某集團公司內(nèi)部資料室管理規(guī)定(doc)

1、word教育資料 某集團公司部資料室管理規(guī)定 一、 目的 為了加強集團公司文件檔案及資產(chǎn)的管理工作， 確保公司相關文件檔案和資產(chǎn)的有效控制, 特制定本制度。 二、 適用圍 集團公司及所屬各單位的文件檔案和資產(chǎn)管理。 三、 職責 1. 集團公司資料館文件檔案資料和資產(chǎn)由資料館專人負責管理。 2. 集團公司及所屬各單位各部門的文件和業(yè)務檔案資料和資產(chǎn)由各單位指定專人負責管理。 （統(tǒng)稱資料員） 四、 歸檔文檔和資產(chǎn)圍 1. 集團及各所屬單位的營業(yè)執(zhí)照（正、副本）、法人登記證、各類資質(zhì)證、企業(yè)代碼證、稅務 登記證、房產(chǎn)證、土地證及其他證件等。 2. 集團及各所屬單位的對外重大經(jīng)濟合同、協(xié)議及其他經(jīng)濟性

2、文件。 3. 其他反映集團及各所屬單位經(jīng)營管理業(yè)務活動，具有查考價值的文件資料。 4. 集團及各所屬單位收到的政府部門或外單位來文，集團各單位間重要往來資料。 5. 集團及各所屬單位所簽發(fā)的紅頭文件或重要會議的會議記錄。 6. 集團及各所屬單位定期或不定期編制的工作簡報（報紙），所屬單位向集團的各類報告。 7. 集團及各所屬單位送的月度、季度、年度財務報表，財務部門對各所屬單位的審計資料。 8. 集團及各所屬單位固定資產(chǎn)盤點表及調(diào)整表。 9. 集團所屬金額巨大的固定資產(chǎn)的實物和文件（如汽車鑰匙、相關憑證等） 。 10. 工程圖紙、工程備案資料、政府部門頒發(fā)的各類許可證及其他涉及日后法律效力的資

3、料。word教育資料 11. 集團及各所屬單位的人事資料備案材料 12. 集團及各所屬單位的每月薪資備案材料。 13. 集團及各所屬單位高層人員對外交流的講話稿，對外宣傳及交流的各種音像制品和文字資 料。 14. 與集團及各所屬單位有重大經(jīng)濟往來的外單位營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、負責人復印件、聯(lián)系 方式等。 15. 集團總裁個人收集的文件資料。 五、 文檔和資產(chǎn)分類 1. 文檔和資產(chǎn)分類采取層級式的目錄分類法，以便文檔和資產(chǎn)管理。 2. 一級目錄統(tǒng)一劃分為集團及各所屬單位名稱。 3. 二級目錄可劃分為證照類、外部來文類、合同協(xié)議類、部文件類、宣傳類等科目； 4. 三級目錄可劃分為經(jīng)濟、法律合同協(xié)議、

4、往來文書、圖表圖紙等明細科目。 六、 文檔和資產(chǎn)歸整 1. 歸檔的文檔和資產(chǎn)資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔的，由集團及各所屬 單位負責人同意后，可保存復印件，各類文件檔案歸檔均須填寫文檔和資產(chǎn)登記表 附件 1）。 2. 原則上集團各所屬單位保存的各類文件檔案，資料館都須備案。資料館負責整理總表，監(jiān) 控集團各所屬單位文件檔案的數(shù)量及流向；集團各所屬單位每月向資料館上報部門文件檔 案統(tǒng)計報表，注明各文檔和資產(chǎn)的現(xiàn)有數(shù)量、借閱情況。 3. 集團各所屬單位員工外出學習、考查、培訓、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務 活動，必須將主要的文件資料向資料館辦理歸檔手續(xù)。 4. 凡集團各所屬

5、單位經(jīng)營活動中收到的文件、函件，承辦人員承辦后應在二天歸檔。 5. 以公司名義發(fā)出的文件、函件，要留底稿和正文以備查。 6. 各部門資料員應根據(jù)本部門的業(yè)務圍及主要工作任務，編制文件檔案歸檔時使用的案卷類 （word教育資料 目，案卷類目必須簡明、確切并編上條款號。 7. 文檔和資產(chǎn)歸案時，資料員應按照案卷類目放入文件卷夾對號入座，并在文檔和資 產(chǎn)歸檔登記表（見附件 2）上注明相關容。 8. 文檔和資產(chǎn)的歸整必須建立手工帳和電子帳兩套帳目，分明細登記各類文檔和資產(chǎn)。 9. 資料館必須做到每月清點一次，每季度盤點一次。發(fā)現(xiàn)文檔和資產(chǎn)遺失或損壞，資料員應 及時以書面形式報告總裁。 七、 文檔和資產(chǎn)

6、保管 1. 資料館應有存放文檔和資產(chǎn)的專門箱柜，應根據(jù)保存文檔和資產(chǎn)數(shù)量，設置存放文檔和資 產(chǎn)的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。 2. 資料員應科學地編制分類法，根據(jù)分類法編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢 索工具，以便提供利用。 3. 文檔和資產(chǎn)要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學合理。 4. 庫存文檔和資產(chǎn)必須圖物相符，帳物相符，帳帳相符。 5. 根據(jù)規(guī)定及集團各所屬單位實際情況， 確定文檔和資產(chǎn)保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、 剔除。 6. 經(jīng)鑒定需銷毀的文檔和資產(chǎn)，由資料館資料員編造銷毀清冊，經(jīng)集團總裁與各所屬單位負 責人會審批準后銷毀。銷毀的文檔和資

7、產(chǎn)清單由資料員永久保存。 7. 資料員嚴格遵守文檔和資產(chǎn)安全制度，做好文檔和資產(chǎn)流失的防護工作。 8. 凡集團各所屬單位員工調(diào)離崗位前，必須做好文檔和資產(chǎn)資料移交工作后，方可辦理離崗 手續(xù)。 八、 文檔和資產(chǎn)借閱 1. 文檔和資產(chǎn)屬于集團公司，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)集團總裁批準不得 借閱 2. 借閱資料館保管的文檔和資產(chǎn)材料，須經(jīng)文檔和資產(chǎn)提供單位負責人批準。閱檔必須在指 定的地word教育資料 方閱讀，不得攜帶外出。 3. 借閱文檔和資產(chǎn)，必須履行登記、簽收手續(xù)，填寫文檔借閱登記表 （見附件 3）。需要借 出或復印文檔的，須經(jīng)總裁批準。 4. 因工作需要借出時，若此文檔和資產(chǎn)

8、不能短期歸還，應填寫文檔和資產(chǎn)借出登記表 （見 附件 4）。 5. 借出文檔和資產(chǎn)材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借，過期由資料員催還。 6. 借出文檔和資產(chǎn)時，資料員應在借出的文檔和資產(chǎn)位置上放一代替卡，標明卷號、借閱時 間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。 7. 調(diào)閱或借閱文檔和資產(chǎn)者必須妥善保管文檔和資產(chǎn)，不得任意轉(zhuǎn)借或復印，不得拆卸、損 污文件，歸還的文檔和資產(chǎn)材料應完整無損，否則，追究當事人的責任。 8. 借出的文檔和資產(chǎn)資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告所屬單位負責人及資料 館及時處理。 九、處理條例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50500 元的扣薪處理，若構成

9、犯罪依法追究刑事責 任： 1. 毀損、丟失或擅自銷毀公司文件檔案。 2. 擅自向外界提供、抄摘公司文件檔案。 3. 涂改、偽造文件檔案。 4. 未及時上報歸檔或管理不善的資料員。 5. 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級查閱者（資料員同罰）。 word教育資料附件 1 文檔和資產(chǎn)登記表 word教育資料 序 號 文檔和資產(chǎn)名-文號 份 數(shù) 提供單位（公司名稱） 來源 登記時間 移交人 接父人 備注 附件 1 文檔和資產(chǎn)登記表 word教育資料 word教育資料 證理人世界 371 9wCNl 中國最大的管理資源中心 附件 2 文檔和資產(chǎn)歸檔登記表 word教育資料 序 號 文檔和資產(chǎn)名-文號 歸還人 歸還日期 備注 附件 2 文檔和資產(chǎn)歸檔登記表 word教育資料 word教育資料 附件 3 文檔借閱登記表 序 號 文檔名-文號 用途 借閱人 批準人 備注 word教育資料附件 4 文檔和資產(chǎn)借出登記表 word教育資料 序 號 文檔和資產(chǎn)名-文號 份 數(shù) 用途 批準人 借出期限 借用人 資料員 備注 附件 4 文檔和資產(chǎn)借出登記表 word教育資料 word教育資料word教育