wù)部按照各效勞中心實際接收與消耗進(jìn)行賬務(wù)處理第六條、各部門、崗位職責(zé)一

12、、辦公室職責(zé)辦公室作為辦公資產(chǎn)的管理部門，職責(zé)是：1 、擬定、宣貫辦公資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)章制度。2 、負(fù)責(zé)辦公資產(chǎn)的實物管理，包括購置審核、入庫登記、銘牌粘 貼、閑置處理、資產(chǎn)調(diào)動及報廢處理等。3 、負(fù)責(zé)商標(biāo)注冊、維護(hù)及維權(quán)管理，未經(jīng)公司同意不得轉(zhuǎn)讓商標(biāo) 使用權(quán)及所有權(quán)。4 、組織每年進(jìn)行兩次清查、盤點(diǎn)，檢查各部門固定資產(chǎn)及低值易 耗品的使用情況，到達(dá)賬、卡、物相符。對資產(chǎn)喪失、損壞的要查明 原因，劃清責(zé)任，并對責(zé)任人進(jìn)行處分。二、財務(wù)部職責(zé)財務(wù)部作為資產(chǎn)購置預(yù)算審核、采購監(jiān)督及賬務(wù)處理部門，職責(zé)是：1 、負(fù)責(zé)對購置資產(chǎn)的預(yù)算費(fèi)用、資產(chǎn)類別、資產(chǎn)調(diào)動、處置報廢 等進(jìn)行審核。2 、聯(lián)合辦公室每年進(jìn)

13、行兩次資產(chǎn)的清查盤點(diǎn)，負(fù)責(zé)兼盤。3 、負(fù)責(zé)各類資產(chǎn)的賬務(wù)管理，更新維護(hù)資產(chǎn)臺賬三、庫管員職責(zé)效勞中心庫房管理員的職責(zé)1 、匯總每月各部門物資需求及庫存情況，統(tǒng)一上報采購方案，認(rèn) 真辦理資產(chǎn)的驗收、 入庫、保管、出庫、報損等手續(xù)， 賬目清楚完整， 及時進(jìn)行賬實核對。2 、堅持執(zhí)行庫房及資產(chǎn)管理制度，掌握管理業(yè)務(wù)，隨時掌握物資 的數(shù)量、規(guī)格、性能等情況。庫存物資要適量，做到不積壓浪費(fèi)，又 保證能夠到達(dá)使用要求。3 、定期清點(diǎn)庫房存貨，保證賬實相符。4 、按照規(guī)定程序辦理原材料的出入庫。5 、庫房物品存放要分門別類，清潔整齊，要防積壓損壞，防蟲蛀 鼠咬，霉?fàn)€變質(zhì)，并要防火防盜。6 、妥善保管本部門的

14、物資，外借物資要及時催還，以防喪失，損 壞，公司物資一律不得挪作私用。 部門之間相互借用應(yīng)按正常調(diào)撥 程序做好登記。如：商管中心與前置部門之間，陽光逸墅與豪邸坊之 間等第七條、獎罰條例個人對所用資產(chǎn)承當(dāng)管理責(zé)任，部門負(fù)責(zé)人對本部門資產(chǎn)和轄區(qū) 內(nèi)共用資產(chǎn)承當(dāng)責(zé)任，因人為因素造成資產(chǎn)損壞由當(dāng)事人承當(dāng)責(zé)任，落實不到人的由部門負(fù)責(zé)人承當(dāng)責(zé)任每月 23 日上報采購方案，方案要周密，防止漏報。如沒按規(guī)定 時間上報的，由各部門主管自行解決，并扣當(dāng)月工資 50 元，由于庫 管原因而漏報的扣庫管當(dāng)月工資 50 元。 進(jìn)料必須要有?采購方案?或?應(yīng)急采購單?不允許沒有方案就進(jìn)貨， 發(fā)現(xiàn)一次罰部門經(jīng)理當(dāng)月工資 10

15、0元，庫管員 50 元。庫管員要對所進(jìn)的物品嚴(yán)格驗收， 不合格要及時退換。 如因驗收 不到位給公司造成損失的，扣庫管員當(dāng)月工資 50 元。維修人員領(lǐng)料先要填制 ?用料請申單?，由部門主管簽字， 方可領(lǐng)取， 如發(fā)現(xiàn)先領(lǐng)料后填用料申請單或沒有用料申請單直接用出庫單， 罰庫 管員當(dāng)月工資 20元/ 次。低值易耗品管理臺賬要登記齊全， 登記不全的罰庫管員當(dāng)月工資 20 元。工具喪失或非正常損壞的，由領(lǐng)用人賠償。辦公桌、椅子、柜子 等由使用部門主管保管， 喪失或不正當(dāng)損壞扣部門經(jīng)理 100 元，使用 部門主管 50 元。借出工具如喪失，由借用人負(fù)責(zé)賠償。庫管員沒有按規(guī)定時間對低值易耗品和固定資產(chǎn)進(jìn)行檢查的發(fā)現(xiàn)一 次扣當(dāng)月工資 20 元。如發(fā)現(xiàn)無故多領(lǐng)料或領(lǐng)了料沒用到該用的地方， 發(fā)現(xiàn)一次扣領(lǐng)料 人當(dāng)月工資 20 元，并從工資中扣