運用過程方法編制審核計劃

1、精選優(yōu)質(zhì)文檔-傾情為你奉上運用過程方法編制審核計劃劉宗斌博士QQ: 一、過程方法對編制審核計劃的重要作用審核計劃的編制，是整個審核過程中的一個重要環(huán)節(jié)，決定著現(xiàn)場審核過程的展開。是否依照“目標(biāo)策劃實現(xiàn)測量與監(jiān)控改進(jìn)”的過程方法編制審核計劃，則決定著現(xiàn)場審核過程中，能否關(guān)注到受審核方的過程之間、職能部門之間的接口，以及對重要過程業(yè)績、有效性、薄弱環(huán)節(jié)的評價和判斷，并影響到對體系運行情況的系統(tǒng)評價和判斷。但從對大量審核計劃的評審情況來看，有相當(dāng)一部份審核計劃的編制，只滿足于按受審核方質(zhì)量手冊中的職能分配表編制審核計劃，是一種“要素模式”思路，而未能體現(xiàn)過程方法的要求。這樣的審核思路，對受審核方的各

2、個過程、各個職能部門都只能分別孤立地看待，而看不到過程之間、職能部門之間的有機(jī)聯(lián)系。例如，在現(xiàn)場審核中，常會發(fā)現(xiàn)這樣的情形：審核“質(zhì)量目標(biāo)”條款時，發(fā)現(xiàn)建立的是有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良率的目標(biāo)；但審核“產(chǎn)品監(jiān)測”條款時，發(fā)現(xiàn)只有產(chǎn)品質(zhì)量合格的判定標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的檢驗記錄，而沒有產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良的判定標(biāo)準(zhǔn)及相應(yīng)的監(jiān)測記錄；進(jìn)一步審核“數(shù)據(jù)分析”條款時，提供的是有關(guān)產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性的統(tǒng)計分析，而沒有產(chǎn)品質(zhì)量優(yōu)良率的統(tǒng)計分析資料。也就是說，單獨審核每一個條款，似乎都已按標(biāo)準(zhǔn)要求開展了活動，也沒什么不對的地方。但用過程方法串起來一看，就發(fā)現(xiàn)這些活動之間缺乏邏輯一致性，也難以評價過程績效和體系有效性。因此，如何運用過程方

3、法編制審核計劃，就成為一個需要討論的話題。二、過程方法的關(guān)鍵是確定過程的順序和相互作用過程方法，做為系統(tǒng)地識別和管理過程的基本方法，其關(guān)鍵在于識別、確定過程之間的順序和相互作用。但在現(xiàn)有的文獻(xiàn)資料中，幾乎沒有關(guān)于如何確定過程之間順序和相互作用的展開論述，或是語焉不詳，因此有必要在這里做些說明。質(zhì)量管理體系的所有過程，按照與產(chǎn)品質(zhì)量形成的相關(guān)關(guān)系，可以分為兩類。一類是與產(chǎn)品質(zhì)量形成直接相關(guān)的過程，大致包括標(biāo)準(zhǔn)第7章、第8章所涉及的過程，稱為直接過程；另一類是與產(chǎn)品質(zhì)量形成間接相關(guān)、起著支持性作用的過程，包括標(biāo)準(zhǔn)第4、5、6章所涉及的過程，以及檢測設(shè)備控制、內(nèi)部審核等過程，稱為支持過程。1直接過程

4、之間的順序和相互作用通常情況下，直接過程又分為生產(chǎn)管理、供應(yīng)管理、營銷管理、設(shè)計控制等四類管理過程。按照產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程，這四類管理過程相互之間有著一定的順序和相互輸入輸出關(guān)系。例如，營銷過程往往先于生產(chǎn)過程，向生產(chǎn)過程輸入顧客要求，而生產(chǎn)過程則為營銷過程輸出產(chǎn)品和服務(wù)。同時，在每一個直接過程內(nèi)部的各個業(yè)務(wù)活動之間，存在著“目標(biāo)策劃實現(xiàn)測量與監(jiān)控改進(jìn)”PDCA模式的順序和相互輸入輸出，見表1。2支持性過程之間沒有直接聯(lián)系質(zhì)量體系的各個支持過程之間，雖然有著資源意義上的相互支持作用，但相互間并沒有直接的輸入輸出關(guān)系。例如，“文件控制”和“人力資源管理”這兩個過程之間，并沒有直接的輸入輸出關(guān)系。

5、因此，在安排審核計劃時，對于支持過程的條款，不必考慮這些條款之間的聯(lián)系。質(zhì)量體系直接過程之間的順序和和相互作用圖示表表1產(chǎn)品質(zhì)量形成過程P目標(biāo)/策劃D實施C測量與監(jiān)控A處理/改進(jìn)營銷管理顧客溝通7.2.3確定、評審與產(chǎn)品有關(guān)的要求7.2.1/7.2.2顧客滿意8.2.1顧客滿意 持續(xù)數(shù)據(jù)分析 改進(jìn)8.4.a 8.5設(shè)計控制設(shè)計策劃7.3.1設(shè)計 設(shè)計輸入 輸出7.3.2 7.3.3設(shè)計評審/設(shè)計驗證/設(shè)計確認(rèn)7.3.4/7.3.5/7.3.6設(shè)計 持續(xù) 變更 改進(jìn)7.3.7 8.5生產(chǎn)管理產(chǎn)品實現(xiàn)策劃7.1生產(chǎn)和服務(wù)提供7.5過程 產(chǎn)品監(jiān)測 監(jiān)測8.2.3 8.2.4不合格 產(chǎn)品/過程 持續(xù)品

6、控制 數(shù)據(jù)分析 改進(jìn)8.3 8.4.b/c 8.5供應(yīng)管理采購信息7.4.2采購過程7.4.1采購產(chǎn)品驗證7.4.3庫房 不合格 供方信息 持續(xù)管理 品控制 數(shù)據(jù)分析 改進(jìn)7.5.3/5 8.3 8.4.d 8.5需要說明的是，上述關(guān)于質(zhì)量體系過程之間順序和相互作用的分析，僅是一種通常的模式。而不同行業(yè)、不同規(guī)模的組織，其過程的順序和相互作用是不一樣的，需要具體分析、具體對待。但無論如何，識別和確定過程的順序和相互作用，是過程方法的關(guān)鍵所在。因此，需要在編制審核計劃之前，通過對質(zhì)量手冊的審核和必要的提前溝通，不僅了解受審核方的部門職能分工，還需要明確部門之間的關(guān)系。唯有在識別和確定了受審核方的

7、過程之間順序和相互作用的基礎(chǔ)上，才能在審核計劃中明確合理的審核分工、審核路線，并明確審核過程中審核組成員之間需要溝通、協(xié)調(diào)的內(nèi)容，從而保證過程方法在現(xiàn)場審核中的進(jìn)一步運用，提高審核有效性。三、運用過程方法編制審核計劃的基本思路（結(jié)合案例分析）現(xiàn)在，假設(shè)審核組長A接受對某生產(chǎn)制造企業(yè)的認(rèn)證審核任務(wù)，審核組組成情況如表2所示，企業(yè)的職能分工情況如表3所示，要求在2個審核人日內(nèi)完成現(xiàn)場審核。審核組組成情況表表2審核組成員職責(zé)資格專業(yè)A組長正式審核員/B組員高級審核員/C組員實習(xí)審核員專業(yè)審核員某生產(chǎn)制造企業(yè)的職能分工表表3部門設(shè)置職能分工總經(jīng)理1. 制定質(zhì)量方針；2. 組織資源提供；3. 確保質(zhì)量目

8、標(biāo)的制定和分解；4. 對公司組織架構(gòu)的設(shè)置和優(yōu)化具有決策權(quán)；5. 主持管理評審。管理者代表1. 建立、保持和實施質(zhì)量體系；2. 負(fù)責(zé)有關(guān)質(zhì)量體系內(nèi)外事務(wù)的聯(lián)系和協(xié)調(diào)；行政人事部1. 公司行政管理；2. 人力資源管理；3. 文件控制和檔案管理；4. 組織內(nèi)審。營銷部1. 市場營銷和訂單管理；2. 售后服務(wù)及顧客投訴處理；3. 顧客滿意調(diào)查、分析；4. 不斷改進(jìn)營銷服務(wù)，增強顧客滿意。生產(chǎn)部1. 生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計；2. 下達(dá)工藝文件；3. 基礎(chǔ)設(shè)施管理；4. 不斷改進(jìn)生產(chǎn)管理；物流部1. 供應(yīng)廠商評價、選擇和重新評價；2. 物資采購；3. 庫房管理；4. 不合格物資控制；5. 不斷改進(jìn)物流管理。質(zhì)檢

9、部1. 采購產(chǎn)品、半成品、成品檢驗和試驗；2. 采購產(chǎn)品、半成品、成品質(zhì)量數(shù)據(jù)分析；3. 不合格半成品、成品控制；4. 檢測裝置控制。車間1. 組織生產(chǎn)實施；2. 生產(chǎn)過程日常監(jiān)控；3. 生產(chǎn)環(huán)境控制；4. 生產(chǎn)設(shè)施維護(hù)。結(jié)合上述審核案例中各個職能和崗位的分工情況，審核計劃編制的基本思路可做如下考慮；1. 以直接過程為基準(zhǔn)確定審核分工，并適當(dāng)考慮審核工作量的均衡；應(yīng)根據(jù)審核組中專業(yè)審核員的人數(shù)，首先確定直接過程的審核分工。并以直接過程的審核分工為基準(zhǔn)，確定審核組內(nèi)部審核分工安排。在本文這個審核案例中，只有一個實習(xí)資格的專業(yè)審核員，因此考慮把B、C兩人合為一個審核小組，主要審核直接過程；A為一個

10、審核小組，主要審核支持過程。另外，出于審核工作量均衡的考慮，把營銷過程交給A組審核。這樣，確定安排B、C小組審核生產(chǎn)管理、供應(yīng)管理兩個管理過程，涉及生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、車間、物流部（包括庫房）等職能部門。由A組審核營銷管理過程及領(lǐng)導(dǎo)層、行政人事部所涉及的支持過程。2. 按產(chǎn)品質(zhì)量形成過程，確定直接過程審核路線應(yīng)按照產(chǎn)品質(zhì)量形成的“營銷管理設(shè)計控制生產(chǎn)管理供應(yīng)管理”順序，以及各個直接過程中的職能分工，或正向或逆向地確定直接過程的審核路線。在本文案例中，該企業(yè)刪減了標(biāo)準(zhǔn)7.3條款，不涉及設(shè)計控制過程。3. 盡可能安排同一個審核小組對管理過程實施全過程審核對直接過程的各類管理過程，如生產(chǎn)管理，應(yīng)盡可能安

11、排同一個審核小組對管理過程實施全過程的審核，這是因為：首先，每一個管理過程都是一個較為完整的“目標(biāo)策劃實現(xiàn)測量與監(jiān)控改進(jìn)”PDCA循環(huán)過程，涉及標(biāo)準(zhǔn)的多個條款。安排全過程審核，便于審核員按照“PDCA”過程編制檢查表，建立清晰的審核思路；便于在現(xiàn)場審核時，按過程的開展獲取客觀證據(jù)，通過相互對照，評價和判斷證據(jù)之間是否保持邏輯一致；也便于審核結(jié)束后對管理過程的業(yè)績、有效性做出完整評價。并在此基礎(chǔ)上，對質(zhì)量體系的業(yè)績和有效性做出系統(tǒng)評價。其次，每一個管理過程的完成往往涉及多個職能部門，如本文案例中的生產(chǎn)管理涉及生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、車間等(見表4)。安排全過程審核，便于審核發(fā)現(xiàn)不同職能部門之間的過程接口

12、是否清晰，信息傳遞是否及時、完整。生產(chǎn)管理過程職能分工表表4P策劃D實施C檢查A處理生產(chǎn)部車間車間質(zhì)檢部質(zhì)檢部質(zhì)檢部生產(chǎn)部產(chǎn)品實現(xiàn)策劃7.1生產(chǎn)和服務(wù)提供 7.5過程 產(chǎn)品監(jiān)測 監(jiān)測8.2.3 8.2.4不合格 產(chǎn)品/過程 持續(xù)品控制 數(shù)據(jù)分析 改進(jìn)8.3 8.4.b/c 8.54以過程的順序和展開為思路，按部門編制審核計劃。需要注意的是，盡管前述強調(diào)了過程順序和相互作用的思路，但在具體編制審核計劃時，仍然是以職能部門為主，集中一個時間段把某個職能部門所涉及的標(biāo)準(zhǔn)條款全部審?fù)辍Ｔ趥€別文獻(xiàn)中，認(rèn)為過程審核是按照過程的順序在部門之間來回穿梭，造成部門的重復(fù)審核，這種把過程審核和部門審核對立起來的觀

13、點，是不正確的。根據(jù)上述思路，具體審核計劃安排見表5。審核計劃安排表表5時間受審核部門重點審核要素審核員200X、8、48:008:30首次會議全體8:3010:00領(lǐng)導(dǎo)層4.1,5.1,5.2,5.3,5.4,5.5,5.6,6.1,8.1A10:0011:30營銷部5.5.1,5.4.1,7.2,8.2.1,8.4.a,8.5A8:309:30生產(chǎn)部5.5.1,5.4.1,7.1,6.3,8.5B、C9:3010:30質(zhì)檢部5.5.1,7.4.3,8.2.4,8.3,8.4.b/c/d,7.6B、C10:3011:30車間5.5.1,7.5,8.2.3,8.3,6.3,6.4B、C11:3012:00審核組內(nèi)部溝通午 休14:0016:00行政人事部5.5.1,4.2,6.2,8.2.2A14:0016:00物流部(庫房)5.5.1,5.4.1,7.4,7.5.3/5, 8.3,8.5B、C16:0017:00審核組會議全體17:0017:30與受審核方領(lǐng)導(dǎo)交流17: