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文檔簡介
1、多排表工具V4.0使用幫助一、前言用Excel做表格,有的表格列數(shù)很少,只有1至3列,而行數(shù)卻很多。例如圖1所示,這份“產(chǎn)品報(bào)價(jià)表”列數(shù)是2列,行數(shù)多達(dá)到674行,因此用這種的版式打印存在兩大問題:第一是每張紙的信息量較少,只有2列內(nèi)容,打印效果也不夠美觀;第二是紙張得不到充分利用,需要大量紙張,造成紙張極大浪費(fèi)。圖1解決上述存在問題的措施是什么?有的朋友可能是這樣做:就是把后面的行移至第3列至第4列,接著再把更后的行移至第5至第6列,只要打印的紙張寬度足夠大,還可以繼續(xù)如法炮制,這樣就能充分利用打印紙了,版式也更合理,如圖2所示。要達(dá)到圖2所示的效果,方法因人而異,一般來說有三種:第一種就是
2、選擇后面需要移動(dòng)的區(qū)域進(jìn)行剪切,然后選中目標(biāo)區(qū)域進(jìn)行粘貼,這樣重復(fù)操作直到完成。運(yùn)用這種方法只適應(yīng)行數(shù)較少的表格,如果行數(shù)很多,不但費(fèi)時(shí),效率低下,需要多次反復(fù)操作,而且很容易出現(xiàn)誤操作而前功盡棄。第二種方法是在另一工作表的相對應(yīng)單元格內(nèi)輸入函數(shù)公式也可達(dá)到目的,這種方法的優(yōu)點(diǎn)是原始表的數(shù)值一改動(dòng),公式表也同步變化,除第一次操作麻煩外,以后就比較省事了,但是也存在當(dāng)源表插入或刪除行時(shí),公式表就會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容不全或內(nèi)容錯(cuò)誤的問題,只能重新輸入公式,這種方法適應(yīng)于原始表行數(shù)固定的情況。第三種就是利用VBA進(jìn)行編程,采用類似于Word及Wps的“分欄”功能,簡單設(shè)置一些參數(shù),就能夠又快又準(zhǔn)完成工作,本文
3、介紹的“多排表工具”就是采用這種方法。圖2二、多排表工具使用方法(一)簡介“多排表工具”是用Excel vba 開發(fā)的加載宏,是用來解決行數(shù)多而列數(shù)少表格的實(shí)用工具,既能使版面更加美觀、協(xié)調(diào),又能節(jié)約大量紙張,具有操作簡單、靈活,功能強(qiáng)大、實(shí)用的特點(diǎn)。(二)什么是多排表多排表是指由若干同類內(nèi)容的列為一排并排組成的表,每一排的列數(shù)相等,前面一排的最后一行在順序上是相連后面一排的第一行。從圖2上看,第1-2列(A-B列)為1排,第3-4列為1排,第5-6列為1排,圖2顯示的表共有3排。(三) 安裝多排表工具安裝“多排表工具”一般有三種方法:一是運(yùn)行軟件提供的安裝程序setup.exe;二
4、是直接復(fù)制文件Dpbtools.xla到Excel的啟動(dòng)文件夾,不同版本Excel的啟動(dòng)文件夾是不同的,例如:Excel2000是“C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart”,Excel2003是“C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice11XLStart”;三是復(fù)制Dpbtools.xla到其他任意文件夾,通過“工具(T)”菜單的“加載宏(I)”子菜單瀏覽所在文件夾,選中該文件后來實(shí)現(xiàn)加載。安裝成功后運(yùn)行Excel,在“工具(T)”菜單內(nèi)新增一子菜單“多排表工具(D)”及下面兩菜單:“制作多排表(C)”和“自動(dòng)
5、修改表頭(T)”,如圖3所示。圖3(四)運(yùn)行多排表工具用鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊菜單:“工具(T)”“多排表工具(D)”“制作多排表(C)”,顯示如圖4程序主界面,現(xiàn)就有關(guān)參數(shù)及選項(xiàng)作說明:圖41、參數(shù)(1) “每頁排數(shù)”是指工作表制作成多排表后,表內(nèi)所包含的排數(shù)。如圖2顯示的表有3排。(2) “每排列數(shù)”是指每一排內(nèi)所包含的列數(shù)。如圖2顯示的3排表中,每排列數(shù)是2列。(3) “每頁行數(shù)”是指工作表制作成多排表后,每一頁所包含的行數(shù)。如圖2顯示工作表第一頁的行數(shù)是45行(第5第49行)。(4) “起始行號(hào)”是指表頭下面一行的行號(hào)。如圖1顯示的表中,表頭是第14行,那么起始行號(hào)就是第5行。(5) “終止行號(hào)
6、”是指源表最后一行的行號(hào)。如圖1顯示的表中,終止行號(hào)是第674行。注意事項(xiàng):有的多排表參數(shù)相對固定,可點(diǎn)擊“保存參數(shù)”按鈕,下次制作時(shí)點(diǎn)擊“載入?yún)?shù)”按鈕,就能使用原先保存的參數(shù)。2、選項(xiàng)(1)復(fù)選框“新增工作表”打鉤表示將工作表復(fù)制另一份副本,然后在另一份本上進(jìn)行多排表操作;沒有打鉤表示是將活動(dòng)工作表進(jìn)行多排表操作。注意事項(xiàng):如果沒有打鉤,最好先將源表備份,以避免源表被破壞。(2)復(fù)選框“生成鏈接多排表”是一項(xiàng)特殊功能,打鉤表示制作后的多排表各單元格插入鏈接到源表相對應(yīng)單元格公式,當(dāng)源表內(nèi)容變化時(shí),多排表內(nèi)容也隨之變化。注意事項(xiàng):這項(xiàng)功能優(yōu)點(diǎn)是當(dāng)源表內(nèi)容變化時(shí),多排表不用重復(fù)制作,適應(yīng)于源表
7、行列數(shù)固定,當(dāng)源表增加或刪除行列時(shí),就需要重新制作了。(3)復(fù)選框“清除公式”打鉤表示清除多排表內(nèi)的所有公式,并保留公式單元格的數(shù)值;沒有打鉤表示保留多排表內(nèi)公式。注意事項(xiàng):如果表內(nèi)的公式只是對應(yīng)本表的,最好選擇清除公式,否則有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)值;如果表內(nèi)的公式全部對應(yīng)其他工作表或其他工作簿,可以考慮保留公式,并且有特殊用途。(4)復(fù)選框“每頁獨(dú)立橫表頭”打鉤表示多排表各頁都有獨(dú)立的表頭(在面頁設(shè)置是頂端標(biāo)題);沒有打鉤表示多排表各頁共享一個(gè)表頭。說明:不管是否共享表頭,打印出來的效果是一樣的,獨(dú)立橫表頭比較直觀,共享表頭版面較為簡潔。注意事項(xiàng):軟件中的“自動(dòng)修改表頭”功能,是專門用來配合這一選
8、項(xiàng)的,如果選擇“每頁獨(dú)立橫表頭”并且多排表是2頁以上,需要修改表頭的,只需改動(dòng)第1頁的表頭,接著點(diǎn)擊菜單:“工具(T)”“多排表工具(D)”“自動(dòng)修改表頭(T)”,其余各頁的表頭便可自動(dòng)修改完成,表頭中的內(nèi)容和格式跟第1頁相同。(5)復(fù)選框“頁末行標(biāo)注顏色”打鉤是為了當(dāng)多排表采用共享頭時(shí),能直觀分清各頁之間的界限及方便對表進(jìn)行頁面設(shè)置。注意事項(xiàng):選中此項(xiàng)最好是在頁面設(shè)置中把“工作表”標(biāo)簽中“單色打印(B)”選上。三、實(shí)例操作以圖1顯示的工作表為例,此表的列數(shù)為2列,起始行號(hào)為第5行,終止行號(hào)為第674行,總行數(shù):674 5 + 1=670行(不包括橫表頭行數(shù))。注意事項(xiàng):源表的第1列應(yīng)位于A列
9、,A列不能為空列,否則必需重新調(diào)整位置。實(shí)例一:制作4排表,每頁28行,每獨(dú)立橫表頭,設(shè)置參數(shù)及選項(xiàng)如圖5,制作完后效果如圖6。說明:1、一般來說軟件能夠自動(dòng)正確檢測源表的列數(shù)及終止行號(hào),起始行號(hào)要以實(shí)際位置輸入,每頁排表及每頁行數(shù)由用戶視不同情況靈活設(shè)置;2、如果以后還是同樣的參數(shù)制作多排表,建議保存當(dāng)前參數(shù);3、本例中的選項(xiàng)設(shè)置是軟件的默認(rèn)設(shè)置,如果沒有特別需要建議采用默認(rèn)設(shè)置。圖5把表頭的標(biāo)題合并居中請刪除橫表頭多余的內(nèi)容。圖6從圖6中可以看出,各頁的表頭內(nèi)容較亂,需要修改。根據(jù)提示信息,當(dāng)前多排表共有6頁,先從第1頁的表頭入手:1、用鼠標(biāo)選中A1:H1單元區(qū)域,點(diǎn)擊工具按鈕“合并及居中”把標(biāo)題居中,接著把第3行多余內(nèi)容刪除,第1頁表頭修改完畢;2、點(diǎn)擊菜單:“工具(T)”“多排表工具(D)”“自動(dòng)修改表頭(T)”,下面5頁表的表頭就自動(dòng)修改好了,操作后效果如圖7。圖7實(shí)例二:制作3排表,每頁45行,所有頁共享一個(gè)橫表頭,參數(shù)及選項(xiàng)設(shè)置見圖8。圖8制作完后效果見圖9,要注意要注意選定的一行是第1頁的最后一行的行號(hào),才能確保正確分頁。這是第1頁的最后一行
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