關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的幾點思考

1、關(guān)于高校檔案信息化建設(shè)的幾點思考趙連豐(湖州師范學(xué)院檔案室,313000摘 要: 隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和辦公自動化的深化,加快了檔案工作走向信息化建設(shè)的步伐。檔案管理軟件的迅速發(fā)展為檔案信息化建設(shè)提供了技術(shù)保障,高校的快速發(fā)展?fàn)顩r迫使檔案工作走信息化建設(shè)這條道路。結(jié)合實際分析高校檔案信息化建設(shè)的意義及其必要性,提出目前高校檔案信息化建設(shè)中的問題與策略。關(guān)鍵詞:高校檔案; 信息化建設(shè); 檔案管理隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展,信息技術(shù)已滲透到人們的生活領(lǐng)域和工作領(lǐng)域。網(wǎng)上辦公也隨著校園信息化建設(shè)走進人們的視野,檔案工作作為高?？焖侔l(fā)展的重要組成部分,也必將向數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。因此,加快高

2、校檔案信息化建設(shè)步伐,充分發(fā)揮高校檔案信息資源的重要價值和作用,是新形勢下高校檔案部門所面臨的重要課題。一、高校檔案信息化的含義及信息化建設(shè)的必要性1.高校檔案信息化的含義。高校檔案信息化,就是在高校檔案管理過程中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù),把從高校各部門運行過程中匯聚起來的信息資源充分開發(fā)出來,使之成為各部門便于接受和利用的信息產(chǎn)品,并以之為媒介,實現(xiàn)高校檔案信息資源共享。換句話說也就是以數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)為主體,把檔案部門收集的文字、圖紙、聲像、實物等檔案信息存儲在光盤、磁盤等載體中,通過計算機網(wǎng)絡(luò)和終端實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和共享,為各管理部門提供更為便捷、生動、豐富的檔案信息服務(wù)。高校檔案信息

3、化概括起來主要有以下內(nèi)容:一是要實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化;二是實現(xiàn)檔案信息在接收、傳遞、存儲、瀏覽、著錄、查詢等方面的一體化管理;三是實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)庫資源共享。2.高校檔案信息化建設(shè)的必要性。首先,近幾年來高校發(fā)展速度快,規(guī)模越來越大,形成的檔案數(shù)量和門類相應(yīng)增多,檔案載體類型由過去單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展為以磁盤、光盤等多種磁性材料為載體的檔案。越來越多的紙質(zhì)檔案,不僅整理裝訂過程中需要大量人力、物力,而且存儲起來還要占用很大庫房空間。因此會受存儲空間、保管期限等因素的影響,很多檔案不可能做到永久保存,到了一定期限就必須銷毀,這在某種程度上勢必導(dǎo)致信息的流失,所以只有真正實現(xiàn)信息化,才能保證

4、檔案信息的完整與安全,提高檔案部門的對外服務(wù)效率。另外,高校檔案在校史研究、教學(xué)評估、科學(xué)研究、學(xué)歷認證等方面也發(fā)揮了重要的作用。其次,高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,開展檔案信息網(wǎng)上利用,這將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境,逐步實現(xiàn)良性循環(huán)。到那時任何一位利用者將不受任何時間、空間的限制,在任何地點、任何時間,只需要有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦,即可進入高校檔案管理系統(tǒng),查詢自己需要的檔案信息。這使得編研工作、檔案查閱工作變得更為簡易、方便、快捷。這樣檔案管理人員就有更充足的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理、篩選和分析,既保證了檔案質(zhì)量,提高了工作效率,又避免了檔案因借閱造成的磨損。第三,實現(xiàn)檔案信息化可以保證檔案

5、利用的時效性。傳統(tǒng)的檔案歸檔方法,一來時間拖的很長,往往是今年歸去年的檔案,所以歸檔部門要對這些資料保存一年的時間,而各下屬學(xué)院或部門在資料保管這方面又沒有足夠的條件,難免會造成資料的損壞或丟失,就無法保證將來檔案的完整性;二來利用不方便,當(dāng)利用者要查詢某件檔案時,可能會遇到:一方面職能部門未到歸檔時間,沒有將資料移交到檔案室,利用者不能滿足所急需的檔案資料;另一方面,歸檔部門已經(jīng)移交到檔案室,但檔案工作人員因一時案卷數(shù)量太多而未輸入管理系統(tǒng),只能靠人工檢索查閱檔案,這樣勢必影響查詢效率,給工作帶來不便。第三,傳統(tǒng)的歸檔方法,有時會在短時間內(nèi)給檔案工作人員帶來很大的工作壓力,往往會因為一時間案

6、卷數(shù)量積累較多,而影響案卷整理的質(zhì)量或在輸入系統(tǒng)時失誤,導(dǎo)致以后在查詢某卷檔案時出現(xiàn)信息空白的現(xiàn)象。二、高校檔案信息化建設(shè)存在的問題和策略1.高校檔案信息化建設(shè)的宣傳力度不夠。在高校中,很多同學(xué)甚至一些老師對檔案這個概念還都只是一種模糊的認識,還簡單地認為只是學(xué)生或教師的個人檔案,在這樣一個認識程度上,檔案信息化建設(shè)又從何談起。所以,高校檔案館首先應(yīng)做好檔案概念、檔案法律法規(guī)等的宣傳工作,讓廣大師生都能對檔案這個概念有一個正確的認識,了解檔案在實際工作中所起的作用。其次,檔案館還應(yīng)主動做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作,將應(yīng)歸檔的電子文件的具體歸檔范圍公布在校園網(wǎng)或者是檔案館(

7、室的部門網(wǎng)站上,擴大宣傳面,提高廣大師生對檔案信息化的認識。高校檔案館(室的工作人員要深入到各歸檔部門進行調(diào)研,廣泛聽取各部門對電子文件形成與歸檔情況的意見,制定出適合自己學(xué)校的電子文件歸檔范圍,以及切實有效的檔案信息化建設(shè)的法規(guī)、政策。第三,高校檔案館不應(yīng)該局限于為學(xué)校建設(shè)、日常教學(xué)提供檔案材料這一狹隘的服務(wù)功能上,而應(yīng)該更好的發(fā)揮它作為一個學(xué)校不斷發(fā)展的歷史見證人的功能,成為一個廣大師生了解學(xué)校過去歷史面貌和發(fā)展過程的平臺,成為一個展示學(xué)校優(yōu)良文化傳統(tǒng)和良好學(xué)習(xí)風(fēng)氣的教育基地,讓更多的人感覺到檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性,也可使學(xué)校的檔案信息化建設(shè)能夠有更好的發(fā)展目標(biāo)。2.高校檔案信息化

8、建設(shè)資金、設(shè)備投入不夠。盡管計算機技術(shù)普遍應(yīng)用,但各地區(qū)各高校的發(fā)展水平并不一致,少數(shù)重點院校檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)比較超前,已建立了校園局域網(wǎng),實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)庫資源共享,檔案信息管理均實現(xiàn)計算機輔助處理,替代過去手工作業(yè)的傳統(tǒng)模式。但是,大部分高校只是配備了計算機、打印機和掃描儀,只做一般的文字處理工作,盡管做到校園網(wǎng)絡(luò)和檔案館(室相連,卻沒有網(wǎng)絡(luò)版的檔案信息管理系統(tǒng)軟件的支持,輸入的數(shù)據(jù)不能及時的合并入數(shù)據(jù)庫,也就不能快速地實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享查詢,再加上沒有相關(guān)硬件設(shè)備的投入,校園網(wǎng)對于檔案信息化管理來說就形同虛設(shè)了。在這個問題上,一方面,高校可以結(jié)合自己的經(jīng)濟能力,從實際出發(fā),充分利用現(xiàn)有設(shè)備,按照

9、“合理搭配、逐步發(fā)展”的原則購置適當(dāng)?shù)募夹g(shù)設(shè)備,包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、路由器、圖文影像掃描設(shè)備、海量存儲設(shè)備等;另一方面,高校檔案館(室也可以根據(jù)實際情況,依據(jù)相關(guān)規(guī)定和收費標(biāo)準(zhǔn),收取一定的檔案查詢手續(xù)費和工本費,在一定程度上做到自主創(chuàng)收,解決部分經(jīng)費不足問題。3.高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、技術(shù)力量投入不夠。人才是社會進步的決定因素,是高校檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵,檔案人員的素質(zhì)直接影響著高校檔案信息化建設(shè)的進程。這是因為,現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備需要具有一定科學(xué)技術(shù)水平的人員去操作和使用,這在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識和管理能力等方面都對檔案工作人員提出了新的、更高的要求,它要求檔案室的工作人員既對檔案管理工作了

10、如指掌,干起來輕車熟路,又對現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用十分了解。但目前許多高校檔案人員整體水平還不能適應(yīng)信息時代檔案事業(yè)的發(fā)展需要,在知識結(jié)構(gòu)、人才結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)方面仍存在著問題。一些高校檔案工作人員既懂檔案專業(yè)知識又能掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)的人才非常缺乏。有些高校的檔案人員大部分屬于兼職的性質(zhì),專業(yè)不對口,業(yè)務(wù)不精,綜合素質(zhì)和計算機水平相對偏低,這都嚴重地阻礙了檔案信息化建設(shè)的進程。因此,我們急需培養(yǎng)一批既是檔案學(xué)、文書學(xué)、信息傳播學(xué)等方面的專才,還能精通計算機應(yīng)用軟件開發(fā)、通信工程技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)、信息管理、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)和服務(wù)、辦公室自動化及計算機輔助設(shè)計技術(shù),又能熟練地掌握外語的復(fù)合型人才,這樣的人才可以

11、在檔案的軟件管理和應(yīng)用上游刃有余,才正是檔案現(xiàn)代化管理所需要的,也只有在我們的檔案隊伍中不斷充實這種掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)的復(fù)合型人才,我們的檔案事業(yè)才能與時俱進。4.館藏檔案數(shù)字化進程緩慢。要進行信息化建設(shè),就必須利用計算機、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備,將館藏檔案信息數(shù)字化,建成各種專業(yè)性、綜臺性檔案信息庫。但現(xiàn)在很多高校的檔案管理部門因為資金短缺、設(shè)備和技術(shù)力量不夠,沒有必需的設(shè)備,不能做到將全部文書檔案、照片、聲像檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)變。因此,檔案館要根據(jù)館藏情況、服務(wù)對象和檔案館的功能類型,有重點、有選擇地對館藏檔案進行數(shù)字化。具體從以下兩個方面著手:一是要加快文書檔案、專題檔案目錄的微機錄入。

12、應(yīng)將文書檔案的案卷級、文件級目錄全部輸入微機。因為最基本、最常用的檢索方法在絕大多數(shù)情況下是對案卷標(biāo)題或文件標(biāo)題做檢索的,這樣就必須保證案卷級和文件級標(biāo)題輸入的完整和準(zhǔn)確,否則會導(dǎo)致查找搜索的空白;同時要將一些原來還未錄入微機的早期檔案目錄也錄入微機,這樣在查找早期陳舊檔案時就無須靠手工翻閱查找,提高查詢的速度和準(zhǔn)確率;還要根據(jù)利用情況做好專題檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè),如:干部任免、機構(gòu)建撤、獎勵表彰、職稱晉升等,可以方便快捷地提供利用。二是要做好聲像檔案的數(shù)字化處理。利用掃描儀將照片按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)掃描保存到微機里。對一些館藏珍貴的紙質(zhì)字、畫檔案可用掃描儀掃描保存,破損的、幅面寬的則應(yīng)用數(shù)碼相機直接拍攝成像后輸入計算機,再經(jīng)過軟件進行處理,修補有瑕疵的地方,以確保照片數(shù)字化的質(zhì)量,既搶救了這些檔案,又使其可以作為電子檔案進行保管,方便利用。同時要做好錄音、錄像等多媒體檔案的數(shù)字化加工,利用采集設(shè)備,將錄音、錄像帶上的材料轉(zhuǎn)換成多種格式,分類別采錄電腦,刻錄成光盤保存?？傊?高校檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的任務(wù),我們一定要從本單位實際情況出發(fā),認清形勢,轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想,樹立新觀念,提高檔案工作者的自身素