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文檔簡介
1、 供應(yīng)部管理制度目錄簡介-03供應(yīng)部崗位職責(zé)-04供應(yīng)部員工工作職責(zé) -05供應(yīng)部人員工作標(biāo)準(zhǔn)-07供應(yīng)部工作流程-08采購方式確定依據(jù)-09關(guān)于供應(yīng)商的管理-10關(guān)于采購價格管理 -11關(guān)于采購品質(zhì)管理-12關(guān)于倉儲管理的規(guī)定-12 簡介供應(yīng)部管理體系:公司設(shè)立供應(yīng)部,具體負(fù)責(zé)公司各物料需求部門的集中專門的采購工作。供應(yīng)部設(shè)立供應(yīng)部主任,主持物料采購和倉儲物流工作,部門設(shè)置了大宗原料采購、設(shè)備和輔材采購、倉儲管理、物流管理等崗位人員的組織體系。為規(guī)范公司的采購行為兼顧質(zhì)量與成本,在保證為公司各生產(chǎn)單位正常運(yùn)行的情況下,提高采購質(zhì)量降低采購成本,配合公司預(yù)算制度的推行提高對供應(yīng)商的談判能力以獲
2、得較優(yōu)性價比的采購物料特制定本規(guī)定。一 供應(yīng)部崗位職責(zé)直接上級:總經(jīng)理; 部門性質(zhì):負(fù)責(zé)采購生產(chǎn)所需物資采購、倉儲管理、物流發(fā)貨工作; 管理權(quán)限:受總經(jīng)理委托,行使對采購、倉儲物流的管理權(quán)限,并承擔(dān)執(zhí)行公司規(guī)章制度、管理規(guī)程及工作指令的義務(wù); 管理職能:合理地組織采購,并及時供應(yīng)生產(chǎn)所需的物資; 供應(yīng)部職責(zé):1.制訂本部的工作計(jì)劃和目標(biāo); 2.了解市場上公司所需采購的物資、備品的變化的情況; 3.調(diào)查研究本行業(yè)采購物資、備品的規(guī)律; 4.了解原料、物資需求及消耗情況,落實(shí)采購計(jì)劃執(zhí)行情況。合理調(diào)配采購進(jìn)度,控制原料積壓的資金風(fēng)險;5.監(jiān)督執(zhí)行招投標(biāo)工作流程,嚴(yán)格控制物資的比價采購和招標(biāo)采購工作
3、程序;6.控制資金按合同進(jìn)度支付,防范業(yè)務(wù)風(fēng)險。7對主要供應(yīng)商進(jìn)行等級、品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)、信用等能力的評估; 9.檢查、考核、評比采購人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力;10.建立物資進(jìn)、存、發(fā)放臺賬,做好賬務(wù)管理工作;11建立定期盤庫制度,物資庫存報表制度;12.落實(shí)倉庫管理安全職責(zé),按規(guī)定進(jìn)行考核;13.制定公司物流物流管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn)14.對物流運(yùn)費(fèi)進(jìn)行招標(biāo)比價,做好客戶的發(fā)貨服務(wù)工作。10.完成臨時交辦的其他事項(xiàng)。二 供應(yīng)部員工工作職責(zé)一、采購人員工作職責(zé)直接上級:供應(yīng)部主任負(fù)責(zé)對象:物資的采購、供應(yīng)工作目標(biāo):要求將公司所需保質(zhì)、保量安全及時的送到公司職責(zé)與責(zé)任:一:服從分配聽從指揮,
4、并嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和有關(guān)規(guī)定;二:熱愛本職工作,注意市場信息的積累,熟悉市場行情,努力降低采購成本;三:采購必須憑采購計(jì)劃進(jìn)行,采購計(jì)劃按OA流程簽批后生效;四:采購工作要細(xì)、采購要精、行動要快、質(zhì)量要高;五:采購員做好審核供貨合同簽訂過程的合理性、合法性,維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益不受損失;六:采購員負(fù)責(zé)對所采購物資、材料的數(shù)量、質(zhì)量的核對工作;七:嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)、價格關(guān)不采購假冒偽劣不符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品,及時做好入庫工作;八:負(fù)責(zé)保存采購工作的必要原始記錄做好統(tǒng)計(jì)定期上報;九:完成上級交辦的其他工作。二、倉儲物流人員工作職責(zé)直接上級:供應(yīng)部主任負(fù)責(zé)對象:物資的倉儲、發(fā)貨運(yùn)輸工作目標(biāo):物資安全、
5、整潔、高效儲存,物流發(fā)貨及時職責(zé)與責(zé)任:一、按照企業(yè)倉庫存放品的物理性質(zhì)合理設(shè)計(jì)存放區(qū)域,根據(jù)存放品的物料特性設(shè)計(jì)合理的擺放地點(diǎn)、擺放位置和擺放規(guī)則,確保庫容得到最大化利用。二、負(fù)責(zé)貨物出、入庫驗(yàn)收手續(xù);三、建立物資進(jìn)、存、發(fā)放臺賬,做好賬務(wù)管理工作;四、定期盤庫,定期向財務(wù)部等相關(guān)部門提交庫存盤點(diǎn)數(shù)據(jù);每日提供準(zhǔn)確的物資庫存量數(shù)據(jù)、庫存日報表、發(fā)貨明細(xì)表等;五、嚴(yán)把出入庫物資的質(zhì)量,對不合格物資拒絕接收。六、按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定,落實(shí)安全防范措施,做好防火、防盜、防澇工作;每天做好倉庫的衛(wèi)生清潔工作,保證庫內(nèi)清潔、整齊。七、執(zhí)行公司物流物流管理制度和工作標(biāo)準(zhǔn),制定月度物流工作計(jì)劃;八、組織運(yùn)輸價
6、格招標(biāo)工作;三 部門各崗位工作標(biāo)準(zhǔn)一、供應(yīng)部主任崗位工作標(biāo)準(zhǔn) 1.工作積極主動,認(rèn)真負(fù)責(zé),恪守職責(zé)。 2.工作作風(fēng)硬朗,實(shí)事求是,不卑不亢。 3.誠實(shí)守信,務(wù)實(shí)求新。 4.加強(qiáng)物料需求計(jì)劃,合理儲備,保證生產(chǎn)正常進(jìn)行。 5.加速庫存周轉(zhuǎn)率,降低成本。 6.及時上報各類報表,數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,信息流通。 7.加強(qiáng)部門安全教育,預(yù)控風(fēng)險,確保無事故發(fā)生。 8.強(qiáng)化部門5S管理意識,加強(qiáng)制度建設(shè)。 9.嚴(yán)格執(zhí)行公司決議,不越權(quán)處理相關(guān)事務(wù)。二、供應(yīng)部職工崗位工作標(biāo)準(zhǔn)1.服從直接上級領(lǐng)導(dǎo),積極配合主管做好管理工作。2.認(rèn)真負(fù)責(zé),誠實(shí)守信。3恪守職責(zé),一絲不茍。4.嚴(yán)格按手續(xù)辦事,無手續(xù)或手續(xù)不全一律拒絕出入庫
7、。5.賬目清楚,標(biāo)識齊全。6.隨時掌握庫存動態(tài),及時提供各類庫存信息。7.按5S標(biāo)準(zhǔn)做好分管工作。四 供應(yīng)部工作流程1.供應(yīng)部主程序:請購-入庫-保管-出庫(發(fā)貨)-盤點(diǎn)2.供應(yīng)部根據(jù)庫存情況及生產(chǎn)需求計(jì)劃制定采購計(jì)劃,經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購。3.供應(yīng)部根據(jù)采購計(jì)劃及到貨入庫清單核對采購物資數(shù)量、品種、規(guī)格確保無差錯,由質(zhì)量檢驗(yàn)員驗(yàn)證后入庫。制劑產(chǎn)品與包裝車間交接,經(jīng)質(zhì)檢合格后入庫并登記入賬。4.對入庫物資進(jìn)行分類存放,堆碼整齊并懸掛標(biāo)志牌,同時要定期巡視保養(yǎng)清潔。5 .原材料按采購計(jì)劃憑領(lǐng)用單出庫,制劑產(chǎn)品按銷售出庫單發(fā)貨。6.定期、不定期對庫存物資盤點(diǎn)和檢查 ,與賬面數(shù)量相對
8、,發(fā)現(xiàn)異常查明原因上報處理。并做好盤點(diǎn)報表報財務(wù)部門。五 采購方式確定依據(jù)采購部根據(jù)下列五項(xiàng)原則確定最有利的采購方式: 適質(zhì)、適量、適價、適時、適地1采購方式物料采購方式一般有下列幾種:(1)集中計(jì)劃招標(biāo)采購 日常生產(chǎn)經(jīng)營所需的大宗原材料、包材、設(shè)備及配件價值3萬元以上的以及服務(wù)類項(xiàng)目價值3萬元以上的實(shí)行招標(biāo)采購。具體參照山東大成生物化工有限公司建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)管理辦法。(2)合約采購經(jīng)常使用之大宗物料,供應(yīng)部應(yīng)按規(guī)定選定戰(zhàn)略合作供應(yīng)商,議定供應(yīng)價格及交易條件,辦理合約采購,以確保物料供應(yīng)來源,簡化采購作業(yè)。采購方法同上,依定時或定量之方式進(jìn)行采購。(3)一般采購除(1)(2)之外的物料,采購
9、部依采購計(jì)劃辦理詢價,比價采購。2其他注意事項(xiàng)(1)專業(yè)材料、用品或項(xiàng)目,采購部應(yīng)會同使用部門和專業(yè)職能共同詢價與議價。(2)供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與采購計(jì)劃規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r,采購部應(yīng)送使用部門確認(rèn)后方可議價。(3)詢價的供應(yīng)商應(yīng)屬合格供應(yīng)商或符合公司供應(yīng)商評價制度的供應(yīng)商。 六 供應(yīng)商管理1.目的:對采購進(jìn)行控制和管理,確保采購的產(chǎn)品符合規(guī)定的要求。2.適用范圍:適用于對合格供方的選擇、評價和復(fù)審。3.對供應(yīng)商的評價和選擇3.1 評價內(nèi)容 業(yè)績評定-由供應(yīng)部根據(jù)近年來供方供貨業(yè)績填寫“供方評價表” 書面調(diào)查-要求供方填寫“供方調(diào)查表”,對已通過質(zhì)量認(rèn)證的供方索取認(rèn)證證書復(fù)印件。 樣品檢
10、驗(yàn)-由質(zhì)量管理部抽取有代表性的樣品進(jìn)行檢驗(yàn),做出合格、不合格的評價。 現(xiàn)場調(diào)查-由供應(yīng)部組織有關(guān)部門到供方現(xiàn)場調(diào)查。 評價試驗(yàn)、工業(yè)試驗(yàn)。 借鑒其他單位使用經(jīng)驗(yàn)。3.2 合格供方條件 產(chǎn)品符合規(guī)定要求,具備合法的生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)。 具備持續(xù)、穩(wěn)定的原料來源。 具有符合要求的質(zhì)量保證能力,檢驗(yàn)?zāi)芰?;能?zhí)行本公司環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康安全管理方面的有關(guān)規(guī)定。 有良好的供應(yīng)業(yè)績。 價格合理。 服務(wù)優(yōu)良。3.3 對供應(yīng)商評價的實(shí)施由供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織、整理材料,填寫供方評價表,組織生產(chǎn)管理部、質(zhì)量管理部、財務(wù)部對候選合格供方進(jìn)行綜合評價,最終確定合格供方并會簽供方評價表。3.4 供應(yīng)商檔案管理供應(yīng)部建立合格供方檔
11、案,將合格供方名單、供方調(diào)查表、供方質(zhì)量承諾證明材料、進(jìn)貨的檢驗(yàn)報告單,質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全認(rèn)證證書復(fù)印件等與供方有關(guān)的質(zhì)量記錄收集建檔。4.對合格供應(yīng)商的復(fù)審 由供應(yīng)部組織年底對供方進(jìn)行業(yè)績評價,索要更新的資質(zhì)文件,對化工原料供方,其年供貨合格率低于90%的、且對最終產(chǎn)品質(zhì)量、環(huán)境有重要影響的應(yīng)予以淘汰。對包裝材料供方,其年供貨合格率低于85%的應(yīng)予以淘汰。供應(yīng)部根據(jù)復(fù)審結(jié)果,發(fā)布新的合格供方名單。七 關(guān)于采購價格管理 為確保采購物料質(zhì)優(yōu)價廉,最大限度的降低采購成本,規(guī)范采購價格審核管理,各項(xiàng)原物料采購時,價格的審核、批準(zhǔn)程序。價格審核規(guī)定1報價依據(jù)(1) 通用物料由技術(shù)部、質(zhì)監(jiān)部、生產(chǎn)
12、部等提供采購材料標(biāo)準(zhǔn),作為供應(yīng)部成本分析的基礎(chǔ),也作為供應(yīng)商報價的依據(jù)。(2) 非通用物料,一般由供應(yīng)商先提供樣品,供分管職能部門確認(rèn)可用后,方予報價。2價格審核(1)供應(yīng)商接到采購標(biāo)準(zhǔn)后,于規(guī)定期限內(nèi)提出報價單。(2)采購部一般應(yīng)挑選三家以上供應(yīng)商詢價,以作招標(biāo)、比價、議價依據(jù)。(3)采購人員在OA提出比價采購申請流程,由部門領(lǐng)導(dǎo)初審,報財務(wù)總監(jiān)審核,若通過報總經(jīng)理批準(zhǔn)。(4)供應(yīng)部主任審核,認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時,退回采購人員重新議價,或由主任親自與供應(yīng)商議價。(5)供應(yīng)部主任審核后價格,財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購部進(jìn)一步議價。(6)比價采購申請經(jīng)核準(zhǔn)后,供應(yīng)部采購并存檔
13、,發(fā)票結(jié)算時由財務(wù)部按原申請審核。八 關(guān)于采購品質(zhì)管理規(guī)范采購過程的品質(zhì)管理規(guī)定,使采購品質(zhì)管理有章可循。采購品質(zhì)管理規(guī)定1文件資料要求物料訂購前,本公司應(yīng)提供下列文件資料,或在商務(wù)和技術(shù)合同內(nèi)予以明確規(guī)定:(1)訂購物料的規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。(2)產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。(3)各種檢驗(yàn)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。(4)所需產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠質(zhì)量管理體系認(rèn)證要求。2合格供應(yīng)商選擇物料采購,除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外,均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件:(1)經(jīng)本公司調(diào)查,列入合格供應(yīng)商名單。(2)提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。(3)類似物料以往采購良好記錄。(4)同業(yè)中排名靠前者。九 倉儲
14、管理制度第一章 總則第一條 為使倉庫管理工作規(guī)范化,保證倉庫和庫存物資的安全完整,更好地為公司經(jīng)營管理服務(wù),結(jié)合本公司的具體情況,特制訂本規(guī)定。第二條 倉庫管理工作的任務(wù):(一) 根據(jù)本制度做好物資出庫和入庫工作,并使物資儲存、供應(yīng)、發(fā)貨各環(huán)節(jié)平衡銜接。(二) 做好物資的保管工作,據(jù)實(shí)登記倉庫實(shí)物帳,及時編報庫存報表,經(jīng)常清查、盤點(diǎn)庫存物資,做到帳、卡、物相符。(三) 積極開展廢舊物資的回收、整理、利用工作。協(xié)助做好積壓物資的處理工作。(四) 做好倉庫安全保衛(wèi)、防火及衛(wèi)生工作,確保倉庫和物資的安全,保持庫容整
15、潔。第三條 公司各部門所購一切物資材料,嚴(yán)格履行先入庫、后領(lǐng)用的規(guī)定,如屬直提使用部門或場所,亦必須事后及時補(bǔ)辦出、入庫手續(xù)。 第四條 本規(guī)定適用于公司所有庫管部門及庫管部門工作人員。第二章 入庫管理規(guī)定第五條 采購物資抵庫后,庫管員要按照已核準(zhǔn)的“采購計(jì)劃”和“送貨單”仔細(xì)核對物資的品名、規(guī)格、型號、數(shù)量及外包裝是否完好無損。核對無誤后將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于“采購計(jì)劃”,同時辦理入庫手續(xù)。第六條 如發(fā)現(xiàn)單貨不符、外包裝破損或其他質(zhì)量問題,要及時向上級反映,同時通知售后服務(wù)部門、采購部門
16、和廠家代表(如有),共同現(xiàn)場鑒定,必要時拍照記錄。原則上單貨不符的物資不得接受,如采購部門要收下該物資時,庫管員要告知上級,并于單據(jù)上注明實(shí)際收貨情況,并會簽采購部門。第七條 物資抵庫但庫管部門尚未收到“采購計(jì)劃”時,庫管員應(yīng)先咨詢采購部門,確認(rèn)無誤后始得辦理入庫手續(xù)。第八條 發(fā)生退庫或退貨產(chǎn)品時要認(rèn)真審核“退貨單”或有關(guān)憑證,核查批準(zhǔn)手續(xù)是否齊全,認(rèn)真記錄退庫或退貨產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量狀況。退庫或退貨產(chǎn)品要單獨(dú)存放,如可重新銷售應(yīng)優(yōu)先出庫。 對于使用單位退回的物資,庫管員要依據(jù)退庫原因,研判處理對策,如原因系由于供應(yīng)商所造成的,
17、要立即通知采購部門。第九條 入庫時要認(rèn)真查抄入庫號碼,填寫入庫號碼單。每日業(yè)務(wù)結(jié)算,及時將入庫號碼單報至統(tǒng)計(jì)員處輸入計(jì)算機(jī)。第三章 出庫管理規(guī)定第十條 辦理出庫時要認(rèn)真審核“出庫單”或“領(lǐng)用單”,核查出庫批準(zhǔn)手續(xù)是否齊全,嚴(yán)格依據(jù)所列項(xiàng)目辦理出庫,并核簽有關(guān)單據(jù)。發(fā)現(xiàn)計(jì)算有誤時要立即通知開票人員更正后發(fā)貨。第十一條 發(fā)放物資時要堅(jiān)持“推陳儲新、先進(jìn)先出、按規(guī)定供應(yīng)、節(jié)約”的原則,發(fā)貨堅(jiān)持一盤底、二核對、三發(fā)貨、四減數(shù)。同時堅(jiān)持單貨不符不出庫、包裝破損不出庫、殘損變形不出庫。第十二條 出庫時要認(rèn)真查抄出庫號碼,填寫出庫號碼單。
18、每日業(yè)務(wù)結(jié)算,及時將出庫號碼單報至統(tǒng)計(jì)員處輸入計(jì)算機(jī)。第四章 物資儲存保管規(guī)定第十三條 物資的儲存保管,原則上應(yīng)以物資的屬性、特點(diǎn)和用途規(guī)劃設(shè)置倉庫,并根據(jù)倉庫的條件考慮劃區(qū)分工,合理有效使用倉庫面積。 凡吞吐量大的落地堆放,周轉(zhuǎn)量小的用貨架存放。落地堆放以分類和規(guī)格的次序排列編號,上架的定位編號。第十四條 物資堆放的原則是:(一) 本著“安全可靠、作業(yè)方便、通風(fēng)良好”的原則合理安排垛位和規(guī)定地距、墻距、垛距、頂距。(二) 按物資品種、規(guī)格、型號等結(jié)合倉庫條件分門別類進(jìn)行堆放,要做到
19、過目見數(shù)、作業(yè)和盤點(diǎn)方便、貨號明顯、成行成列、文明整齊。第十五條 建立碼放位置圖、標(biāo)記、物料卡并置于明顯位置。 物料卡上載明物資名稱、編號、規(guī)格、型號、產(chǎn)地或廠商、有效期限、儲備定額。第十六條 庫存物資在裝卸、搬運(yùn)過程中要輕拿輕放,不可倒置,保證完好無損。第十七條 倉庫建立庫存數(shù)量帳,每日根據(jù)出入庫憑單及時登記核算,月終結(jié)帳和實(shí)盤完畢后與財務(wù)部門對帳。第十八條 經(jīng)常進(jìn)行盤點(diǎn),做到日清月結(jié),按規(guī)定時間編報庫存日報和庫存月報。每月必須對庫存物資進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)一次,并填報庫存盤點(diǎn)表。發(fā)現(xiàn)盈余、短少、殘損或變質(zhì)
20、,必須查明原因,分清責(zé)任,寫出書面報告,提出處理建議,呈報上級和有關(guān)部門,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自調(diào)帳。積極配合財務(wù)部做好全面盤點(diǎn)和抽點(diǎn)工作,定期與財務(wù)部門對帳,保證帳表、帳帳、帳物相符。第十九條 倉庫環(huán)境衛(wèi)生要每日清掃并作好保持工作,每次作業(yè)完畢要及時清理現(xiàn)場,保證庫容整潔。第二十條 做好各種防患工作,確保物資的安全保管。預(yù)防內(nèi)容包括:防火、防盜、防潮、防銹、防腐、防霉、防鼠、防蟲、防塵、防爆、防漏電。第二十一條 確實(shí)做好安全保衛(wèi)工作,嚴(yán)禁閑人進(jìn)入庫區(qū)。建立和健全出入庫登記制度。第二十二條 確實(shí)做好防火安全工作,庫區(qū)內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、攜入易燃易爆物品和明火作業(yè)。對庫區(qū)的電燈、電線、電閘、消防器具、設(shè)施要經(jīng)常檢查,發(fā)現(xiàn)故障及時維修排除,不得擅自挪動或挪用消防器具。第五章 庫存控制與分析管理規(guī)定第二十三條 庫管部門要會同有關(guān)部門(財會、采購、銷售等)協(xié)商制訂合理采購批量和庫存安全量,降低存貨總成本,加速資金周轉(zhuǎn),提高資金的使用效果。第二十四條 做好倉庫與采購、銷售環(huán)節(jié)的銜接工作,在保證經(jīng)營供應(yīng)、管理需要等合理儲備的前提下,力求減少庫存量。第二十五條 定期進(jìn)行庫存物資結(jié)構(gòu)與周轉(zhuǎn)分析,及時上報預(yù)警信息,協(xié)助做好報損
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