標(biāo)準(zhǔn)文件管理制度00-01

1、廊坊新橋商貿(mào)公司標(biāo)準(zhǔn)文件管理制度 編號(hào)：XQ/GL00012010a廊坊新橋商貿(mào)標(biāo)準(zhǔn)文件管理制度 編號(hào)：XQ/GL00012010a廊坊新橋公司企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)XQ/GL00-01-2010a 標(biāo)準(zhǔn)文件管理制度 修 訂 頁(yè)歷史制/修訂紀(jì)要制/修訂時(shí)間制/修訂摘要制/修訂人核準(zhǔn)者備注2010-05-27規(guī)范文件制訂及修訂程序王巖民本次制/修訂說(shuō)明編制/修訂原因說(shuō)明：為規(guī)范公司所有企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制流程和要求，特制訂本制度。原章節(jié)號(hào)現(xiàn)章節(jié)號(hào)修訂（內(nèi)容）說(shuō)明修訂人/時(shí)間簽名/日期制修訂人/日期：、王巖民制修訂部門(mén)負(fù)責(zé)人審核/日期：流程管理部門(mén)審核意見(jiàn)/日期： 相關(guān)部門(mén)會(huì)簽/日期：總經(jīng)理審批意見(jiàn)：注：本辦法

2、審批流程：編/修訂部門(mén)會(huì)簽（公司各部門(mén)）審核（總助）審批（總經(jīng)理）企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件管理辦法第一條總則1.1制訂目的規(guī)范公司所有企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、使用、作廢和保管等控制流程和要求，使之得到有效控制，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于適用于廊坊新橋商貿(mào)公司各部門(mén)，適用于企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件的編制、修訂、廢止。1.3管理部門(mén)綜合管理部為本制度的管理部門(mén)。1.4 解釋權(quán)本規(guī)定的解釋權(quán)屬綜合管理部。1.5制、修、廢本規(guī)定由綜合管理部負(fù)責(zé)擬定，經(jīng)公司總經(jīng)理審閱批準(zhǔn)后下發(fā)施行，修改、廢止時(shí)亦同。第二條 定義2.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件歸口管理部門(mén)：綜合管理部是負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)起草、修訂、解釋、廢止文件，

3、對(duì)文件運(yùn)行過(guò)程出現(xiàn)的分歧或爭(zhēng)議進(jìn)行協(xié)調(diào)的部門(mén)，為文件及其記錄的歸口管理部門(mén)，所有文件的歸口管理部門(mén)見(jiàn)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)清單。2.2流程管理部門(mén)：綜合管理部為所有企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件的流程管理部門(mén)，負(fù)責(zé)管理標(biāo)準(zhǔn)文件的歸口管理，保障標(biāo)準(zhǔn)文件流程的合理性、安全性與簡(jiǎn)潔化；負(fù)責(zé)稽查各部門(mén)文件的執(zhí)行情況，保障標(biāo)準(zhǔn)文件切實(shí)有效的執(zhí)行；負(fù)責(zé)評(píng)審文件的適宜性和有效性，并參與所有標(biāo)準(zhǔn)文件的會(huì)審和發(fā)布。2.3 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件：規(guī)定公司各部門(mén)運(yùn)作流程和規(guī)范的文件，這些文件用于界定各領(lǐng)域中共同的、跨部門(mén)的和重復(fù)使用的規(guī)則，對(duì)相關(guān)活動(dòng)事項(xiàng)規(guī)定操作流程、工作要求、職責(zé)權(quán)限以及激勵(lì)考核方式，具有相對(duì)的穩(wěn)定性。第三條 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理要求3

4、.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件通用控制流程回收或銷毀逾期文件審核批準(zhǔn)定期/不定期評(píng)審圖1 100Hz10k Hz 圖中文字Alt+TNO適宜繼續(xù)實(shí)施YES發(fā)布實(shí)施文件編制/更改不適宜3.2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件包括：3.2.1質(zhì)量、環(huán)境管理標(biāo)準(zhǔn)文件及外來(lái)文件：綜合管理部為流程管理部門(mén)，納入管控體系文件；3.2.2企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件：指公司層面的企業(yè)制度類文件，綜合管理部為流程管理部門(mén)，并進(jìn)行異常文件的處理，文件的編號(hào)按企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)約定的原則進(jìn)行；3.2.3業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)管理標(biāo)準(zhǔn)文件：指業(yè)務(wù)拓展記錄、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、客戶維保類文件，業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)部為流程管理部門(mén)；3.2.4銷售運(yùn)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)文件：指農(nóng)資物品流轉(zhuǎn)記錄文件文件，庫(kù)房管理類文

5、件，銷售運(yùn)營(yíng)部為流程管理部門(mén)。3.2.5物控管理標(biāo)準(zhǔn)文件：指農(nóng)資物品購(gòu)銷記錄文件文件，網(wǎng)絡(luò)信息管理類文件，物控部為流程管理部門(mén)。3.3 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編制、發(fā)布、修訂、評(píng)審、廢止、存檔3.3.1質(zhì)量、環(huán)境、業(yè)務(wù)拓展標(biāo)準(zhǔn)文件、農(nóng)資經(jīng)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)文件及外部文件的編制、發(fā)布、回收、評(píng)審、廢止、存檔按管控體系文件規(guī)定執(zhí)行。3.3.2行政公文的編制、發(fā)布、回收、評(píng)審、廢止、存檔見(jiàn)公文管理辦法。3.4 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件控制要求3.4.1標(biāo)準(zhǔn)文件的制/修訂、審核、會(huì)審、會(huì)簽及審批3.4.1.1綜合管理部組織相關(guān)人員，負(fù)責(zé)起草、修訂、解釋、廢止等相關(guān)工作；3.4.1.2企業(yè)文件歸口管理部門(mén)相關(guān)人員在編制、修訂文件時(shí)

6、要嚴(yán)格依照企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件模板編制及修訂文件，填寫(xiě)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件修訂頁(yè)及文件審批流程；3.4.1.3企業(yè)文件歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)流程的合理性和可操作性進(jìn)行審核，再提交綜合管理部審核；3.4.1.4綜合管理部對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的格式、內(nèi)容和審批流程進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批后實(shí)行；3.5 企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)清單內(nèi)/外批準(zhǔn)發(fā)布的文件流程3.5.1 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的編號(hào)、發(fā)布、稽查3.5.2.1 經(jīng)審批后，綜合管理部負(fù)責(zé)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編號(hào)，原則按企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編碼規(guī)則執(zhí)行。文件正式下發(fā)后，各流程歸口管理（起草）人員、綜合管理部負(fù)責(zé)存檔電子版。3.5.2.2綜合管理部負(fù)責(zé)組織相關(guān)人員稽查跨部門(mén)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的

7、執(zhí)行情況，評(píng)審文件的適宜性和有效性；文件歸口管理部門(mén)稽查本部門(mén)內(nèi)部文件的執(zhí)行情況，評(píng)審文件的適宜性和有效性。3.5.2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件的更改、新增和取消3.5.2.1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件更改后須換版重新發(fā)布。 如文件的更改內(nèi)容僅涉及到格式的轉(zhuǎn)換、文字的部分調(diào)整或增加、刪減內(nèi)容對(duì)流程運(yùn)作不產(chǎn)生實(shí)質(zhì)性影響等更改，由部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)綜合管理部同意，對(duì)文件進(jìn)行修訂，修訂后的文件須經(jīng)綜合管理部審核，但可以不再經(jīng)相關(guān)部門(mén)會(huì)簽、審批等，直接由綜合管理部替換原文件。修訂后的文件從修訂再發(fā)布的實(shí)施日期開(kāi)始生效；3.5.2.2 文件新增和取消若需新增或取消文件，則由相關(guān)部門(mén)申請(qǐng)并提交綜合管理部審批后或由綜合管理部直接提案，

8、對(duì)企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件清單予以新增或取消。新增的文件編號(hào)由原來(lái)的編號(hào)上不斷累加，如原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)清單中某一類的文件最后一個(gè)文件是“XQ/GL00-01-2010a”，則新增文件編號(hào)是“XQ/GL00-02-2010a”；若文件不再適宜企業(yè)管理運(yùn)作要求，需將文件取消或合并，則由相關(guān)部門(mén)提交申請(qǐng)或綜合管理部提案，經(jīng)綜合管理部審核并報(bào)總經(jīng)理審批后，對(duì)原文件撤消，其文件同編號(hào)一同撤消。3.5.3文件評(píng)審和修訂要求文件歸口管理部門(mén)每年至少對(duì)文件評(píng)審一次。在以下情況（但不限于）應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)對(duì)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)進(jìn)行修訂，并由授權(quán)人員確定其適宜性。 組織結(jié)構(gòu)發(fā)生重大調(diào)整時(shí)； 流程發(fā)生重大調(diào)整時(shí)； 法律法規(guī)

9、有特殊要求時(shí)； 管理評(píng)審決定調(diào)整時(shí)； 相關(guān)部門(mén)提出流程調(diào)整申請(qǐng)時(shí)。3.5.4企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件的實(shí)施與稽查3.5.4.1分類統(tǒng)一發(fā)文企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件以綜合管理部公布的版本為唯一有效版本，各部門(mén)須嚴(yán)格按本標(biāo)準(zhǔn)編制發(fā)放企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件，同時(shí)各相關(guān)部門(mén)要保證文件的使用處存有有效版本。3.5.4.2 存檔文件歸口管理部門(mén)存檔電子版本。綜合管理部存檔電子版并視情況予以共享。3.5.4.3 文件執(zhí)行實(shí)際業(yè)務(wù)部門(mén)操作流程要求要與企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件規(guī)定相符。3.5.4.4文件修訂如業(yè)務(wù)流程調(diào)整，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)歸口責(zé)任部門(mén)溝通，并對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行修訂；在同一年度內(nèi)對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行修訂時(shí)，文件標(biāo)題不能改變（改變文件標(biāo)題參照“文件新

10、增和取消”），修訂后的文件需重新進(jìn)行審批，修訂文件編號(hào)規(guī)則為：在不改變順序編號(hào)的前提下，更新版本號(hào)。如“XQ/GL00-01-2010a”，修訂后的編號(hào)為“XQ/GL00-01-2010b”。不在同一年度內(nèi)對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行修訂時(shí)，可改變文件標(biāo)題（改變文件標(biāo)題參照“文件新增和取消”），修訂后的文件需重新進(jìn)行審批，修訂文件編號(hào)規(guī)則為：在不改變順序編號(hào)的前提下，更新版本號(hào)。如“XQ/GL00-01-2010a”，修訂后的編號(hào)為“XQ/GL00-01-2011a”。3.5.4.5標(biāo)準(zhǔn)文件的稽查公司文件稽查程序，按照相關(guān)文件的規(guī)定操作執(zhí)行。第四條 效率表格控制要求4.1表格的形式 書(shū)面表格； 電子文本表格

11、；4.2 效率表格的編號(hào)各類效率表格的編號(hào)按效率表格編碼規(guī)則原則進(jìn)行編號(hào)；4.2.2所有效率表格須在其右下角注明編碼、版次、實(shí)施日期，如：行政管理類：“XQ-R01-2010a”；4.3 效率表格的更改、新增和取消4.3.1各部門(mén)根據(jù)實(shí)際運(yùn)作情況，可對(duì)現(xiàn)行使用的各類效率表格提出新增、修改要求。新增、修改的樣表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名認(rèn)可后提交綜合管理部審核，綜合管理部對(duì)其確認(rèn)并做好記錄、編號(hào)、換版發(fā)布；4.3.2效率表格不適用時(shí)，各部門(mén)文件管理人員可經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名認(rèn)可后向綜合管理部提出取消表格申請(qǐng)，經(jīng)綜合管理部確認(rèn)后，取消原有的表格及表格編碼；文件管理人員應(yīng)及時(shí)（1天內(nèi)）通知各相關(guān)使用部門(mén)不再使用已

12、取消的表格清單。4.4表格的管理4.4.1各部門(mén)負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)部效率表格的備份與更新；4.4.2 各部門(mén)對(duì)部門(mén)效率表格版面、編號(hào)的唯一性負(fù)責(zé)；第五條 附則5.1附件附件1：企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)清單附件2：企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)文件模板附件3：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編碼規(guī)則附件4：效率表格編碼規(guī)則5.2頒布實(shí)施本制度自2010年6月1日起施行。附加說(shuō)明：本制度由綜合管理部制定并解釋；本制度主要修訂人王巖民；本制度自簽發(fā)后生效實(shí)施。附件1：企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)清單序號(hào)文件名稱發(fā)布日期發(fā)文號(hào)流程類別1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件管理辦法2010.6.1XQ/GL0001-2010a經(jīng)營(yíng)管理類2經(jīng)營(yíng)計(jì)劃管理制度XQ/GL0002-2010a經(jīng)營(yíng)管理類3月度

13、重點(diǎn)工作計(jì)劃與推進(jìn)管理制度XQ/GL0003-2010a經(jīng)營(yíng)管理類4人事管理制度XQ/GL0001-2010a人力資源類5考勤管理制度XQ/GL0102-2010a人力資源類6招聘管理制度XQ/GL0103-2010a人力資源類7培訓(xùn)管理制度XQ/GL0104-2010a人力資源類8勞動(dòng)合同管理制度XQ/GL0105-2010a人力資源類9獎(jiǎng)懲管理制度XQ/GL0106-2010a人力資源類10薪資管理制度XQ/GL0107-2010a人力資源類11考核管理制度XQ/GL0108-2010a人力資源類12晉升（降級(jí)）管理制度XQ/GL0109-2010a人力資源類13會(huì)議管理制度XQ/GL02

14、01-2010a行政管理類14公文管理制度XQ/GL0202-2010a行政管理類15駕駛員及車輛使用管理制度XQ/GL0203-2010a行政管理類16檔案管理制度XQ/GL0204-2010a行政管理類17宣傳報(bào)道管理制度XQ/GL0205-2010a行政管理類18行政后勤用品管理規(guī)定XQ/GL0206-2010a行政管理類19印章管理制度XQ/GL0207-2010a行政管理類20公司特崗工裝管理制度XQ/GL0208-2010a行政管理類216SK管理規(guī)定XQ/GL0209-2010a行政管理類22合理化建議管理制度XQ/GL0210-2010a行政管理類23財(cái)務(wù)框架及流程制度XQ/C

15、S0301-2010a財(cái)務(wù)管理類24員工借款、報(bào)銷管理制度XQ/CS0302-2010a財(cái)務(wù)管理類25財(cái)務(wù)印章管理制度XQ/CS0303-2010a財(cái)務(wù)管理類26公司差旅管理制度XQ/CS0304-2010a財(cái)務(wù)管理類27筆記本電腦使用管理制度XQ/CS0305-2010a財(cái)務(wù)管理類28固定資產(chǎn)管理制度XQ/CS0306-2010a財(cái)務(wù)管理類29移動(dòng)電話話費(fèi)報(bào)銷管理制度XQ/CS0307-2010a財(cái)務(wù)管理類30銷售管理制度XQ/XS0401-2010a銷售管理類31庫(kù)房管理制度XQ/XS0402-2010a銷售管理類32技術(shù)推廣管理辦法XQ/XS0403-2010a銷售管理類33合作社市場(chǎng)開(kāi)

16、發(fā)管理辦法XQ/YT0501-2010a業(yè)務(wù)拓展類34采購(gòu)管理制度XQ/WK0601-2010a物控管理類35農(nóng)資物品流轉(zhuǎn)流程XQ/WK0602-2010a物控管理類36網(wǎng)絡(luò)信息管理制度XQ/WK0603-2010a物控管理類（頁(yè)眉宋體，小五號(hào)字）附件2：（文頭名稱所在行行距1.5行，段前一行）（頁(yè)邊距上2.2CM，下2.4CM，左右1.8CM）廊坊新橋公司企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)（宋體小初字，行間距為段前一行）YY/ XX XXXXXXXXa（宋體，四號(hào)字）XXXXXXXXXXXXXXX（黑體加粗，一號(hào)字）（宋體，五號(hào)字，加黑）（黑體，小三號(hào)字）修 訂 頁(yè)歷史制/修訂紀(jì)要制/修訂時(shí)間制/修訂摘要制/修訂

17、人核準(zhǔn)者備注XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX本次制/修訂說(shuō)明編制/修訂原因說(shuō)明：XXXXXXXXXXX。原章節(jié)號(hào)現(xiàn)章節(jié)號(hào)修訂（內(nèi)容）說(shuō)明修訂人/時(shí)間XXXXXXXXXXXX簽名/日期制修訂人/日期：制修訂部門(mén)負(fù)責(zé)人審核/日期：流程管理部門(mén)審核意見(jiàn)/日期：相關(guān)部門(mén)會(huì)簽/日期：總經(jīng)理審批意見(jiàn)：備注： 本辦法審批流程：制修訂（XXX）會(huì)簽（各部門(mén)）審核（總助）審批（總經(jīng)理）（間距18磅）（黑體，三號(hào)字）XXXXXXXXXXX（黑體，小四號(hào)字）第一條總則（Arial Black，小四號(hào)字）字）1.1制訂目的（方正姚體，小四號(hào)字）字）XXXXXXXX1.2適用范圍（仿宋GB_2313，

18、小四號(hào)字）字）XXXXXXXXXX1.3管理部門(mén)XXXXXXXXXX1.4 解釋權(quán)XXXXXXXXXX1.5制、修、廢XXXXXXXXXX第二條XXXXXXXX2.1 XXXXXXXXXX2.1.1 XXXXXXXXXX2.1.2 XXXXXXXX2.2 XXXXXXXX2.2.1 XXXXXXXX2.2.2 XXXXXXXX2.2.2.1 XXXXXXXX第三條 附則3.1XXXXXXX3.2XXXXXXX（仿宋體，五號(hào)字，上下加橫線）（宋體，五號(hào)字，上下加橫線）3.3本制度自XXXX年XX月XX日起施行。附加說(shuō)明：本辦法由XXX制定并解釋；本辦法主要修訂人為XXX；本辦法自簽發(fā)后生效實(shí)施；注：（段落間距為25磅）附件3：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文件編碼規(guī)則1企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)的基本原則 每一份企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)只有唯一編號(hào)； 直接采用外來(lái)標(biāo)