博物館接受贈書的管理與利用

1、博物館接受贈書的管理與利用    摘 要如何科學地管理、利用贈書，發(fā)揮其在為博物館的收藏、保護、展覽、宣教和科學研究等業(yè)務服務方面的重要作用，是一個值得探討的問題。本文以孫中山故居紀念館接受贈書為例，介紹了博物館接受贈書的來源等情況，探討了博物館對贈書管理與利用的方法。 關鍵詞孫中山故居紀念館；贈書；管理；利用 2007年，國際博物館協會在維也納把博物館定義為一個為社會及發(fā)展服務的、向公眾開放的非營利性常設機構，以教育、研究、欣賞的目的征集、保護、研究、傳播并展出人類及人類環(huán)境的物質及非物質遺產。中國對博物館所下的定義是：“收藏、保護、研究、展示人類活動

2、和自然環(huán)境的見證物，經過文物行政部門審核、相關行政部門批準許可取得法人資格，向公眾開放的非營利性社會機構?！辈┪镳^的基本功能是收藏、研究、教育。1隨著我國博物館的免費開放，博物館日益成為大眾關注的地方，博物館向更深更廣的領域發(fā)展，博物館的職能不斷地擴充。孫中山故居紀念館是國家一級博物館、也是國家AAAA級旅游景區(qū)。根據國家文物主管部門關于博物館征集收藏、展示教育、科學研究的職能定位和本館業(yè)務情況，經上級批準，孫中山故居紀念館目前有三個機構名稱：孫中山故居紀念館、中山市民俗博物館、中山市孫中山研究所。作為職能的延伸，本館還組建了“逸仙圖書館”，收藏孫中山著述、研究專著及相關文獻資料，收集孫中山研

3、究信息，建立相關的數據庫。目前圖書館藏書近8萬多冊，孫中山數據庫和各種期刊數據庫等一千萬兆字節(jié)（10000G）的電子數據量，形成了以館藏文物、檔案、圖書等傳統(tǒng)文獻資料與現代電子數據相結合的“孫中山研究信息中心”。2多年來，孫中山故居紀念館重視文物資料、圖書資料的征集、收藏和電子信息工程建設，針對征集來的贈書，在“逸仙圖書館”建立了著名孫中山研究專家陳錫祺、林家有、孫關龍與盛永華、邱捷等學者的贈書專藏，對捐贈圖書進行科學管理。本館對贈書的管理與利用的意義就在于為本館的收藏、保護、展覽、宣教和科學研究等業(yè)務服務，以促進本館整體業(yè)務水平的提高。隨著近年來贈書活動的開展和贈書數量的增加，贈書在館藏圖書

4、中的比例越來越大， 加強對贈書的管理與利用成為本館圖書資料管理工作的一個要點。如何科學地管理、利用贈書，發(fā)揮其在為本館的收藏、保護、展覽、宣教和科學研究等業(yè)務服務方面的重要作用，是一個值得探討的問題。本文以孫中山故居紀念館接受贈書為例，介紹了博物館接受贈書情況，探討了博物館對贈書管理與利用的方法。 一、贈書的渠道 接收贈書是博物館圖書資料征集的重要來源之一， 不僅節(jié)省開支， 豐富館藏， 且能搜集到一些稀缺的圖書資料，更好為博物館的三大功能服務。孫山故居紀念館接受捐贈的圖書來源渠道有以下幾種： （一）單位、社會團體的捐贈 第一，與本館有業(yè)務聯系的地方文獻編撰單位的圖書捐贈。博物館圖書資料征集、收

5、藏地方文獻，設置地方文獻專藏，不僅有助于完整保存地方文獻典籍，而且對本館的文獻資源和文獻工作都是極為重要的補充，并且在一定程度上反映了博物館圖書資料所具有的地方文化特色。3如中山市地方志辦公室、中山市檔案局等單位捐贈其所編撰、出版具有地方特色的文獻、年鑒、文史資料給本館，為本館特色展覽的制作、地方文史研究業(yè)務等提供了豐富的資料。 第二，與本館有業(yè)務聯系的研究機構出版的圖書捐贈。與本館有業(yè)務聯系的研究機構，如廣東省孫中山基金會、廣東省社會科學院、中山市孫中山研究會等機構云集了研究孫中山的專家學者，他們有的是團體出書、有的是多人合著、多人合編出書，這些優(yōu)秀的成果作為捐贈圖書贈送給博物館，為業(yè)務人員

6、從事研究、進行宣傳教育提供了便利。 （二）個人捐贈 第一，個人出版的圖書捐贈。高校教師、社科院研究員大多是某一學科、某一研究專題的學術帶頭人，很多高質量的專著均是他們多年的研究成果。他們多與博物館研究有業(yè)務聯系，也樂于捐贈自己的著作。這些贈書是“在專家學者的教學和科研活動中形成的資料， 翔實地記錄了他們的研究過程和奮斗足跡， 其成果是智慧和經驗的結晶， 是學術水平和業(yè)務能力的綜合反映?！?如本館專藏的學者孫關龍、盛永華伉儷贈書，大多數是由他們主編或出版的專著。 第二，為開展研究而個人收藏的圖書捐贈。高校教師、學者等為開展個人研究所積累收藏的圖書在他們晚年或去世后由其家屬將藏書贈送給開展相關研究

7、的博物館。如2008年，陳錫祺教授家屬秉承遺愿將陳教授藏書贈送本館，贈書總數達1770冊。其中，關于孫中山宋慶齡研究、辛亥革命等研究的中文專著668冊、外文專著181冊、論文197冊，研究中國近現代史、辛亥革命史料期刊724冊。這些贈書包括許多珍貴的外文文獻及海外同行簽贈予陳教授的學術著作，見證了陳教授的學術生涯及其在史學界的崇高地位，反映了近幾十年來孫中山研究的研究水平和發(fā)展方向，成為本館重要文獻專藏。 第三，專家學者未出版的論文集或高校學生的畢業(yè)論文等非正式出版物。專家學者未出版的論文集或高校學生的畢業(yè)論文等非正式出版物都是他們多年的學習、研究成果，有很高的學術價值，在市場上采購不到，對博

8、物館的相關研究很有利用價值。這些資料多數來源于高校學者的藏書贈書中。 第四，作者在著書過程中， 得到本館的幫助， 主動捐贈給博物館自己編著出版的圖書以表謝意。如石霓博士贈送的容閎自傳：我在中國和美國的生活等。 第五，海外華僑在海外收集的與本館業(yè)務相關的資料。 （三）寄贈圖書 國內外各大博物館和文博系統(tǒng)兄弟單位的具有較高學術水平與參考價值的圖書出版物、期刊或內部交流資料，會通過郵局寄贈給本館，作為業(yè)務交流的一種方式。如臺灣的國父紀念館的國立國父紀念館館刊等。 二、近年來孫中山故居紀念館贈書情況 從表1可見：2008年到2012年五年間，本館采購圖書的數量逐年減少，贈書占新增圖書的比例大體上呈增長

9、的趨勢。自2008年3月以來，本館已對公眾免費開放，采購圖書的經費比較緊張，而接受贈書是彌補博物館購書經費不足的一個好方法，對增加館藏圖書數量、拓寬科研視野都有很大的幫助。 從表1、表2可見，專家大批量贈書是本館贈書的主要來源，管理好大批量贈書是贈書管理工作的重要任務。本館對大批量贈書進行集中管理，用專門的贈書室和專門的贈書專柜存放贈書。這樣有兩個好處：一是利于展覽，在專柜的外面標識“某某贈書”，可以激發(fā)參觀者贈書熱情；二是利于查找和利用，本館業(yè)務人員做展覽、搞研究時常要查找某一個研究者或某一個單位的贈書。這些珍貴的贈書在本館管理信息平臺上可以查詢到特別的索取號，業(yè)務人員將索取號告知管理員，管

10、理員可以在專柜取出以供其利用。 從表3可見，本館接受贈書的種類多種多樣，有正式出版的圖書專著、期刊，有未經出版的論文集、手稿，還有電子音像資料光盤等。這些贈書資料在市面上很難買到，其學術價值高，對本館研究孫中山、中山地方文史等提供了豐富而又稀缺的資料。 三、博物館接受贈書的管理 做好博物館接受贈書的管理，為業(yè)務人員提供業(yè)務學習和研究支持，對博物館業(yè)務的開展及整體水平的提高，具有非常重要的作用。做好對贈書的管理工作，是充分利用贈書的前提和條件，沒有科學的管理，就無法充分地利用。因此制定科學的管理制度，完善管理方法是做好贈書管理的首要工作。 （一）制定科學的、規(guī)范的贈書征集、接收制度，規(guī)定接受贈書

11、的要求、內容范圍 博物館要闡明自身公益性的性質。博物館歡迎、提倡、鼓勵社會各界人士捐贈圖書， 但不是所有的圖書都接收， 應表明接受捐贈圖書的范圍， 要求贈書內容健康、積極， 具有一定的學術水平和參考價值， 并適合于開展本館業(yè)務的， 而且要求贈書沒有嚴重殘損、缺頁（古籍善本除外）。 （二）制定嚴格的贈書交接手續(xù)制度，對捐贈者進行回敬與表彰 制定嚴格的贈書交接手續(xù)制度，制作贈書入庫交接表及贈書清單，明確點交人與接收人，如實記錄贈書書名、作者、出版社、價格、數量等圖書資料和贈書者情況。另外，對捐贈者的回敬與表彰是對成果和捐贈價值的認可，是鼓勵捐贈者繼續(xù)捐贈、激勵更多的社會團體和個人積極地向博物館捐贈

12、圖書的有效方法。對捐贈者進行回敬與表彰， 應采取多種形式的表彰方式，對大型贈書機構和單位，舉行贈書展覽和贈書儀式；對個人贈書者，及時寄回執(zhí)或回贈捐贈者感謝狀以示感謝；還可通過網絡定期公布贈書者名單，舉辦贈書展覽，宣傳贈書事跡。如2012年本館利用“紀念孫中山誕辰146周年”紀念活動等契機，為捐贈圖書貢獻較大的單位、個人舉行贈書交接儀式、為其頒發(fā)感謝狀并通過各大媒體進行宣傳報道。這樣，有利于推進和拓寬捐贈渠道。 （三）制定贈書的驗收、登記、上架工作制度 捐贈者將書捐贈給與自己研究相關的博物館， 是對博物館極大的信任。有些博物館對于不屬于本館收藏、研究范圍的贈書，采取剔除或作其它處理。而孫中山故居

13、紀念館對贈書、手稿、非正式出版物及其它任何資料都進行妥善的保管， 對于不適合上架的圖書也決不遺棄， 體現了對捐贈者的尊重。本館制定捐贈圖書的驗收與登記工作制度，規(guī)定負責接收捐贈圖書的管理人員， 收到捐贈書后， 及時進行登記、加工，將圖書信息錄入管理系統(tǒng)，使讀者在目錄庫中可以查詢到該書并知該書館藏地點；加工時， 給贈書作一些標記，如在書刊的扉頁或顯著位置蓋上“某某贈書”字樣的圖章，將贈書與博物館原有藏書區(qū)分開來， 錄入圖書管理系統(tǒng)時，用專門的索取號標識贈書，如索取號用單位的名稱或贈書者的姓名中取任意兩個字母加“/”來排序。另外，在驗收的卷冊說明中注明來源，以區(qū)別于其他贈書。此外，還在MARC格式

14、的601字段中加上贈書的標識符，以利于查找利用。 在贈書上架方面，可分為：集中管理與分散管理相結合的上架方法。集中管理就是博物館設立專門藏書室單獨收藏單位或個人大批量贈書進行統(tǒng)一管理模式；分散管理就是將零散的贈書按學科分類典藏到各書庫的管理模式。孫中山故居紀念館考慮到大批量贈書的獨特性、連續(xù)性和本館館藏特色，為保持專家學者學術思想的系統(tǒng)性和完整性，為有利于讀者集中檢索利用， 對專家大批量的贈書設立專柜、專室。如陳錫祺教授、孫關龍盛永華伉儷等設立了贈書專藏室，有贈書專柜存放。而其他零散的捐贈圖書則采取分散管理的方式，按學科分類融入到各書庫或閱覽室中，與普通書刊一樣供借閱流通。 四、贈書的利用及意

15、義 傳統(tǒng)觀念中，博物館圖書資料主要是以藏書量為評估標準。隨著博物館地位的日益提高及信息化時代的到來，博物館圖書資料工作也必須跟隨新時代的服務要求，加強科學管理和建設工作，提高管理水平，來適應圖書資料事業(yè)自身發(fā)展規(guī)律的要求，這就要變“藏”為“用”，實現以“用”為中心的轉變。3博物館贈書管理工作，是圍繞著為博物館的各項工作服務為中心來展開，它的發(fā)展應以科學化、規(guī)范化為本，使贈書管理工作更加規(guī)范和完善，以達到向專業(yè)技術人員提供最佳服務的目的。博物館的珍貴贈書，是博物館科研工作的基礎。有效地利用贈書并對其進行科學管理， 不是將贈書作為博物館的資產原封不動地保存起來進行陳列展覽， 而是為滿足業(yè)務人員業(yè)務

16、學習和研究的需求為出發(fā)點， 對捐贈圖書進行充分地開放和利用。其利用方法有：第一，開辟捐贈單位、捐贈個人批量贈書紀念專柜專室閱覽室，開放給讀者。開辟贈書紀念專柜專室閱覽室這種做法既保持了圖書原來的藏書體系， 也表達了對捐贈者的尊重和紀念， 讀者也能夠系統(tǒng)地查看該專家學者的研究成果、研究方向并利用圖書。第二，完善電子捐贈書目，供讀者在網上查詢利用。第三，將部分稀缺的圖書，進行數據化管理，通過掃描、拍照等，將文獻數據化，供讀者在內部網閱讀。第四，在博物館臨時展廳或圖書閱覽室舉辦“捐贈圖書展”等， 派專人專管。這樣既可以擴大捐贈圖書的影響與宣傳， 拓寬捐贈圖書的來源， 又可以提高捐贈圖書的利用率。 總之，博物館接受捐贈圖書是個長期持續(xù)的過程。對贈書進行科學管理與有效利用，不僅能提高捐贈的圖書價值，激勵捐贈者更大的捐贈熱情，促進捐贈活動的健康發(fā)展，同時還為博物館的收藏、保護、展覽、宣教