商務(wù)英語(yǔ)郵件格式

1、From: X X XTo: X X XDate: X X XSubject（主題）: Dear Ms. Cunningham:You and your company have been recommended to us by Charles Lewis of East Asia Building Material Supplies. Charles mentioned that your company provides high quality goods and services at a reasonable cost, and I am writing to inquire ab

2、out establishing business cooperation between you and my company, China Merchandise Company.China Merchandise Company is one of the largest international exporters of Chinese goods. We have clients throughout the world, especially in the United States. Chinese ornamental merchandise represents one o

3、f our most popular products. As such, we would appreciate it if you could send us your latest sales catalog for our review. We believe that establishing business cooperation with Ornamental Decorations and Supplies will be mutually beneficial for your company and ours.I look forward to receiving you

4、r catalog and doing business with you in the future.Sincerely yours,Mai YangManager常用表達(dá)方式說(shuō)明如何了解對(duì)方，請(qǐng)求提供產(chǎn)品信息：We recently learned about your company through our market research, and are writing to request a catalogue and price-list for merchandise available from your store.介紹自己的實(shí)力：We are a Chinese expo

5、rt company with clients around the world.請(qǐng)求實(shí)質(zhì)性磋商：I will contact you within a week to schedule an appointment.這個(gè)只是個(gè)例子如果你需要對(duì)方快速回信你可以在信的末尾寫上I'm looking forward to hearing from you需要注意的是總體格式一般都是靠左頂格寫，如上，無(wú)需和中文書信一樣空兩格，這是目前最流行的格式在一些外企或外貿(mào)公司總是會(huì)涉及一些商務(wù)英語(yǔ)電函的寫作，不僅僅是把你要表達(dá)的內(nèi)容寫好，它還有非常嚴(yán)謹(jǐn)?shù)母袷?。信封地址填?. 1和中文的信件相反，英語(yǔ)

6、是先寫發(fā)件人再寫收件人。END商務(wù)信函布局1. 1齊頭式：除信頭外全部左對(duì)齊。2. 2混合式（改良齊頭式）:案號(hào)和日期靠右，落款偏右。3. 3縮排式（縮進(jìn)式）：日期靠右，段首縮格，結(jié)尾落款和敬語(yǔ)偏右。END方法/步驟31. 1以商務(wù)信函中最通用的格式齊頭式為例，主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標(biāo)點(diǎn)方式，即除了信文部分，其它部分在必要時(shí)才使用標(biāo)點(diǎn)。信中各段落之間均空一行。2. 1、信頭 The heading    信頭就是指書信中發(fā)信人的地址和發(fā)信的日期等。    通常情況下，公司都會(huì)專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發(fā)信

7、人的姓名，地址，電話，傳真等。當(dāng)我們撰寫傳統(tǒng)信件時(shí)，直接使用這種信箋紙就可以。3. 2、編號(hào)（寫信人的名字縮寫）和日期 The sender name and the date      這部分內(nèi)容是為了方便今后查詢信件用的4. 3、封內(nèi)地址 The inside address      這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來(lái)，或者已經(jīng)從公事的關(guān)系漸漸發(fā)展成為帶有私人性質(zhì)的友好信件往來(lái)，由于稱呼這一

8、欄的內(nèi)容已經(jīng)說(shuō)明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內(nèi)地址。5. 4、事由 The subject heading      事由也就是我們通常說(shuō)的主題，可以直接寫明信件的重點(diǎn)，讓人不必讀完全信才了解到信的內(nèi)容。所以事由要寫得簡(jiǎn)明扼要。6. 5、稱呼 The salutation      指對(duì)收信人的一種稱呼。    較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼后面的標(biāo)點(diǎn)，一般使用逗號(hào)。稱呼里的第一個(gè)字母要大寫。7. 6、開頭語(yǔ) The op

9、en sentences      開頭語(yǔ)沒有統(tǒng)一的格式，但習(xí)慣上先用客套的語(yǔ)句把收到對(duì)方來(lái)信的日期，主題及簡(jiǎn)單內(nèi)容加以綜合敘述，使對(duì)方一目了然這是答復(fù)哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語(yǔ)作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語(yǔ)一般與正文分開，自成一節(jié)，要求簡(jiǎn)單明了。8. 7、正文 The body of the letter      信的主體。一封信件的優(yōu)劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會(huì)在后面繼續(xù)討論寫作商務(wù)信函的一些技巧、規(guī)則。9. 8、結(jié)尾語(yǔ) The complimentary close&#

10、160;     結(jié)尾語(yǔ)一般用來(lái)總結(jié)文本所談的事項(xiàng)，提示對(duì)收信人的要求，如“希望來(lái)信來(lái)函定貨”，“答復(fù)詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語(yǔ)氣。正文結(jié)束后，另起一段寫結(jié)尾語(yǔ)。10. 9、結(jié)束語(yǔ) The complimentary close      結(jié)束語(yǔ)是結(jié)束信函時(shí)的一種客套，應(yīng)該與前面的稱呼相呼應(yīng)。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結(jié)束語(yǔ)寫在結(jié)尾語(yǔ)下隔一行，只有第一個(gè)字母大寫，后面加逗號(hào)。11. 10、簽名 The signatrue 

11、60;   寫在結(jié)束語(yǔ)的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統(tǒng)的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因?yàn)橛糜≌碌脑?，說(shuō)明該信件并非本人親自過(guò)目，只是通函而已，不為人重視。簽名的下面，最好寫上發(fā)信人的職位。12. 1211、附件 Enclosure      如果信中有附件，應(yīng)在左下角注明Encl. 或Enc.。    例如：    Encls: 2 Invoices    Enc.: 1 B/Lading來(lái)自:劉環(huán)宇發(fā)給:劉總?cè)掌?5月24日主題:工作

12、日志親愛的劉總:這是我今天的工作反饋。首先和昨天接待的客戶聯(lián)系，對(duì)方已經(jīng)離開鄭州。從這件事，讓我在接待客戶方面有了鍛煉的機(jī)會(huì)，雖然在餐桌禮儀方面仍然有不足，我會(huì)繼續(xù)努力。其次，從網(wǎng)上搜索了關(guān)于跑業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)技巧學(xué)習(xí)，才知道這些以前都不了解，接下來(lái)我會(huì)按照上面的方法進(jìn)行實(shí)踐，實(shí)踐中遇到問題再和您交流請(qǐng)教。第三，今天幫助涂總經(jīng)理統(tǒng)計(jì)一些電板的元器件，對(duì)這些沒有見過(guò)的元器件，有個(gè)初步的了解。同時(shí)向涂總請(qǐng)教了，如何和客戶電話溝通。今天遇到一個(gè)問題，在和鉑斯特的技術(shù)負(fù)責(zé)人電話溝通時(shí)，對(duì)方好像是在搪塞，剛開始說(shuō)公司要停產(chǎn)，后來(lái)又說(shuō)變頻器拉出去維修的，最后同意加微信，可是也沒有通過(guò)。像這樣的情況，接下來(lái)該怎么

13、溝通呢？以上是我的工作反饋，請(qǐng)劉總閱覽并回復(fù)。謹(jǐn)致問候,劉環(huán)宇來(lái)自:劉環(huán)宇發(fā)給:劉總?cè)掌?5月24日主題:工作日志親愛的劉總:這是我今天的工作反饋。首先和昨天接待的客戶聯(lián)系，對(duì)方已經(jīng)離開鄭州。從這件事，讓我在接待客戶方面有了鍛煉的機(jī)會(huì)，雖然在餐桌禮儀方面仍然有不足，我會(huì)繼續(xù)努力。其次，從網(wǎng)上搜索了關(guān)于跑業(yè)務(wù)的經(jīng)驗(yàn)技巧學(xué)習(xí)，才知道這些以前都不了解，接下來(lái)我會(huì)按照上面的方法進(jìn)行實(shí)踐，實(shí)踐中遇到問題再和您交流請(qǐng)教。第三，今天幫助涂總經(jīng)理統(tǒng)計(jì)一些電板的元器件，對(duì)這些沒有見過(guò)的元器件，有個(gè)初步的了解。同時(shí)向涂總請(qǐng)教了，如何和客戶電話溝通。今天遇到一個(gè)問題，在和鉑斯特的技術(shù)負(fù)責(zé)人電話溝通時(shí)，對(duì)方好像是在搪

14、塞，剛開始說(shuō)公司要停產(chǎn)，后來(lái)又說(shuō)變頻器拉出去維修的，最后同意加微信，可是也沒有通過(guò)。像這樣的情況，接下來(lái)該怎么溝通呢？以上是我的工作反饋，請(qǐng)劉總閱覽并回復(fù)。謹(jǐn)致問候,劉環(huán)宇來(lái)自:劉環(huán)宇發(fā)給:劉總?cè)掌?5月25日主題:工作日志親愛的劉總:這是我今天的工作反饋。第一，繼續(xù)瀏覽了關(guān)于銷售的經(jīng)驗(yàn)分享，從做銷售時(shí)的心態(tài)到方法，有了初步的了解。特別是用心和善于思考、善于總結(jié)很重要。第二，今天聯(lián)系了沁陽(yáng)氯堿現(xiàn)在的技術(shù)負(fù)責(zé)，可是沒有得到實(shí)質(zhì)性信息，他都是回復(fù)剛來(lái)工廠沒多久，還不了解。不過(guò)我覺得他對(duì)我并不排斥，還會(huì)繼續(xù)跟進(jìn)。后來(lái)我就聯(lián)系了以前負(fù)責(zé)技術(shù)的，從他那里得知了現(xiàn)在使用變頻器的品牌，有西門子、施耐德、國(guó)產(chǎn)

15、的以及西班牙PE。并且變頻器是直接維修，不通過(guò)商務(wù)簽協(xié)議。第三，看到朋友圈有一個(gè)做電氣的，和他建立了初步鏈接，業(yè)務(wù)范圍在湖南，他們主要維修國(guó)產(chǎn)變頻器，對(duì)進(jìn)口接觸不多，特別需要進(jìn)口維修的技術(shù)支持。我會(huì)繼續(xù)跟進(jìn)，確定是否有合作價(jià)值。第四，我和三個(gè)應(yīng)聘的學(xué)生進(jìn)行了溝通，有一個(gè)技術(shù)學(xué)徒還不錯(cuò)，他正在考慮中。第五，昨天日志中提到的鉑斯特負(fù)責(zé)人，今天再聯(lián)系時(shí)沒能聯(lián)系上，打算繼續(xù)聯(lián)系，并且通過(guò)公司的電話，聯(lián)系他們的商務(wù)負(fù)責(zé)人。以上是我的工作反饋，請(qǐng)劉總閱覽并回復(fù)。謹(jǐn)致問候,劉環(huán)宇From: Liu Huanyu To: Mr. Liu Date: 25 May Topic: working log Dear

16、 Chief Liu, This is my feedback from work today. First, I continued to browse the experience of sales sharing, from the sales mentality to the method, have a preliminary understanding. In particular, it is important to be careful and good at thinking and to be good at summing up. Second, today I con

17、tacted Qinyang Chlor-alkali technical responsibility, but did not get substantive information, he has just returned to the factory not long ago, do not understand. But I think he doesn'treject me and will continue to follow up. Later I contacted that who were in charge of technology and learned

18、from him that the brands that use the frequency converter now are Siemens ,Schneider ,domestic and Spanish Pe. And frequency converter is direct maintenance, not through commercial signing agreement. Third, I saw a friend that doing electrical from WeChat, and he established a preliminary link, business scope in Hunan, they mainly maintain domestic fr