多排表工具V4.0幫助

1、多排表工具V4.0使用幫助一、前言用Excel做表格，有的表格列數(shù)很少，只有1至3列，而行數(shù)卻很多。例如圖1所示，這份“產(chǎn)品報(bào)價(jià)表”列數(shù)是2列，行數(shù)多達(dá)到674行，因此用這種的版式打印存在兩大問(wèn)題：第一是每張紙的信息量較少，只有2列內(nèi)容，打印效果也不夠美觀；第二是紙張得不到充分利用，需要大量紙張，造成紙張極大浪費(fèi)。圖1解決上述存在問(wèn)題的措施是什么？有的朋友可能是這樣做：就是把后面的行移至第3列至第4列，接著再把更后的行移至第5至第6列，只要打印的紙張寬度足夠大，還可以繼續(xù)如法炮制，這樣就能充分利用打印紙了，版式也更合理，如圖2所示。要達(dá)到圖2所示的效果，方法因人而異，一般來(lái)說(shuō)有三種：第一種就是

2、選擇后面需要移動(dòng)的區(qū)域進(jìn)行剪切，然后選中目標(biāo)區(qū)域進(jìn)行粘貼，這樣重復(fù)操作直到完成。運(yùn)用這種方法只適應(yīng)行數(shù)較少的表格，如果行數(shù)很多，不但費(fèi)時(shí)，效率低下，需要多次反復(fù)操作，而且很容易出現(xiàn)誤操作而前功盡棄。第二種方法是在另一工作表的相對(duì)應(yīng)單元格內(nèi)輸入函數(shù)公式也可達(dá)到目的，這種方法的優(yōu)點(diǎn)是原始表的數(shù)值一改動(dòng)，公式表也同步變化，除第一次操作麻煩外，以后就比較省事了，但是也存在當(dāng)源表插入或刪除行時(shí)，公式表就會(huì)出現(xiàn)內(nèi)容不全或內(nèi)容錯(cuò)誤的問(wèn)題，只能重新輸入公式，這種方法適應(yīng)于原始表行數(shù)固定的情況。第三種就是利用VBA進(jìn)行編程，采用類(lèi)似于Word及Wps的“分欄”功能，簡(jiǎn)單設(shè)置一些參數(shù)，就能夠又快又準(zhǔn)完成工作，本文

3、介紹的“多排表工具”就是采用這種方法。圖2二、多排表工具使用方法（一）簡(jiǎn)介“多排表工具”是用Excel vba 開(kāi)發(fā)的加載宏，是用來(lái)解決行數(shù)多而列數(shù)少表格的實(shí)用工具，既能使版面更加美觀、協(xié)調(diào)，又能節(jié)約大量紙張，具有操作簡(jiǎn)單、靈活，功能強(qiáng)大、實(shí)用的特點(diǎn)。（二）什么是多排表多排表是指由若干同類(lèi)內(nèi)容的列為一排并排組成的表，每一排的列數(shù)相等，前面一排的最后一行在順序上是相連后面一排的第一行。從圖2上看，第1-2列(A-B列)為1排，第3-4列為1排，第5-6列為1排，圖2顯示的表共有3排。（三） 安裝多排表工具安裝“多排表工具”一般有三種方法：一是運(yùn)行軟件提供的安裝程序setup.exe；二

4、是直接復(fù)制文件Dpbtools.xla到Excel的啟動(dòng)文件夾，不同版本Excel的啟動(dòng)文件夾是不同的，例如：Excel2000是“C:Program FilesMicrosoft OfficeOfficeXLStart”，Excel2003是“C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice11XLStart”；三是復(fù)制Dpbtools.xla到其他任意文件夾，通過(guò)“工具(T)”菜單的“加載宏(I)”子菜單瀏覽所在文件夾，選中該文件后來(lái)實(shí)現(xiàn)加載。安裝成功后運(yùn)行Excel，在“工具(T)”菜單內(nèi)新增一子菜單“多排表工具(D)”及下面兩菜單：“制作多排表(C)”和“自動(dòng)

5、修改表頭(T)”，如圖3所示。圖3（四）運(yùn)行多排表工具用鼠標(biāo)依次點(diǎn)擊菜單：“工具(T)”“多排表工具（D）”“制作多排表（C）”，顯示如圖4程序主界面，現(xiàn)就有關(guān)參數(shù)及選項(xiàng)作說(shuō)明：圖41、參數(shù)(1) “每頁(yè)排數(shù)”是指工作表制作成多排表后，表內(nèi)所包含的排數(shù)。如圖2顯示的表有3排。(2) “每排列數(shù)”是指每一排內(nèi)所包含的列數(shù)。如圖2顯示的3排表中，每排列數(shù)是2列。(3) “每頁(yè)行數(shù)”是指工作表制作成多排表后，每一頁(yè)所包含的行數(shù)。如圖2顯示工作表第一頁(yè)的行數(shù)是45行（第5第49行）。(4) “起始行號(hào)”是指表頭下面一行的行號(hào)。如圖1顯示的表中，表頭是第14行，那么起始行號(hào)就是第5行。(5) “終止行號(hào)

6、”是指源表最后一行的行號(hào)。如圖1顯示的表中，終止行號(hào)是第674行。注意事項(xiàng)：有的多排表參數(shù)相對(duì)固定，可點(diǎn)擊“保存參數(shù)”按鈕，下次制作時(shí)點(diǎn)擊“載入?yún)?shù)”按鈕，就能使用原先保存的參數(shù)。2、選項(xiàng)(1)復(fù)選框“新增工作表”打鉤表示將工作表復(fù)制另一份副本，然后在另一份本上進(jìn)行多排表操作；沒(méi)有打鉤表示是將活動(dòng)工作表進(jìn)行多排表操作。注意事項(xiàng)：如果沒(méi)有打鉤，最好先將源表備份,以避免源表被破壞。(2)復(fù)選框“生成鏈接多排表”是一項(xiàng)特殊功能，打鉤表示制作后的多排表各單元格插入鏈接到源表相對(duì)應(yīng)單元格公式，當(dāng)源表內(nèi)容變化時(shí)，多排表內(nèi)容也隨之變化。注意事項(xiàng)：這項(xiàng)功能優(yōu)點(diǎn)是當(dāng)源表內(nèi)容變化時(shí)，多排表不用重復(fù)制作，適應(yīng)于源表

7、行列數(shù)固定，當(dāng)源表增加或刪除行列時(shí)，就需要重新制作了。(3)復(fù)選框“清除公式”打鉤表示清除多排表內(nèi)的所有公式，并保留公式單元格的數(shù)值；沒(méi)有打鉤表示保留多排表內(nèi)公式。注意事項(xiàng)：如果表內(nèi)的公式只是對(duì)應(yīng)本表的，最好選擇清除公式，否則有可能出現(xiàn)錯(cuò)誤數(shù)值；如果表內(nèi)的公式全部對(duì)應(yīng)其他工作表或其他工作簿，可以考慮保留公式，并且有特殊用途。(4)復(fù)選框“每頁(yè)獨(dú)立橫表頭”打鉤表示多排表各頁(yè)都有獨(dú)立的表頭（在面頁(yè)設(shè)置是頂端標(biāo)題）；沒(méi)有打鉤表示多排表各頁(yè)共享一個(gè)表頭。說(shuō)明：不管是否共享表頭，打印出來(lái)的效果是一樣的，獨(dú)立橫表頭比較直觀，共享表頭版面較為簡(jiǎn)潔。注意事項(xiàng)：軟件中的“自動(dòng)修改表頭”功能，是專(zhuān)門(mén)用來(lái)配合這一選

8、項(xiàng)的，如果選擇“每頁(yè)獨(dú)立橫表頭”并且多排表是2頁(yè)以上，需要修改表頭的，只需改動(dòng)第1頁(yè)的表頭，接著點(diǎn)擊菜單：“工具(T)”“多排表工具（D）”“自動(dòng)修改表頭（T）”，其余各頁(yè)的表頭便可自動(dòng)修改完成，表頭中的內(nèi)容和格式跟第1頁(yè)相同。(5)復(fù)選框“頁(yè)末行標(biāo)注顏色”打鉤是為了當(dāng)多排表采用共享頭時(shí)，能直觀分清各頁(yè)之間的界限及方便對(duì)表進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置。注意事項(xiàng)：選中此項(xiàng)最好是在頁(yè)面設(shè)置中把“工作表”標(biāo)簽中“單色打印(B)”選上。三、實(shí)例操作以圖1顯示的工作表為例，此表的列數(shù)為2列，起始行號(hào)為第5行，終止行號(hào)為第674行，總行數(shù)：674 5 + 1=670行（不包括橫表頭行數(shù)）。注意事項(xiàng)：源表的第1列應(yīng)位于A列

9、，A列不能為空列，否則必需重新調(diào)整位置。實(shí)例一：制作4排表，每頁(yè)28行，每獨(dú)立橫表頭，設(shè)置參數(shù)及選項(xiàng)如圖5，制作完后效果如圖6。說(shuō)明：1、一般來(lái)說(shuō)軟件能夠自動(dòng)正確檢測(cè)源表的列數(shù)及終止行號(hào)，起始行號(hào)要以實(shí)際位置輸入，每頁(yè)排表及每頁(yè)行數(shù)由用戶(hù)視不同情況靈活設(shè)置；2、如果以后還是同樣的參數(shù)制作多排表，建議保存當(dāng)前參數(shù)；3、本例中的選項(xiàng)設(shè)置是軟件的默認(rèn)設(shè)置，如果沒(méi)有特別需要建議采用默認(rèn)設(shè)置。圖5把表頭的標(biāo)題合并居中請(qǐng)刪除橫表頭多余的內(nèi)容。圖6從圖6中可以看出，各頁(yè)的表頭內(nèi)容較亂，需要修改。根據(jù)提示信息，當(dāng)前多排表共有6頁(yè)，先從第1頁(yè)的表頭入手：1、用鼠標(biāo)選中A1:H1單元區(qū)域，點(diǎn)擊工具按鈕“合并及居中”把標(biāo)題居中，接著把第3行多余內(nèi)容刪除，第1頁(yè)表頭修改完畢；2、點(diǎn)擊菜單：“工具(T)”“多排表工具（D）”“自動(dòng)修改表頭（T）”，下面5頁(yè)表的表頭就自動(dòng)修改好了，操作后效果如圖7。圖7實(shí)例二：制作3排表，每頁(yè)45行，所有頁(yè)共享一個(gè)橫表頭，參數(shù)及選項(xiàng)設(shè)置見(jiàn)圖8。圖8制作完后效果見(jiàn)圖9，要注意要注意選定的一行是第1頁(yè)的最后一行的行號(hào)，才能確保正確分頁(yè)。這是第1頁(yè)的最后一行