物業(yè)管理有限公司公文管理制度范例

1、物業(yè)管理有限公司公文管理制度（征求意見稿）匯編部門：公司行政部匯編時間：二0 年五月第一章總則第一條 為了實現(xiàn)公司公文處理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度 化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，保證公文的嚴(yán)肅性，根據(jù)國家行 政機關(guān)公文處理辦法的原則，結(jié)合公司實際，特制定本制度。第二條 公文處理必須做到及時、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范，必須嚴(yán)格 執(zhí)行有關(guān)保密法規(guī)，確保公司商業(yè)秘密的安全。第三條 公司各部門應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，遵守本制度并 加強對公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。經(jīng)常深入實際、調(diào)查研究，養(yǎng)成 實事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng)，提高公文處理工作的效率和質(zhì)量。 建立收發(fā)文記錄，發(fā)文部門必須填寫發(fā)文簿，收文部門必須對

2、收到資 料進(jìn)行收文登記。第四條 公司行政部是公文處理的歸口管理部門，主管公司并指 導(dǎo)各部門公文處理工作，負(fù)責(zé)公司公文的統(tǒng)一收發(fā)、分辦、傳遞、用 印、立卷、歸檔和銷毀。第五條 凡以公司名義行文的一切書面文件（含電子文件），均 適用本制度。第二章公文種類第六條公司常用公文種類主要包括：（一）決定：用于對重要事項作出決策和安排。（二）意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。（三）通知：用于任免干部，傳達(dá)上級指示，轉(zhuǎn)發(fā)上級和不相隸 屬有關(guān)單位的公文，發(fā)布要求各部門辦理和有關(guān)單位需要周知或者共 同執(zhí)行的事項。（四）通報：用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神、交流重 要情況。（五）報告：用于向上級匯報工作

3、、反映情況、答復(fù)上級有關(guān)單 位的詢問。（六）請示：用于向上級或有關(guān)單位請求指示、批準(zhǔn)。（七）批復(fù)：用于公司回復(fù)有關(guān)單位的請示。（八）制度（辦法）：用于發(fā)布公司的規(guī)范經(jīng)營管理等行為的規(guī) 章制度，用于對特定范圍內(nèi)工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范。（九）函：用于公司與其他不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向與公司無隸屬關(guān)系的有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)相關(guān) 事項等。（十）會議紀(jì)要：用于記載和傳達(dá)公司內(nèi)各有關(guān)重要會議主要精 神和議定的事項。第七條公文按照行文方向分為：上行文：指下級機關(guān)向所屬上級機關(guān)的發(fā)文，如請示、報告。平行文：指平行機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間的發(fā)文，主要是函， 也包括一些紀(jì)要。

4、下行文：指上級機關(guān)對所屬下級機關(guān)的發(fā)文，如決定、通知、通 報、批復(fù)等。第三章公文格式第八條 公司公文一般由秘密等級和保密期限、 緊急程度、發(fā)文 單位標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送單位、正文、附件說明、 成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā) 日期等部分組成。（1） 涉及公司商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級。 其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號。公文按機密程度可分為以下幾類：1絕密：指極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的公文。2機密：指次為重要并且所涉及內(nèi)容不能向公司內(nèi)外無關(guān)人員透露的公文。3秘密：指不宜向公司以外人員透露內(nèi)容的公文。4普通：指非秘密公文。如附有

5、其他調(diào)查問卷之類的重要東西，則另當(dāng)別論。5傳閱：指在本公司內(nèi)部傳閱或傳達(dá)的公文。（2） 緊急文件應(yīng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、 “急件” 。（3） 發(fā)文單位標(biāo)識應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字，用套紅大字居中印在公文首頁上部。（4） 發(fā)文字號應(yīng)包括公司代字、年份、序號組成。（5） 上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中“請示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。（6） 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號。標(biāo)題用 2 號方正小標(biāo)宋簡體字居中排布。（7） 正文是公文的主體部分。用3

6、號仿宋體字。（8） 主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（9） 抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。（十）公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，成文時間之前注明附件序號和名稱。應(yīng)在正文下空一行左空2字的位輅用3號仿宋體字標(biāo) 識。（十一）成文日期，會議通過的決定、決議等以會議通過日期為準(zhǔn)；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)；一般信函、傳真，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。成文日期用漢字將年月日標(biāo)全，“零”寫做。（十二）內(nèi)容不宜對外公開的，應(yīng)當(dāng)在文件首頁右上角適當(dāng)位輅 注明“內(nèi)部文件”。（十三）公文除會議紀(jì)要以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。（十四）公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主

7、題詞。上行文按照上級單位的要求標(biāo)注主題詞。 “主題詞”用 3 號黑體字，后標(biāo)全角冒號，詞目用3 號黑體字，詞目為三個能反應(yīng)文章內(nèi)容的詞組，詞目之間空1 字。第九條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn) A4型（210mr 297mm , 左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第十條公文中其他各組成部分的標(biāo)識規(guī)則，按照 國家行政機關(guān)公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。第四章 行文規(guī)則第十一條行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。第十二條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。第十三條上報的公文，應(yīng)當(dāng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。第十四條公司內(nèi)設(shè)部門機構(gòu)原則上不得對外正式行文，只就一般事務(wù)性函行文。第十五條 “

8、請示” 應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送單位，如需同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級單位。 “報告”不得夾帶請示事項。第十六條除公司領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的事項外，不得以公司名義向上級單位領(lǐng)導(dǎo)個人報送“請示”、“意見”和“報告”。第五章 文件編號第十七條每份文件都必須設(shè)輅編號，不得重復(fù)或遺漏。（1） 紅頭文件紅頭文件的編號按國家公文編號有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。（例： 步物管 20121 號， 表示為 “步行街物業(yè)管理有限公司 2012年第 1 號紅頭文件”）（2） 會議紀(jì)要按年度順序編“步物管會紀(jì)20XX x號”。（3） 其他類型的文件公司其他文件，根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和管理的需要，另行確定。第六章 發(fā)文辦

9、理第十八條發(fā)文辦理包括擬稿、核稿、 簽發(fā)、 繕印、 校對、 用印、登記、分發(fā)、立卷、歸檔、銷毀等程序。第十九條擬稿： 公文由相關(guān)部門負(fù)責(zé)擬稿，初稿形成后，經(jīng)相關(guān)部門會簽；擬稿部門針對會簽意見修訂，形成正式文稿。草擬公文應(yīng)當(dāng)做到：（1） 符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。（2） 情況確實，觀點明確，表述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標(biāo)點正確，篇幅力求簡短。（3） 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一、 ” ， 第二層為 “ （一） ”，第三層為“1. ”第四層為“（1）”。（4） 引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。應(yīng)當(dāng)使用國家 法定計量單位。（5） 文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱

10、并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時注明準(zhǔn)確的中文譯名。（6） 公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。第二十條核稿 : 正式文稿經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，交行政管理中心主任復(fù)核。核稿把關(guān)的重點是：（1） 是否需要行文；（2） 是否符合國家的法律法規(guī)和方針政策及有關(guān)規(guī)定；（3） 涉及多個部門的文件是否已會簽；（4） 提出的要求和措施是否明確具體、切實可行；（5） 文字表述、文種使用、公文格式等是否符合本適度的有關(guān)規(guī)定。第二十一條簽發(fā)：經(jīng)行政部復(fù)核后，擬稿部門須規(guī)范填寫公司行政

11、部統(tǒng)一印制的發(fā)文稿紙，按權(quán)責(zé)劃分細(xì)則規(guī)定的授權(quán)，報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第二十二條對不符合本制度規(guī)定的文稿，各級領(lǐng)導(dǎo)和把關(guān)部門應(yīng)當(dāng)退回重擬。第二十三條公文正式印制前，應(yīng)當(dāng)重點復(fù)核以下內(nèi)容：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。復(fù)核后需要對文稿進(jìn)行實質(zhì)性修改的，應(yīng)按本制度規(guī)定程序復(fù)審。第二十四條印制。對文件打印清樣進(jìn)行全面校對無誤后方可 印制；印件要格式正確、整潔、美觀、份數(shù)準(zhǔn)確。行政部負(fù)責(zé)紅頭文 件的印制和裝訂。第二十五條 用印。（一）監(jiān)印人須按規(guī)定用印，用印前應(yīng)當(dāng)對公文進(jìn)行全面審核， 手續(xù)完備方可用印。（二）印章要蓋得清楚端正，印章的位輅在成文時間處，整個印 模應(yīng)當(dāng)壓年壓月

12、；法人名章在成文時間上方；不得在文件的空白頁上 蓋章。第二十六條 分發(fā)與登記，發(fā)文部門按文件簽批意見分發(fā)文件， 并作好發(fā)文登記。第七章收文管理第二十七條 行政部負(fù)責(zé)公司外來文件以及各部門報送公司領(lǐng) 導(dǎo)的文件的處理。各部門負(fù)責(zé)本部門外來文件以及公司下發(fā)文件的處 理。第二十八條 收文辦理一般包括簽收、登記、分發(fā)、擬辦、批 辦、承辦、督辦、立卷、歸檔、銷毀等程序。第二十九條 簽收：收到文件應(yīng)以簽字或蓋章的方式給發(fā)文單 位以憑據(jù)。第三十條 登記：對收文的特征和辦理要求進(jìn)行記載，如標(biāo)題、 發(fā)文單位、緩急度等。第三H一條 擬辦：各部門收到的外來文件，對指名或親啟件 原則上直接送收件人；不能明確收件人或重要

13、來件應(yīng)先匯總至公司行 政部，由行政部拆開后據(jù)情填寫收文處理簽提出辦理意見，送上 級領(lǐng)導(dǎo)批閱。第三十二條 分發(fā)：行政部根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，對來文進(jìn)行跟進(jìn)辦理，對需要公告的事項，通過會議、公告欄等方式負(fù)責(zé)傳達(dá)；對需要傳閱的文件送達(dá)給相關(guān)責(zé)任人，并做傳閱登記。對于需要公司領(lǐng)導(dǎo)傳閱、批閱的文件，應(yīng)先送第一應(yīng)閱人，第一應(yīng)閱人退回后，再送第二應(yīng)閱人，由送閱人采取一送一退的辦法交領(lǐng)導(dǎo)依次傳閱。對于閱知性文件一般按領(lǐng)導(dǎo)的排列順序從前往后傳閱；對于閱批性文件，則按領(lǐng)導(dǎo)排列順序從后往前傳閱。第三十三條承辦：各責(zé)任部門（責(zé)任人）對需要辦理的事項應(yīng)及時進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)直接答復(fù)呈文

14、單位；凡涉及其他部門業(yè)務(wù)范圍的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的事項，承辦部門應(yīng)當(dāng)提出處理意見并代擬文稿，一并送請上級領(lǐng)導(dǎo)審批。承辦情況與部門或個人績效考核結(jié)合。第三十四條督辦：行政部有權(quán)對承辦情況進(jìn)行督促檢查。督辦貫穿于簽批事項處理的各個環(huán)節(jié)，根據(jù)事項的緊急程度隨時或者定期向領(lǐng)導(dǎo)反饋辦理情況。第三十五條時間控制：各事項在擬辦、承辦、督辦等每一階段，均要求辦理的時效性；其中，普通件辦理控制在48 小時內(nèi)，急件辦理控制在24 小時內(nèi)，特急件應(yīng)立即辦理。各責(zé)任人應(yīng)在相應(yīng)時間范圍內(nèi)向公司領(lǐng)導(dǎo)、行政部反饋辦理情況。公文辦理時效納入部門或個人績效考核。第八章 公文立卷、歸檔

15、和銷毀第三十六條公文辦理完畢，承辦人或者主管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文立卷、歸檔的有關(guān)規(guī)定，將定稿、正本和有關(guān)材料整理立卷。第三十七條公文立卷，應(yīng)當(dāng)以文件的自然形成規(guī)律和保持文件之間的歷史聯(lián)系為原則。靈活運用問題、名稱、通訊者、時間、作者、地區(qū)六個特征和保存價值，進(jìn)行立卷，使案卷正確地反映公司的主要工作情況，便于保管、查找和利用。第三十八條公文復(fù)制件作為正式文件使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制單位證明章，視同正式文件妥善保管存檔。案卷要寫標(biāo)題，填寫卷內(nèi)目錄、備考表，確定保管期限，按照有關(guān)規(guī)定定期向檔案部門移交。第三十九條沒有存檔價值和存查必要的公文，可按照公司檔案管理制度有關(guān)規(guī)定，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，可以定期

16、銷毀。銷毀秘密公文，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記，由公司有關(guān)部門人員監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。第九章 罰則第四十條公司各部門在公文辦理過程中，均應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，凡違反本制度的，給予20-200 元處罰。第四十一條公司各部門在執(zhí)行本制度過程中出現(xiàn)差錯，則給予責(zé)任人50 元 / 次的處罰；若造成嚴(yán)重后果，除賠償經(jīng)濟(jì)損失以外，并處罰款200 元 /次，通報批評直到降職降薪處理。第十章 附則第四十二條本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋，并修訂完善。本制度自公布之日起施行附件 :公文模板目錄一、A4型公文紙頁邊及版心尺寸二、紅頭文件紙四、請示五、報告六、部門間工作聯(lián)系單七、決定八、通知九、批復(fù)十、通告十一、會議紀(jì)要十二、傳真

17、十三、傳閱單十四、文件簽收單m m/Q2m&H2步行街物管公司文件x x字，20x x ?x x號（仿宋三號居中）（紅色反線距此4mm）標(biāo)題（宋體小二號居中）主送單位（仿宋三號左側(cè)頂格）：自然段（左空 2字）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1. XXXX （仿宋三號左空 2字）2. xxxxxxx（蓋章生效）二。一年 月日（右空4字）主題詞（黑體三號居左頂格）：詞目（宋體小三號）抄送（仿宋三號左空 1字）：XXX、XXX印發(fā)機關(guān)（仿宋三號左空1字） 201年 月 日印

18、發(fā)步物管內(nèi)部請示秘密XX請字，？ 號特急總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：主管副總經(jīng)理意見：標(biāo)題：內(nèi)容摘要：附件：1.2.簽報人：年 月日呈文部門：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后會簽頁文件名及字號:會簽單位會簽內(nèi)容會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年 月 日會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年 月 日會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年 月 日會簽意見（需根據(jù)呈文部門所申請審核內(nèi)容明確會簽意見）：負(fù)責(zé)人簽字：簽字時間：年 月 日原件

19、存檔部門復(fù)印件存檔部門關(guān)于 X X X 問題的請示（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）X X X: （主送機關(guān)和正文：仿宋3 號）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X

20、X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。附件： 1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X X X X X X X X X X（呈文單位）二。一年 月日步物管內(nèi)部報告秘密XX報字， ？ 號特急總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人批示：主管副總經(jīng)理意見：標(biāo)題：內(nèi)容摘要：附件：1.2.簽報人：年 月日呈文部門：經(jīng)辦人：聯(lián)系電話：原件存檔部門復(fù)印件存檔部門注：辦公室負(fù)責(zé)審核格式以及模板的正確使用；會簽頁及正文附后關(guān)于X X X問題的報告（標(biāo)題二號宋體字加粗居中）X X X: （主送機關(guān)和正文：仿宋3 號

21、）X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XX X X X X X X X X X X 。附件： 1. X X X X X X X X X X X X X X X X2. X X X X X X X X X X X X X X X X（呈文單位）二年 月日步物管工作聯(lián)系單日期：編號:題目收件部門收件人具體內(nèi)容發(fā)文部門部門負(fù)責(zé)人辦理期限對方簽收備注XX決字,? 號正文（仿宋3號） 為此，特決定如下：發(fā)文單位/部門（蓋章）二OO八年X月X日主題詞：（黑體小三） XX XX 決定（宋體小三）主送：XXX部抄送：XXX部份數(shù)：共印X份存X份發(fā)X份發(fā)文單位/部門