文件控制培訓(xùn)

1、企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀文件控制培訓(xùn)企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀文件的相關(guān)定義文件的相關(guān)定義文件控制要求文件控制要求文件發(fā)放更改文件發(fā)放更改學(xué)習(xí)內(nèi)容技術(shù)文件管理要求技術(shù)文件管理要求企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀文件的相關(guān)定義 文件：文件：信息及其承載媒介信息及其承載媒介。注：注：用于溝通信息、統(tǒng)一行動、指導(dǎo)過程的文件和用于過程及結(jié)果證實的記錄都是文件。媒介可以是紙質(zhì)、磁性、電子或光學(xué)電腦磁盤、照片、錄像、樣品或其他媒體及他們的組合。 文件是一項增值的活動，所謂“增值”，關(guān)鍵在于實施有效，并持續(xù)改進。因此文件的“增值”，必然產(chǎn)生在文件的形成、發(fā)展

2、、更新、變化等一系列全過程的控制之中。 記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。記錄：闡明所取得的結(jié)果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。注：注：記錄是文件的一種形式，是過程結(jié)果的記載，是對過程的證實。企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀4.2 文件要求文件要求4.2.1 總則本公司質(zhì)量管理體系文件包括：1) 形成文件的質(zhì)量方針、目標(biāo)；2) 形成文件對質(zhì)量管理體系覆蓋范圍的描述；3) 質(zhì)量管理手冊；4) 程序文件；5) 作業(yè)文件（確保其生產(chǎn)和服務(wù)過程進行有效策劃、運作控制所需的作業(yè)文件）；6)技術(shù)文件（技術(shù)圖紙、技術(shù)更改通知、包裝方案等）7) 記錄；8) 與產(chǎn)品及質(zhì)量有關(guān)的各公司

3、適用的外來文件。注：文件可采用任何形式或類型的媒體。其中質(zhì)量手冊品質(zhì)部進行編制修訂，為公司所有部門綱領(lǐng)性文件，各部門編制質(zhì)量文件、體系運行均應(yīng)按照公司質(zhì)量手冊要求實施。 注2：文件可以采用任何形式或類型的媒介。文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀5質(zhì)量手冊質(zhì)量手冊（一階文件）（一階文件）程序文件程序文件（二階文件）（二階文件）作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)規(guī)程、制度作業(yè)指導(dǎo)書、作業(yè)規(guī)程、制度及外來文件及外來文件、臨時文件、臨時文件（三三階文件）階文件）記錄記錄（四四階文件）階文件）描述QMS結(jié)綱綱要闡述部門間運作程序闡述某項具體操作QMS運作.證據(jù)公司文件架構(gòu)公司文件架構(gòu)文件控制要求企管

4、企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀6受控文件的類型原版文件：評審簽核之原版文件，此文件由體系工程師負(fù)責(zé)保存，主要用于文件復(fù)印不需要加 蓋任何文件章。原版保留文件：原版文件被作廢后，體系工程師需保留所有與體系相關(guān)之文件的原版文件，以 便后續(xù)查詢，此部份文件以 “原版文件保留”進行識別。受控文件：蓋有“受控” 章發(fā)行至各單位簽收使用之文件。參考文件：公司發(fā)放至外部單位或個人的公司內(nèi)部非受控文件。臨時文件：臨時下發(fā)之文件或試運行文件，此文件使用一段時間后將會被作廢，如需長期使用 需重新申請升級為公司正式受控文件；臨時文件需明確臨時文件的有效期。外來文件：非本公司內(nèi)擬定之外部文件以“外來文件”

5、章識別；作廢文件：超過使用期限或有再版之舊版文件以“作廢文件” 章識別。技術(shù)文件：項目組技術(shù)下發(fā)的圖紙、技術(shù)方案等以“技術(shù)文件”章識別企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀7受控文件的類型企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀10文件控制要求-記錄控制記錄保管人記錄保存期限 單位名稱文件代碼記錄代碼單位名稱文件代碼記錄代碼人事行政部HRHR研發(fā)部TETE財務(wù)部FN/制造中心支架生產(chǎn)部PDPD品質(zhì)部QDQD制造中心新品生產(chǎn)部N

6、PNP品質(zhì)體系/DCC制造中心設(shè)備保障部EMEM品質(zhì)SQE/SQE供應(yīng)商開發(fā)部SCSC支架項目組SMSM新品項目組NTNT物流部物流PCPNP物流部倉庫PCWH企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀公司文件的編號方法公司文件的編號方法企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀4.2.3 4.2.3 文件控制文件控制 質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應(yīng)依據(jù)4.2.4的要求進行控制。應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定以下方面所需的控制：a）為使文件是充分與適宜的，文件發(fā)布前得到批準(zhǔn)；b）必要時對文件進行評審與更新，并再次批準(zhǔn)；c）確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識別

7、；d）確保在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本；e）確保文件保持清晰、易于識別；f）確保組織所確定的策劃和運行質(zhì)量管理體系所需的外來文件得到識別，并控制其分發(fā)；g）防止作廢文件的非預(yù)期使用，如果出于某種目的而保留作廢文件，對這些文件進行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識。文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀文件識別文件識別文件控制要求企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀4.2.4 4.2.4 記錄控制記錄控制 為提供符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的證據(jù)而建立的記錄，應(yīng)得到控制。 組織應(yīng)編制形成文件的程序，以規(guī)定記錄的標(biāo)識、貯存、保護、檢索、保留和處置所需的控制。 記錄應(yīng)保持清晰、易于識別和檢索

8、。文件控制要求記錄的管理 各部門應(yīng)有專人及時收集、匯總各類記錄，保持順序號或日期、頁碼的連續(xù)，以便于查閱。 記錄的歸檔方式應(yīng)便于存取和檢索。如部門有多種記錄，要對存放記錄的文件夾等進行編號。各部門應(yīng)對記錄定期整理，裝訂成集。每1-2個月進行一次總的歸檔。企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀15文件控制流程文件控制流程文件簽收文件存放舊版文件回收文件管制表登記修改部門內(nèi)部文件更新通知企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀記錄清單更新記錄清單更新企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀文件管理文件管理文件管理要求：文件由各部門自己存放，但必須能夠識別。各部門對文件如有需要也可以進

9、行張貼，但必須是受控文件。 文件保存環(huán)境應(yīng)整潔、安全，保證文件不受損壞或者丟失。 如文件持有部門將文件損壞、丟失或需增加文件時，需填寫文件增補表經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，交品質(zhì)部申請補發(fā)。（文件審批權(quán)限如下） 臨時文件到期必須收回至品質(zhì)部文件補發(fā)申請表文件補發(fā)申請表體系工程師審批體系工程師審批管理者代表批準(zhǔn)管理者代表批準(zhǔn)企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀技術(shù)文件管理職責(zé)技術(shù)文件管理職責(zé)各部門職責(zé)項目組：負(fù)責(zé)本項目組技術(shù)文件的制定及發(fā)放至相關(guān)部門。制造中心：負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場相關(guān)技術(shù)文件的發(fā)放、管理及使用。研發(fā)部：負(fù)責(zé)新品圖紙及技術(shù)文件的確認(rèn)和發(fā)放，負(fù)責(zé)設(shè)計文件的批準(zhǔn)及歸檔。品質(zhì)部：車間現(xiàn)場品質(zhì)：I

10、QC、OQC、PQC的發(fā)放、管理及使用。項目組技術(shù) 技術(shù)文件的編寫研發(fā)部 技術(shù)文件確認(rèn)項目組 下發(fā)至生產(chǎn)、品質(zhì)辦公區(qū)制造品質(zhì)文員 下發(fā)至生產(chǎn)現(xiàn)場企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀技術(shù)文件發(fā)放技術(shù)文件發(fā)放技術(shù)文件發(fā)行記錄表技術(shù)文件發(fā)行記錄表NO發(fā)行日期文件編號文 件 名 稱制/修訂人版本次分發(fā)部門/份數(shù)備注發(fā)放部門發(fā)放份數(shù)項目組辦公室辦公室生產(chǎn)現(xiàn)場技術(shù)文件發(fā)行記錄企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀技術(shù)文件的識別技術(shù)文件的識別項目組辦公室項目組號：ABCDEFG辦公室生產(chǎn)現(xiàn)場原件復(fù)印，一份留存，其它蓋技術(shù)文件章發(fā)放部門章復(fù)印蓋有技術(shù)文件章的文件，蓋部門章后下發(fā)AKCOME 項目

11、A組技技 術(shù)術(shù)企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀外來技術(shù)文件的管理外來技術(shù)文件的管理外來文件的管理參照文件控制程序5.4.8執(zhí)行，外來技術(shù)文件的接收由各項目組/部門負(fù)責(zé)對外來文件進行管理，并加蓋“外來文件”章，注明文件的接收日期，記錄于外來文件記錄表中，建立相關(guān)外來文件的管理臺帳。如外來文件需進行分發(fā)需由項目組填寫技術(shù)文件分發(fā)記錄表備注：外來文件，按上述5.1進行發(fā)放。備注：外來文件的發(fā)放不需要再加蓋“技術(shù)文件”章與“受控”章，以“外來文件”章進行識別。企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀技術(shù)文件丟失技術(shù)文件丟失管控發(fā)行之技術(shù)文件原稿由研發(fā)部負(fù)責(zé)保存。如存在技術(shù)文件遺失或損壞需再次申請相關(guān)技術(shù)文件時，由各部門文件管理人員填寫文件增補表經(jīng)責(zé)任部門主管審核后交由項目組。由項目組負(fù)責(zé)安排技術(shù)文件的補發(fā)。文件遺失需增補文件增補申請表部門批準(zhǔn)項目組批準(zhǔn)并發(fā)放企管企管部部讓我們變得更優(yōu)秀讓我們變得更優(yōu)秀技術(shù)文件外發(fā)技術(shù)文件外發(fā)任何部門、個人不得擅自打印、復(fù)制、不得以電子文檔等形式在網(wǎng)上傳遞或者用移動硬盤、U盤、軟盤等拷貝。如因工作需要，需外發(fā)給外部機構(gòu)如：（客戶、供應(yīng)商、認(rèn)證機構(gòu)等其它部門機構(gòu)）申請人需填寫文